企業(yè)檔案信息化建設存在問題與優(yōu)化策略研究

張曉琴

摘 要：隨著時代的發(fā)展，我國綜合實力與社會經(jīng)濟水平的不斷提高，在一定程度上帶動著我國大量企業(yè)的快速發(fā)展，由此產(chǎn)生了大量的數(shù)據(jù)信息，經(jīng)過規(guī)范的收集整合就成為了企業(yè)的檔案，這些數(shù)據(jù)詳細記錄著企業(yè)在日常生產(chǎn)運營時的各種活動，以及企業(yè)自身的發(fā)展過程。而當前時期，由于全球化與信息化的進程日益加快，企業(yè)檔案管理也需要順應時代的潮流，進行信息化建設。下面主要就我國企業(yè)檔案信息化建設過程中存在的問題與相應的優(yōu)化解決策略進行分析研究，以促進相關企業(yè)的健康發(fā)展，進而推動我國綜合實力與社會經(jīng)濟水平的進一步發(fā)展。

關鍵詞：企業(yè)檔案;信息化建設;優(yōu)化策略

一、企業(yè)檔案信息化建設的概念

通常情況下，企業(yè)檔案的信息化主要是指根據(jù)我國部分有關部門為此所頒布的法規(guī)政策，對企業(yè)內(nèi)部的檔案通過現(xiàn)代計算機技術進行收集、整合管理、儲存、進而合理利用，并以此來為社會群眾進行服務。經(jīng)過研究發(fā)現(xiàn)，企業(yè)檔案信息化建設的內(nèi)容可以劃分為以下幾方面，分別是：通過部分電子儲存設備來將企業(yè)內(nèi)部的檔案信息進行數(shù)字化儲存;結(jié)合企業(yè)檔案網(wǎng)絡服務與傳統(tǒng)的檔案服務工作，為相關的企業(yè)建立數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng);通過部分辦公自動化的軟件來對企業(yè)檔案中的電子文件進行管理;運用現(xiàn)代計算機技術來對企業(yè)工作人員提供他們所需要的檔案信息。

二、企業(yè)檔案信息化建設的意義

（一）強化相關企業(yè)在管理方面的效益

為了強化企業(yè)的經(jīng)濟效益，并促進相關企業(yè)的快速發(fā)展，就需要企業(yè)的工作人員在日常的工作過程中加強企業(yè)檔案的信息化建設，而企業(yè)在檔案信息化建設的過程中，相關企業(yè)需要加強對自身檔案管理信息數(shù)據(jù)的處理能力，進而促進企業(yè)管理效率的提高，并降低企業(yè)檔案信息化管理時的成本投入。

（二）加強企業(yè)日常工作流程的完善

隨著我國科技水平的不斷提高，計算機網(wǎng)絡技術應用的加強，極大地促進了企業(yè)在日常生產(chǎn)運行時工作流程的完善，大大增加了企業(yè)各個環(huán)節(jié)之間交流溝通的便利性，促使企業(yè)的實際操作人員能夠更加及時、便利的了解企業(yè)管理人員的需求;同時企業(yè)的管理人員能夠更加便利的對企業(yè)的生產(chǎn)活動進行監(jiān)管，降低了企業(yè)監(jiān)管的成本投入，進而促進了企業(yè)的健康發(fā)展。

（三）強化相關企業(yè)在行業(yè)內(nèi)市場競爭力的提高

為了促進企業(yè)檔案管理的信息化建設，相關的工作人員還需要利用企業(yè)內(nèi)部的網(wǎng)絡，將傳統(tǒng)的工作模式進行轉(zhuǎn)變，并以此來實現(xiàn)企業(yè)檔案管理信息化建設的標準性與交互性。此外，相關的管理人員還可以將企業(yè)的部分檔案進行公開共享，以此來強化企業(yè)資源的優(yōu)化配置，進而降低企業(yè)日常運營過程中風險問題出現(xiàn)的概率，促進企業(yè)在相關行業(yè)內(nèi)市場競爭力的提高。

