新時期企業(yè)人事檔案管理的深化和創(chuàng)新

王敏儀

摘要：現(xiàn)如今，我國的經(jīng)濟(jì)處在快速發(fā)展的新時期，帶動了中國各項產(chǎn)業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，當(dāng)下激烈的市場競爭環(huán)境既為企業(yè)提供了更多的發(fā)展機(jī)會，同時也為企業(yè)帶來了更大的挑戰(zhàn)。社會競爭的主題歸根到底是人才的競爭，人事檔案是對企業(yè)內(nèi)部人才進(jìn)行配置的重要依據(jù)。目前，傳統(tǒng)的人事檔案管理方式已經(jīng)無法滿足新時代的需求，企業(yè)管理必須打破傳統(tǒng)模式，不斷創(chuàng)新，帶動企業(yè)水平的提高。文章根據(jù)企業(yè)人事檔案管理工作的運(yùn)用與創(chuàng)新進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：企業(yè)人事檔案管理工作；深化；創(chuàng)新措施

引言

人事檔案是對個人相關(guān)信息的詳細(xì)記錄，是人事管理工作的重要內(nèi)容。人事檔案的收集和整理工作對于實現(xiàn)人事檔案的最大化利用有重要的作用和意義。只有提高管理工作的各項水平，不斷挖掘人事檔案的內(nèi)在價值，并科學(xué)運(yùn)用現(xiàn)代化信息科技手段，才能更好地發(fā)現(xiàn)人才和培養(yǎng)人才，從而不斷推動整個組織有序發(fā)展。

一、當(dāng)前我國企業(yè)人事檔案管理面臨的主要困境

（一）企業(yè)人事檔案管理觀念過于落后

受傳統(tǒng)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理模式的影響，當(dāng)前我國大多數(shù)企業(yè)在進(jìn)行認(rèn)識檔案管理的過程中存在部分問題，無法有效發(fā)揮出人事檔案管理的作用和功能，也無法有效推動企業(yè)的穩(wěn)健發(fā)展，增加經(jīng)濟(jì)效益。從一定意義上來講，企業(yè)所創(chuàng)設(shè)的人事檔案管理部門僅僅服務(wù)于人力資源管理工作，很多企業(yè)的決策人員和管理人員并沒有意識到人事檔案管理的重要現(xiàn)實意義。另外，當(dāng)前仍有諸多檔案管理從業(yè)人員認(rèn)為檔案管理就是將員工的信息進(jìn)行存儲即可，并沒有對其進(jìn)行開發(fā)利用，管理理念和觀念過于落后，仍停留在計劃經(jīng)濟(jì)時代，導(dǎo)致企業(yè)無法對檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新改革。

（二）人事檔案材料內(nèi)容不齊全

企業(yè)內(nèi)部的人事檔案必須要具備完整性，才能了解每個員工的實際情況，從而達(dá)到人力資源有效配置的目的。但是當(dāng)前我國企業(yè)內(nèi)部人事檔案管理的內(nèi)容不齊全，導(dǎo)致了在參考過程中信息不足，從而造成了人事信息的不完整和不正確。企業(yè)內(nèi)部人事檔案的內(nèi)容包括很多，如員工的學(xué)歷證明、學(xué)位證明、技術(shù)職稱等，但是很多企業(yè)在與員工簽訂完勞務(wù)合同之后就沒有收集相關(guān)的人事資料，導(dǎo)致了資源的不全面。同時，在進(jìn)行檔案收集時，由于沒有相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，容易將一些存在問題、手續(xù)不完備，甚至存在問題的材料歸檔，影響了真實性。檔案的收集存在滯后性，也是當(dāng)下造成人事檔案不完整的主要因素之一，如個別員工的資格證書已經(jīng)獲得，但是企業(yè)并沒有及時地進(jìn)行回收并統(tǒng)計，在后期進(jìn)行績效等分發(fā)的過程中，部分職工的福利待遇沒有得到保障，導(dǎo)致了企業(yè)內(nèi)部管理容易出現(xiàn)混亂的現(xiàn)象。

（三）人事檔案現(xiàn)代化水平低

隨著現(xiàn)代化信息的快速發(fā)展，科技信息手段在檔案管理工作中得到了廣泛運(yùn)用，但是，實體管理仍然是部分單位人事檔案管理工作的重心，還存在著大量紙質(zhì)檔案的管理工作，工作人員對檔案電子信息化建設(shè)沒有得到重視導(dǎo)致信息化水平低，造成工作效率不高，對人事檔案的利用帶來負(fù)面影響。同時，檔案管理硬件設(shè)施的缺乏也給工作帶來了諸多不便。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存在很多缺點(diǎn)，比如不易保存、極易丟失等。人事資料的記錄、復(fù)印、掃描有難度，各種資料不能常年有效保存。

