基于公共服務(wù)視角下檔案業(yè)務(wù)流程再造初探

任惠平

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2019）8-147-02

摘 要 作為檔案館應(yīng)該擔(dān)任起的基本職責(zé)有兩點(diǎn)，一是要積極回應(yīng)群眾不斷提高的信息需求，二是要讓其的公共服務(wù)水平和能力不斷加強(qiáng)。而檔案業(yè)務(wù)的流程再造首先是在企業(yè)管理中的理論——流程再造理論的基礎(chǔ)上，加上現(xiàn)代化信息技術(shù)的使用，將檔案館原來一直使用的工作程序以及組織體系等先進(jìn)行重組工作再進(jìn)行改造工作，也就是檔案館的流程再造，再造后檔案館的業(yè)務(wù)處理中心變化最大，要增加進(jìn)行流程再造前，處于檔案業(yè)務(wù)中各項檔案資源的培訓(xùn)工作，例如：資源開發(fā)、管理、服務(wù)以及職能等等方面的培訓(xùn)。因此檔案館組織結(jié)構(gòu)的核心體系就變成了業(yè)務(wù)處理中心，再加現(xiàn)代化信息技術(shù)的使用，檔案館的綜合管理以及收集部門的工作效率和方式會完善的更加好，能夠有效的幫助進(jìn)行改造工作后的檔案業(yè)務(wù)流程穩(wěn)定的運(yùn)轉(zhuǎn)下去。

關(guān)鍵詞 公共服務(wù) 檔案業(yè)務(wù) 流程再造

新時代政府變革和公共行政的重要核心理念就是公共服務(wù)，同時公共管理中最為重要的職能之一就是公共服務(wù)。公共服務(wù)不僅可以使我國的廣大人民群眾最基本的公共福利得到保障，從每個人對公共服務(wù)的選擇上看出人們對于服務(wù)的喜好，還和廣大人民群眾對于公共的服務(wù)需求相關(guān)利益是相掛鉤的，更是我國通過國家權(quán)利來得以實施的一種責(zé)任活動，本文分別分析了可以加強(qiáng)檔案館公共服務(wù)能力的兩個方面，要對檔案業(yè)務(wù)進(jìn)行流程再造的方向以及改進(jìn)策略是什么，以及什么是檔案業(yè)務(wù)進(jìn)行流程再造的方法和要點(diǎn)等等三個方面?，F(xiàn)在報道如下：

一、“回應(yīng)”與“責(zé)任”——提升檔案館公共服務(wù)能力的兩維視角

一是檔案館最基本的使命就是服務(wù)于廣大人民，將過去的社會事件等記錄并保留下來，并且現(xiàn)在每個地方政府的重要信息資源都是由檔案館來進(jìn)行發(fā)布工作同時進(jìn)行記錄和保留的。在過去，檔案館主要的工作就只是管理檔案，然而隨著現(xiàn)在新時代的經(jīng)濟(jì)和信息快速發(fā)展，僅僅只是對檔案進(jìn)行管理已經(jīng)無法給廣大人民群眾帶來滿意的服務(wù)了，需要讓其的公共服務(wù)水平和能力不斷加強(qiáng)，同時起到創(chuàng)新供應(yīng)更多信息資源的功能作用，因此，對原有的檔案業(yè)務(wù)部門的工作方式進(jìn)行重組，讓其變得更加完善，是新時代的檔案館必須要做的。

二是近幾年我國的互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)以及計算機(jī)都在快速的發(fā)展著，其對群眾帶來的變化可以說是更新?lián)Q代，相比檔案館來說，新時代互聯(lián)網(wǎng)和計算機(jī)有著更加及時、精準(zhǔn)、個性等等的優(yōu)勢，這就導(dǎo)致人民群眾對于信息的獲得和搜索方式等更多都使用計算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)來進(jìn)行，而檔案館想要獲得更好的發(fā)展，就必須提升公共服務(wù)能力以及進(jìn)行資源整合的能力。

