明細(xì)賬頁在生活中的應(yīng)用
——以組團(tuán)自由行為例

余曉丹 徐洪德

在會(huì)計(jì)核算中，根據(jù)各類不同的經(jīng)營業(yè)務(wù)的特點(diǎn)和管理需要來確定明細(xì)賬所采用的賬頁格式的，明細(xì)賬頁常用的格式主要有“三欄式”賬頁、“數(shù)量金額式”賬頁、“多欄式”賬頁和“平行式”賬頁。而在生活中，一些日常開支可以采用現(xiàn)成的“三欄式”賬頁進(jìn)行流水賬式的收入與開支的記錄，但是當(dāng)發(fā)生某些特殊的開支時(shí)，就需要考慮實(shí)際情況結(jié)合現(xiàn)有的賬頁格式重新設(shè)計(jì)格式才能更好地進(jìn)行記錄和結(jié)算。下面就以組團(tuán)自由行的開支為例來設(shè)計(jì)一張賬頁的格式，并舉例說明記賬的方法。

一、組團(tuán)自由行賬頁格式設(shè)計(jì)的思路

在追求生活品質(zhì)的如今，很多家庭每年都有外出旅行的習(xí)慣，幾個(gè)家庭一起帶著孩子或老人組團(tuán)自由行。由于每個(gè)家庭的人數(shù)、年齡等都不同，所要承擔(dān)的費(fèi)用各不相同，如何支付與分?jǐn)偩统蔀橐粋€(gè)要考慮的問題。

（一）若每家的人員構(gòu)成相差無幾，則每家或每人先拿出一定金額，交由大家推舉的團(tuán)長保管并負(fù)責(zé)支付所有費(fèi)用，可以選擇“三欄式”賬頁格式進(jìn)行流水記錄收支，這種記錄方式比較簡(jiǎn)單明了，只要登記每筆支出，然后匯總后，將所有支出按家庭或人數(shù)平均分?jǐn)?，多退少補(bǔ)。這種方式要求團(tuán)長一人負(fù)責(zé)資金的保管與支付，并且將自己的個(gè)人資金與團(tuán)隊(duì)的經(jīng)費(fèi)分開保管，同時(shí)推舉另一名團(tuán)員記賬，一般比較適合短途或短期出游。

（二）若每家的人員構(gòu)成各不相同，例如A家只有夫妻兩人，B家夫妻帶著學(xué)齡前兒童，C家?guī)е改赋鲂械鹊?，那么就需要大家分工合作，有人?fù)責(zé)預(yù)訂交通工具，有人負(fù)責(zé)預(yù)訂住宿，有人負(fù)責(zé)一日三餐的伙食，還要有人負(fù)責(zé)記錄各項(xiàng)支出，結(jié)束時(shí)按本次行程的實(shí)際情況進(jìn)行最后的結(jié)算匯總并結(jié)差。這時(shí)原有的各類明細(xì)賬頁的格式就不太適用，需要根據(jù)實(shí)際情況自己設(shè)計(jì)一張比較實(shí)用又簡(jiǎn)單的賬頁。此賬頁不僅要求提供每家已經(jīng)支付的金額、應(yīng)該支付的金額，還要結(jié)出每家需要補(bǔ)付或退還的金額、每家此次行程一共花費(fèi)多少等等信息。根據(jù)賬頁信息提供的要求，以及支出記錄力求簡(jiǎn)單清晰明了的要求，結(jié)合“多欄式”賬頁和“平行式”賬頁的特點(diǎn)，設(shè)計(jì)“行程收支賬頁”格式如表1（以三個(gè)家庭為例）。登記該賬頁的基本要求是：