三、企業(yè)檔案信息化建設的現(xiàn)狀

（一）企業(yè)檔案管理人員缺乏足夠的管理意識

當前時期，部分企業(yè)在進行檔案管理的工作時，缺乏相應的工作意識，導致在實際的管理過程中，出現(xiàn)了推諉現(xiàn)象;同時，部分企業(yè)在進行一定的改革之后，部分管理人員認為有關政府部門無法充分的對企業(yè)進行管理與監(jiān)督，進而影響企業(yè)檔案管理人員工作意識的提高。

（二）相關的工作人員自身專業(yè)知識掌握不足

企業(yè)在進行檔案管理工作時，部分工作人員缺乏足夠的專業(yè)知識，無法充分嚴格的根據(jù)有關規(guī)范、標準進行實際的工作，同時無法有效的利用有關制度規(guī)定來對實際操作進行制約，導致企業(yè)檔案管理工作難以滿足我國企業(yè)健康穩(wěn)定發(fā)展的需求，進而阻礙了企業(yè)的進一步發(fā)展。

（三）企業(yè)的管理層缺乏對檔案管理的重視

當前時期，由于我國綜合實力與經(jīng)濟的快速發(fā)展，導致企業(yè)檔案工作難以更加高效的進行;同時，由于部分施工人員缺乏健全完善的施工標準，因此，在較大程度上使企業(yè)內(nèi)部管理人員在日常生產(chǎn)過程中對有關內(nèi)容重視度的缺乏，進而導致企業(yè)的健康發(fā)展受到較大的影響。

（四）企業(yè)檔案管理方面缺乏先進性的介質(zhì)

為了管理企業(yè)的檔案，大量企業(yè)先后建立了專業(yè)的檔案室，不過部分小型企業(yè)自身的檔案室缺乏專業(yè)的存儲設備對檔案數(shù)據(jù)進行存儲，例如磁介質(zhì)的存儲設備;此外，由于當前時期的企業(yè)檔案信息在進行存儲時，過于依賴于存儲的設備，這些因素在一定程度上加劇了企業(yè)檔案管理工作的難度。

（五）企業(yè)缺乏健全完善的檔案管理渠道

部分中小型企業(yè)在進行檔案管理時，大多采用局域網(wǎng)技術，通過數(shù)據(jù)資料庫來對企業(yè)檔案的電子文件進行存儲，以此來滿足企業(yè)員工了解企業(yè)檔案的需要。不過，當前時期，由于企業(yè)在檔案管理方面的渠道缺乏，同時企業(yè)檔案管理工作缺乏健全完善的管理方式，導致企業(yè)檔案無法妥善完整的進行儲存，同時也無法有效便利的進行查找，大大影響相關企業(yè)的健康發(fā)展。

四、加強企業(yè)檔案信息化建設的策略措施

（一）加強檔案管理設備設施的優(yōu)化

眾所周知，想要高效的進行某一項工作，就需要在進行實際操作之前，將相關的設備設施進行優(yōu)化改進，以此來提高實際工作的水平與效率。而在企業(yè)進行檔案管理的過程中，就需要通過以下幾種方式來加強資料存儲設備的優(yōu)化，確保檔案信息的存儲質(zhì)量，分別是：充分的結(jié)合企業(yè)自身的實際情況，為企業(yè)檔案管理工作進行詳細的劃分，進而促進企業(yè)檔案資料信息的存儲質(zhì)量。相關企業(yè)需要加強對相關資金成本的投入，以此來對企業(yè)檔案信息存儲設備優(yōu)化的過程進行資金支持。

