對(duì)辦公室行政管理精細(xì)化策略論述

陸健健

摘要：辦公室行政精細(xì)化管理是一種廣泛應(yīng)用于各個(gè)行業(yè)的管理手段，在地鐵運(yùn)營(yíng)公司管理過(guò)程中，辦公室精細(xì)化管理強(qiáng)調(diào)建立以科學(xué)管理為基礎(chǔ)、以人才管理為核心、制度管理為保障的綜合管理體系，強(qiáng)調(diào)管理的精確、細(xì)致、嚴(yán)格，旨在全面提升辦公室的工作效能與管理水平。本文以辦公室行者管理精細(xì)化為論述點(diǎn)，探討實(shí)行精細(xì)化管理的具體策略。

關(guān)鍵詞：辦公室行政;行政管理;精細(xì)化管理;精細(xì)化策略

1.細(xì)化管理制度，提升管理效率

在實(shí)際開(kāi)展辦公行政管理的過(guò)程中，其管理內(nèi)容與管理方式往往是較為復(fù)雜的，地鐵運(yùn)營(yíng)公司負(fù)責(zé)人不僅要關(guān)注辦公室的基本職能，還要注重辦公室工作人員的綜合從業(yè)素質(zhì)，在了解辦公室工作人員基本服務(wù)特點(diǎn)的同時(shí)制定管理手段。在這種情況下，部分管理者往往會(huì)感到分身乏術(shù)，在開(kāi)展管理工作時(shí)，無(wú)法了解辦公室的基本職能、工作特點(diǎn)，導(dǎo)致綜合管理效率低下。要實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化，就必須學(xué)會(huì)合理收放，建立與辦公室工作人員之間的有效互動(dòng)，提升綜合管理效率。

在細(xì)化辦公室行政管理的同時(shí)，管理人員應(yīng)對(duì)工作人員的綜合素質(zhì)、工作要求形成一個(gè)大致了解，幫助員工解決實(shí)際遇到的工作問(wèn)題，落實(shí)放大抓小的管理觀念、改變傳統(tǒng)的管理模式，從細(xì)節(jié)中展示管理成果，管理人員以身作則，利用自身能力帶動(dòng)工作人員參與到工作任務(wù)當(dāng)中。

在開(kāi)展精細(xì)化辦公室行政管理的過(guò)程中，管理者應(yīng)落實(shí)事無(wú)巨細(xì)的管理理念，幫助辦公室人員形成全面穩(wěn)定的服務(wù)意識(shí)。從日常管理、文檔管理、會(huì)議管理等多個(gè)環(huán)節(jié)入手，提升綜合工作效率，提升從業(yè)人員的服務(wù)意識(shí)。在日常管理環(huán)節(jié)，辦公室人員應(yīng)建立明確的管理目標(biāo)、緊跟管理對(duì)象，實(shí)現(xiàn)管理工作的規(guī)范化、程序化、科學(xué)化，全面提升辦公室的凝聚力與綜合服務(wù)意識(shí)，辦公室人員應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行形成精細(xì)化管理調(diào)整，結(jié)合工作要求及時(shí)補(bǔ)充規(guī)章制度，備好編制單位內(nèi)對(duì)內(nèi)、對(duì)外的工作文件，保障各項(xiàng)工作的開(kāi)展有源可查，根據(jù)實(shí)際單位工作情況修訂、整合、補(bǔ)充各項(xiàng)規(guī)章制度，并與管理者建立良好的互動(dòng);辦公室單位應(yīng)做好文件制發(fā)、公文處理工作，及時(shí)登記工作環(huán)節(jié)出現(xiàn)的突發(fā)問(wèn)題，整理并收集來(lái)訪報(bào)告，對(duì)于高級(jí)指示，應(yīng)及時(shí)傳達(dá)、審閱、送簽、提升辦公室工作效率。

2.提升人員素質(zhì)，建立管理體系

辦公室人員的從業(yè)素質(zhì)直接影響到辦公室精細(xì)化行政管理的質(zhì)量，在更為細(xì)致的行政管理環(huán)節(jié)中，管理要求與管理制度對(duì)員工的基礎(chǔ)技能、管理水平提出了更為嚴(yán)格的要求，只有全面提升員工的專業(yè)素質(zhì)，引導(dǎo)員工將工作制度轉(zhuǎn)化為工作習(xí)慣，才能最大限度的培養(yǎng)符合企業(yè)發(fā)展需求的專業(yè)人才。

