崗位說明書的編制流程和用途淺析

劉岳

摘 要 在企業(yè)中，每個(gè)崗位都處于企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)框架中，有其固定的職責(zé)，都是為了完成相應(yīng)的企業(yè)發(fā)展目標(biāo)。企業(yè)自身的社會(huì)功能、工作任務(wù)、發(fā)展目標(biāo)，都會(huì)直接影響企業(yè)崗位職責(zé)的內(nèi)涵。因此，合理確定崗位、安排崗位職能，能夠有效將整個(gè)組織的目標(biāo)轉(zhuǎn)化為所有員工的個(gè)人目標(biāo)，將企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)有效轉(zhuǎn)化為員工的工作動(dòng)力和責(zé)任約束。

關(guān)鍵詞 崗位說明書 用途 流程

一、引言

崗位說明書可以有效明確各崗位在企業(yè)日常運(yùn)作中的位置和功能，幫助崗位任職人員明晰、理解本職工作的意義和作用，規(guī)范自身的工作行為，進(jìn)而提升組織運(yùn)行效率，為員工的職業(yè)規(guī)劃和發(fā)展提供依據(jù)。本文設(shè)計(jì)了編制崗位說明書的流程，闡述流程中的模板設(shè)計(jì)、崗位調(diào)查、崗位分析、編寫人員培訓(xùn)、組織編制崗位說明書、專家審核、發(fā)布執(zhí)行、動(dòng)態(tài)維護(hù)等，并探討和分析崗位說明書的用途。

二、崗位說明書的編制流程

（一）崗位說明書模板設(shè)計(jì)

崗位說明書中應(yīng)包含以下幾項(xiàng)信息：

崗位基本信息，包括崗位名稱、所屬部門、直屬上級(jí)、定員人數(shù)、薪酬等級(jí)等。

崗位概述，是對(duì)本崗位職責(zé)的高度概括，實(shí)現(xiàn)公司內(nèi)、部門內(nèi)清晰的工作條塊分割，避免出現(xiàn)崗位職能重疊或職能模糊等問題。

任職資格，主要包括教育背景、工作經(jīng)驗(yàn)、能力素質(zhì)要求等。

工作協(xié)作關(guān)系，是指各崗位在公司內(nèi)外部的溝通協(xié)作關(guān)系。

崗位權(quán)限，是指完成崗位職責(zé)范圍內(nèi)的工作時(shí)，可在一定限度內(nèi)自主行使的權(quán)利。

崗位職責(zé)，是指根據(jù)分工和協(xié)作的要求，員工在本崗位范圍內(nèi)所承擔(dān)的各種責(zé)任及要求。要體現(xiàn)一崗雙責(zé)原則，在履行崗位職責(zé)的同時(shí)，履行崗位的安全職責(zé)。

在設(shè)計(jì)的過程中要考慮的基本原則：

明確任務(wù)目標(biāo)的原則。崗位的設(shè)置必須以是否有利于實(shí)現(xiàn)工作目標(biāo)為主要的衡量條件，所設(shè)置的崗位必須具備清晰化和具體化的特點(diǎn)。

合理分配任務(wù)的原則。只有在明確崗位的工作任務(wù)和責(zé)任、分工明確的情況下，員工才會(huì)主動(dòng)開展工作。所以在崗位設(shè)計(jì)的過程中要系統(tǒng)、科學(xué)地進(jìn)行分工協(xié)作的劃分，杜絕崗位重疊、人浮于事、效率低下等現(xiàn)象。

責(zé)任權(quán)利相對(duì)應(yīng)的原則。崗位責(zé)任是任職者應(yīng)盡的義務(wù)，權(quán)利是保證企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)順利開展的重要手段，任務(wù)是促使員工主動(dòng)完成生產(chǎn)任務(wù)的重要推動(dòng)力。必須保持三者的對(duì)應(yīng)性和一致性，杜絕不受責(zé)任約束的權(quán)利濫用、利益膨脹。

分離不兼容崗位的原則。不兼容崗位主要指的是一人兼職多個(gè)崗位的前提下，相關(guān)人員可能會(huì)利用自己的職位謀取利益的情況。要分離不相容的崗位，就需要全面分析不同崗位的職責(zé)，將不相容的崗位分離出來，由不同的人員負(fù)責(zé)相應(yīng)的工作，保證相關(guān)崗位的人員在行使職權(quán)的過程中能夠相互制約。

（二）崗位調(diào)查

我們常說的崗位調(diào)查，主要指的就是選擇合適的調(diào)查方法收集崗位的相關(guān)信息，其主要針對(duì)的是相關(guān)崗位的工作人員。

