淺析運(yùn)營(yíng)合約檔案管理現(xiàn)狀及提升措施

李英

摘 要：隨著成都地鐵線網(wǎng)發(fā)展不斷，合約管理類檔案歸檔量逐年增長(zhǎng)，管理難度不斷加大。如何保障合約管理類檔案資料歸檔質(zhì)量，堅(jiān)實(shí)履行“檔案服務(wù)運(yùn)營(yíng)”的宗旨，已成為檔案管理業(yè)務(wù)人員日常工作中常思考的問(wèn)題。本文將以合約檔案為例，以點(diǎn)概面淺析運(yùn)營(yíng)公司檔案管理現(xiàn)狀及提升措施。

關(guān)鍵詞：合約檔案;管理現(xiàn)狀;措施分析

合約檔案是企業(yè)招投標(biāo)、定標(biāo)、合同簽訂、合同執(zhí)行的真實(shí)記錄，它承載著企業(yè)的昨天、銜接著企業(yè)的今天、延伸著企業(yè)的明天，是企業(yè)重要的知識(shí)資產(chǎn)和信息資源，也是企業(yè)開(kāi)展內(nèi)控、依法經(jīng)營(yíng)、促進(jìn)發(fā)展、維護(hù)權(quán)益的重要基礎(chǔ)資料。因此，只有不斷提升合約管理類檔案質(zhì)量，才能為公司合約檔案長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

1 合約檔案管理現(xiàn)狀

1.1 缺乏檔案“前置”管理意識(shí)

各類文件材料是企業(yè)在籌備、生產(chǎn)、服務(wù)、經(jīng)營(yíng)和管理等活動(dòng)中的真實(shí)記錄，是做好企業(yè)檔案工作的前提，其形成質(zhì)量與管理狀況，直接影響企業(yè)檔案的質(zhì)量。隨著成都地鐵線網(wǎng)快速發(fā)展，合約管理類檔案歸檔量逐年增長(zhǎng)，各項(xiàng)目經(jīng)辦人員缺乏檔案“前置”管理意識(shí)，在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中產(chǎn)生的各類文件材料未能有效做好質(zhì)量卡控，導(dǎo)致各類文件材料形成檔案時(shí)部分存在不滿足歸檔要求的情況。

1.2 項(xiàng)目種類繁多、歸檔量大

招投標(biāo)、合同檔案因采購(gòu)方式不同，可分為招標(biāo)/比選、詢比價(jià)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來(lái)源等。隨著成都地鐵線網(wǎng)規(guī)模的快速發(fā)展，每年實(shí)施的項(xiàng)目不斷增長(zhǎng)，合約管理檔案將面臨歸檔量逐年遞增，組卷、歸檔時(shí)，存在部分文件缺失、歸檔范圍不明確等問(wèn)題。

1.3 缺乏檔案數(shù)字化管理

合約管理檔案組卷、歸檔后，在檔案管理系統(tǒng)中僅按年度、保存期限、排列卷號(hào)進(jìn)行系統(tǒng)導(dǎo)入（即“臺(tái)賬清單”），未對(duì)歸檔文件存儲(chǔ)掃描件或其他存儲(chǔ)方式進(jìn)行電子檔案系統(tǒng)掛接。目前，合約管理檔案借閱、利用仍須使用紙質(zhì)原件。

傳統(tǒng)的合約檔案管理方式已不能滿足線網(wǎng)快速發(fā)展需求，借閱、利用紙質(zhì)檔案原件且面臨以下困難及風(fēng)險(xiǎn)：一是檔案庫(kù)房分散，不利于借用人快速查閱相關(guān)信息，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。二是非關(guān)鍵性事務(wù)可不使用紙質(zhì)檔案，或部分檔案借閱、利用頻率高，將不利于檔案的長(zhǎng)期保存，且存在檔案遺失風(fēng)險(xiǎn)。

1.4 檔案管理人員隊(duì)伍不穩(wěn)定

《企業(yè)檔案工作規(guī)范》明確指出：“企業(yè)應(yīng)配備與企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理相適應(yīng)的專職檔案人員;各部門(mén)、各項(xiàng)目應(yīng)配備專職或兼職檔案人員。企業(yè)應(yīng)保持檔案人員相對(duì)穩(wěn)定?！逼髽I(yè)檔案人員作為企業(yè)檔案工作的基本力量，是企業(yè)檔案管理工作最重要、最活躍的決定性因素，保持檔案業(yè)務(wù)技術(shù)人員的長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展，是推動(dòng)企業(yè)檔案事業(yè)健康發(fā)展的關(guān)鍵與力量源泉。

