科研企業(yè)采購信息化建設(shè)及革新途徑研究

朱啟瓊

[摘 要]科技的發(fā)展催生了信息時代的到來，信息化建設(shè)成為企業(yè)發(fā)展的首要方向，科研企業(yè)也不例外。當(dāng)前，信息化建設(shè)是科研企業(yè)各項工作的重要內(nèi)容。而采購是企業(yè)科研生產(chǎn)的最重要的環(huán)節(jié)之一，是企業(yè)核心技術(shù)及產(chǎn)品增值的起點。文章將以傳統(tǒng)科研企業(yè)為視角，分析當(dāng)前企業(yè)采購信息化建設(shè)的發(fā)展?fàn)顟B(tài)，在深入分析采購與科研生產(chǎn)計劃、成本節(jié)約關(guān)系的基礎(chǔ)上提出企業(yè)采購信息化建設(shè)及革新的途徑，促進企業(yè)效益的最大化。

[關(guān)鍵詞]科研企業(yè) 采購信息化 革新

中圖分類號：F270.7；F274 文獻標(biāo)志碼：A

各類型企業(yè)在生產(chǎn)過程中都必須從外界獲取原材料及服務(wù)來滿足生產(chǎn)的需要。從企業(yè)的整體發(fā)展來看，采購環(huán)節(jié)是企業(yè)科研技術(shù)產(chǎn)品或服務(wù)增值的起點，也是企業(yè)核心業(yè)務(wù)流程的開始，它絕不僅僅是簡單意義上去市場購買所需的原材料，而是把組織科研創(chuàng)造能力拓展到了外部資源上，關(guān)系到企業(yè)科研生產(chǎn)經(jīng)營的各個環(huán)節(jié)。企業(yè)要在激烈的市場競爭中站穩(wěn)腳跟，就必須實現(xiàn)市場反應(yīng)能力與品質(zhì)、實現(xiàn)成本與服務(wù)的集中優(yōu)化，革新傳統(tǒng)的職能管理方式，實現(xiàn)采購的信息化建設(shè)，這是提高企業(yè)核心競爭力的關(guān)鍵。

一、科研企業(yè)物資采購信息化建設(shè)發(fā)展?fàn)顟B(tài)分析

對于科研企業(yè)來說，它的采購工作與其他常規(guī)企業(yè)存在著較大的差異。這種特征就決定著它必然走在信息化技術(shù)應(yīng)用的前端，成為采購信息化系統(tǒng)建設(shè)的重要試點。

（一）采購需求

首先，科研企業(yè)由于自身的產(chǎn)業(yè)特性，形成內(nèi)外兩面的特征。一方面，對外來說，多批次而小批量的采購造成了采購工作本身的相對不便，而且在進行采購的過程中很難與賣方進行價格的談判；另一方面，對內(nèi)來說，不同部門間對于采購物項的需求紛繁復(fù)雜，此種狀態(tài)下，采購部門如何有針對性地實現(xiàn)各個部門的需求成為急需解決的突出問題。需求的繁雜性在企業(yè)的工作環(huán)境中尤為突出，不同部門間的專業(yè)性較強加之地理上的分散，給采購工作帶來一定的難度。正因為如此，企業(yè)采購的信息化建設(shè)刻不容緩，必須大力推進。

（二）溝通需求

溝通是采購過程中另一個相當(dāng)重要的問題，在當(dāng)前的采購工作中很明顯存在缺乏有效溝通的問題。傳統(tǒng)采購中信息呈現(xiàn)單線式的溝通鏈，在企業(yè)缺少具備采購運作整體視角的人才，往往只有項目人員才知道在什么時候需要采購和采購什么，也只有供應(yīng)商的業(yè)務(wù)員才知道何時可以供應(yīng)和供應(yīng)什么，從而導(dǎo)致雙方以及個體內(nèi)部之間信息的不暢通，極易影響信息傳遞的準(zhǔn)確性，浪費溝通鏈中工作人員的時間與精力[1]。除此之外，在傳統(tǒng)的采購過程中往往把采購工作當(dāng)作獨立的活動，關(guān)心科研生產(chǎn)活動能不能有效進行，采購與項目的研發(fā)、采購與制造成本的節(jié)約則很少與相關(guān)的市場人員和項目技術(shù)人員進行溝通。所以，需要強化企業(yè)采購的信息化建設(shè)，保障過程中實現(xiàn)有效的溝通，促進企業(yè)效益的最大化。

