通過網(wǎng)上報銷系統(tǒng)加強財務(wù)管控

承波

摘 要 隨著企業(yè)財務(wù)支出和報賬業(yè)務(wù)工作量的增加，報賬人“報銷難”成為不少子公司企業(yè)報賬人普遍面臨的問題。在信息時代背景下，網(wǎng)上報銷系統(tǒng)逐漸成為企業(yè)改革的趨勢。本文在分析傳統(tǒng)報銷模式問題的基礎(chǔ)上，結(jié)合江蘇泰州大橋有限公司的網(wǎng)上報銷系統(tǒng)運行情況，從提高報銷效率、降低企業(yè)成本、財務(wù)工作降負減壓、實現(xiàn)財務(wù)信息共享與加強預(yù)算管控等角度闡述報銷系統(tǒng)的應(yīng)用優(yōu)勢，并提出系統(tǒng)的未來優(yōu)化方向，以期為更多企業(yè)引入網(wǎng)上報銷系統(tǒng)提供借鑒。

關(guān)鍵詞 網(wǎng)上報銷 財務(wù)管控 預(yù)算

一、引言

21世紀(jì)是互聯(lián)網(wǎng)的時代，信息技術(shù)的快速發(fā)展帶來了前所未有的變革，引入企業(yè)信息管理系統(tǒng)成為這個時代企事業(yè)單位辦公改革的重要方向。網(wǎng)上報銷系統(tǒng)作為企業(yè)信息系統(tǒng)的組成部分，是現(xiàn)代化財務(wù)管理工作的重要手段。與傳統(tǒng)報銷模式相比，網(wǎng)上報銷系統(tǒng)具有節(jié)約成本、提高效率、加強管控以及實現(xiàn)信息共享等諸多優(yōu)勢。

為解決傳統(tǒng)報銷模式帶來的種種弊端，江蘇泰州大橋有限公司（下文簡稱“泰橋公司”）于2018年10月開始著手設(shè)計基于網(wǎng)絡(luò)平臺的財務(wù)報銷流程，開發(fā)網(wǎng)上報銷系統(tǒng)，該系統(tǒng)于2019年1月開始運行。本文結(jié)合泰橋公司網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的實際應(yīng)用案例，在總結(jié)傳統(tǒng)報銷流程存在的缺陷的基礎(chǔ)上，分析網(wǎng)上報銷系統(tǒng)在財務(wù)管理方面的優(yōu)勢，從目前的運行狀況來看，網(wǎng)上報銷系統(tǒng)初步呈現(xiàn)了良好的效果，得到了用戶的肯定和支持。

二、應(yīng)用網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的意義

建立網(wǎng)上報銷系統(tǒng)，采用智能手機、二維碼、掃描儀和光學(xué)字符識別（OCR）等現(xiàn)代信息技術(shù)和設(shè)備，通過員工網(wǎng)上隨時提交報銷單、實時查詢報銷進度、實時生成和查詢財務(wù)管理報表等方式，極大地加快了員工報銷的進程，降低了物流成本，提高了財務(wù)人員工作效率，保證了報銷單據(jù)的安全，固化和規(guī)范了報銷流程，實時控制預(yù)算執(zhí)行進度、監(jiān)控報銷憑證的資金支付情況，提升了公司財務(wù)管理水平，有助于財務(wù)人員由“核算會計”向“管理會計”的轉(zhuǎn)型。

三、傳統(tǒng)報銷模式的問題分析

以泰州大橋為例，泰橋公司負責(zé)管理運營的泰州長江公路大橋及其接線全長約為90公里，沿途設(shè)11個收費站、2個服務(wù)區(qū)，在傳統(tǒng)報銷模式下，主要面臨以下幾方面的問題：

（一）報銷過程效率低，成本高

收費站沒有設(shè)立賬套，采用報賬制。因此，在傳統(tǒng)報銷模式下，一是報銷人員奔波于各收費站與公司本部之間，產(chǎn)生的油耗以及車輛磨損必然會增加車輛使用費用。并且，報銷人往往對報銷流程及要求不熟悉，在填寫紙質(zhì)單據(jù)、粘貼發(fā)票時出現(xiàn)錯誤或者在審批流程中出現(xiàn)前后倒置的情況，導(dǎo)致報銷單據(jù)被退回修改，甚至需要經(jīng)過多次修改。此外，報銷人可能會因為費用歸口管理部門、審核部門及審批領(lǐng)導(dǎo)因公外出，增加往返次數(shù)。二是紙質(zhì)單據(jù)的審批需要經(jīng)過層層手工簽批，在多個工作地點傳播，耗時長，甚至可能出現(xiàn)報銷單據(jù)丟失的問題，勢必造成整個報銷進度緩慢，影響會計核算的及時性和準(zhǔn)確性。三是審批人會因為簽批報銷單而中斷正在做的其他工作，打亂工作進度，影響工作效率。