開展崗位調(diào)查工作的常用方法：

問卷調(diào)查法。問卷調(diào)查的主要內(nèi)容是崗位調(diào)查，工具是提前設(shè)計(jì)好的調(diào)查表。調(diào)查表是在崗位調(diào)查之前由專業(yè)人員設(shè)計(jì)編制的，被調(diào)查人接到調(diào)查表后，應(yīng)按調(diào)查項(xiàng)目一一認(rèn)真填寫。

訪談法。其主要是通過與相關(guān)人員面談的方式，獲取相應(yīng)的崗位信息，在具體操作的過程中，可以采取直接約見員工的方式。

觀察法。如果現(xiàn)實(shí)條件允許，調(diào)查人員可以直接到企業(yè)的生產(chǎn)一線開展實(shí)地調(diào)研，工作抽樣、作業(yè)測時(shí)等都是最常用的調(diào)研方法。

（三）崗位分析

崗位分析的準(zhǔn)備工作主要包括以下三方面內(nèi)容：

組建專業(yè)人員進(jìn)行崗位分析。通常情況下，相關(guān)工作都是由人力資源部門的人員負(fù)責(zé)，其主要職能是將不同的工作任務(wù)分配給不同的部門，包括工作人員的權(quán)限、責(zé)任等，以確保順利開展崗位分析工作。

了解企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)工作開展的情況、管理工作落實(shí)的流程及組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置情況。崗位分析及崗位說明書的編寫源于企業(yè)戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)流程、管理流程及組織機(jī)構(gòu)，最終把實(shí)施戰(zhàn)略的責(zé)任分解落實(shí)到員工。開展崗位分析工作要著重分析上述四項(xiàng)內(nèi)容，企業(yè)戰(zhàn)略決定了組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置、主要業(yè)務(wù)的流程。業(yè)務(wù)流程需要通過各項(xiàng)管理流程來實(shí)現(xiàn)，進(jìn)而分解落實(shí)到各個(gè)執(zhí)行管理流程的崗位上。

崗位信息的來源渠道。崗位信息的來源渠道主要有組織設(shè)計(jì)、企業(yè)制度、管理工作開展的標(biāo)準(zhǔn)流程等文件，崗位任職人員的情況、相關(guān)崗位工作的監(jiān)督機(jī)制、崗位職責(zé)落實(shí)情況分析的相關(guān)文件等。

（四）人員培訓(xùn)

1.擬定編制方案

第一，編制公司領(lǐng)導(dǎo)及部門主任崗位說明書，落實(shí)各部門職責(zé)界限。經(jīng)匯總，由工作小組組織查找部門間工作內(nèi)容重復(fù)、遺漏的職責(zé)，分析部門間業(yè)務(wù)接口，并參照上級(jí)公司相關(guān)指導(dǎo)意見將缺失的職責(zé)規(guī)范到部門。

第二，理順部門工作界限后，將部門職責(zé)分解落實(shí)到各崗位中，避免出現(xiàn)上下級(jí)職責(zé)交叉，同級(jí)崗位職責(zé)重復(fù)，職責(zé)描述模糊、籠統(tǒng)或過于宏觀等現(xiàn)象。

第三，工作小組組織對(duì)匯總的各崗位說明書進(jìn)行規(guī)范表述、統(tǒng)一格式，完善崗級(jí)、薪級(jí)等相關(guān)信息。

2.培訓(xùn)與選拔編制人員的相關(guān)流程

崗位調(diào)查、崗位分析等工作，需要由具備豐富工作經(jīng)驗(yàn)的人員負(fù)責(zé)，并根據(jù)獲得的相關(guān)資料編制崗位說明書。對(duì)于編制人員，公司需要提前開展培訓(xùn)，在此基礎(chǔ)上，確保編制的崗位說明書具備較高的參考價(jià)值。編制人員應(yīng)注意以下幾個(gè)要點(diǎn)：

第一，編寫語言規(guī)范準(zhǔn)確，不模棱兩可。

第二，根據(jù)崗位的要求確定崗位人員的工作內(nèi)容，且職責(zé)中不應(yīng)包含模糊、不確定的內(nèi)容。

第三，任職條件應(yīng)包括任職者的年齡、性別、學(xué)歷、專業(yè)、工作經(jīng)驗(yàn)等方面的基本信息。

第四，區(qū)分崗位的認(rèn)知能力和技能，能力指可預(yù)期的潛質(zhì)，技能則指的是可習(xí)得、熟悉掌握的技巧。