VLOOKUP函數(shù)在數(shù)據(jù)管理工作中的探究與應(yīng)用

彭金勇 蔡佩綿 譚姣連

摘要：筆者根據(jù)數(shù)據(jù)管理工作的煩瑣尋找解決方案，探究了VLOOKUP函數(shù)是什么，語法結(jié)構(gòu)是怎樣的。通過單純VLOOKUP函數(shù)縱向查找數(shù)據(jù)、VLOOKUP+COLUMN函數(shù)實(shí)現(xiàn)水平查找數(shù)據(jù)并省去逐個(gè)數(shù)列名的麻煩和錯(cuò)誤、VLOOKUP+CHOOSE函數(shù)實(shí)現(xiàn)逆序查找數(shù)據(jù)等三個(gè)實(shí)例應(yīng)用詳細(xì)地描述VLOOKUP函數(shù)在日常表格查找與關(guān)聯(lián)的妙用。事實(shí)證明它能在EXCEL表格中有效地查找并返回需要的數(shù)據(jù)，提高數(shù)據(jù)整理的工作效率。

關(guān)鍵詞：VLOOKUP;數(shù)據(jù)管理;COLUMN;數(shù)據(jù)查找;CHOOSE

中圖分類號(hào)：TP393? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1009-3044（2019）27-0248-02

1 引言

在各類學(xué)校當(dāng)中，學(xué)部（二級(jí)學(xué)院）的部長助理的崗位是最忙的，每天要組織活動(dòng)、管理學(xué)生、整理表格。尤其到月底整理表格，他們經(jīng)常會(huì)弄到焦頭爛額。因?yàn)楹芏鄾]有計(jì)算機(jī)背景，不會(huì)使用ACCESS或SQL來查詢數(shù)據(jù)，所以更多地采用Microsoft 的Excel表格來處理數(shù)據(jù)。其實(shí)EXCEL表格中就含有VLOOKUP查找函數(shù)可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的快速精確的查找，把部長助理從不斷重復(fù)的復(fù)制粘貼和找錯(cuò)當(dāng)中解放出來。

2 VLOOKUP函數(shù)介紹

VLOOKUP函數(shù)是EXCEL表格中的垂直查找函數(shù)，目標(biāo)是按列查找，返回唯一聯(lián)系列所在區(qū)域滿足要求的值。與HLOOKUP函數(shù)按行水平查找是相對(duì)的，同一類的還有LOOKUP函數(shù)。該函數(shù)在辦公自動(dòng)化中經(jīng)常用到，可以用于核對(duì)數(shù)據(jù)，多表格間的數(shù)據(jù)快速引用等等。

VLOOKUP函數(shù)的語法結(jié)構(gòu)是VLOOKUP（lookup_value，table_array，col_index_num，range_lookup），中文解釋是：按列查找函數(shù)（需要在數(shù)據(jù)表第一列中進(jìn)行查找的數(shù)值，需要在其中查找數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)表，查找數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)列序號(hào)，查找時(shí)是精確還是近似匹配）。其中參數(shù)1是LOOKUP_VALUE，是兩個(gè)表同時(shí)存在且唯一的，例如身份證號(hào)或?qū)W號(hào)等，須是唯一的;參數(shù)3是col_index_num，是參數(shù)2查找數(shù)據(jù)圈定的數(shù)據(jù)表中要引用數(shù)值所在列序號(hào);參數(shù)4是range_lookup，判斷精確匹配與否，精確匹配應(yīng)寫0或FLASE，近似匹配則寫1或TRUE。形象地說，VLOOKUP查找函數(shù)的4個(gè)參數(shù)是“查找對(duì)象”“在哪區(qū)域找”“區(qū)域位置”“匹配度”。

3 VLOOKUP函數(shù)的應(yīng)用

在單位數(shù)據(jù)管理工作中，中期/年度評(píng)優(yōu)表格的處理是最常見的。這里以《藝術(shù)部文明班分》工作簿為例，其中有三張工作表，分別是《4月學(xué)生科加減分》《4月學(xué)部匯總》和《學(xué)期匯總》三份數(shù)據(jù)表。

數(shù)據(jù)處理背景：每月學(xué)生科考核加減分+每月學(xué)部各類活動(dòng)等加分=每月學(xué)部文明班匯總分?jǐn)?shù)。學(xué)期內(nèi)各月文明班分求和并按比例折算分+附加分=學(xué)期文明班評(píng)比結(jié)果。這都可以通過簡單的求和函數(shù)SUM和單元格加減乘除公式來實(shí)現(xiàn)，如何從另一張查找數(shù)據(jù)并自動(dòng)復(fù)制過來，而且改動(dòng)某一張表的數(shù)據(jù)會(huì)自動(dòng)調(diào)整關(guān)聯(lián)表數(shù)據(jù)，使用VLOOKUP函數(shù)可以實(shí)現(xiàn)以上所要的效果。

