機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化路徑探析

董敘彤

摘要：對于機關(guān)事業(yè)單位來說，若想要充分保證職能發(fā)揮，就需要調(diào)動人才的積極性，從而實現(xiàn)機關(guān)事業(yè)單位的創(chuàng)新發(fā)展。本文主要從機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化的積極影響出發(fā)，分析當前存在的問題，進而探討機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化的路徑。

關(guān)鍵詞：機關(guān)事業(yè)單位;檔案管理;信息化路徑

對于機關(guān)事業(yè)單位來說，檔案管理信息化有利于突破傳統(tǒng)檔案管理的局限，降低檔案管理工作人員的壓力，從而保證工作效率。同時，還能提高檔案信息傳遞的速度和質(zhì)量，保證安全性。信息化建設(shè)是當前時代發(fā)展的必然趨勢，各行各業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展中都必須重視信息化建設(shè)的落實。在檔案管理方面，合理使用信息化技術(shù)，發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，從而提高機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化水平，保證機關(guān)事業(yè)單位充分發(fā)揮職能優(yōu)勢。

1. 機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化的積極影響

1.1 有利于提高檔案保存的穩(wěn)定性

過去，機關(guān)事業(yè)單位進行檔案管理多是針對紙質(zhì)文件，這些紙質(zhì)文件不僅體積大影響空間使用，而且很容易受到自然環(huán)境的破壞。一旦發(fā)生火災(zāi)等自然災(zāi)害，又或者人為因素干擾，這些紙質(zhì)檔案就無法實現(xiàn)長期保存。另外，在進行紙質(zhì)檔案保存時，其完整性很難確定，極容易造成數(shù)據(jù)的丟失和損害。借助信息化技術(shù)來進行檔案管理，可以有效解決傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的弊端，有利于提高檔案保存的穩(wěn)定性。

1.2 有利于提高工作效率，保證工作質(zhì)量

隨著機關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展，檔案管理工作的內(nèi)容越來越多，難度也逐漸增加。如果仍然采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，檔案管理人員的工作壓力會越來越大，而且難以保質(zhì)保量地完成工作。對檔案進行信息化管理，而且簡化工作流程，降低檔案管理人員管理的難度，保證其工作效率。同時，在信息化技術(shù)的保證下，檔案管理的準確性也能得到有效提高。

1.3 保證檔案信息傳遞的安全

在進行紙質(zhì)檔案傳遞的過程中，必須投入大量的資源來保障檔案信息傳遞的效率以及安全性。盡管如此，在實際檔案信息傳遞的過程中，還是會存在各種各樣的因素來干擾檔案信息傳遞的過程。如果機關(guān)事業(yè)單位不積極進行檔案信息傳遞模式的創(chuàng)新，既會加大單位進行檔案管理的成本投入，又會帶來安全風(fēng)險，不利于機關(guān)事業(yè)單位的健康發(fā)展[1]。

2. 機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化存在的問題分析

2.1 機關(guān)事業(yè)單位缺乏對于檔案信息化管理的重視

在機關(guān)單位進行檔案信息化管理發(fā)展的過程中，必須從思想意識層面來調(diào)動人們創(chuàng)新發(fā)展的積極性。但是就目前來看，不少機關(guān)事業(yè)單位的相關(guān)人員對于檔案管理信息化建設(shè)的重視程度不夠，尤其表現(xiàn)在一些領(lǐng)導(dǎo)層面。機關(guān)單位事業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該是推動檔案管理信息化發(fā)展的主要力量，如果其思想意識層面不重視，那么下級工作人員自然也會忽視檔案信息化管理。如此一來，整個機關(guān)事業(yè)單位的工作人員都對檔案信息化管理工作缺乏重視，那么行動層面自然無法落實，整個檔案管理信息化建設(shè)就成了空中樓閣。

2.2 缺乏專業(yè)人才

檔案管理信息化的發(fā)展離不開專業(yè)人才的積極作用，現(xiàn)如今，在進行檔案管理信息化價建設(shè)過程中，人才的缺乏成為制約檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵。檔案管理人員的綜合素質(zhì)不過關(guān)，對于當前的信息技術(shù)掌握不充分，難以在檔案管理信息化中發(fā)揮積極作用[2]。

