從財務(wù)視角論資產(chǎn)閉環(huán)管理

文/古樹靈 王宏 ，.廣東德賽集團有限公司；.惠州工程職業(yè)學(xué)院

資產(chǎn)是指由企業(yè)過去的交易或事項形成的、由企業(yè)擁有或者控制的、預(yù)期會給企業(yè)帶來經(jīng)濟利益的資源。資產(chǎn)按照流動性可以劃分為流動資產(chǎn)、長期投資、固定資產(chǎn)、無形資產(chǎn)和其他資產(chǎn)，資產(chǎn)管理是財務(wù)管理的重要環(huán)節(jié)。

1 資產(chǎn)管理概述

早期--如何保障貨幣型資產(chǎn)的安全為內(nèi)控重點。

轉(zhuǎn)變--從防范資金挪用、非法占用、資產(chǎn)被盜拓展到重點關(guān)注資產(chǎn)效能、如何充分發(fā)揮資產(chǎn)資源的物質(zhì)基礎(chǔ)作用。

當(dāng)今，財務(wù)管理職能中資產(chǎn)管理總體目標(biāo)為：全面梳理各項資產(chǎn)的管理流程，及時發(fā)現(xiàn)資產(chǎn)管理中的薄弱環(huán)節(jié)，采取有效措施及時加以改進(jìn)，不斷提升資產(chǎn)管理水平，確保資產(chǎn)安全，提高資產(chǎn)效能。

2 資產(chǎn)閉環(huán)管理的環(huán)節(jié)

資產(chǎn)閉環(huán)全過程應(yīng)當(dāng)貫徹取得、使用、淘汰“從進(jìn)入到退出”各個環(huán)節(jié)，各個環(huán)節(jié)的流程都必須經(jīng)過適當(dāng)?shù)膶徟?，各項表格及資料符合業(yè)務(wù)運行的要求和符合內(nèi)部控制的規(guī)定，能夠達(dá)到既符合業(yè)務(wù)高效運行的要求，又能達(dá)到監(jiān)管的要求、并且能夠充分競爭、節(jié)約成本。

2.1 資產(chǎn)的取得

資產(chǎn)的采購需求經(jīng)過合理計劃與權(quán)限審批（產(chǎn)能效益、成本分析、投資回報等）； 資產(chǎn)到貨后經(jīng)過充分的交付驗收程序，驗收結(jié)果得到適當(dāng)審核； 資產(chǎn)入庫后，相關(guān)的登記內(nèi)容需真實、完整，及時更新相關(guān)臺賬。

2.2 日常管理

資產(chǎn)物資需統(tǒng)一制定命名編碼規(guī)則；定期開展資產(chǎn)物資的日常檢查工作，及時發(fā)現(xiàn)故障、貶值、毀損、閑置等異常情況并上報；公司資產(chǎn)的利用充分，各業(yè)務(wù)部門定期協(xié)同長期閑置、低效運轉(zhuǎn)和超標(biāo)準(zhǔn)配置資產(chǎn)的調(diào)劑工作； 資產(chǎn)的合理調(diào)撥使用；低值易耗類物資實行“以舊換新、定額定量管理”。

2.3 資產(chǎn)的清查

資產(chǎn)物資的盤點計劃編制合理，盤點工作按計劃執(zhí)行； 盤點結(jié)果得到恰當(dāng)分析，盤點差異得到恰當(dāng)審批與處理。

2.4 資產(chǎn)的處置

確保資產(chǎn)物資的處置清理程序規(guī)范、合理，經(jīng)過適當(dāng)申請與審批，以保障資產(chǎn)安全；制定健全資產(chǎn)處置方案，區(qū)分資產(chǎn)不同的處置方式，采取相應(yīng)控制措施，確定資產(chǎn)處置的范圍、標(biāo)準(zhǔn)、程序和審批權(quán)限；定期對資產(chǎn)物資進(jìn)行檢查，及時、充分了解資產(chǎn)物資的存儲狀態(tài)。

2.5 資產(chǎn)的監(jiān)督檢查

建立和完善公司資產(chǎn)信息系統(tǒng)，搭建全過程管理的信息平臺，實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的及時采集、準(zhǔn)確規(guī)范和資源共享，對公司資產(chǎn)實行動態(tài)管理。