1.本賬頁只登記在整個(gè)行程中的需分?jǐn)偣餐灾С?，不包括各個(gè)家庭獨(dú)立支出的相關(guān)費(fèi)用，如購買旅行紀(jì)念品等。2.記賬時(shí)，應(yīng)當(dāng)將發(fā)生支出的日期、內(nèi)容摘要、金額和其他有關(guān)資料逐項(xiàng)記入帳頁內(nèi)，做到金額準(zhǔn)確、摘要清楚、登記及時(shí)。3.是否需要每天結(jié)算應(yīng)付與已付差額，視團(tuán)隊(duì)成員的實(shí)際情況而定；若需要每天結(jié)算，則在每日的各項(xiàng)支出結(jié)束并記入賬頁后，在下一行結(jié)出合計(jì)數(shù)（摘要欄內(nèi)注明“本日合計(jì)”）；再下一行結(jié)出累計(jì)數(shù)（摘要欄內(nèi)注明“本日累計(jì)”），填列相關(guān)金額，明確至當(dāng)天為止的實(shí)際收支情況。4.每一頁登記完畢結(jié)轉(zhuǎn)下頁時(shí)，應(yīng)當(dāng)結(jié)出本頁合計(jì)金額，寫在本頁最后一行和下頁第一行有關(guān)欄內(nèi)，并在摘要欄內(nèi)注明“過次頁”和“承前頁”字樣。結(jié)計(jì)“過次頁”的本頁合計(jì)數(shù)應(yīng)當(dāng)為自本次行程開始發(fā)生支出之日起至本頁末止的所有發(fā)生額的合計(jì)數(shù)。5.行程結(jié)束時(shí)進(jìn)行結(jié)算。結(jié)算前，必須將本次行程內(nèi)所發(fā)生的所需分?jǐn)偟母黜?xiàng)收支全部登記入帳頁。然后在最后一筆開支的下一行摘要欄內(nèi)注明“累計(jì)金額”，結(jié)出各個(gè)家庭的收支累計(jì)數(shù)，隨后在再下一行摘要欄內(nèi)注明“結(jié)算差額”，將每個(gè)家庭的累計(jì)應(yīng)付額與實(shí)際已付額相減，累計(jì)應(yīng)付額大于實(shí)際已付額的，說明要補(bǔ)付，差額記在“應(yīng)付額”欄內(nèi)；反之累計(jì)應(yīng)付額小于實(shí)際已付額的，說明多付了，差額記在“已付額”欄內(nèi)，可以向要補(bǔ)付的家庭收回多付的金額。

二、組團(tuán)自由行賬頁的記賬實(shí)例

（一）團(tuán)隊(duì)成員構(gòu)成及分工

某單位三位同事經(jīng)常帶家人一起組團(tuán)采取自由行方式出游，三個(gè)家庭組成情況如下：A家庭，一對(duì)夫妻；B家庭，夫妻兩人帶一位65歲的老人（景點(diǎn)門票半價(jià)）和一位學(xué)齡前兒童（不占床，免門票，就餐算0.5人）；C家庭，夫妻兩人帶一個(gè)上初中的孩子（景點(diǎn)門票半價(jià)），其中一位與B家庭的老人拼房。每個(gè)家庭的分工如下：A家庭負(fù)責(zé)記賬（賬頁只記錄每家都要承擔(dān)的共同性需分?jǐn)偟闹С?，各家在途中的購物等支出不包含在?nèi)），并且負(fù)責(zé)全程的交通和住宿的安排；B家庭負(fù)責(zé)就餐安排；C家庭負(fù)責(zé)門票等方面。

