簡(jiǎn)論企業(yè)檔案管理風(fēng)險(xiǎn)防控

劉維紅

【摘 要】企業(yè)的檔案管理工作是企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中十分關(guān)鍵的組成部分。在企業(yè)的業(yè)務(wù)、基礎(chǔ)、實(shí)體保管以及信息化等方面，企業(yè)的檔案管理工作存在各種各樣的問(wèn)題，因此，需要將企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)進(jìn)行細(xì)化，并在今后企業(yè)的發(fā)展過(guò)程中，提高對(duì)相關(guān)管理內(nèi)容的重視程度，采用有效的措施解決存在的問(wèn)題，提升企業(yè)檔案的整體安全性，為今后企業(yè)的發(fā)展、經(jīng)營(yíng)、管理以及決策提供必要的信息基礎(chǔ)支持。論文就企業(yè)檔案管理風(fēng)險(xiǎn)防控進(jìn)行了分析和討論。

【Abstract】Archives management in enterprises is a key part of their daily business activities. In the business， foundation， entity custody， and information of enterprises， there are various problems in the archives management of enterprise. Therefore， enterprises need to refine their operation and management activities. In the future development of enterprises， enterprises should pay more attention to the relevant management content and adopt effective measures to solve the existing problems. To improve the overall security of enterprise archives and provide necessary information basis support for the development， operation， management， and decision-making of enterprises in the future. This paper analyzes and discusses the risk prevention and control of enterprise archives management.

【關(guān)鍵詞】企業(yè);檔案管理;風(fēng)險(xiǎn);防控

【Keywords】enterprise; archives management; risk; prevention and control

【中圖分類號(hào)】F270? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文章編號(hào)】1673-1069（2019）08-0053-02

1 引言

企業(yè)的檔案管理就是在企業(yè)日常生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)以及管理活動(dòng)中形成的一種文字、圖表或者影像資料。隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)字化技術(shù)也逐步融入企業(yè)管理活動(dòng)中，并在企業(yè)檔案管理中得到廣泛的應(yīng)用與發(fā)展。這樣的全新內(nèi)容給今后的企業(yè)檔案管理帶來(lái)了新的發(fā)展，改進(jìn)了現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理工作中存在的諸多問(wèn)題，提升了企業(yè)檔案管理的安全性。

2 企業(yè)檔案管理中主要的安全風(fēng)險(xiǎn)

對(duì)企業(yè)檔案管理的基礎(chǔ)流程以及檔案管理需要的各項(xiàng)必備條件進(jìn)行分析，企業(yè)檔案管理中主要的安全風(fēng)險(xiǎn)包括以下幾方面的內(nèi)容：

2.1 歸檔環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)

在企業(yè)的日常運(yùn)轉(zhuǎn)中，同生產(chǎn)一線進(jìn)行比較，企業(yè)的檔案管理人員比較少，各個(gè)部門(mén)也沒(méi)有專職的檔案資料收集人員，大部分都是由辦公室、人事部等人員兼職進(jìn)行檔案管理。同時(shí)，由于企業(yè)的流動(dòng)人員比較多，流動(dòng)性也比較明顯，常常會(huì)出現(xiàn)跨部門(mén)、跨區(qū)域人員調(diào)動(dòng)等情況，這樣的情況就會(huì)影響到企業(yè)檔案最終的整理與歸檔，從而出現(xiàn)空檔的現(xiàn)象，導(dǎo)致企業(yè)的檔案資料收集、整理工作不到位，存檔時(shí)效性差，內(nèi)容不完整，直接風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題就是檔案資料的遺失，使得企業(yè)檔案資料在進(jìn)行歸檔過(guò)程中，存在賬、物不相符合等情況[1]。

2.2 傳遞環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)

企業(yè)大部分的日常資料整合都是在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的文案類型資料，并將資料由專業(yè)資料人員或者行政人員進(jìn)行管理歸納[2]。作為非檔案專業(yè)的人員來(lái)說(shuō)，對(duì)于企業(yè)的檔案管理人員而言，其專業(yè)水平以及思想認(rèn)知不足，在企業(yè)的檔案資料收集、移交、借閱以及歸還的各個(gè)環(huán)節(jié)中，沒(méi)有十分嚴(yán)格細(xì)致的制度，推進(jìn)流程無(wú)據(jù)可循，也沒(méi)有按照企業(yè)的檔案管理要求和制度進(jìn)行執(zhí)行。企業(yè)的檔案在這樣的管理工作背景下，常常會(huì)出現(xiàn)泄漏以及丟失等安全問(wèn)題[3]。

