如何加強(qiáng)檔案管理創(chuàng)新力度，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化

葉曄 譚敏

摘 要：隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，當(dāng)前檔案管理工作已加快信息化管理的轉(zhuǎn)變，檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)是檔案工作的重要變革，其對(duì)檔案管理理念、檔案人員、檔案管理模式等都提出了全新的要求。因此在當(dāng)前檔案管理工作中，需要與先進(jìn)技術(shù)有效結(jié)合，以此來創(chuàng)新檔案管理，全面提高檔案管理信息化水平，使檔案更好的服務(wù)于社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。跟隨時(shí)代的腳步，傳統(tǒng)檔案管理模式逐漸被一種全新的檔案管理模式所替代，這種新型的模式就是檔案信息化管理。現(xiàn)今，檔案管理信息化的發(fā)展仍然存在一些弊端。為實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化以及檔案管理信息化的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，本文特別對(duì)檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀、實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的途徑等問題進(jìn)行了探析和討論。

關(guān)鍵詞：檔案管理;創(chuàng)新;信息化

引言 檔案管理一直都不受重視，導(dǎo)致其發(fā)展比較緩慢，跟不上時(shí)代的發(fā)展，檔案記錄著非常重要的信息，應(yīng)該受到重視。當(dāng)前，檔案管理還是利用人工收集、整理、保管檔案，人難免有失誤的時(shí)候，可能會(huì)丟失、漏掉一些檔案，為了提高檔案的管理水平，應(yīng)該使檔案管理走向信息化，檔案管理信息化可以解決很多的問題，又有很多的優(yōu)點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，方便信息、資源實(shí)現(xiàn)共享。檔案作為企業(yè)及社會(huì)進(jìn)行人員管理判別的重要依據(jù)，會(huì)非常直觀的影響到一個(gè)員工的提拔、晉升甚至是辭退，所以如何將現(xiàn)階段高科技化的管理手段融入到目前的檔案管理中，成為了一個(gè)非?，F(xiàn)實(shí)且重要的課題。

一.檔案管理信息化的重要意義

1. 資源共享更加方便和快捷

檔案管理信息化模式下，檔案信息的搜索和查詢?cè)谟?jì)算機(jī)系統(tǒng)中即能未完成，而且具有高效性，充分的體現(xiàn)出了檔案管理費(fèi)資源共享的便捷性。檔案管理信息化建設(shè)過程中，有效的改善了傳統(tǒng)檔案管理工作中資源無法共享及資源浪費(fèi)的現(xiàn)象，全面提升了信息資源的使用效率，而且通過設(shè)置專門的部門來對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一和系統(tǒng)性的管理，并構(gòu)建檔案信息資源共享平臺(tái)，以此來推動(dòng)檔案信息資源共享的實(shí)現(xiàn)。

2. 信息保存的持久穩(wěn)定性

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在時(shí)間不斷推移過程中極易發(fā)生損壞，對(duì)這些損壞的檔案信息進(jìn)行修復(fù)難度較大，需要耗費(fèi)較多的人力、物力和財(cái)力。在檔案管理信息化建設(shè)過程中，有效的規(guī)避了傳統(tǒng)檔案管理工作中的各種弊端，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)檔案信息的存儲(chǔ)，檔案保存的更具長(zhǎng)久性和穩(wěn)定性。

3. 提高檔案管理的效率

傳統(tǒng)檔案管理工作較為繁瑣，對(duì)檔案信息的查詢和調(diào)閱都需要花費(fèi)較長(zhǎng)的時(shí)間，檔案管理人員工作強(qiáng)度較大，效率不高。在當(dāng)前檔案管理工作中互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的應(yīng)用普及，為檔案管理工作增加了巨大的技術(shù)優(yōu)勢(shì)，因此需要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理方式，以此來加快促進(jìn)檔案管理信息化的發(fā)展。在檔案管理信息化環(huán)境下，只需要將檔案信息輸入計(jì)算機(jī)中，不僅檔案管理效率大幅度提升，而且檔案管理人員勞動(dòng)強(qiáng)度降低，有了更多的精力和時(shí)間投入到編研工作中來。

二.創(chuàng)新檔案管理信息化存在的幾個(gè)問題

1. 檔案信息化管理硬件設(shè)施水平不高

檔案信息化建設(shè)離不開各種硬件設(shè)施，如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、光盤以及光盤刻錄機(jī)等。硬件設(shè)施的購(gòu)買需要花費(fèi)大量的資金，于是使一些事業(yè)單位寧愿停留在傳統(tǒng)的冗雜的檔案管理模式。這是十分不可取的，這勢(shì)必會(huì)造成在檔案信息收集和傳遞工作中效率低下，這也違背了時(shí)代的發(fā)展要求。所以，要舍得投入財(cái)力才能使硬件設(shè)施符合現(xiàn)代化檔案管理的要求，加速檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)高效便利的檔案管理信息化。

2. 檔案信息化管理的安全意識(shí)較差

檔案信息與其他信息資源不同，多包含密級(jí)文件，因此要注意檔案信息內(nèi)容的保護(hù)，然而這是各級(jí)檔案工作者常常忽略的，為檔案信息安全帶來隱患。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案信息更加容易被不法分子盜取，并且一旦被竊取很容易在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境內(nèi)大面積傳播，這不僅會(huì)造成在檔案信息管理時(shí)重要信息的流失，從而造成嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。因此，加強(qiáng)檔案管理所在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全建設(shè)就尤為重要。

