基于內(nèi)部控制的高校會計檔案管理研究

【摘要】按照國家的內(nèi)部控制規(guī)定，高校的內(nèi)部控制工作逐步增加。會計檔案管理在內(nèi)部控制建設(shè)中發(fā)揮著重要作用，也是高校財務(wù)工作的重要組成部分。本文從內(nèi)部控制的角度分析了高校會計檔案的現(xiàn)狀，并對當(dāng)前檔案管理存在的問題提出了相應(yīng)的建議，增強(qiáng)了高校的會計管理觀念。有望提高高校財務(wù)信息質(zhì)量，為高校建設(shè)提供更好的保障。

【關(guān)鍵詞】內(nèi)部控制?會計檔案?管理

一、高校會計檔案管理與內(nèi)部控制的關(guān)系

高校會計檔案管理與內(nèi)部控制建設(shè)密切相關(guān)，在高校內(nèi)部控制建設(shè)中發(fā)揮著重要作用。

第一，從內(nèi)控建設(shè)的目的分析，會計檔案的設(shè)立本身就是為了保障高校內(nèi)部更好的財務(wù)管理。高校會計檔案的設(shè)立就是為了能客觀的記錄財務(wù)工作中的各項活動，如財務(wù)預(yù)算、經(jīng)費(fèi)支出、財務(wù)結(jié)算等，保障各項財務(wù)活動能合理規(guī)范的順序進(jìn)行。這符合大學(xué)內(nèi)部控制初衷，也符合大學(xué)內(nèi)部控制的要求。

第二，從高校內(nèi)控建設(shè)原則分析，會計檔案管理對所有的經(jīng)濟(jì)活動進(jìn)行監(jiān)督，記錄和歸檔會計資料，符合內(nèi)控的全面性原則要求。同時隨著信息技術(shù)的發(fā)展，我國高校的會計檔案也有了新的記錄形式，電子檔案的出現(xiàn)也符合了內(nèi)部控制的適應(yīng)性要求。

二、高校會計檔案管理的內(nèi)容

會計檔案在記錄和反映學(xué)校經(jīng)濟(jì)活動中發(fā)揮著重要作用，是高校檔案的重要組成部分。為加強(qiáng)會計記錄管理，確保會計檔案的安全性，完整性和及時性，根據(jù)財政部制定的會計檔案管理辦法，會計檔案包括：財務(wù)管理規(guī)定，計劃，批示等;會計報表，如預(yù)決算會計報表;會計賬簿，如總賬明細(xì)賬，現(xiàn)金、銀行日記賬戶，固定資產(chǎn)賬戶和其他輔助賬戶;各種原始憑證，會計憑證，銀行存款余額調(diào)整表，銀行對賬單等。隨著信息化的發(fā)展，高校的經(jīng)濟(jì)活動資料也包括了通過互聯(lián)網(wǎng)計算機(jī)等設(shè)備進(jìn)行的電子數(shù)據(jù)。

三、從內(nèi)部控制角度看高校會計檔案管理的不足之處

（一）高校會計檔案管理過程中的內(nèi)部控制意識不明確

當(dāng)前，高校對財務(wù)管理工作都比較重視，并且為了符合內(nèi)部控制適應(yīng)性原則，添加了電子檔案的使用，與時俱進(jìn)的實現(xiàn)財務(wù)信息化管理。但在觀念上，仍有一些高校管理者或財務(wù)人員對財會檔案的內(nèi)部控制屬性認(rèn)識不夠，認(rèn)為財務(wù)工作就是為學(xué)校提供財務(wù)服務(wù)，將重點(diǎn)僅僅放在預(yù)算、核算與結(jié)算之類工作上，而把會計檔案看成是對這些工作的成果記錄，沒有意識到會計檔案是財務(wù)會計工作的信息載體，沒有明確認(rèn)識到內(nèi)控意識的重要性，導(dǎo)致管理不足，它不符合內(nèi)部控制系統(tǒng)的全面而重要的要求。

（二）高校會計檔案管理的制度要求不夠完善

財政部頒布的《會計檔案管理辦法》，通過制度進(jìn)行會計檔案的規(guī)范化管理。辦法對會計檔案管理的規(guī)定主要分為兩個方面：企業(yè)和行政機(jī)構(gòu)。但高校屬于事業(yè)單位，不是完全的行政機(jī)構(gòu)，其經(jīng)濟(jì)活動具有獨(dú)特性，也就決定了高校的財務(wù)會計檔案管理工作不能光按照財政部制度來進(jìn)行，否則會出現(xiàn)不完善之處。?但現(xiàn)下許多高校卻沒有制定適合自身實際發(fā)現(xiàn)的會計檔案管理制度，依然只按照國家規(guī)定的執(zhí)行，造成管理制度的漏洞。