（三）建立采購品追蹤系統(tǒng)需求

采購信息化能有效促進采購品追蹤系統(tǒng)的建設(shè)。對企業(yè)內(nèi)部來說，針對不同批次采購物項的使用情況進行信息的收集與整理形成一個強大的數(shù)據(jù)庫，促進未來采購工作的優(yōu)化升級。與此同時，對外而言，包括以往采購信息以及相關(guān)的信用信息等的供應(yīng)商信息，同樣會為日后采購部門的工作提供重要依據(jù)，促進未來采購工作的進一步優(yōu)化。

二、采購信息化建設(shè)

（一）信息公開透明

企業(yè)采購工作整個過程的公平公正直接關(guān)系到企業(yè)工作的效果，而在實現(xiàn)采購工作的公平化過程當(dāng)中，信息公開透明具有重要的意義。良好的信息透明性是建設(shè)整個采購信息化系統(tǒng)的最基本的要素，同時它也是保障整個物資供應(yīng)鏈工作高效與控制有效的基礎(chǔ)。當(dāng)前，在基于PC端的網(wǎng)絡(luò)信息應(yīng)用時代中，科研企業(yè)采購信息化系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)以數(shù)據(jù)庫作為基本的技術(shù)支持，建設(shè)Web頁面為前端呈現(xiàn)采購體系，幫助實現(xiàn)信息的透明。

（二）內(nèi)部流程信息化

1.實現(xiàn)采購內(nèi)部管理體系的信息化

首先需要建立一個采購管理信息系統(tǒng)，來完成企業(yè)內(nèi)部制定的采購申請的提交、審查與批準(zhǔn)，查詢、跟蹤采購過程中各項數(shù)據(jù)以及進行相關(guān)報表的制定工作，對企業(yè)采購運作提供良好的后臺支撐。通過將各個模塊的流程鉤稽來實現(xiàn)供應(yīng)鏈全流程的信息化管理。具體流程為：采購計劃—采購申請—平臺公開發(fā)布—采購實施—合同審批簽訂—合同存檔—報銷支付—驗收入庫。實現(xiàn)全過程管理，將采購計劃作為采購工作的重要源頭，有效提高采購效率，降低分散采購和重復(fù)采購的情況；將采購申請作為最基本的操作單位，以電子化的采購申請來替代實際工作中的各種單據(jù)，并借用采購申請的不同狀態(tài)來呈現(xiàn)出采購流程當(dāng)下的階段，通過信息化大數(shù)據(jù)統(tǒng)計功能將采購階段的每個數(shù)據(jù)進行分析，形成各類統(tǒng)計查詢表，因此，企業(yè)管理者可以通過采購信息化模塊對采購任務(wù)的執(zhí)行情況進行實時監(jiān)控。

在實踐中可以發(fā)現(xiàn)，企業(yè)采購信息系統(tǒng)的建設(shè)有效實現(xiàn)了企業(yè)采購管理的信息化建設(shè)，信息傳遞的中間環(huán)節(jié)得以省略，信息流動的速度大大加快，極大地提高了企業(yè)的市場反應(yīng)效率，提升了企業(yè)的競爭力。

2.財務(wù)工作信息化

在企業(yè)進行內(nèi)部管理信息化建設(shè)之后，相應(yīng)的財務(wù)會計工作也要進行變革。傳統(tǒng)的企業(yè)在采購工作中填寫與審查發(fā)票、訂單以及收貨等基本的工作都會產(chǎn)生大量的文檔內(nèi)容，占據(jù)工作人員的時間與精力，也消耗企業(yè)資源。而在信息化的采購信息化中可以對采購流程的信息流進行分析，將原本需要大量人力來完成的復(fù)雜的財務(wù)工作交由一個簡單的信息集成系統(tǒng)來完成，最大化地節(jié)省企業(yè)采購的時間與內(nèi)部信息處理的時間，提高企業(yè)的反應(yīng)速率[2]。

