OA系統(tǒng)在事業(yè)單位檔案應用研究

文/劉慶新，聊城市中醫(yī)院宣傳科

信息化目前已然成為了檔案管理工作發(fā)展的重要促進因素，構建一個高效的、安全的、穩(wěn)定的檔案管理工作模式，成為了事業(yè)單位檔案管理工作的重要任務。大量實踐證明，信息技術能夠構建一個規(guī)范的、統(tǒng)一的標準，提高檔案文件管理水平，將傳統(tǒng)的業(yè)務化檔案管理模式，轉變?yōu)榉栈瘷n案管理模式。事業(yè)單位的 OA 系統(tǒng)，就是為檔案管理工作的重要切入點，對于檔案管理工作發(fā)展有著至關重要的意義。

1 事業(yè)單位檔案管理和 OA 系統(tǒng)集成需求

1.1 OA 系統(tǒng)運作規(guī)程和檔案管理工作需求

以往，事業(yè)單位在運作過程中，海量的指令、實務通過紙質文書的方式下達、上傳，這種運作模式效率低下，成本較高，指令丟失的情況時有發(fā)生。隨著信息技術和事業(yè)單位管理工作的相互融合，OA 系統(tǒng)為事業(yè)單位辦公提供了可靠的技術支撐，它將工作流作為基本系統(tǒng)定義流程以及表達應用，可實現(xiàn)事業(yè)單位中辦公公文的電子檔收發(fā)、管理，電子文件直接替代了傳統(tǒng)的紙質行文，解決了上下級之間溝通不暢，問題解決效率低下，公文傳遞查詢不易等等現(xiàn)實問題。由圖1所示，事業(yè)單位中的行文收發(fā)以及會議材料，經(jīng)過一系列規(guī)范化的流程后，所有文件都能夠形成檔案資料，以便于后期的查閱以及管理。但是，從事業(yè)單位 OA 系統(tǒng)應用實際情況來看，OA 系統(tǒng)更注重于辦公流程的管理，在檔案管理方面缺少有針對性的模塊，只有簡單的預歸檔，不符合目前日益復雜的檔案管理工作發(fā)展需求。

圖1 OA 系統(tǒng)運作規(guī)程

圖2 OA 系統(tǒng)和檔案管理工作的相互銜接

1.2 事業(yè)單位檔案管理工作基本流程

組織機構在運作的過程中，會產生諸多有關管理、業(yè)務的文件，而檔案管理工作，就是對這些文件進行有針對性的管理，保證組織機構各項行為以及組織機構的發(fā)展規(guī)程有跡可尋，從而為組織機構未來的運作以及決策提供可靠的數(shù)據(jù)支撐。在這一點上，檔案管理工作和 OA 系統(tǒng)資料的生成有著共通之處，如圖2所示，企業(yè)檔案管理功能模塊可以直接接入企業(yè) OA 系統(tǒng)數(shù)據(jù)輸出模塊，這就能夠改變傳統(tǒng)的“從 OA 系統(tǒng)輸出文件→二次歸檔”的檔案管理工作模式，解決這個過程中存在的人為失誤問題。

2 OA 系統(tǒng)在事業(yè)單位檔案管理工作中的應用難點

根據(jù)上述內容可知，OA 系統(tǒng)和檔案管理工作之間其實并沒有直接聯(lián)系，而如何實現(xiàn) OA 系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)之間的無縫銜接，就成為了提高事業(yè)單位檔案管理工作水平，提高企業(yè)工作效率，減少人為誤差的關鍵點，這也是許多事業(yè)單位檔案管理工作目前亟需解決的一個現(xiàn)實問題，具體如下：

2.1 OA 系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)基礎不同

目前，許多事業(yè)單位中已經(jīng)應用了信息化技術，構建了檔案管理平臺，而傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)、OA 系統(tǒng)二者的開發(fā)基礎不同，開發(fā)系統(tǒng)相互獨立，其開發(fā)人員、開發(fā)平臺、開發(fā)語言都存在著一定的差異，想要實現(xiàn)兩種不同系統(tǒng)的銜接，存在較大的難度。

2.2 OA 系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)異構數(shù)據(jù)的問題

想要將 OA 系統(tǒng)最終產生的資料文件直接輸入檔案管理系統(tǒng)中，因為兩個系統(tǒng)輸出的文件結構不同，所以檔案管理系統(tǒng)不能直接打開 OA 系統(tǒng)生成的文件，必須解決數(shù)據(jù)不匹配的問題，以 OA 系統(tǒng)為基礎，設置默認值以及文件的必填字段。