2.3 實(shí)體保管風(fēng)險(xiǎn)

企業(yè)在發(fā)展中，將生產(chǎn)和經(jīng)濟(jì)效益放在了企業(yè)的首要位置，存在對(duì)于檔案工作重視程度不足等情況，相關(guān)設(shè)備也沒(méi)有配置到位，這樣就會(huì)影響到整個(gè)企業(yè)檔案保管的安全性，具體內(nèi)容表現(xiàn)在，企業(yè)檔案庫(kù)房設(shè)計(jì)建造不規(guī)范、安全防范設(shè)備缺失、檔案裝具、卷盒以及庫(kù)房設(shè)置位置等不符合要求，容易出現(xiàn)發(fā)霉、受潮以及縮短實(shí)體檔案壽命等問(wèn)題[4]。

2.4 信息化管理風(fēng)險(xiǎn)

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)逐漸滲透到各行各業(yè)中，信息化的應(yīng)用也變成今后企業(yè)檔案管理的必要內(nèi)容，信息技術(shù)在企業(yè)的檔案管理中占據(jù)的位置日益重要，但是信息化的管理背景也會(huì)給企業(yè)的檔案管理工作帶來(lái)諸多非傳統(tǒng)性的安全風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題。

3 企業(yè)檔案管理風(fēng)險(xiǎn)原因剖析

3.1 思想認(rèn)識(shí)不足，專職人員缺乏

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的環(huán)境下，企業(yè)有著多重壓力，其中市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)壓力尤為突出，不管是企業(yè)的生產(chǎn)者、管理者還是決策者都會(huì)或多或少的出現(xiàn)重生產(chǎn)、重經(jīng)濟(jì)效益，但對(duì)企業(yè)檔案管理風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警評(píng)估不夠，重視程度不夠等問(wèn)題。企業(yè)的資料管理人員大部分都為企業(yè)其他部門(mén)人員兼職，沒(méi)有專業(yè)的人員配置。對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，檔案管理專職人員不足，常常出現(xiàn)一人身兼多個(gè)管理角色等情況，這樣的情況會(huì)導(dǎo)致企業(yè)的檔案管理面臨專業(yè)能力不足，檔案管理缺乏規(guī)范性以及科學(xué)性的問(wèn)題，給今后企業(yè)的檔案管理埋下很多隱患與風(fēng)險(xiǎn)。

3.2 制度流于形式，安全體系缺乏

在企業(yè)的管理過(guò)程中，制度的制定是一項(xiàng)十分關(guān)鍵的內(nèi)容，沒(méi)有規(guī)矩，不成方圓。企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)以及人事安排方面都會(huì)形成一種成體系的制度，但是對(duì)于檔案安全管理方面的制度存在很大程度的缺失，相關(guān)制度也只是流于形式，不具備實(shí)際的操作性，沒(méi)有按照檔案安全管理制度進(jìn)行檔案管理行為的規(guī)定，常常使得在企業(yè)的檔案管理過(guò)程中存在由于制度不健全，出現(xiàn)安全漏洞的情況，這樣的問(wèn)題直接影響到最終企業(yè)的發(fā)展，沒(méi)有將企業(yè)檔案管理制度進(jìn)行安全性以及規(guī)范性的落實(shí)。

3.3 經(jīng)費(fèi)投入不足，設(shè)施設(shè)備缺乏

在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中，設(shè)施設(shè)備的資金占比比較大，但是對(duì)于檔案安全管理來(lái)說(shuō)，設(shè)施設(shè)備相對(duì)缺乏，檔案安全管理所需要的基礎(chǔ)設(shè)備配置不足。例如，對(duì)于重要的檔案資料沒(méi)有防火、防潮、防蟲(chóng)等所需的防護(hù)措施，對(duì)于正版檔案安全管理軟件，也沒(méi)有及時(shí)進(jìn)行更新與配置。導(dǎo)致企業(yè)的檔案安全管理存在軟硬件設(shè)備配置嚴(yán)重不足的問(wèn)題。

4 企業(yè)檔案風(fēng)險(xiǎn)防控對(duì)策

隨著信息化與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)模式不斷突顯，企業(yè)的檔案安全管理也應(yīng)該按照現(xiàn)有的社會(huì)背景進(jìn)行逐步完善，在現(xiàn)有的檔案管理工作中進(jìn)一步地細(xì)化內(nèi)容，并推動(dòng)今后企業(yè)檔案風(fēng)險(xiǎn)防控管理工作發(fā)展。

4.1 強(qiáng)化檔案管理人員的安全風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)

