綜合辦公平臺在南海航保的應(yīng)用探索

周小玲

摘 要：綜合辦公平臺是以事件為中心，依托先進的信息化技術(shù)與管理理念，搭建的高效協(xié)同無紙化的辦公平臺。本文主要介紹了南海航保信息化系統(tǒng)使用現(xiàn)狀、存在問題、建設(shè)條件、系統(tǒng)架構(gòu)與功能設(shè)計并根據(jù)項目建設(shè)經(jīng)驗提出了相關(guān)建議。

關(guān)鍵詞：綜合辦公 協(xié)同 南海航保 信息化

1.引言

隨著管理體制改革，以及航保業(yè)務(wù)工作的增加，南海航保中心對綜合辦公平臺提出了質(zhì)量體系管理、目標管理、黨建管理以及內(nèi)部協(xié)同需求等新的需求，故南海航保迫切需要建設(shè)一套以質(zhì)量管理體系為理念，以事務(wù)為中心，以業(yè)務(wù)流程為環(huán)節(jié)，以信息監(jiān)控為手段，以績效考核為目標，全面提升整個單位工作作風(fēng)及效率的綜合辦公平臺。

2.信息系統(tǒng)的現(xiàn)狀

南海航保自2012年成立以來，在信息化辦公系統(tǒng)方面開展的積極探索和嘗試，根據(jù)業(yè)務(wù)需求進行了設(shè)計和研發(fā)，逐步建設(shè)了財務(wù)管理系統(tǒng)、組織人事系統(tǒng)、黨建管理系統(tǒng)、航標遙測遙控系統(tǒng)、海圖測繪系統(tǒng)等幾十個應(yīng)用系統(tǒng)。各信息系統(tǒng)基本上能滿足建設(shè)初期時的業(yè)務(wù)需求，在一定程度上提高了職工的辦公效率，但隨著工作的細化分工，以及信息化迅猛發(fā)展，當前南保的業(yè)務(wù)系統(tǒng)在協(xié)同辦公方面的問題也逐漸暴露。

3.信息系統(tǒng)存在的問題

（1）目前南海航保建設(shè)的的業(yè)務(wù)系統(tǒng)多是針對當時某具體應(yīng)用而設(shè)計，或是對業(yè)務(wù)的某一環(huán)節(jié)而開發(fā)，但對整體協(xié)同辦公的需求考慮較少，沒有一個業(yè)務(wù)系統(tǒng)能把各相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)以事件為中心串起來，且因為各業(yè)務(wù)系統(tǒng)開發(fā)是時間、廠商部一致，故采用的技術(shù)體系和系統(tǒng)架構(gòu)標準不一，系統(tǒng)之間形成信息孤島、系統(tǒng)孤島，數(shù)據(jù)難以進行有效地交互和共享，各業(yè)務(wù)系統(tǒng)難以集成，不能滿足各部門之間的高效協(xié)同辦公的需求。

（2）現(xiàn)有系統(tǒng)升級維護未跟上質(zhì)量體系更新速度，部分業(yè)務(wù)審批工作仍然依賴傳統(tǒng)的人工辦理和紙質(zhì)流轉(zhuǎn)的方式，質(zhì)量體系不能很好的發(fā)揮流程指導(dǎo)的作用，辦公審批流程需要當面簽字，效率較低。且紙質(zhì)公文的存儲和查詢不便，不能滿足南保當前業(yè)務(wù)辦理效率需求。

（3）現(xiàn)有系統(tǒng)督查督辦功能不夠強大，領(lǐng)導(dǎo)無法實時掌握工作進度，不利于工作進度的把控，也不能快速方便的提醒經(jīng)辦人按時按質(zhì)處理工作，使工作監(jiān)控和評估無法有效針對性的開展，對于年終的評獎評優(yōu)也不能給與數(shù)據(jù)支撐。

4.建設(shè)條件

（1）隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及移動終端的迅猛發(fā)展，辦公自動化也更新迭代多次，從七十年代的硬件配置階段到后來數(shù)據(jù)處理自動化、C/S架構(gòu)工作流自動化再到現(xiàn)在協(xié)同辦公自動化、移動自動化，這使得綜合辦公平臺從根本上變革辦公方式、管理方式成為可能。

（2）目前，南海航海保中心機關(guān)在內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)各搭建了一套虛擬化云平臺，虛擬化軟件平臺使用的Vmware系統(tǒng)。云平臺的建設(shè)使南海航海保障中心具備各信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)集中、業(yè)務(wù)集中、管理集中的基礎(chǔ)能力，推進航海保障數(shù)據(jù)資源融合共享，提升航海保障中心的信息系統(tǒng)容災(zāi)、共享和服務(wù)能力，云平臺將為綜合辦公平臺提供良好的基礎(chǔ)支撐環(huán)境，包括主機、網(wǎng)絡(luò)、存儲等。