3 以消息服務為基礎的技術集成

所謂技術應用集成，是實現(xiàn)不同應用之間信息流通的過程，它能夠實現(xiàn)兩種不同軟件、標準之間的結合，從而讓兩個獨立的系統(tǒng)構建為一個獨立的邏輯整體，并且集成后的系統(tǒng)能夠實現(xiàn)此前兩個系統(tǒng)不具備的功能，應用新的邏輯規(guī)則完成整個功能業(yè)務流程，可有效解決數(shù)據(jù)共享、流程整合等問題。以消息服務為基礎的技術集成主要可分為中間件結構、JCA 結構、Web Service 結構，其中，JCA 結構主要用于不同程序以及業(yè)務信息之間的交互；中間件結構主要功能是實現(xiàn)不同系統(tǒng)、不同平臺之間的有效通信；Web Service 主要是通過統(tǒng)一的網(wǎng)絡協(xié)議，實現(xiàn)有效的業(yè)務集成。傳統(tǒng)的 OA 系統(tǒng)以及傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)，其開發(fā)語言、數(shù)據(jù)傳輸結構大相徑庭，想要在兩個完全不同的系統(tǒng)之間實現(xiàn)順暢的數(shù)據(jù)傳輸，就必須要利用中間件來實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的轉化，保證信息流通的順暢性。中間件消息松耦合以及異步的特征，就是為目前應用整合最為有效的解決方案。

4 以 JMS 為基礎的檔案管理集成方案以及 OA 系統(tǒng)

所謂 JMS 就是上述文章中所提到的中間件結構，它是 J2EE 中的重要構成部分，是目前應用較為廣泛的中間件消息規(guī)范。應用 J MS，可實現(xiàn) OA 系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)的消息整合，消息發(fā)送、接收可同時支持不同格式的消息內容，在實踐中，JMS 呈現(xiàn)出以下幾個方面的特征：①消息的接收、消息的發(fā)送只需要進行一次；②發(fā)送方在收到消息后，不必等待消息接收方的應答；③消息的發(fā)送方、消息的接收方可在對方不了解信息機制的情況下，實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的流轉；④JMS 是基于 JAVA 語言開發(fā)的，它可不進行重新編譯，就從一個平臺直接移植到另一個平臺。傳統(tǒng)的中間件集成結構存在一定的缺點，不同系統(tǒng)之間必須按照實現(xiàn)約定好的發(fā)送方式進行消息流轉，且應用在集成的過程中，在應用的過程中，無法靈活的更改消息流轉目的地。而基于 JMS 的應用集成，能夠有效提高應用集成的靈活性，整個集成機構由以下四個部分構成：

4.1 應用系統(tǒng)

本文所提出的 OA 系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)集成設想，二者有著不同的運作邏輯、數(shù)據(jù)格式、數(shù)據(jù)儲存方式、用戶界面，兩個系統(tǒng)不能夠直接進行數(shù)據(jù)流轉、交互，該集成結構可見圖3。

圖3 以 JMS 為基礎的應用集成結構

4.2 軟總線

軟總線主要是實現(xiàn)異構系統(tǒng)整合的一種交互技術，它借鑒于傳統(tǒng)硬件總線系統(tǒng)的構建概念，不同平臺的軟件能夠和諸多硬件系統(tǒng)一般，直接實現(xiàn)即插即用，呈現(xiàn)出極強的適用性，所有符合軟總線標準的軟件均可通過軟總線實現(xiàn)有效集成、通信。在本次設計構想中，軟總線可分為 MDB Bean、JNDI、JMS，三個部分作為應用集成的核心要素，主要負責應用消息之間的傳輸路由，通過軟總線交互，還能夠解決兩個不同應用系統(tǒng)之間的差異問題。

4.3 適配器

適配器主要是指集成適配器，它主要設置在應用系統(tǒng)中，實現(xiàn)軟總線和應用系統(tǒng)之間的有效連接，OA 系統(tǒng)在生成數(shù)據(jù)、歸檔數(shù)據(jù)的過程中，OA 系統(tǒng)首先將請求直接發(fā)送至適配器，然后適配器發(fā)送至軟總線，軟總線在收到請求內容后，再將最終請求發(fā)送至檔案管理系統(tǒng)相連的適配器，從而完成有效的數(shù)據(jù)歸檔，實現(xiàn)無縫數(shù)據(jù)傳輸。

4.4 流程管理

流程管理是為應用集成的基礎，本次設計構想中，業(yè)務流程定義直接掛接在應用系統(tǒng)定義輸出接口、輸入結構，系統(tǒng)通過軟總線、適配器直接在結構上交互，業(yè)務流程則是根據(jù)該定義來控制消息的具體走向，從而保證整個邏輯系統(tǒng)的有序運作。

5 結束語

綜上所述，檔案管理工作是事業(yè)單位運作體系中的重要構成部分，傳統(tǒng)的檔案管理工作存在一定的局限性，不能實現(xiàn)和 OA 系統(tǒng)的有效聯(lián)動，筆者在文中對一種基于 JMS 的應用集成方法進行了闡述，以期為廣大從業(yè)者提供有價值的參考。