3 資產(chǎn)管理存在的普遍存在問題

根據(jù)財務(wù)人員參與資產(chǎn)管理經(jīng)驗，企業(yè)資產(chǎn)管理方面存在的問題歸納起來主要表現(xiàn)為：

3.1 流程問題：對照內(nèi)控流程規(guī)范，資產(chǎn)管理普遍存在流程缺失有：

（1）請購計劃性較弱，對請購物資缺乏必要的說明，資產(chǎn)重復(fù)建設(shè)多；

（2）缺乏設(shè)備調(diào)撥、外租（借）申請單，沒有及時更新臺賬獲取借條；

（3）自制設(shè)備監(jiān)管存在盲區(qū)；

（4）成品出庫后調(diào)撥頻繁，無法獲得準(zhǔn)確位置；

（5）經(jīng)常性采購未統(tǒng)一招標(biāo)管理；

（6）流程缺少監(jiān)控，通常來說，采購較為頻繁的低值易耗品存在采購監(jiān)控的盲區(qū)，例如：工裝夾具及輔料、配件采購。

3.2 數(shù)據(jù)零散：主要是指資產(chǎn)管理的數(shù)據(jù)可能分散到不同部門，例如，設(shè)備名稱存在無統(tǒng)一命名的情況，同樣?xùn)|西各部門的名稱不一致（如：工程部與 IE 部的名稱經(jīng)常性存在差異）；還有普遍存在資產(chǎn)管理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)零散，分散在各部門維護(hù)；供應(yīng)商檔案資料、資產(chǎn)臺賬、采購價格、考核評價等信息系統(tǒng)化程度不夠。

3.3 缺乏規(guī)劃：普遍存在各項資產(chǎn)臺賬格式不一現(xiàn)象，存在信息缺失的潛在風(fēng)險；普遍存在土建工程規(guī)劃前瞻性不足，由于土建工程工期較長，會導(dǎo)致工程倉促上馬，預(yù)算等工作不充分，工程變更、增補簽證失控。

3.4 資源單一：非壟斷資源供應(yīng)商不足，會導(dǎo)致競爭不充分，采購價格虛高、質(zhì)量以次充好、供應(yīng)風(fēng)險大等問題。

3.5 職責(zé)不清：審核職責(zé)不分離，資產(chǎn)管理部門既當(dāng)運動員又當(dāng)裁判員的現(xiàn)象比較普遍。

3.6 信息缺失：例如，采購報價明細(xì)程度不夠，缺乏有效市場行情對比。資產(chǎn)的編碼可能存在缺失的情況，或者編碼內(nèi)容存在不全的現(xiàn)象。

3.7 生產(chǎn)性輔料監(jiān)管普遍存在盲區(qū)：生產(chǎn)性輔料是資產(chǎn)管理的難點之一，也是發(fā)生浪費或舞弊的高發(fā)區(qū)，主要可能存在的問題：

（1）輔料使用壽命無標(biāo)準(zhǔn)用量，導(dǎo)致批量浪費；

（2）缺乏以舊換新制度；

（3）采購總額高，品種繁多且雜亂；

（4）無法歸類分析；

（5）部分輔料每月申請固定且量大，普遍存在無法判斷消耗是否合理的情況。

4 資產(chǎn)閉環(huán)管理的對策

4.1 制度完善

財務(wù)部門要動態(tài)跟蹤與檢查各項制度，對相關(guān)制度提出修訂意見，完善適應(yīng)公司組織戰(zhàn)略變革的資產(chǎn)管理制度； 更新供應(yīng)商評估準(zhǔn)入與管理規(guī)范，制定資產(chǎn)管理綱要（涵蓋資產(chǎn)的取得、日常管理、清查、處置、監(jiān)督檢查、損失問責(zé)）。

4.2 流程優(yōu)化

（1）全面梳理資產(chǎn)采購流程，優(yōu)化審批表單，精簡審批環(huán)節(jié)。如：重點控制請購環(huán)節(jié)，對各項資產(chǎn)請購單進(jìn)行檢查。