3. 檔案信息資源開發(fā)及利用水平低

檔案信息資源的開發(fā)和有效供給不足，檔案信息資源的采集以及加工中含有很多重復(fù)勞動(dòng)，數(shù)字內(nèi)容的質(zhì)量有待提高。當(dāng)前，我國(guó)檔案開放的比例還較低，我國(guó)已建設(shè)很多數(shù)據(jù)庫(kù)，盡管有一些取得了好成績(jī)的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，但大部分都只是“死庫(kù)”，巨大的信息資源并未能發(fā)揮巨大的作用。

三.創(chuàng)新檔案管理信息化實(shí)現(xiàn)的有效途徑

1. 提高檔案管理人員的素質(zhì)

信息化的檔案管理發(fā)展一方面是管理系統(tǒng)的應(yīng)用推進(jìn)，另一方面需要有相應(yīng)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和素養(yǎng)的管理人員，進(jìn)行信息化系統(tǒng)的維護(hù)改進(jìn)，一是進(jìn)行信息化的檔案管理工作人員需要有相應(yīng)的計(jì)算機(jī)技術(shù)的操作技能，很多管理系統(tǒng)都會(huì)設(shè)計(jì)到計(jì)算機(jī)網(wǎng)路、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、信息組織的相關(guān)技術(shù)，相關(guān)的信息管理人員也需要具有一定的管理技能。二是對(duì)工作人員的綜合素質(zhì)進(jìn)行提升，信息化技術(shù)的應(yīng)用雖然減輕了檔案管理的工作負(fù)擔(dān)，但需要工作人員有良好的責(zé)任心，對(duì)各項(xiàng)檔案信息可以及時(shí)錄入整理，提升檔案部門的窗口服務(wù)質(zhì)量，使得檔案信息化發(fā)展最終更好的為人民服務(wù)。

2. 轉(zhuǎn)變檔案工作者的思想觀念，創(chuàng)新多樣性服務(wù)模式

在當(dāng)前信息化環(huán)境下，檔案管理人員需要加快思想觀念的轉(zhuǎn)變，在實(shí)際工作中要重視電子信息技術(shù)的應(yīng)用，增強(qiáng)服務(wù)的主動(dòng)性，并進(jìn)一步創(chuàng)新服務(wù)意識(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)的多樣性，將檔案信息在更大范疇內(nèi)進(jìn)行推廣，使其更好的與社會(huì)發(fā)展需求相符合。檔案管理的最終目的即是服務(wù)，因此在實(shí)踐檔案工作中，要通過開展實(shí)踐活動(dòng)，及時(shí)對(duì)社會(huì)對(duì)檔案信息的需求及利用者的特點(diǎn)進(jìn)行了解，加強(qiáng)檔案信息資源的整理，促進(jìn)檔案信息的高效利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息向社會(huì)的有效開放。

3. 轉(zhuǎn)變檔案工作者的思想觀念，創(chuàng)新多樣性服務(wù)模式

在當(dāng)前信息化環(huán)境下，檔案管理人員需要加快思想觀念的轉(zhuǎn)變，在實(shí)際工作中要重視電子信息技術(shù)的應(yīng)用，增強(qiáng)服務(wù)的主動(dòng)性，并進(jìn)一步創(chuàng)新服務(wù)意識(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)的多樣性，將檔案信息在更大范疇內(nèi)進(jìn)行推廣，使其更好的與社會(huì)發(fā)展需求相符合。檔案管理的最終目的即是服務(wù)，因此在實(shí)踐檔案工作中，要通過開展實(shí)踐活動(dòng)，及時(shí)對(duì)社會(huì)對(duì)檔案信息的需求及利用者的特點(diǎn)進(jìn)行了解，加強(qiáng)檔案信息資源的整理，促進(jìn)檔案信息的高效利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息向社會(huì)的有效開放。

4. 提高電子文件歸檔管理的信息化水平

根據(jù)自身檔案管理的發(fā)展，采用與之相適應(yīng)的檔案信息管理系統(tǒng)，根據(jù)企業(yè)內(nèi)部的檔案信息類型和使用方式，采用合適的方式進(jìn)行檔案信息實(shí)體內(nèi)容向數(shù)字內(nèi)容的轉(zhuǎn)化。同時(shí)制定相應(yīng)的檔案信息化管理發(fā)展制度，提升檔案信息化管理的人員積極性。從信息化檔案管理和服務(wù)的兩方面內(nèi)容提升檔案信息管理質(zhì)量，提升信息化檔案發(fā)展、管理、應(yīng)用的效率

結(jié)束語：綜上所述，檔案信息化的發(fā)展是信息時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，通過采用信息化的檔案管理方式，使得我國(guó)的檔案管理工作的效率、質(zhì)量、安全得到進(jìn)一步提升。越來越多的企業(yè)生產(chǎn)發(fā)展都需要借助信息化的管理方式進(jìn)行促進(jìn)，信息化檔案管理的發(fā)展與發(fā)展為我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供了良好的信息服務(wù)支撐。

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