檔案信息化建設與檔案管理要點探究

劉娟

摘 ?要：現階段，檔案越來越受到社會的關注和重視，對檔案管理也提出了更高的要求，但傳統(tǒng)檔案管理受時間和空間限制，難以滿足當前需求，加強信息化建設和創(chuàng)新管理迫在眉睫。檔案信息化建設是一項系統(tǒng)性工程，該文主要就檔案信息化建設與檔案管理的要點，從管理原則、問題和建議等幾方面展開探究。

關鍵詞：檔案信息化 ?建設 ?檔案管理

中圖分類號：G270 ? 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2019）08（c）-0070-02

檔案是一系列組織活動的縮影，是真實信息的表述與記錄，是對各項決策提供切實性分析的依據。數字化時代，傳統(tǒng)形式的檔案管理已難以滿足社會需求，綜合檢索模式受到了越來越多的關注，新型信息化管理模式應運而生，它摒棄了傳統(tǒng)模式，為檔案需求者提供更快捷、精準、高效的體驗。

1 ?檔案信息化建設概述

檔案信息化建設，是指檔案管理部門在認真分析當前社會檔案發(fā)展形式下，在現行檔案管理規(guī)劃以及標準要求下對檔案信息資源進行有效的管理，完善相關服務制度，增強檔案實用性，為使用者提供更好的服務。其本質是為了實現檔案的保存和利用，借助多元化、多角度的方式手段，結合先進信息技術，使檔案資源得以優(yōu)化配置和高效運用。檔案信息化建設重點強調“數字檔案”，需要滿足如下需求：一是在信息化手段基礎上，檔案可以有效存儲，能夠完成信息整合利用;二是借助科技手段，能夠更好地發(fā)展和創(chuàng)新信息檔案管理模式;三是推動檔案向數字化、網絡化方向發(fā)展;四是基于互聯(lián)網實現檔案信息化內容網絡平臺共享化。

2 ?檔案信息化管理原則

2.1 規(guī)范性原則

檔案信息化建設包含內容眾多，實際工作中，檔案管理單位需要就管理中的各項流程加以有效規(guī)范，建設統(tǒng)一的規(guī)范標準。同時，用以接收數字化的相應電子文件，也應當建立配套的規(guī)范制度，避免電子文件歸檔環(huán)節(jié)發(fā)生互不兼容、低水平重復建設等不良情況。如果檔案管理缺乏科學的規(guī)劃，沒有嚴謹、完善、規(guī)范性的制度作為約束，數字化檔案在其相應的保管、傳遞階段缺乏有效的規(guī)劃與管理，會嚴重影響檔案管理效率。

2.2 安全性原則

信息安全是檔案管理的重要環(huán)節(jié)，社會關注度很高，應當在充分利用信息化便捷性優(yōu)勢的同時，更加重視利用過程的潛在威脅。隨著信息技術的發(fā)展，網絡環(huán)境復雜、黑客攻擊、新型計算機病毒傳播等惡意破壞因素眾多，檔案信息安全危機四伏，可能帶來難以預測的損失。目前，大多數企業(yè)單位都是通過安裝網絡防火墻來保證檔案信息電子資料安全，但這并不是唯一手段。面對檔案信息系統(tǒng)安全的諸多問題，企業(yè)和單位應當時刻警惕，綜合運用定期防護計算機系統(tǒng)、加密防護數字化檔案等多重方式來提高信息化安全體系的安全性。

2.3 效益性原則

檔案信息化建設是一個長期的、系統(tǒng)性工程，在其漫長的建設過程中要投入大量的人力、物力、技術、設備以及資金，必須要遵循效益性原則。目前，企業(yè)檔案信息化缺乏可供采納的統(tǒng)一衡量依據，無法對各類企業(yè)檔案信息化工作給予定量、定性的評估，嚴重制約企業(yè)檔案信息化進程。各企業(yè)單位應當從實際需求出發(fā)，通過有效分析，厘清需求緊迫程度，著力解決亟需解決的現實問題，尤其在投資大型檔案信息化項目時，應充分考慮系統(tǒng)的效益期限，把相對來說比較關鍵的、利用率較高的信息化項目首先開發(fā)，創(chuàng)造一定的經濟、社會價值;利用程度不高的項目則可視未來財力狀況逐步實現，做到均衡成本投入與利益產出，避免資源與資金的浪費。