在落實(shí)行政管理細(xì)化工作的過(guò)程中，地鐵運(yùn)營(yíng)公司管理者應(yīng)建立合理有效的培訓(xùn)體系，通過(guò)專業(yè)的培訓(xùn)流程提升從業(yè)人員的綜合素質(zhì)，并利用具體的管理措施對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行約束，實(shí)現(xiàn)管理流程的精細(xì)、規(guī)范。在行政管理精細(xì)化環(huán)節(jié)，地鐵運(yùn)營(yíng)公司管理者應(yīng)為辦公室工作人員培養(yǎng)專業(yè)、專注的工作態(tài)度，引導(dǎo)其做好檔案管理、會(huì)議通知、業(yè)務(wù)接待等基本工作。在日常工作環(huán)節(jié)，及時(shí)對(duì)文件檔案進(jìn)行分類，提高辦公效率，確保檔案的可用性與延續(xù)性，嚴(yán)格按照辦公室制度收發(fā)檔案，并對(duì)檔案的調(diào)閱、借用、審批進(jìn)行核定登記，做好檔案的循環(huán)利用工作，提升其信息管理能力;在會(huì)議通知與業(yè)務(wù)接待環(huán)節(jié)，應(yīng)確保信息傳達(dá)的準(zhǔn)確性、信息應(yīng)用的高效性，保障會(huì)議場(chǎng)地可用、與會(huì)人員無(wú)缺勤。地鐵運(yùn)營(yíng)公司管理人員應(yīng)制定完整、細(xì)致的工作制度，為精細(xì)化行政管理提供理論依據(jù)，響應(yīng)實(shí)際工作流程，確保行政管理順利開(kāi)展。

3.加強(qiáng)信息管理，控制工作成本

良好的成本控制對(duì)于地鐵運(yùn)營(yíng)公司的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有較為明顯的影響，在行政精細(xì)化管理環(huán)節(jié)，公司管理者應(yīng)引導(dǎo)辦公室形成可持續(xù)、可再生的發(fā)展理念，利用信息化技術(shù)提升管理水平。

地鐵運(yùn)營(yíng)公司管理者應(yīng)加強(qiáng)對(duì)辦公耗材的相關(guān)管理工作，在降低目標(biāo)生產(chǎn)成本的同時(shí)杜絕鋪張浪費(fèi)現(xiàn)象，控制企業(yè)內(nèi)部的資源流動(dòng)。以紙張的使用為例，為避免辦公室過(guò)度用紙，可建立信息化用紙登記系統(tǒng)，要求辦公室工作人員對(duì)領(lǐng)紙、用紙活動(dòng)進(jìn)行登記，超出的紙張開(kāi)銷要求辦公室自行承擔(dān)，如果產(chǎn)生了較多的紙張損耗，在不影響工作要求的情況下，可將紙張二次使用;在車輛調(diào)度環(huán)節(jié)，應(yīng)有效使用車輛，在不影響工作效率的前提下，可合理控制運(yùn)輸費(fèi)用，運(yùn)用新式繳費(fèi)系統(tǒng)采取有針對(duì)性的繳費(fèi)措施，實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)優(yōu)化;在調(diào)用生產(chǎn)材料之前，辦公室工作人員應(yīng)與對(duì)應(yīng)的管理部門進(jìn)行溝通，在獲得批準(zhǔn)之后才能行使使用權(quán)利，要落實(shí)辦公室行政管理精細(xì)化法則，就要杜絕公物私用、一物多用、只用不修等錯(cuò)誤行為，確保循環(huán)利用資源處于最佳運(yùn)行狀態(tài)，不可循環(huán)資源處于最小損耗狀態(tài)。在開(kāi)展精細(xì)化行政管理的過(guò)程中，地鐵運(yùn)營(yíng)公司管理者應(yīng)對(duì)辦公室工作人員及時(shí)進(jìn)行管理培訓(xùn)，提升其從業(yè)意識(shí)、從業(yè)素質(zhì)，確保辦公室工作的高效展開(kāi)。

結(jié)束語(yǔ)：

辦公室內(nèi)的工作內(nèi)容復(fù)雜，工作責(zé)任重大，如果不能處理好行政問(wèn)題，在后續(xù)管理環(huán)節(jié)，可能會(huì)發(fā)生各種情況，甚至?xí)?duì)地鐵的正常運(yùn)行造成不良影響，地鐵運(yùn)營(yíng)公司管理者應(yīng)具備高瞻遠(yuǎn)矚的戰(zhàn)略目光，建立精細(xì)化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化的行政管理框架，以身作則的同時(shí)從細(xì)節(jié)出發(fā)，要求辦公室人員做好行政處理工作，提升服務(wù)意識(shí)，全面提高地鐵運(yùn)營(yíng)管理水平。

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