（二）財務(wù)工作負荷高，壓力大

泰橋公司各收費站離公司本部距離較遠，因此，為了方便報銷人員并節(jié)省成本，一般會定期指定報銷日。不僅報銷相關(guān)業(yè)務(wù)部門、審批人在報銷日無法安排其他工作，面對集中報銷的眾報銷人，財務(wù)部更是如臨大敵。在報銷日，紙質(zhì)報銷單據(jù)被集中批量送至財務(wù)部門，財務(wù)工作人員不僅需要根據(jù)制度審核單據(jù)原始附件、填寫內(nèi)容、審批流程的合規(guī)性，還需要根據(jù)費用預(yù)算審核報銷額度，避免超額報批。在傳統(tǒng)模式下，這兩項工作耗費了財務(wù)人員大量的精力，而且難以避免出現(xiàn)差錯，財務(wù)監(jiān)督的有效性不足，容易造成合規(guī)風(fēng)險。此外，在完成審批后，出納人員現(xiàn)金報銷時也會因為負荷大，容易出現(xiàn)差錯。

（三）無法滿足查詢需求，透明度低

在傳統(tǒng)的報銷模式下，報銷流程透明度低，報銷人員無法及時了解單據(jù)的流轉(zhuǎn)過程，相關(guān)人員無法查詢以前的報銷單據(jù)。領(lǐng)導(dǎo)和員工因為以前的業(yè)務(wù)事項查閱原始單據(jù)時，需要從財務(wù)部門借閱或復(fù)印;財務(wù)人員統(tǒng)計數(shù)據(jù)費時費力，時效性和準(zhǔn)確性都不足。

（四）預(yù)算管控難度大，內(nèi)控流程有待優(yōu)化

在實際工作中，業(yè)務(wù)部門往往認為預(yù)算控制是財務(wù)部門的事，自己不做預(yù)算開支臺賬。在需要了解預(yù)算執(zhí)行進度時，往往需要由財務(wù)工作人員通過會計核算系統(tǒng)查詢相關(guān)信息，要在會計核算系統(tǒng)完成當(dāng)月憑證的記賬之后，才能較準(zhǔn)確地查詢預(yù)算的執(zhí)行進度，信息比較滯后。財務(wù)人員無法實時了解預(yù)算進度，難免會出現(xiàn)超預(yù)算審批的情況。公司管理層也無法實時了解公司整體的預(yù)算執(zhí)行進度，不利于實時開展預(yù)算控制和制定經(jīng)營決策。報銷過程中，由于審批環(huán)節(jié)多、審批流程混亂重復(fù)、審批權(quán)限不清等問題，難免存在遺漏審批、越級審批、超標(biāo)準(zhǔn)審批等風(fēng)險。

四、網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的應(yīng)用優(yōu)勢

（一）提高報銷效率，節(jié)約成本

傳統(tǒng)手工報銷模式下，由于時間和空間的局限性，公司難免需要耗費更多的金錢成本和時間成本。泰橋公司運行網(wǎng)上報銷系統(tǒng)后，通過電腦和手機端口，報銷人員可隨時隨地提交報銷單，審批人員也可靈活安排時間，實時審核報銷單。通過網(wǎng)絡(luò)介質(zhì)傳遞報銷單據(jù)，可以快速高效地完成審批流程，極大地提高了公司的整體工作效率，降低了公司的成本。

（二）降低財務(wù)部門的工作負荷和壓力

通過財務(wù)報銷系統(tǒng)，公司可以預(yù)先設(shè)定報銷的項目分類和必填內(nèi)容。在這種模式下，相對格式化的報銷單據(jù)在系統(tǒng)中完成逐級傳遞，其出錯率將大大降低，填寫的完整性與合規(guī)性得到較高程度的保證，作為原始憑證，方便了后續(xù)諸如付款、制單等一系列的財務(wù)處理手續(xù)，提高了財務(wù)人員的工作效率。財務(wù)人員在收到報銷單后，通過掃描報銷單后面的二維碼，報銷系統(tǒng)可以檢索鎖定所掃描的報銷電子附件，然后由財務(wù)人員審核原始報銷憑證與報銷系統(tǒng)中附件是否一致。絕大部分審批結(jié)束，對于達到支付條件的報銷憑證，出納人員通過網(wǎng)銀直接匯款給報銷人。財務(wù)報銷系統(tǒng)構(gòu)建了發(fā)票管理模塊，對于暫時缺少發(fā)票的預(yù)付款報銷單據(jù)，可以進行匯總統(tǒng)計。

（三）實現(xiàn)財務(wù)信息共享，提高報銷流程透明度

報銷的相關(guān)信息內(nèi)容被存放于財務(wù)報銷系統(tǒng)中，在報銷過程中報銷人員與審核人員均可以實時跟進查看審核狀態(tài)，完成報銷后，公司內(nèi)相關(guān)人員若對某筆單據(jù)存疑，均可隨時隨地利用關(guān)鍵詞檢索功能實現(xiàn)快速定位，查閱相應(yīng)單據(jù)。泰橋公司的網(wǎng)上報銷系統(tǒng)目前構(gòu)建了合同管理模塊，主要是在報銷環(huán)節(jié)實現(xiàn)對合同的支付管理，工作人員可以查詢合同基本信息、合同支付進度、發(fā)票開具情況、工程決算金額等內(nèi)容。此外，泰橋公司的報銷系統(tǒng)還在工作界面提供了其預(yù)算金額總覽圖，展示了全局維度預(yù)算以及使用情況明細表格與百分比。在報銷信息與預(yù)算情況兩個維度上，泰橋公司均實現(xiàn)了財務(wù)信息共享。