2018年運(yùn)營(yíng)公司架構(gòu)調(diào)整成立了檔案部，并發(fā)布《檔案管理制度》。該制度已明確要求，“檔案部設(shè)專職檔案管理人員，各職能部門(mén)設(shè)專職或兼職檔案人員，下屬分公司設(shè)專職檔案人員，建立檔案部-職能部門(mén)/分公司的分級(jí)網(wǎng)絡(luò)化管理體系。”就目前檔案日常管理工作中發(fā)現(xiàn)，各職能部門(mén)/分公司檔案人員存在如下問(wèn)題：

一是檔案業(yè)務(wù)技術(shù)人員更換頻繁，檔案專/兼職人員僅僅充當(dāng)“聯(lián)絡(luò)人”的角色;二是檔案專/兼職人員檔案管理業(yè)務(wù)水平較低，不能對(duì)檔案進(jìn)行高效率的收集、整理，歸檔、組卷質(zhì)量難以滿足規(guī)范要求。

2 合約檔案管理提升措施

2.1 樹(shù)立“全員皆檔”意識(shí)，夯實(shí)檔案基礎(chǔ)管理工作

一是針對(duì)新入司員工，可將檔案管理相關(guān)制度列入入司培訓(xùn)的一項(xiàng)課程，從源頭出發(fā)，牢固樹(shù)立“檔案意識(shí)”;二是增強(qiáng)專業(yè)技術(shù)部門(mén)人員的“檔案意識(shí)”，提高各項(xiàng)目經(jīng)辦人員“檔案管理前置”理念，夯實(shí)檔案基礎(chǔ)管理工作，把好“過(guò)程中”所形成文件的質(zhì)量關(guān)，保證后期檔案歸檔質(zhì)量。

2.2 完善制度建設(shè)，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理

招投標(biāo)、合同文件因采購(gòu)方式不同，所產(chǎn)生的過(guò)程文件不同，歸檔范圍也有所不同。如何保證同一采購(gòu)類型的項(xiàng)目各類資料齊全、統(tǒng)一，需要項(xiàng)目管理部門(mén)不斷完善、優(yōu)化制度，明確歸檔范圍，為項(xiàng)目經(jīng)辦部門(mén)和檔案管理部門(mén)提供檔案歸檔依據(jù)。

2.3 加強(qiáng)合約管理檔案的數(shù)字化程度

隨著成都地鐵線網(wǎng)發(fā)展，合約管理檔案歸檔量逐年遞增，實(shí)現(xiàn)合約管理檔案數(shù)字化已迫在眉睫。我們應(yīng)時(shí)刻樹(shù)立“檔案服務(wù)運(yùn)營(yíng)”的管理理念，通過(guò)提高信息化硬件設(shè)施、建立和完善信息化管理水平的措施，進(jìn)一步對(duì)傳統(tǒng)的合約檔案管理模式加以補(bǔ)充和完善，以提高合約管理檔案的數(shù)字化程度，為各部門(mén)、分公司檔案利用人員提供便利。

2.4 加強(qiáng)檔案專業(yè)人員隊(duì)伍建設(shè)

一是要加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案人員的培訓(xùn)工作。隨著社會(huì)的發(fā)展與時(shí)代的變化，檔案工作也在不斷變化，只有不斷提高檔案人員的素養(yǎng)和專業(yè)水平，加強(qiáng)檔案人員的教育和培訓(xùn)，不斷更新、拓展知識(shí)，以適應(yīng)檔案工作的需求。二是力求檔案人員隊(duì)伍的相對(duì)穩(wěn)定發(fā)展。檔案作為維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益、反應(yīng)企業(yè)面貌的重要工作，原始地記錄了企業(yè)的發(fā)展過(guò)程，具有連續(xù)性和穩(wěn)定性，因此，企業(yè)不僅要配備足夠數(shù)量的檔案人員，并保持企業(yè)檔案人員隊(duì)伍的相對(duì)穩(wěn)定，促進(jìn)檔案工作可持續(xù)發(fā)展。

3 結(jié)束語(yǔ)

目前，合約管理檔案仍處于薄弱環(huán)節(jié)，為提高我司合約檔案管理工作水平及質(zhì)量，在合約管理類檔案工作的開(kāi)展過(guò)程中，應(yīng)通過(guò)樹(shù)立全員檔案管理意識(shí)、完善相關(guān)管理制度、加強(qiáng)檔案數(shù)字化程度，保持人員隊(duì)伍的相對(duì)穩(wěn)定等有效措施，進(jìn)一步提高合約檔案管理工作的水平，保障合約檔案歸檔質(zhì)量，為公司合約檔案長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

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