二、從何著手——檔案業(yè)務(wù)流程再造的策略與方向

（一）以群眾需求為導(dǎo)向

介入到政府組織的各項活動中去給廣大人民群眾提供滿意的服務(wù)就是公共服務(wù)的主要工作內(nèi)容，也是其組織活動的重要目標(biāo)導(dǎo)向。相比起公共管理活動來說，平等性以及雙向性是公共服務(wù)固有的特點(diǎn)，因為公共服務(wù)是可以隨著人們不同的需求而給出不同選擇的服務(wù)。而在檔案館日常工作中，人民群眾才是公共服務(wù)工作的主體和核心，體現(xiàn)在人民群眾可以通過各種途徑來參與公共服務(wù)活動并且對其進(jìn)行評價，在活動中獲得了公共檔案等產(chǎn)品信息的同時也享受了其他公共服務(wù)等，檔案館可以通過調(diào)查的方式來分析人民群眾對其公共服務(wù)和檔案產(chǎn)品的體驗感，再根據(jù)反饋來對公共服務(wù)進(jìn)一步進(jìn)行完善。

（二）以組織扁平為特征

檔案業(yè)務(wù)體系的構(gòu)架在過去更注重根據(jù)職能來分設(shè)不同的服務(wù)體系機(jī)構(gòu)以及部門來進(jìn)行工作分配，因此檔案館內(nèi)的每個服務(wù)機(jī)構(gòu)與部門之間都因為職能的差別在工作中溝通不順暢，處理事情的反應(yīng)較慢，工作的效率不夠高。導(dǎo)致無法適應(yīng)政府要往服務(wù)型發(fā)展的要求，也沒有及時的回應(yīng)、滿足廣大群眾對多種個性化以及多樣化檔案的需求呼聲。而檔案館流程再造的方向就是廣大人民群眾的需求，對檔案館先進(jìn)行重組工作然后再進(jìn)行改造工作，重新把檔案館從上而下的金字塔組織構(gòu)造整合一遍，再造后的流程更為注重對檔案館事務(wù)以及服務(wù)工作的協(xié)調(diào)性、通暢性，再造后全新的流程中在責(zé)任制和授權(quán)制下管理的層級更少了，同時管理的區(qū)域增多了，讓精簡、扁平成為檔案館流程組織結(jié)構(gòu)的重要特征。

（三）以信息技術(shù)為手段

滿足廣大人民群眾的公共需求并且提升滿意度是檔案業(yè)務(wù)進(jìn)行流程再造的主要目的，而檔案業(yè)務(wù)進(jìn)行流程再造就是對檔案館的工作先分析其重要的節(jié)點(diǎn)再針對性的進(jìn)行重新設(shè)計再造的一個過程。在過程中再加上使用新時期現(xiàn)代化的管理方式和信息技術(shù)，就能有效的達(dá)成服務(wù)管理和功能技巧等方面最大的集成。限于信息技術(shù)發(fā)展，過去的檔案都是以紙質(zhì)檔案為主，檔案館對其的使用流程都是先收集、整理，再進(jìn)行分類，人工保持入庫，最后需要時再人工查找使用，而現(xiàn)在隨著社會科學(xué)技術(shù)的高速發(fā)展，越來越多的人們使用計算機(jī)和信息科學(xué)技術(shù)，檔案館也與時俱進(jìn)通過計算機(jī)和信息科學(xué)技術(shù)來對檔案進(jìn)行使用，其使用的流程則變?yōu)榱讼葘n案進(jìn)行分類、編目，再存檔保存和備份，需要時可以檢索直接提取。因此在檔案業(yè)務(wù)的流程再造中計算機(jī)和信息科學(xué)技術(shù)是十分重要的新時期檔案使用和利用方式，不僅使得檔案的檢索使用更加快捷全面，更是讓檔案資源可以共享使用。