（三）高校會計管理人員的專業(yè)水平有待提高

記錄管理必須規(guī)范統(tǒng)一，管理人員是關(guān)鍵因素。在調(diào)查中，一些高校缺乏專業(yè)檔案管理人員。在檔案管理知識和財務(wù)基礎(chǔ)知識的雙重評估要求中，指出管理者不符合這一要求。在實際工作中，財務(wù)專業(yè)知識的應(yīng)用反映在收集，管理，識別和利用的各個方面。

四、在內(nèi)部控制環(huán)境的基礎(chǔ)上，優(yōu)化高校的會計管理

（一）提高認(rèn)識，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)

高校應(yīng)加強(qiáng)對會計檔案的管理。只有當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注文件管理時，下屬管理者才能擁有相同的概念。在推進(jìn)檔案管理方面，高校應(yīng)遵循高校領(lǐng)導(dǎo)的正確引導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)，廣泛宣傳檔案管理的重要性。每個管理層，每個教職員工都要注意會計檔案管理。樹立良好的制度意識，認(rèn)真做好會計檔案的收集，整理，歸檔和銷毀工作，為高校會計檔案管理奠定基礎(chǔ)。

（二）優(yōu)化高校會計檔案管理人員結(jié)構(gòu)，規(guī)范傳遞流程

在社會的快速發(fā)展中，對高校會計管理者的職業(yè)素質(zhì)和道德水平提出了不同的要求。培養(yǎng)具有檔案管理能力和財務(wù)管理能力的復(fù)合型人才，以應(yīng)對會計管理檔案管理的不同需求。從內(nèi)控視角下規(guī)范會計檔案傳遞流程。首先，文件的收集和整理由業(yè)務(wù)部門的工作人員完成。其次，業(yè)務(wù)部門提交的原始文件由專門的檔案管理員審核。審核無誤后進(jìn)行入冊、裝訂。檔案管理室應(yīng)由專業(yè)的管理人員輪班值守，在與前一環(huán)節(jié)專管員交接時，再次審核防止原件的丟失。交接完畢后，即可進(jìn)入檔案室。建立約束評估，提高檔案管理人員的責(zé)任感，使他自律。

（三）做好組織建設(shè)，明確崗位職責(zé)

大多數(shù)高校的會計檔案功能都反映在相關(guān)的業(yè)務(wù)部門。從內(nèi)部控制制衡的角度來看，管理能力不是集中統(tǒng)一的，導(dǎo)致關(guān)系不平等，往往導(dǎo)致文件管理功能由業(yè)務(wù)部門主導(dǎo)?？陀^公正地記錄會計活動和經(jīng)濟(jì)過程，或在業(yè)務(wù)部門的指導(dǎo)下偽造會計檔案是不可能的。結(jié)合內(nèi)部控制系統(tǒng)，文件管理崗位系統(tǒng)，明確文件管理員的職責(zé)，建立約束力評估，提高檔案管理人員的責(zé)任感。

（四）優(yōu)化管理方法，提高信息管理水平

在信息化和數(shù)字化時代，高校數(shù)字校園的建設(shè)已成為當(dāng)務(wù)之急。信息化建設(shè)可以有效改善財務(wù)檔案管理。在如何建立，管理和使用電子財務(wù)文件，提高會計和財務(wù)管理效率的管理水平，借助現(xiàn)代化的設(shè)備和手段，可以加速文件管理的現(xiàn)代化。信息化管理可以充分利用信息技術(shù)來提高財務(wù)檔案管理的效率。文件信息由計算機(jī)記錄，可以更方便地訪問和管理。可以清晰地看到不同類型的文件分類管理，為高校的發(fā)展需求提供最現(xiàn)實、最有效的基礎(chǔ)。

五、結(jié)束語

綜上所述，時代的進(jìn)步和高校的發(fā)展給高校的內(nèi)部控制工作帶來了新的要求，會計檔案管理既是財務(wù)工作的重點(diǎn)又是內(nèi)部控制的重要體現(xiàn)。因此，高校必須從內(nèi)部控制的角度，全面查找會計檔案管理工作中的不足，并且加以改正和彌補(bǔ)，從而保障高校的財務(wù)工作能準(zhǔn)確無誤的開展，為各項工作的順利進(jìn)行提供支撐，進(jìn)而使高校能更好的為國家和社會服務(wù)。

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[3]李佳.從內(nèi)部控制視角談高校會計檔案管理建設(shè)[J].教育財會研究，2018（29）.

基金項目：本文系河南職業(yè)技術(shù)學(xué)院2018年度學(xué)院科研基金項目“基于內(nèi)部控制的高校會計檔案管理研究”?（2018-HZR-04）階段性研究成果。

作者簡介：劉文娟（1983-）女，漢族，河南鄭州，碩士學(xué)位，講師，會計師，研究方面：高校內(nèi)控建設(shè)、財會檔案管理。