在企業(yè)檔案管理的內(nèi)容中，安全應(yīng)該放在首要位置。安全性的指標(biāo)因素也應(yīng)該變成企業(yè)檔案管理中最為關(guān)鍵的考核內(nèi)容，企業(yè)的檔案管理人員以及企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)該提升對(duì)于檔案管理的認(rèn)知，并提升相關(guān)檔案管理人員對(duì)于檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估意識(shí)，使得安全風(fēng)險(xiǎn)能夠扎根在每一個(gè)檔案管理人員心中，時(shí)時(shí)刻刻將安全問(wèn)題放到關(guān)鍵位置，并將安全意識(shí)落實(shí)到實(shí)際的工作行動(dòng)中。定期組織對(duì)企業(yè)的資料管理人員、行政管理人員以及檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)的重點(diǎn)內(nèi)容就是加強(qiáng)安全知識(shí)內(nèi)容的提升，選擇比較具體的案例進(jìn)行分析了解，并做好針對(duì)性的安全應(yīng)急預(yù)演，真正提升企業(yè)檔案人員的安全風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)以及風(fēng)險(xiǎn)處理能力。

4.2 完善檔案安全管理制度

從企業(yè)檔案的內(nèi)容來(lái)看，企業(yè)檔案的日常管理工作可以分成歸檔、傳遞、借閱、銷毀等方面，企業(yè)可以按照工作的內(nèi)容進(jìn)行檔案安全管理制度的制定。例如，按照企業(yè)檔案管理的實(shí)際要求，制定企業(yè)檔案移交制度、檔案查閱制度以及銷毀制度，保證企業(yè)檔案業(yè)務(wù)管理能夠按照環(huán)節(jié)性進(jìn)行逐步規(guī)范與內(nèi)容細(xì)化，嚴(yán)格遵守安全管理制度，最終保證檔案安全。

4.3 采用先進(jìn)技術(shù)保障檔案安全

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，在企業(yè)檔案管理中也應(yīng)該廣泛應(yīng)用信息技術(shù)，在提升企業(yè)檔案管理的信息化水平同時(shí)，需要使用先進(jìn)的信息技術(shù)作為安全堡壘，提升企業(yè)檔案安全管理信息化的整體水平。例如，在企業(yè)檔案管理過(guò)程中，可以使用信息認(rèn)證技術(shù)，訪問(wèn)控制技術(shù)以及人臉識(shí)別技術(shù)等，為企業(yè)檔案的查詢提供基礎(chǔ)性的安全保證，在這樣的基礎(chǔ)上進(jìn)行設(shè)備的添加，將防火墻以及信息通道進(jìn)行信息化的監(jiān)控，做好物理隔離，嚴(yán)禁互聯(lián)網(wǎng)的信息流入內(nèi)網(wǎng)的信息傳遞中。此外，還應(yīng)該配置正版的殺毒軟件以及檔案管理系統(tǒng)，保證企業(yè)檔案能夠有雙保險(xiǎn)，防止檔案的信息泄露。

5 結(jié)語(yǔ)

企業(yè)檔案管理工作和企業(yè)的日常工作內(nèi)容有諸多不同，也有諸多聯(lián)系。企業(yè)檔案管理的信息內(nèi)容來(lái)源于整個(gè)企業(yè)的各個(gè)部門(mén)以及各個(gè)崗位，在這個(gè)前提下，企業(yè)的檔案管理也存在著安全風(fēng)險(xiǎn)。鑒于此，企業(yè)應(yīng)該使用先進(jìn)的技術(shù)以及周密的安全性管理制度進(jìn)行保證，切實(shí)做好企業(yè)檔案管理的安全風(fēng)險(xiǎn)防控，為提升企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力發(fā)揮出積極作用。

【參考文獻(xiàn)】

【1】周曉玉.大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院人事檔案管理的態(tài)勢(shì)分析法分析及策略[J].實(shí)用醫(yī)技雜志，2019，26（05）：648-649.

【2】岳樂(lè)華.電子信息檔案管理在事業(yè)單位中的應(yīng)用及風(fēng)險(xiǎn)控制的措施[J].才智，2019（12）：186.

【3】姚保棟，徐東麗，付朝偉，等.基于電子健康檔案管理的糖尿病伴高血壓患者全死因死亡風(fēng)險(xiǎn)模型的建立和驗(yàn)證[J].中國(guó)慢性病預(yù)防與控制，2019，27（04）：252-256.

【4】孫青.探究電子信息檔案管理在事業(yè)單位中的應(yīng)用及風(fēng)險(xiǎn)控制的措施[J].經(jīng)濟(jì)研究導(dǎo)刊，2018（31）：195-196.