1）單純VLOOKUP函數(shù)：根據(jù)班別名，從《4月學(xué)生科加減分》表垂直查找“好人好事”列到《4月學(xué)部匯總》表“好人好事”列

這是最常見的例子，沒有嵌套其他函數(shù)。函數(shù)書寫成”=VLOOKUP（C6，'4月學(xué)生科加減分'！$C$3：$W$57，4，0）”，可以實(shí)現(xiàn)垂直查找《4月學(xué)生科加減分》表對(duì)應(yīng)一列的數(shù)據(jù)。其中C6是查找另表的關(guān)系列，公式向下復(fù)制時(shí)條件和結(jié)果都會(huì)發(fā)生相對(duì)改變，所以用了相對(duì)引用;而查找區(qū)域里的數(shù)據(jù)是固定的，用的是固定引用。被查找頁面的目標(biāo)列在查找區(qū)域的第4列，所以第3參數(shù)是4，詳見表2。因?yàn)榘嗉?jí)的唯一的，所以必須是精確查找，所以第4參數(shù)是0。

COLUMN函數(shù)的作用是返回選中單元格所在表中的列數(shù)，具體的寫法是COLUMN（reference）。如果參數(shù)reference為空則返回函數(shù)所在列的列數(shù)字，是一個(gè)單元格則返回該單元格所在列的列數(shù)字，是一個(gè)區(qū)域則返回左上角單元格的列數(shù)字。

此例的具體函數(shù)書寫為“=VLOOKUP（$C6，'4月學(xué)生科加減分'！$C$3：$W$57，COLUMN（'4月學(xué)生科加減分'！F3）-2，0）”。這里需要對(duì)查找參數(shù)1列名作固定引用和參數(shù)3嵌套COLUMN函數(shù)，參數(shù)2和參數(shù)4不變。

參數(shù)1是$C6，只固定列，不固定行?？梢詫?shí)現(xiàn)參數(shù)水平方向不變，垂直方向改變，正好符合班級(jí)改變數(shù)據(jù)改變的情況。參數(shù)3是“COLUMN（'4月學(xué)生科加減分'！F3）-2”，查找區(qū)域中F3在表中是第6列，因?yàn)樗x區(qū)域在《4月學(xué)生科加減分》表中還有前2列沒有在內(nèi)，故要減掉這兩列，所以如表2所示：COLUMN（'4月學(xué)生科加減分'！F3）-2=6-2=4。

3）VLOOKUP+CHOOSE函數(shù)：根據(jù)班別名，從《4月學(xué)部匯總》表逆序查找班主任信息到《學(xué)期匯總》表對(duì)應(yīng)列：

CHOOSE函數(shù)的作用是在EXCEL中choose函數(shù)從參數(shù)列表中選擇并返回一個(gè)值，語法結(jié)構(gòu)為Choose（index_num， value1， [value2]， ...）。如index_num為1，函數(shù) CHOOSE返回value1;如果為2，函數(shù)CHOOSE返回value2，以此類推。

此例的具體函數(shù)書寫為“=VLOOKUP（C3，CHOOSE（{1，2}，'4月學(xué)部匯總'！C6：C21，'4月學(xué)部匯總'！D6：D21），2，0）”。參數(shù)1為班級(jí)單元格;參數(shù)2為CHOOSE函數(shù)嵌套，實(shí)現(xiàn)將《4月學(xué)部匯總》表中的班主任列和班級(jí)列對(duì)調(diào);參數(shù)3選擇目標(biāo)列所在列數(shù);參數(shù)4為0，精確查詢。然后公式復(fù)制得到其他班主任名字。

值得一提的是，1-6月的文明班分都是通過VLOOKUP函數(shù)查找相應(yīng)月份學(xué)部匯總表得到。至此，《學(xué)期匯總》表的全部數(shù)據(jù)讀取完畢，配合求和、排序等常規(guī)函數(shù)計(jì)算，即可得到學(xué)期評(píng)優(yōu)班級(jí)。

4 結(jié)語

事實(shí)證明，EXCEL表格的VLOOKUP函數(shù)查找數(shù)據(jù)非常高效，能減去很多重復(fù)和錯(cuò)誤工作。同時(shí)，VLOOKUP函數(shù)的相對(duì)和絕對(duì)引用可以有效地實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)、表與表的聯(lián)動(dòng)。當(dāng)相關(guān)的表格數(shù)據(jù)發(fā)生一個(gè)數(shù)據(jù)或多個(gè)數(shù)據(jù)的改變，就不用像以前那樣機(jī)械地復(fù)制粘貼和找錯(cuò)糾錯(cuò)，將學(xué)部助理從煩瑣的數(shù)據(jù)管理工作解放出來。

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【通聯(lián)編輯：光文玲】