高校行政管理辦公自動化問題的研究與探討

李楠楠

摘要：隨著高校校園網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的逐步建成，行政管理辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)為高校行政管理工作帶來了諸多便利。針對目前高校行政管理辦公自動化系統(tǒng)存在的問題，作者提出了辦公自動化建設(shè)需要注意的問題，希望能夠促進(jìn)辦公自動化系統(tǒng)更加完善和實(shí)用。

關(guān)鍵詞：行政管理;辦公自動化;實(shí)用

中圖分類號：G647? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A? ? ?文章編號：1674-9324（2019）42-0016-02

隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，以及高校辦學(xué)規(guī)模的逐步擴(kuò)大，高校校園網(wǎng)絡(luò)環(huán)境逐步建成。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)辦公自動化，已被高校各類工作人員廣泛接受。辦公自動化不僅大幅提升了辦公效率，降低了辦公成本，也實(shí)現(xiàn)了人與人之間的信息交流與共享，能夠更加適應(yīng)高校不斷變化的辦公需求，更加有利于學(xué)校各部門之間的協(xié)同合作和科學(xué)管理。在高校行政管理工作中，辦公自動化系統(tǒng)因其相對人工辦公的諸多優(yōu)勢，在日常工作中發(fā)揮著越來越重要的作用。大力推行高校的辦公自動化建設(shè)，已成為學(xué)校轉(zhuǎn)變管理職能，轉(zhuǎn)變工作方式和作風(fēng)，進(jìn)一步提高工作質(zhì)量和效率，建立辦事高效、運(yùn)轉(zhuǎn)協(xié)調(diào)、行為規(guī)范的高校教育管理體制的重要任務(wù)。目前，我國高校行政管理辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)還存在著一些問題，需要結(jié)合我國辦公自動化系統(tǒng)的實(shí)際應(yīng)用情況，探索辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)的具體方法和步驟。

一、高校行政管理辦公自動化系統(tǒng)存在的問題

1.工作人員專業(yè)化水平有待提高。隨著網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的普及，電腦已成為必備的高校行政管理辦公工具，工作人員的電腦應(yīng)用能力已成為必須具備的一項(xiàng)工作技能。工作人員的電腦應(yīng)用水平直接影響到整體辦公自動化系統(tǒng)的實(shí)行。然而，目前有的高校出于諸多原因在各管理崗位安排的工作人員水平參差不齊，難以將辦公自動化系統(tǒng)的作用充分發(fā)揮，從某種程度上也影響到了學(xué)校辦公效率。為避免校園辦公自動化系統(tǒng)推行陷入更多問題，學(xué)校行政管理工作人員的專業(yè)培訓(xùn)問題亟待解決。

2.學(xué)校缺乏整體規(guī)劃。在高校信息化建設(shè)中，由于缺少整體系統(tǒng)規(guī)劃，致使很多辦公自動化系統(tǒng)開發(fā)和引入較為分散且缺乏柔性，為用戶的實(shí)際應(yīng)用需求考慮不周。很多辦公自動化軟件過于強(qiáng)調(diào)軟件的覆蓋面，對具體某一項(xiàng)的實(shí)際應(yīng)用功能考慮不夠全面。這也就造成了當(dāng)用戶需求稍有改變，辦公軟件無法對其做出相應(yīng)的調(diào)整，乃至影響用戶的實(shí)際使用效率。辦公自動化軟件技術(shù)含量低，創(chuàng)新設(shè)計(jì)較少，缺乏應(yīng)對學(xué)校辦公長遠(yuǎn)發(fā)展的適應(yīng)性。從另一方面來說，目前很多高校仍不能真正實(shí)現(xiàn)完全的校內(nèi)資源共享，各部門之間軟件相對獨(dú)立，相互之間缺乏統(tǒng)籌安排，軟件之間缺乏接口定義，為信息的有效交流和利用帶來了很大不便。缺乏有效的信息共享，必然會影響到學(xué)校整體辦公效率。要充分發(fā)揮辦公自動化系統(tǒng)的作用，首先要保證校內(nèi)信息資源的共享與高效利用。