5.技術(shù)路線

技術(shù)上，綜合辦公平臺嚴格遵循《海事頂層設(shè)計技術(shù)標準》與《海事信息系統(tǒng)技術(shù)規(guī)范》開展，以“一系統(tǒng)、兩平臺”為核心的海事云數(shù)據(jù)中心技術(shù)架構(gòu)采用SOA架構(gòu)理念，J2EE技術(shù)架構(gòu)及ESB服務(wù)總線進行搭建。

基于J2EE開放式技術(shù)架構(gòu)，具體要求如下：

◆ 支持多種操作系統(tǒng)（Windows、Linux等）；

◆ 支持多種數(shù)據(jù)庫（Oracel、SQL-Server 等）；

◆支持多種中間件，如Websphere；

◆ 系統(tǒng)需實現(xiàn)物理集中、邏輯分布的大集中式部署方式，各直屬單位可以實現(xiàn)完全獨立的辦公應(yīng)用。

◆ 系統(tǒng)可提供復(fù)雜的流程設(shè)計、表單設(shè)計、權(quán)限管理、應(yīng)用程序接口等功能。

◆ 系統(tǒng)可提供可增添新功能模塊的應(yīng)用技術(shù)接口。

◆ 提供開放的郵件收發(fā)接口，最好集成郵件系統(tǒng)。

◆ 可以采用多級安全機制，每級安全都有嚴格的權(quán)限控制保障。

◆ 系統(tǒng)應(yīng)采用JAVA語言，采用J2EE的架構(gòu)進行開發(fā)實施。

6.總體架構(gòu)

系統(tǒng)建設(shè)原則上具有靈活性，系統(tǒng)部署將采用集中式部署架構(gòu)，部署在南海航保云平臺中，各直屬單位通過專線進行訪問。集中部署架構(gòu)如下圖所示：

7.功能設(shè)計

綜合辦公平臺包含PC端與移動端兩部分，PC端主要實現(xiàn)體系文件管理、公文管理、目標任務(wù)、統(tǒng)計分析、事務(wù)管理（人財物的管理）、檔案管理、即時通訊等功能，移動端主要實現(xiàn)隨時隨地高效辦公，讓辦公人員擺脫時間、與空間的束縛。平臺主要功能詳見下表。

8.項目建議

綜合辦公平臺的搭建，可以有效整合現(xiàn)有的信息系統(tǒng)，實現(xiàn)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)及日常工作的有效管理、協(xié)同辦公、提高工作效率，助推南海航保綜合管理能力、業(yè)務(wù)管理能力的提升，為成功有效的搭建該平臺，建議如下：

（1）需求調(diào)研。綜合辦公平臺是對傳統(tǒng)辦公手段的改變，項目推進過程中涉及到較多的部門，要充分做好前期的需求調(diào)研工作。這就需要在需求分析和系統(tǒng)設(shè)計階段，加強與用戶的溝通交流，不斷分解系統(tǒng)功能，盡可能細化業(yè)務(wù)流程，爭取最大限度覆蓋現(xiàn)有和可預(yù)期的業(yè)務(wù)需求。以免設(shè)計出來的系統(tǒng)妨礙日常工作開展，導(dǎo)致職工的抵觸心理，系統(tǒng)難以推廣。

（2）多期建設(shè)。實踐證明，任何系統(tǒng)都不可能一勞永逸，解決所有問題。因為社會在進步，業(yè)務(wù)在發(fā)展，管理在提升，故建設(shè)初期的一些流程、理念必須同步更新，否則系統(tǒng)不但無益于工作效率的提升，反而會對工作的開展造成阻礙。實用、高效的信息系統(tǒng)一定有一個循序漸進、迭代反復(fù)的過程，需要在建設(shè)和使用過程中根據(jù)出現(xiàn)的問題，進行若干次規(guī)模較大的修改，甚至推倒重新建設(shè)。

（3）網(wǎng)絡(luò)安全。綜合辦公平臺移動客戶端可隨時隨地高效辦公，但同時需充分考慮到網(wǎng)絡(luò)安全問題，做好用戶身份的識別、網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備的部署、網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)的優(yōu)化等相關(guān)工作，在保障信息安全前提下，實現(xiàn)無線移動辦公。

9.結(jié)語

隨著航保事業(yè)的快速發(fā)展，航保業(yè)務(wù)工作及日常管理變得日益繁重。利用先進信息技術(shù)，開發(fā)綜合辦公平臺，將為提高領(lǐng)導(dǎo)的決策水平、各職能部門的辦事效率和業(yè)務(wù)間的協(xié)同管理奠定堅實的基礎(chǔ)，助推航保事業(yè)轉(zhuǎn)型升級。

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