（四）強化預(yù)算管控，完善內(nèi)控制度和優(yōu)化內(nèi)控流程

泰橋公司的網(wǎng)上報銷系統(tǒng)構(gòu)建了預(yù)算管理模塊，公司工作人員可以根據(jù)公司年度全面預(yù)算計劃后臺設(shè)定各項目的預(yù)算金額，系統(tǒng)將自動執(zhí)行預(yù)算監(jiān)控。當(dāng)報銷人員提交報銷單時，系統(tǒng)將其與對應(yīng)項目的預(yù)算計劃進行匹配判定，如果該筆報銷申請無預(yù)算或超出預(yù)算，必須通過相關(guān)負責(zé)人員解決預(yù)算指標(biāo)上限問題或者通過預(yù)算外報銷流程，才能成功提交系統(tǒng)，這種工作模式解決了手工報銷模式不利于預(yù)算控制的問題，及時避免超額審批。此外，預(yù)算使用進度將由系統(tǒng)進行實時披露，公司管理層可以及時了解公司全面預(yù)算的執(zhí)行進度，據(jù)此制定相關(guān)重要決策。在公司一個年度的全面預(yù)算完成后，其預(yù)算整體執(zhí)行情況可以作為制定下一年度預(yù)算計劃的參考和依據(jù)，推動公司預(yù)算規(guī)劃的良性循環(huán)。為了增強網(wǎng)上報銷的可操作性，泰橋公司進一步完善財務(wù)收支審批內(nèi)控制度，重新修訂《費用報銷管理辦法》，設(shè)定和優(yōu)化審批權(quán)限、報銷標(biāo)準(zhǔn)和審批流程，固化審批環(huán)節(jié)，使得報銷業(yè)務(wù)流程更加標(biāo)準(zhǔn)化。

五、網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的優(yōu)化方向

（一）實現(xiàn)與用友NC6.5會計核算系統(tǒng)的對接

泰橋公司的財務(wù)報銷系統(tǒng)上線時間較短，暫未完成與用友NC6.5會計核算系統(tǒng)的對接，報銷完成后，會計憑證暫時還需要財務(wù)人員手工錄入。公司后期會通過報銷項目與會計科目的明細對照，將報銷系統(tǒng)與用友NC6.5會計核算系統(tǒng)關(guān)聯(lián)，財務(wù)工作人員在審核報銷系統(tǒng)中的信息后，可以直接將其傳遞至財務(wù)系統(tǒng)的總賬模塊，財務(wù)系統(tǒng)可自動生成對應(yīng)的記賬憑證，提高財務(wù)工作效率。

（二）實現(xiàn)與資金系統(tǒng)的對接

泰橋公司目前的報銷錢款依舊是由出納人員根據(jù)報銷單據(jù)信息進行現(xiàn)金支付或者人工操作網(wǎng)銀支付，未來報銷系統(tǒng)將完成與公司TMS資金系統(tǒng)的對接，在完成報銷流程審批后，出納人員可以直接在報銷系統(tǒng)中操作，將數(shù)據(jù)傳輸至系統(tǒng)的資金模塊，實現(xiàn)跟蹤付款。

（三）增加固定資產(chǎn)模塊或備品備件管理模塊

公司除了需要控制資金使用情況外，還需要管控實體資產(chǎn)。如果沒有單獨建立固定資產(chǎn)實物管理系統(tǒng)，公司可以在財務(wù)報銷系統(tǒng)中增加固定資產(chǎn)管理與備品備件管理模塊，實現(xiàn)對公司實物資產(chǎn)使用情況的管理控制。

六、結(jié)語

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，越來越多的企事業(yè)單位引入網(wǎng)上報銷系統(tǒng)，逐步代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手工報銷模式，實現(xiàn)報銷流程與預(yù)算管控的革新。雖然報銷系統(tǒng)只是企業(yè)信息管理系統(tǒng)中的一個小系統(tǒng)，但其對企業(yè)財務(wù)管控工作的助益是立竿見影的。本文結(jié)合江蘇泰州大橋有限公司財務(wù)報銷系統(tǒng)的應(yīng)用案例，分析了其在控制企業(yè)成本、提高會計信息質(zhì)量、實現(xiàn)信息共享以及加強預(yù)算管控四個方面的優(yōu)勢。時代的進步將進一步推動財務(wù)報銷系統(tǒng)的完善，以科學(xué)高效的報銷流程與企業(yè)的財務(wù)管理制度相匹配，提高企業(yè)的管理水平。

（作者單位為江蘇泰州大橋有限公司）

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