（三）外部運作信息化

1.網(wǎng)絡(luò)采購

“開源”與“節(jié)流”是網(wǎng)絡(luò)采購兩項重要的職能，它最重要的目的就在于節(jié)省成本、提高采購工作的效率。首先，企業(yè)在網(wǎng)絡(luò)采購過程中可以把原材料的成本控制在一個相當(dāng)?shù)偷乃缴?；其次，企業(yè)還可以在網(wǎng)絡(luò)采購中獲得更高質(zhì)量的供應(yīng)；最后，企業(yè)在網(wǎng)絡(luò)采購中極大地提高了企業(yè)科研生產(chǎn)與運作的效率。在企業(yè)的科研生產(chǎn)經(jīng)營中原材料的價格是節(jié)流的關(guān)鍵，而為了進一步實現(xiàn)節(jié)流最好的方式就是開源，也就是擴大供應(yīng)商的范圍，形成良好的競爭機制，將原材料價格維持在相對較低的水平，以此實現(xiàn)企業(yè)效益的最大化。

實施網(wǎng)絡(luò)采購首先需要企業(yè)建立相應(yīng)的采購網(wǎng)站，與供應(yīng)商進行網(wǎng)上的注冊與交易，除此之外，企業(yè)的采購執(zhí)行員也可以在網(wǎng)上搜索其他供應(yīng)商的網(wǎng)址并與其建立聯(lián)系，擇優(yōu)而定。

2.供應(yīng)商信息化管理

對供應(yīng)商進行信息化管理是強化企業(yè)采購信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，良好的供應(yīng)商管理是促使企業(yè)與供應(yīng)商保持共同發(fā)展，實現(xiàn)雙贏的基礎(chǔ)。借助信息化管理系統(tǒng)，將供應(yīng)商履約評價納入整個供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)中，對已簽訂合同的供應(yīng)商按照一定的評分原則進行履約評價，可以建立供應(yīng)商評級制度，按照履約程度的不同將供應(yīng)商分級管理，并給予相應(yīng)的激勵及懲罰措施，以建立一個長期有效的供應(yīng)商管理體系，也便于供應(yīng)商及時得到用戶反饋及供應(yīng)與生產(chǎn)需要的信息[3]，有效減少供應(yīng)商的數(shù)量、節(jié)約成本，促使企業(yè)獲得長久的競爭力。

三、結(jié)語

實現(xiàn)企業(yè)采購的信息化，從整體層面上重構(gòu)了企業(yè)采購的職能，系統(tǒng)化地提高了企業(yè)采購環(huán)節(jié)的整體工作效率，促進企業(yè)獲得動態(tài)的持續(xù)革新的能力，從而使企業(yè)在激烈的市場競爭中獲得長久的競爭力。企業(yè)采購信息化有效降低了企業(yè)科研生產(chǎn)經(jīng)營的成本，大大提高了運作效率，最大限度地縮短了企業(yè)的采購周期，將企業(yè)的訂購時間與供應(yīng)商的反應(yīng)時間縮小，同時也促進了財務(wù)工作的優(yōu)化與簡化，并最終促使采購相關(guān)業(yè)務(wù)職能的集成優(yōu)化?？傊?，企業(yè)采購信息化建設(shè)及革新，將供應(yīng)商納入企業(yè)的運作體系之中，企業(yè)與供應(yīng)商之間形成良好合作，溝通合同都有了實質(zhì)性的飛躍，有利于企業(yè)的長遠發(fā)展。

參考文獻：

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[2]趙晶晶.基于業(yè)務(wù)流程再造的企業(yè)信息化研究[J].中國管理信息化，2014（12）：39- 40.

[3]張均燕.山東銀座商城與沃爾瑪供應(yīng)鏈管理的對比分析[J].品牌（下半月），2014（9）：19- 20.