試析如何提高企業(yè)辦公室檔案管理工作效率

吳曉萌

摘 要：隨著我國經(jīng)濟生活和科技水平的不斷發(fā)展，各大中小企業(yè)不斷在城市涌現(xiàn)，在企業(yè)之中的辦公室檔案管理也需要跟隨著經(jīng)濟社會和科技水平的不斷變化來發(fā)展自己。在網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)據(jù)化的時代，企業(yè)辦公室管理進行改革是用大數(shù)據(jù)時代的需要是時代潮流，作為企業(yè)的核心部門之一，辦公室的檔案管理也應(yīng)當(dāng)不斷進步。因此，本文基于大數(shù)據(jù)和互聯(lián)網(wǎng)時代的發(fā)展背景對于企業(yè)如何有效的提高辦公室檔案管理工作效率進行相關(guān)分析。

關(guān)鍵詞：企業(yè)管理;文檔管理;大數(shù)據(jù)分析

企業(yè)辦公室的檔案是企業(yè)保管內(nèi)部資料的重要地方，傳統(tǒng)的檔案管理主要依靠人力，無論是管理方式還是場地都浪費了不少的人力和物力資源，在中國大數(shù)據(jù)以及互聯(lián)網(wǎng)+的背景下，企業(yè)辦公室的檔案管理也應(yīng)當(dāng)做到與時俱進，充分利用現(xiàn)有資源優(yōu)勢改革自身體系，做到創(chuàng)新發(fā)展的同時兼顧安全與效率。

1 企業(yè)辦公室的檔案管理目前存在的問題

在傳統(tǒng)的企業(yè)辦公室的檔案管理中，雖然部分企業(yè)也力求創(chuàng)新，但都或多或少的出現(xiàn)如下問題：

1.1 企業(yè)辦公室檔案管理人員和操作人員缺乏創(chuàng)新意識

在企業(yè)的運轉(zhuǎn)之中，辦公室檔案是重要但是沒有受到足夠重視的部門之一。辦公室檔案管理人員自身對于檔案的管理都不夠精準(zhǔn)和完整，由于企業(yè)的部門和規(guī)模等因素的影響，辦公室檔案管理往往效率低下，許多管理人員在進行檔案分類和管理之時對于工作效率和工作方式?jīng)]有過多的要求，自然也無法做到辦公室檔案管理的創(chuàng)新[1]。

1.2 企業(yè)辦公室檔案管理人員自身素質(zhì)能力不足，檔案管理能力相對其他部門落后

到目前為止，仍有很多企業(yè)的辦公室檔案管理人員沒有經(jīng)過足夠的培訓(xùn)期就上崗工作，由此造成的員工管理素質(zhì)能力不足、創(chuàng)新能力不足是企業(yè)仍舊無法達到效率化和專業(yè)化的核心原因之一。在企業(yè)辦公室檔案的日常保存管理方面，仍舊以原始的紙質(zhì)檔案儲存為主，這樣的儲存不僅需要占據(jù)大量的場地，對于企業(yè)工作而言還有不必要的消防隱患，因此改革企業(yè)辦公室檔案管理制度勢在必行。

1.3 企業(yè)對于辦公室檔案管理不重視，相關(guān)部門人手不足

企業(yè)尤其是大型企業(yè)的辦公室檔案眾多，資料復(fù)雜，想要準(zhǔn)確保存和整理并且在需要時進行查找十分不易。部分企業(yè)對于陳舊的檔案采取置之不理的行為，不招收更多的人員進行辦公室檔案管理的改革，辦公室檔案的人手不足，想要進行大型的整理與改革活動也顯得有心無力[2]。

1.4 企業(yè)辦公室檔案管理無序，信息化、體系化不足

在企業(yè)發(fā)展中后期，隨著企業(yè)業(yè)務(wù)的拓展，越來越多的部門出現(xiàn)，企業(yè)的檔案管理也越來越繁瑣，許多企業(yè)對于眾多的檔案也不加分類不加整理。企業(yè)應(yīng)當(dāng)對于不同類別、不同重要程度的文件檔案進行更為細(xì)致、信息、體系的整理。在目前我國企業(yè)的發(fā)展之中，做到做好的寥寥無幾。