2.3 數(shù)字資源短缺

機關(guān)單位進行信息化建設(shè)離不開數(shù)字資源，在進行檔案管理信息化建設(shè)中，常常因為缺乏數(shù)字檔案資源而舉步維艱。對于機關(guān)事業(yè)單位來說，過去其主要一紙質(zhì)檔案為管理的主要對象?，F(xiàn)如今，伴隨著信息時代的到來，進行數(shù)字資源的獲取和管理對其來說難度升級。一方面，現(xiàn)有的數(shù)字檔案資源不規(guī)范導(dǎo)致數(shù)字資源的管理難以實現(xiàn);另一方面，在進行檔案管理信息化過程中缺乏規(guī)范的管理制度，導(dǎo)致建設(shè)較為隨意，處于被動的工作狀態(tài)。

3. 機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化的路徑探討

3.1 強化機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化的重視

在進行檔案管理信息化建設(shè)環(huán)節(jié)時，不能一直處于被動的狀態(tài)，因此需要充分調(diào)動其工作的積極性，強化其對機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化的重視程度，從思想意識層面提高大家的主動性，幫助大家正確理解檔案管理信息化建設(shè)的重要意義。首先，單位領(lǐng)導(dǎo)要以身作則，充分帶動大家轉(zhuǎn)變思想，主動進行檔案管理信息化建設(shè)。其次，在信息化建設(shè)環(huán)節(jié)，還要做好資源的投入，包括各種基層建設(shè)以及軟件設(shè)備的購置等，實現(xiàn)檔案管理信息化工作的順利推進[3]。

3.2 做好專業(yè)團隊的建設(shè)工作

缺乏專業(yè)人才進而直接影響到機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量和速度，因此，做好專業(yè)團隊的建設(shè)工作迫在眉睫。第一，要積極引入人才，明確檔案管理人員的標準，進而做好人才引入的把關(guān)工作。第二，要重視對于檔案管理人員的培訓(xùn)工作，不僅包括必要的崗前培訓(xùn)，還要積極進行在崗培訓(xùn)，幫助檔案管理人員樹立終身學(xué)習(xí)的意識，在學(xué)習(xí)過程中不斷接觸新知識、新技術(shù)，從而幫助其更好地進行檔案管理信息化建設(shè)工作[4]。

3.3 建立健全檔案管理制度

為了進一步規(guī)范檔案管理的工作流程，就必須建立健全檔案管理制度，建立規(guī)范的體系，幫助檔案管理人員規(guī)范自身行為。第一，要做好統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫的建立工作，實現(xiàn)數(shù)字檔案資源的有效管理。第二，要統(tǒng)一標準，幫助工作人員明確檔案管理的標準，推動兼容、共享檔案管理信息系統(tǒng)的建立。第三，要明確檔案管理的責(zé)任，提高檔案管理工作人員的責(zé)任意識。

結(jié)語

隨著當前信息技術(shù)的發(fā)展，機關(guān)事業(yè)單位檔案管理實現(xiàn)信息化是時代發(fā)展的趨勢，也是檔案管理面向未來發(fā)展的集中體現(xiàn)。檔案管理是機關(guān)事業(yè)單位管理的重要內(nèi)容，檔案管理信息化是當前機關(guān)事業(yè)單位信息化建設(shè)重點。基于當前機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題，有關(guān)人員必須重視檔案管理信息化工作的開展。

參考文獻

[1]劉建民.河南省高校檔案管理信息化建設(shè)路徑研究 [J]. 蘭臺 世界，2017（12）.

[2]姜華 .機關(guān)單位檔案管理信息化探討及研究 [J]. 黑龍江科技 信息，2017（18）.

[3]丁峰.當前時期下事業(yè)單位檔案信息化管理模式的若干思考[J].黑龍 江史志，2014（15）.

[4]梁景秀，張婧.行政事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)分析[J].企業(yè)改革與管 理，2014（20）.