3 ?檔案信息化建設過程中的問題分析

3.1 數據多樣發(fā)展加大了檔案整理難度

檔案信息化建設是檔案管理模式由傳統(tǒng)的以實體保管為主向檔案資源數字化、網絡化為主要形式提供服務的轉變過程。在這一過程中，以往的紙質檔案傳送轉變成了電子數據傳送，使檔案傳輸以安全高效的狀態(tài)進行，傳輸方式上的改變帶來了很多優(yōu)勢，極大地節(jié)約了時間，也方便了檔案歸整。一般情況下，企業(yè)單位借助于自身數據庫完成信息內容傳輸，由于不同專業(yè)技術電子檔案的數據格式不同，運行環(huán)境各異，并且在數據統(tǒng)計分析、記錄整理、處理處置中也存在一定的差異，導致數據庫中存在諸多格式類型的信息，數據出現異構，這為檔案的分類和整理帶來了一定的難度。

3.2 高度分散問題加大了檔案管理無序性

由于地區(qū)生活水平、檔案管理水平、檔案記錄方式、檔案處理方法上的不同，不同地區(qū)和部門的檔案管理呈現高度分散的情況，嚴重阻礙檔案信息化建設發(fā)展。特別是在大型生產企業(yè)、設計公司、施工單位中，檔案資料分散在不同的管理部門，各部門間重復交接資料，信息繁瑣，數據龐雜，檔案容易出現交叉，檔案管理面臨的盲目性和無序性持續(xù)增加，這也給檔案信息化管理帶來了很多困難。

4 ?檔案信息化建設與檔案管理的有關建議

4.1 注重資源整合，加大整合力度

檔案資源整合是新形勢下檔案信息化建設集中統(tǒng)一管理的需要，也是實現這種統(tǒng)一管理的有效途徑。現階段建立檔案管理制度，要將檔案業(yè)務與信息技術緊密結合，達到資源共享、來源多元、統(tǒng)一管理的目的。對于大型企業(yè)、設計公司而言，檔案信息資源是基礎性資源，它的資源整合程度、統(tǒng)一管理水平是衡量檔案信息化水平的一個重要標志?，F階段的檔案信息化建設，信息化整合方式是對檔案資源展開相應的分組、整理、編制，使原本離散的、多元的、異構的、分布的信息資源組織為一個整體，有利于管理、利用和服務。因此，各企業(yè)單位的檔案管理者首先要根據各自檔案實際，完成相應的整合、加工和編纂，把零散檔案內容屬性加以有效的處理，將無序的資源變?yōu)橛行?，將分散的資源整合統(tǒng)一，使檔案內容得到更好的利用。同時，在信息資源整合過程中，要注重效率性，依據具體目標要求，借助于信息技術對有利用和查詢價值的檔案內容、資源加以管理，例如把各種新型檔案、與該單位基礎研究相關的檔案、與社會各方利益相關的檔案納入整合范圍，進一步提高檔案的可行性與使用性。

4.2 提升檔案管理工作人員的責任意識，強化責任擔當

檔案管理的根本目的是為了給利用者提供更好的需求保障，作為檔案管理人員，要樹立強烈的責任意識，增強檔案管理人員的自身素質，這是做好檔案管理等工作的原動力。檔案管理人員要持續(xù)加強學習，打好業(yè)務知識基礎，熟練應用主流的檔案管理軟件，始終做到與時俱進。檔案管理人員還要端正檔案利用態(tài)度，堅定立場。檔案管理是為檔案利用者服務，在企業(yè)單位中，檔案主要供該單位人員研究使用，未經主要負責同志批準，不能向外部人員提供，更不能用于其他非法目的。檔案管理人員要結合崗位實際積累經驗，不斷提升自身技能，樹立起正確的檔案服務理念，才能更好地實現檔案管理信息化。

4.3 改革傳統(tǒng)管理方式，加大創(chuàng)新力度

企業(yè)檔案管理只有實現創(chuàng)新發(fā)展才能適應信息化需求，發(fā)揮檔案有效作用，提升檔案管理水平，進而推動該單位事業(yè)發(fā)展進步。各企業(yè)要更加重視信息化檔案管理，發(fā)揮檔案管理決策作用，檔案管理部門要不斷更新管理觀念，推動檔案管理從傳統(tǒng)模式盡快轉變到信息化管理模式。要不斷完善檔案管理的規(guī)范化制度，統(tǒng)一管理標準，為檔案創(chuàng)新發(fā)展提供規(guī)范依據。同時，在檔案管理安全性得以確保的情況下，要加快實現檔案資源外部共享和利用，提升檔案信息的利用率。

5 ?結語

檔案信息化建設對于檔案事業(yè)發(fā)展十分重要，相關部門和各企業(yè)單位應當從實際出發(fā)，及時發(fā)現并處理好檔案信息化建設過程中出現的各種問題，加強人員培訓管理，加大資源整合共享，加快檔案管理創(chuàng)新，推動檔案信息化建設不斷進步。

參考文獻

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