（二）改進創(chuàng)新相關的工作方式與管理理念

為了強化企業(yè)檔案的管理工作，相關企業(yè)的管理人員需要加強工作過程中所運用的方式與管理理念進行改進創(chuàng)新。其中，工作方法主要可以通過下面兩種方法進行改進，分別是：充分的結(jié)合現(xiàn)代多媒體技術，以加強企業(yè)檔案管理的信息化建設。改進創(chuàng)新企業(yè)檔案信息化建設的措施，以提高企業(yè)檔案管理工作的效率。而管理理念則需要企業(yè)員工與管理人員攜手，加強對企業(yè)自身檔案信息化管理的重視，同時加強對相關內(nèi)容的宣傳，以此來強化提高企業(yè)檔案管理工作的水平與效率。

（三）健全完善相關的管理制度

為了提高企業(yè)檔案管理工作的質(zhì)量，企業(yè)內(nèi)部的管理人員還可以通過強化檔案管理制度的完善，以此來提高檔案信息化管理的質(zhì)量。同時，相關企業(yè)還可以充分結(jié)合企業(yè)自身的實際情況，進而加強企業(yè)檔案信息化管理制度的健全完善。

（四）加強檔案管理數(shù)據(jù)庫的設計

加強企業(yè)檔案管理的信息化建設，相關的工作人員還需要通過以下方式來加強企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫的設計建設，確保檔案數(shù)據(jù)庫具有較大的完整性。明確設計任務的目標;合理選擇數(shù)據(jù)收集與運用的方法;為數(shù)據(jù)庫建立特定的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)與圖表;為各個環(huán)節(jié)建立邏輯連接;明確檔案管理工作的任務流程與規(guī)則;創(chuàng)建合適的視圖，并選擇合適的圖表等為數(shù)據(jù)庫進行定義;對數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量與完整性進行審核，進而提高相關企業(yè)數(shù)據(jù)庫設計的安全性。

（五）強化培養(yǎng)檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)

眾所周知，員工是任何企業(yè)單位運轉(zhuǎn)過程的基礎與前提，因此，為了加強企業(yè)檔案管理信息化建設的質(zhì)量，就需要相關企業(yè)加強對工作人員有關內(nèi)容與專業(yè)素質(zhì)的培訓，以此來強化工作人員自身的政治素養(yǎng)、文化素質(zhì)以及專業(yè)素質(zhì)，進而促進企業(yè)檔案管理信息化建設水平的提高。

（六）加強宣傳企業(yè)檔案的信息化建設

為了強化企業(yè)檔案管理信息化建設，相關企業(yè)的管理人員還需要加強相關內(nèi)容的宣傳工作，以此來將相關企業(yè)檔案管理信息化建設的結(jié)果與部分效益進行宣傳。而當前時期，人們對于企業(yè)信息化建設缺乏相應的了解，相關企業(yè)也對其缺乏相應的重視，這就需要企業(yè)的管理人員與相關工作人員加強對相關內(nèi)容的宣傳工作，以此來加強人們對其的了解，并強化企業(yè)管理人員對其的重視，進而促進我國企業(yè)檔案管理信息化建設的發(fā)展。

五、總結(jié)

綜上所述，隨著時代的發(fā)展，我國綜合實力與社會經(jīng)濟水平的不斷提高，在一定程度上帶動著我國大量企業(yè)的快速發(fā)展。不過，在企業(yè)快速發(fā)展的過程中出現(xiàn)了較多的問題，在很大程度上影響著相關企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展，因此，為了解決這些問題，就需要相關的企業(yè)與員工選擇科學合理的方式，同時根據(jù)相關的規(guī)定制度進行，以此來強化企業(yè)檔案管理信息化建設的水平與效率，進而推動我國綜合實力與社會經(jīng)濟水平的進一步提高。

參考文獻：

[1]董小建.事業(yè)單位檔案管理信息化建設問題研究[J].智庫時代，2019（20）：61-62.

[2]王芳，郭麗.新形勢下企業(yè)檔案信息化工作的管理與利用[J].辦公室業(yè)務，2019（08）：63.

[3]田雷.新形勢下如何做好企業(yè)檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務，2019（08）：131.

[4]賈焰宇.大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)信息化建設的困境及對策[J].信息與電腦（理論版），2019（07）：221-222.