（二）行程記賬實(shí)例

1.短途無預(yù)付的記賬實(shí)例。短途一般兩三天的行程，大家各負(fù)其責(zé)，先墊付自己負(fù)責(zé)部分的費(fèi)用，行程結(jié)束時(shí)結(jié)算。如以下自駕游行程，三家各開一輛汽車出游，汽車費(fèi)用各家自己承擔(dān)，除汽車費(fèi)用外還發(fā)生如下支出：（1）5月1日，午餐花費(fèi)300元，晚餐花費(fèi)540元，均由B家庭支付。（2）5月1日，由A家庭支付兩天住宿費(fèi)共2040元。（3）5月2日，三餐共花費(fèi)900元，由B家庭支付；景點(diǎn)成人門票150元一張，購6張成人門票，2張半價(jià)票，共1050元由C家庭支付。（4）5月3日，早餐、中餐共花費(fèi)560元，由B家庭支付；景點(diǎn)門票30元一張，共210元，由C家庭支付。記賬如表2。根據(jù)表2賬頁的記載情況，可以看出：B家庭在支付628.5元給A家庭，支付273.5元給C家庭之后，此次行程的賬目結(jié)清。同時(shí)從賬頁上可知，本次行程的共同性支出為5600元，其中：A家庭共花費(fèi)1411.5元，B家庭共花費(fèi)2162元，而C家庭共花費(fèi)2026.5元。2.中長途有預(yù)付的記賬實(shí)例。該中長途行程共七天六夜，火車來回，當(dāng)?shù)匕惠v11座的商務(wù)車，包車五天每天1200元，共計(jì)6000元，同時(shí)要承擔(dān)司機(jī)食宿。由于交通及住宿費(fèi)用是一筆大開支，所以按成人每人先交1500元給A家庭。部分支出如下：（1）6月10日，收到B家庭預(yù)付金額4500元，C家庭預(yù)付金額4500元。（2）6月10日，提前購買7月8日出發(fā)的火車成人票8張，兒童票1張，其中成人票@360，兒童票@180，共計(jì)3060元。（3）6月15日預(yù)付包車費(fèi)訂金1800元。（4）6月17日，提前購買7月14日回程的火車成人票8張，兒童票1張，其中成人票@625，兒童票@312.5，共計(jì)5312.5元。（5）7月8日，晚餐費(fèi)用300元，C家庭支付；住宿費(fèi)654元，A家庭支付。（6）7月9日，餐費(fèi)共計(jì)750元，C家庭支付；門票費(fèi)350元，B家庭支付；住宿費(fèi)1000元，其他共同開支90元，由A家庭支付。（7）7月10日至7月13日的開支略；至7月13日為至的各項(xiàng)開支累計(jì)數(shù)見賬頁第5頁第一行中的數(shù)據(jù)。（8）7月14日，由A家庭支付包車費(fèi)余款4200元；餐費(fèi)共計(jì)380元由C家庭支付。賬頁記錄如表3和表4。根據(jù)表3和表4賬頁的記載情況，可以看出：B家庭應(yīng)向A家庭支付3507.5元，而C家庭應(yīng)向A家庭支付355元，此次行程的賬目結(jié)清。同時(shí)從賬頁上可知，本次行程的共同性開支26266元，其中：A家庭共花費(fèi)6479.5元，B家庭共花費(fèi)10669.5元，而C家庭共花費(fèi)9117元。

表1 （）行程收支賬頁

表2：（五一節(jié)）行程收支賬頁 第（1）頁

表3 （2019暑期）行程收支賬頁 第（1）頁

表4 （2019暑期）行程收支賬頁 第（5）頁

老話講：“親兄弟，明算賬。”生活中經(jīng)常會(huì)有各種各樣的社交生活，如組團(tuán)出游，組團(tuán)購物、組團(tuán)參加活動(dòng)等等，都會(huì)發(fā)生一些待分?jǐn)偟闹С?。采用文中所設(shè)計(jì)的賬頁進(jìn)行記錄與分?jǐn)?，能讓參與者更清晰地知道自己所要負(fù)擔(dān)的開支，也能大致了解本次活動(dòng)自己的總費(fèi)用，更不會(huì)由于費(fèi)用分?jǐn)倖栴}導(dǎo)致朋友或同事之間矛盾的產(chǎn)生，讓組團(tuán)消費(fèi)的生活更加美好。