二、提升企業(yè)人事檔案管理工作水平的創(chuàng)新手段

（一）建立數(shù)據(jù)化人事檔案管理系統(tǒng)

當(dāng)前我國企業(yè)并沒有建立專門的信息化人事檔案管理系統(tǒng)，這是制約企業(yè)人力資源管理水平提升的重要因素之一。人力資源管理部門是企業(yè)的基礎(chǔ)管理部門，但是當(dāng)前部分企業(yè)對于人力資源管理中的檔案管理工作的重視程度不夠，只是單純地過于注重企業(yè)發(fā)展過程中獲取的經(jīng)濟(jì)利潤，沒有投入豐富的資源結(jié)合現(xiàn)代化的技術(shù)手段進(jìn)行檔案管理工作。因此，應(yīng)當(dāng)做好檔案管理數(shù)據(jù)庫內(nèi)容的擴(kuò)充工作，擴(kuò)大數(shù)據(jù)檢索的范圍，不斷豐富內(nèi)部的數(shù)據(jù)信息。在建立人事檔案信息庫之前，應(yīng)當(dāng)根據(jù)企業(yè)員工的實際情況做好調(diào)查工作，如企業(yè)的員工人數(shù)、學(xué)歷水平、工作時間、職稱級別、技能證書等，做好檔案的收集工作，方便進(jìn)行信息的錄入。其次，及時掌握企業(yè)人員信息變動情況，應(yīng)當(dāng)對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行及時的更新，保證人事檔案的數(shù)據(jù)庫信息與企業(yè)的發(fā)展情況具有一致性，為信息的查詢提供準(zhǔn)確性。

（二）加強(qiáng)安全保密意識，制度化和技術(shù)性的措施落實到位

維護(hù)檔案的安全性和保密性是每一個檔案保管單位和保管者的首要任務(wù)和職責(zé)。檔案的安全保密標(biāo)準(zhǔn)主要表現(xiàn)在檔案信息內(nèi)容的安全、檔案信息載體的安全、檔案記錄方式的安全以及信息網(wǎng)絡(luò)的安全等。人員的安全保密意識是檔案安全保密工作的重要前提和關(guān)鍵所在，主要是通過各種有形無形的方式對人員形成潛移默化的影響，例如以會議、郵件、主題活動等方式促使其加強(qiáng)檔案安全保密意識，樹立安全保密觀念。鑒于此，制度建設(shè)上企業(yè)應(yīng)在國家關(guān)于人事檔案管理規(guī)定范圍內(nèi)制定出適合本企業(yè)的人事檔案管理制度標(biāo)準(zhǔn)、信息安全標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，給予相關(guān)工作規(guī)范性的指引。

（三）構(gòu)建先進(jìn)的檔案管理信息系統(tǒng)

人事檔案管理隨著現(xiàn)代化的不斷發(fā)展，對信息系統(tǒng)的構(gòu)建提出了更高要求。首先，信息數(shù)據(jù)庫要為人事部門保存職工完善的基本信息。其次，檔案目錄的建設(shè)要成為查詢?nèi)藛T方便進(jìn)入信息系統(tǒng)的專業(yè)入口，因此要更符合人事工作的查詢習(xí)慣。

（四）優(yōu)化人事檔案管理流程，提高工作效率

企業(yè)在進(jìn)行人事檔案的收集、整理、歸檔、存儲的過程中，應(yīng)當(dāng)根據(jù)相關(guān)部門規(guī)定的檔案材料收集規(guī)范及整理工作細(xì)則，貫徹落實工作流程和工作規(guī)范。但是，隨著社會科技的不斷發(fā)展和進(jìn)步，當(dāng)前我國企業(yè)在短時間內(nèi)得到了快速發(fā)展，同時人事檔案管理工作本身具有一定的持久性和動態(tài)性，導(dǎo)致傳統(tǒng)的檔案管理模式無法滿足企業(yè)及社會發(fā)展需要，同時耗費(fèi)了大量的人力物力資源，導(dǎo)致檔案管理工作事倍功半。

結(jié)語

當(dāng)下，科學(xué)技術(shù)突飛猛進(jìn)，大數(shù)據(jù)已經(jīng)成為了引領(lǐng)時代潮流的主要技術(shù)手段，各大企業(yè)必須迎合時代需求，為保證自己不被市場所淘汰，重視人事檔案的管理工作，將檔案管理與信息技術(shù)手段相結(jié)合，提升企業(yè)人力資源管理質(zhì)量。企業(yè)負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)認(rèn)識到人事檔案管理的重要性，針對當(dāng)前管理過程中存在的不足不斷地進(jìn)行整改，從而擴(kuò)大企業(yè)在市場上的競爭力，帶動企業(yè)健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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