2 企業(yè)如何提高辦公室檔案管理的效率

如上文所述，既然企業(yè)在辦公室檔系管理中出現(xiàn)了上文的種種問題，如何解決這些問題就成為了企業(yè)更好地發(fā)展自身的首要目標(biāo)。對此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)以創(chuàng)新為核心，在保證安全和效率的基礎(chǔ)上進行改革：

2.1 企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視辦公室檔案管理工作，重塑現(xiàn)代化的企業(yè)檔案管理體系

現(xiàn)代化的管理體系根本是現(xiàn)代化的管理理念。企業(yè)想要長遠發(fā)展就必須要實現(xiàn)由上至下的現(xiàn)代化管理體系。從企業(yè)辦公室檔案管理出發(fā)，管理人員需要明確各員工職能，在明確企業(yè)辦公室檔案管理的內(nèi)容要求和流程 的前提下不斷加強具體員工的操作能力。

2.2 企業(yè)內(nèi)部應(yīng)當(dāng)建立健全規(guī)范的辦公室檔案管理制度，完善檔案管理理念

完善的管理制度也是傳統(tǒng)企業(yè)辦公室檔案管理的轉(zhuǎn)型之路，根據(jù)我國現(xiàn)代企業(yè)轉(zhuǎn)型之路來看，大部分企業(yè)對于檔案管理都做不到足夠的重視，也沒有完善的管理制度來約束員工的操作流程。因此，想要真正做到企業(yè)的轉(zhuǎn)型，做到企業(yè)加快生產(chǎn)，就必須要改變管理組織原本認(rèn)為的“檔案管理不重要”的理念，將責(zé)任落實到具體員工身上并提供過規(guī)章制度來落實。管理人員也應(yīng)當(dāng)在規(guī)章制度的訂立方面認(rèn)真考慮到員工的權(quán)益，結(jié)合企業(yè)整體利益和員工自身利益做到二者的平衡，這樣才能真正落實好企業(yè)辦公室檔案改革的制度完善。

2.3 進行相關(guān)員工的崗位培訓(xùn)，引導(dǎo)員工適應(yīng)工作

企業(yè)負(fù)責(zé)辦公室檔案管理的具體員工的效率關(guān)系到整個企業(yè)在后勤和檔案管理方面是否有力。而企業(yè)員工的效率不是一朝一夕成就的，企業(yè)應(yīng)當(dāng)在員工上崗前對員工做好崗位培訓(xùn)，引導(dǎo)員工熟識并牢記規(guī)章制度，增強員工自身的責(zé)任意識和整體意識，充分意識到辦公室檔案管理的復(fù)雜性和重要性，減少以往傳統(tǒng)企業(yè)辦公室員工在進行檔案管理時出現(xiàn)的散漫無序的狀態(tài)。通過對員工進行的崗位培訓(xùn)來增強員工的專業(yè)素質(zhì)和責(zé)任心。

2.4 利用大數(shù)據(jù)以及互聯(lián)網(wǎng)平臺改良企業(yè)信息儲存方式

通原本的企業(yè)信息儲存依靠紙質(zhì)文件進行儲存不同，在互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)的科技推動下，企業(yè)也應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變自身的思維，在辦公室檔案管理方面做好信息化、數(shù)字化的儲存方式。對于部分可以儲存到云空間的檔案信息，企業(yè)應(yīng)當(dāng)減少它們在檔案管理處的紙質(zhì)版，減少無用且冗雜的紙張文件。在信息化辦公方面，企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立自己的云存儲平臺，做好平臺的保密工作和安全工作，將部分可以用電子版文檔代替的紙制版文件按照類別儲存在云平臺上。

3 結(jié)束語

傳統(tǒng)企業(yè)想要在現(xiàn)今現(xiàn)代化不斷發(fā)展的過程中做好轉(zhuǎn)型工作，在辦公室檔案管理方面不應(yīng)當(dāng)?shù)粢暂p心。利用云平臺作為主要存儲陣地，以線上線下相結(jié)合的方式儲存必要的文檔信息，不僅能夠方便企業(yè)員工查閱以及線上整理工作的順利進行，還能夠減輕企業(yè)在辦公室檔案管理方面的浪費，提高工作的效率，更好地適應(yīng)我國現(xiàn)代化的步伐。

參考文獻

[1]孫明春.淺談如何做好新時代檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018，No.291（10）：113+116.

[2]付海濤.淺析如何做好基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（1）：103-103.