（2）加強內(nèi)部控制水平，明確公司各類資產(chǎn)采購及管理責(zé)任人。

（3）量化可行性評估報告，固化項目申報表述，提高申請書的可理解性。

（4）資產(chǎn)驗收標(biāo)準(zhǔn)化、參數(shù)化，必要時引進(jìn)第三方驗收。

（5）各項表單優(yōu)化，表單是內(nèi)控的重要內(nèi)容，表單內(nèi)容的設(shè)計必須全面、合理，以達(dá)到內(nèi)部控制的監(jiān)管、審批的要求，例如，超預(yù)算，要統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化申請，不能由各部門自行格式上報；項目可行性量化，加入風(fēng)險分析內(nèi)容，充分分析效率、品質(zhì)、訂單風(fēng)險，使購置更具可行性。設(shè)備驗收量化，資產(chǎn)驗收標(biāo)準(zhǔn)化、參數(shù)化；行政流程優(yōu)化，行政后勤、飯?zhí)脛诒Ｓ闷?、辦公用品計劃入 ERP 采購管理，目前正區(qū)分類別；資產(chǎn)外借流程閉環(huán)優(yōu)化，資產(chǎn)外借須有專門表單，各項內(nèi)容全面、完備，以控制外借資產(chǎn)的風(fēng)險。

（6）對各類采購資源分類管理，經(jīng)常性采購分類招標(biāo)（例如分為標(biāo)準(zhǔn)、自制、定制、工裝夾具、儀器儀表、后勤辦公、行政辦公、其他低值易耗品）等。

（7）從流程上保證充分競爭，非壟斷資源型資產(chǎn)有效供應(yīng)不少于 3 家。

（8）規(guī)范用量管控管理，規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)用量、每月用量分析等。

4.3 分類資產(chǎn)閉環(huán)管理措施

4.3.1 工裝夾具管控

（1）完善夾具報價模式： 規(guī)范夾具設(shè)計、驗收標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一性；規(guī)范夾具的規(guī)格、材料及工時。

（2）夾具報價區(qū)別對待： 區(qū)分低精度與高精度夾具，按照不同的精度來進(jìn)行價格評估； 區(qū)分普通型與創(chuàng)新型，分別進(jìn)行價格評估。

（3）動態(tài)檢查夾具管理實時監(jiān)控是否到位： 關(guān)注管控夾具的請購資料是否合理； 重點管控夾具的維護(hù)、存管。

4.3.2 生產(chǎn)性輔料管控

生產(chǎn)性輔料是資產(chǎn)監(jiān)管的重點、難點之一，財務(wù)人員要通過現(xiàn)有生產(chǎn)性輔料采購、存儲、領(lǐng)用等各個環(huán)節(jié)，加強生產(chǎn)性輔料的管控：

（1）制定《輔料倉儲管理與使用規(guī)定》；

（2）區(qū)分類別，按價值規(guī)定時間以舊換新處理；

（3）完成用量靠前輔料的定額制定，使用部門根據(jù)實際情況（實地試用、問卷調(diào)查等方式），制定消耗周期標(biāo)準(zhǔn)；

（4）定期抽查現(xiàn)場輔料使用壽命；

（5）培養(yǎng)物盡其用、開源節(jié)流的良好行為規(guī)范。

4.3.3 自制設(shè)備的管控

（1）自制設(shè)備也是資產(chǎn)管理容易忽視的地方，普遍存在的問題：無統(tǒng)一命名口徑：自制設(shè)備申請部門容易與工具房存在采購名稱差異；由于自制現(xiàn)場需要現(xiàn)場，設(shè)備經(jīng)常移動，無法及時定位某臺設(shè)備，難追溯。

（2）管理應(yīng)對措施： 規(guī)范梳理、統(tǒng)一命名； 統(tǒng)一設(shè)備名稱、編號、編碼，納入資產(chǎn)管理系統(tǒng)管理；

4.3.4 推動設(shè)備國產(chǎn)多元化

國外進(jìn)口設(shè)備，價格昂貴，而且很難招標(biāo)比價，近年來國產(chǎn)設(shè)備發(fā)展較快，可以根據(jù)實際情況，推動國產(chǎn)設(shè)備試用，DEMO 驗證，開發(fā)國產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)設(shè)備資源，達(dá)成充分競爭、降低成本的目的。