3.辦公系統(tǒng)的安全性有待加強(qiáng)。開放式的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境很容易受到外界的惡意攻擊和破壞。辦公自動化系統(tǒng)運(yùn)行過程中一旦遭遇病毒入侵，或黑客攻擊，很容易造成數(shù)據(jù)丟失、系統(tǒng)無法運(yùn)轉(zhuǎn)甚至更加嚴(yán)重的后果。因此，辦公自動化系統(tǒng)的安全問題如不能得到足夠的重視，后果將不堪設(shè)想。

二、行政管理辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)需要注意的問題

1.對辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)進(jìn)行整體規(guī)劃。高校在進(jìn)行辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)前要根據(jù)本校自動化辦公現(xiàn)狀和用戶的實(shí)際需要以及未來有可能出現(xiàn)的需求變化，對校園行政管理辦公自動化系統(tǒng)進(jìn)行整體規(guī)劃，制定切實(shí)可行的方針策略和發(fā)展計(jì)劃。整體規(guī)劃是在學(xué)校發(fā)展對信息化需求的基礎(chǔ)上，結(jié)合信息技術(shù)的發(fā)展，做出相應(yīng)的科學(xué)全面的規(guī)劃。

首先，在制訂整體規(guī)劃時(shí)，學(xué)校高層管理人員需邀請相關(guān)支持部門人員以及辦公自動化方面的專家共同參與，既要保證整體規(guī)劃符合現(xiàn)今和未來發(fā)展的需求，又要確保規(guī)劃的可實(shí)施性，保證辦公自動化系統(tǒng)可以得到順利運(yùn)行。其次，制訂整體規(guī)劃需立足實(shí)際，盡力做到周到細(xì)致。因此，必須先了解學(xué)校用戶的真實(shí)需求，然后根據(jù)具體需求制訂規(guī)劃。同時(shí)，還要了解學(xué)校能夠用于辦公自動化系統(tǒng)的人力和物力情況，結(jié)合實(shí)際投入情況制訂規(guī)劃。對于具體部門的細(xì)節(jié)要求，也要編入規(guī)劃設(shè)計(jì)中，保障規(guī)劃設(shè)計(jì)的具體實(shí)用性。

一個(gè)科學(xué)完整的整體規(guī)劃，要從學(xué)校全局出發(fā)，不可偏重于某一方面，只有充分考慮辦公需求、經(jīng)費(fèi)預(yù)算、實(shí)施可行性等多方面因素方可制訂。

2.規(guī)范自動化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享。由于各部門職能不同，使用信息的側(cè)重也有所不同，這些不同種類的信息資源需要多個(gè)服務(wù)器進(jìn)行集中管理，使多個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)通過各個(gè)節(jié)點(diǎn)的服務(wù)器來完成各自系統(tǒng)的功能，達(dá)到信息資源共享。（1）合理確定共享信息。學(xué)校辦公系統(tǒng)所儲備的各類信息資源都來自學(xué)校各個(gè)行政部門。辦公自動化系統(tǒng)的開發(fā)需要在現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫資源的基礎(chǔ)上結(jié)合需求分析，合理確立共享信息。所確立的共享信息一方面要能夠滿足學(xué)校高層管理人員對學(xué)校管理工作做綜合決策分析的需要，另一方面也要能夠滿足學(xué)校內(nèi)部各級管理部門之間信息交換和共享的需要。同時(shí)，關(guān)于基本信息資源的修改、補(bǔ)充等問題，在自動化系統(tǒng)開發(fā)之初也要做好協(xié)定。（2）將分析的局部數(shù)據(jù)庫聯(lián)系在一起。由于學(xué)校各行政部門長期以來相對獨(dú)立，各自的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)也多有不同。為實(shí)現(xiàn)辦公自動化系統(tǒng)的資源共享，需要對各個(gè)獨(dú)立的局部數(shù)據(jù)庫之間的差異進(jìn)行仔細(xì)研究，在邏輯上進(jìn)行集中管理，建立起一個(gè)完整的全局概念數(shù)據(jù)庫。擁有全局概念數(shù)據(jù)庫，辦公自動化系統(tǒng)所需的所有信息都可以向用戶開放，更加方便了行政管理工作。（3）對數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)范化。高校辦公自動化系統(tǒng)的實(shí)施為學(xué)校教育信息的匯總與管理帶來了很大便利，大幅提升了學(xué)校的行政管理效率。為方便信息的統(tǒng)計(jì)管理，辦公自動化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)管理就要求盡量在規(guī)劃的指導(dǎo)下采用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范有序進(jìn)行，同時(shí)建立通用接口和平臺。