三、“看得見的”與“看不見的”——檔案業(yè)務(wù)流程再造的要素與方法

（一）組織整合

對檔案館進(jìn)行流程再造不僅是流程的重新改造，還會使得檔案館的組織體系結(jié)構(gòu)和工作人員也得到再造。而對組織體系結(jié)構(gòu)進(jìn)行再造有兩種模式，其一是先將原來的基本組織構(gòu)架完全保留，再在組織之間建設(shè)起新的機(jī)構(gòu)可以協(xié)助主要的幾個組織機(jī)構(gòu)，然后把工作人員按照職能和需求重新分配到不同部門和不同崗位上。二是把原來的基本組織構(gòu)架和檔案業(yè)務(wù)部門完全打亂，根據(jù)新型的功能需求以及工作方式來重新設(shè)立各個部門，工作人員也根據(jù)此進(jìn)行重新分配工作。而新建立的部門最為重要的檔案征集部門、業(yè)務(wù)處理中心和檔案綜合管理部門三大部門，其組織核心部門是業(yè)務(wù)處理中心。

（二）流程再造

檔案館在進(jìn)行流程再造之前必須對工作人員進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)，這樣可以有效的保障流程再造順利實行下去。進(jìn)行流程再造可以先從直接面對廣大群眾的一線部門著手開始，設(shè)立業(yè)務(wù)處理中心為核心部門，將原來處于檔案業(yè)務(wù)中各項檔案資源的培訓(xùn)工作，例如：資源開發(fā)、管理、服務(wù)以及能力等方面的培訓(xùn)都?xì)w于業(yè)務(wù)處理中心的工作中去，然后再根據(jù)群眾對于不同類型檔案的需求情況來進(jìn)行工作人員的小組分配工作。而檔案征集部門就可以利用現(xiàn)代化信息技術(shù)將檔案進(jìn)行第一步處理后將檔案數(shù)據(jù)反饋給業(yè)務(wù)處理中心部門，這樣一個流程的配合可以有效增加檔案信息之間的傳遞。

（三）組織文化更新

要更新檔案館的組織文化，就要從以下三大方面來實行：1、新型工作關(guān)系的設(shè)立：原來的檔案組織結(jié)構(gòu)工作是從上而下一級一級授權(quán)和執(zhí)行的流程，并且層級多導(dǎo)致流程較為繁瑣復(fù)雜，檔案館流程再造完后，其檔案組織結(jié)構(gòu)就是以人民群眾為中心的理念，這樣使得互相幫助、互相配合就成了部門與部門之間，上下級之間的主要工作關(guān)系。2、在流程再造之后，精簡、扁平成為檔案館流程組織結(jié)構(gòu)的重要特性，這就使得上級的控制和決策的權(quán)利更多是分散而下，讓很多原來的普通職員得到更多工作權(quán)利的同時也對工作要負(fù)責(zé)、承擔(dān)起更多，將承擔(dān)責(zé)任的觀念灌輸在整個工作流程中，加強(qiáng)檔案館工作人員的參與感和責(zé)任感。3、政府機(jī)關(guān)的運(yùn)轉(zhuǎn)和工作都是圍繞著結(jié)果而來的，同時賦予相關(guān)檔案館的工作人員一定的控制和決策權(quán)，讓其產(chǎn)生相應(yīng)的責(zé)任感，在工作流程中學(xué)會要承擔(dān)起最后工作的結(jié)果的責(zé)任。這時就代表這個檔案組織的核心點(diǎn)其已經(jīng)完全具備了。

四、結(jié)語

檔案是一項記錄歷史真實并留存的工作，其的主要目的是為廣大人民群眾服務(wù)，滿足人們一定的現(xiàn)實需求。然而隨著現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)文化等的高速發(fā)展，要讓更多人們知道檔案館，利用檔案館來了解歷史，就必須對在公共服務(wù)視角下的檔案業(yè)務(wù)流程進(jìn)行流程再造工作，再造后的檔案館能夠給廣大群眾帶來更加便捷、有效的公共檔案等產(chǎn)品信息以及公共服務(wù)體驗，還能提高廣大人民群眾的滿意度。這樣的檔案業(yè)務(wù)流程才是未來檔案事業(yè)從政府公共服務(wù)角度的基礎(chǔ)上繼續(xù)發(fā)展下去的方向以及趨勢。

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