4.3.5 設(shè)備配件管控

設(shè)備配件是低值易耗品，主要由生產(chǎn)使用部門提出采購意見，數(shù)量難于監(jiān)控。此項管控需要財務(wù)通過實地參與了解設(shè)備原理及保養(yǎng)過程，并根據(jù)實際需要采取替代方案及訂制化加工，以達(dá)到充分競爭、降低成本的目的。

5 資產(chǎn)閉環(huán)管理實踐-EAM 固定資產(chǎn)系統(tǒng)

某大型電子企業(yè)引入了 EAM 固定資產(chǎn)系統(tǒng)，主要是基于企業(yè)資產(chǎn)規(guī)模擴大，公司意識到資產(chǎn)管理的手段和工具必須跟上，需要有比較適合的資產(chǎn)管理系統(tǒng)才能對資產(chǎn)進(jìn)行有效的管控，并提升管理效率，EAM 固定資產(chǎn)系統(tǒng)是比較適合大型企業(yè)的資產(chǎn)閉環(huán)管理。

5.1 EAM 固定資產(chǎn)系統(tǒng)特點

EAM 資產(chǎn)管理系統(tǒng)是以實物管理為特點，以計算機為操作平臺，以快捷、精準(zhǔn)和功能全面為優(yōu)勢的管理類系統(tǒng)。 該系統(tǒng)通過先進(jìn)的條形碼技術(shù)對資產(chǎn)實物從購置、領(lǐng)用、清理、盤點、借用歸還、維修到報廢進(jìn)行全方位準(zhǔn)確監(jiān)管，結(jié)合資產(chǎn)分類統(tǒng)計等報表真正實現(xiàn)帳物相符。既有利于業(yè)務(wù)部門對資產(chǎn)進(jìn)行有效管理，提升工作效率，也有利于財務(wù)人員通過系統(tǒng)對資產(chǎn)進(jìn)行有效動態(tài)管控。

5.2 EAM 資產(chǎn)管理系統(tǒng)的作用

公司在現(xiàn)有的資產(chǎn)管理臺賬及其他數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上，過渡到以 EAM為主要管理模式，全面覆蓋工程設(shè)備、信息技術(shù)資源、倉庫數(shù)據(jù)庫等管理，，統(tǒng)一公司資產(chǎn)信息采集及披露口徑，全面打造資產(chǎn)管理信息數(shù)據(jù)平臺。

（1）對設(shè)備進(jìn)行規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理；

（2）為管理設(shè)備故障、維修工作提供信息共享平臺，有效降低設(shè)備停機時間；

（3）全面提高設(shè)備排產(chǎn)計劃準(zhǔn)確性、時效性；

（4）及時、合理的庫存配件供應(yīng)及管理，提升請購合理性；

（5）提高工作效率，增加效益，降低成本，有助于真正實現(xiàn)厲行節(jié)約的原則；

（6）原來耗時耗人耗力的資產(chǎn)盤點工作，現(xiàn)在只要較短時間就可以輕松完成；

（7）大量的重復(fù)購置和閑置浪費情況現(xiàn)在得到及時解決。

5.3 EAM 資產(chǎn)管理系統(tǒng)使用成效

公司通過 EAM 資產(chǎn)管理系統(tǒng)，加強了資產(chǎn)的管控水平，落實了資產(chǎn)的閉環(huán)管理措施，整體的資產(chǎn)管理水平有了明顯的提升，同時也達(dá)到了大幅降低成本的目的，實現(xiàn)管理水平及直接經(jīng)濟效益的雙提升。在年銷售增長 36%的情況下，設(shè)備、工裝夾具、生產(chǎn)性輔料、自制設(shè)備、設(shè)備配件采購成本平均降幅 22%。

6 結(jié)束語

財務(wù)部門通過推動資產(chǎn)閉環(huán)管理，有利于加強資產(chǎn)的管控，減少浪費與損耗，提升資產(chǎn)使用效率，降低采購價格，同時也可大大提升財務(wù)管理水平。通過引入 EAM 資產(chǎn)管理系統(tǒng)，大大提升公司的資產(chǎn)管理水平，同時也有助于提升公司整體經(jīng)營管理水平，總結(jié)出較好的資產(chǎn)管理經(jīng)驗。