3.做好安全保障工作。信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的開放性和共享性為用戶帶來了很多便利，但開放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境也為惡意攻擊網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的人提供了破壞網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、竊取機(jī)密信息資料的機(jī)會。高校辦公自動化系統(tǒng)中存儲著大量學(xué)校教育管理工作的重要數(shù)據(jù)，在實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)資源共享的同時(shí)必須做好安全保障工作，保證網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全。辦公網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全管理是網(wǎng)絡(luò)管理中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，是保障高校辦公自動化系統(tǒng)正常運(yùn)行的必要條件。

要保證高校行政管理辦公自動化系統(tǒng)安全運(yùn)行，除了要有一套完善的軟硬件安全設(shè)計(jì)，還要有一套完善的安全保密制度和嚴(yán)密的管理體系。辦公自動化系統(tǒng)的安全設(shè)計(jì)具體來說大致有：信息加密、病毒防治、防火墻設(shè)計(jì)、身份識別等。安全管理制度分為：對辦公自動化系統(tǒng)劃分密級，設(shè)置訪問權(quán)限，重要數(shù)據(jù)和文件及時(shí)備份，機(jī)密信息不得在系統(tǒng)里自由加工和傳遞，對系統(tǒng)內(nèi)部進(jìn)行分級授權(quán)，等等。與此同時(shí)，學(xué)校還應(yīng)做好辦公自動化系統(tǒng)的安全教育工作，提升個(gè)人修養(yǎng)和職業(yè)道德素養(yǎng)，讓全校師生認(rèn)識到安全使用信息的重要性。

4.提高辦公人員素質(zhì)。辦公自動化系統(tǒng)的使用與維護(hù)都需要一支專業(yè)化的辦公隊(duì)伍。當(dāng)辦公自動化系統(tǒng)使用過程中出現(xiàn)故障，可以得到及時(shí)解決，不至于影響系統(tǒng)的正常運(yùn)行。在高校辦公自動化建設(shè)中，行政管理隊(duì)伍不僅需要具備較強(qiáng)專業(yè)技術(shù)的人才，更需要管理技能與專業(yè)技術(shù)兼具的復(fù)合型人才。為此，高校更要做好工作人員的崗前培訓(xùn)以及定期考核工作，提高辦公人員整體素質(zhì)，要求工作人員不僅要熟練掌握辦公系統(tǒng)相關(guān)基本知識，還要學(xué)會對各種辦公設(shè)備和應(yīng)用軟件的使用和維護(hù)。只有這樣才能適應(yīng)辦公自動化的要求。

總之，高校行政管理辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè)與應(yīng)用對于提高辦公效率和辦公質(zhì)量發(fā)揮著重要作用。同時(shí)，辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)與應(yīng)用也是一個(gè)非常復(fù)雜的系統(tǒng)工程，既要整體規(guī)劃，又要細(xì)致調(diào)研，通過縝密分析，再結(jié)合本校實(shí)際辦學(xué)情況，不斷對系統(tǒng)加以完善和修復(fù)，才能讓其真正發(fā)揮作用。在網(wǎng)絡(luò)信息飛速發(fā)展的今天，高校應(yīng)充分利用學(xué)校網(wǎng)絡(luò)資源，改善辦學(xué)條件，加快信息化建設(shè)進(jìn)程，為更好地開展網(wǎng)上教務(wù)管理以及網(wǎng)上校園文化管理等活動而努力。

參考文獻(xiàn)：

[1]田蓓，王曉東.高校行政辦公自動化系統(tǒng)基礎(chǔ)設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)與趨勢[J].電子技術(shù)與軟件工程，2018，（11）.

[2]李桂娥.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校辦公室管理工作自動化探討[J].計(jì)算機(jī)產(chǎn)品與流通，2018，（6）.