新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》下對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案管理的思考

陳敏

中圖分類號(hào)：F230 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2019）8-130-02

摘 要 財(cái)務(wù)與檔案管理工作信息化早已十分普遍，但是在實(shí)施新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》前依托信息技術(shù)生成和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)信息的性質(zhì)界定一直不明確，傳輸、歸檔存儲(chǔ)以及銷毀等流程也沒(méi)有相應(yīng)的管理依據(jù)。本文就目前新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》下企事業(yè)單位電子會(huì)計(jì)檔案管理進(jìn)行深入思考，基于對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案特點(diǎn)及管理要求的分析，闡述當(dāng)前管理工作所面臨的制度保障體系不完整不配套、專業(yè)技術(shù)人才稀缺、電子會(huì)計(jì)檔案的有效性等得不到保障以及檔案信息安全面臨多方面威脅等問(wèn)題，進(jìn)而提出了相應(yīng)的解決措施。

關(guān)鍵詞 會(huì)計(jì)檔案管理 電子檔案 改進(jìn)策略

隨著信息化技術(shù)在財(cái)務(wù)管理以及企業(yè)運(yùn)營(yíng)等領(lǐng)域的應(yīng)用，以數(shù)字化文件形式生成、傳輸和存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)信息越來(lái)越多，幾乎涵蓋了所有傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容。而鑒于電子檔案的存儲(chǔ)和再利用有極為顯著的優(yōu)點(diǎn)，因此為認(rèn)可電子會(huì)計(jì)檔案法律效力和規(guī)范其管理工作，也為了進(jìn)一步完善信息化時(shí)代背景下會(huì)計(jì)檔案管理，國(guó)家于2016年頒布實(shí)施了新的管理辦法。

一、電子會(huì)計(jì)檔案特點(diǎn)及其管理工作特殊性

隨著新管理辦法的實(shí)施，電子會(huì)計(jì)檔案被認(rèn)可為會(huì)計(jì)檔案的一部分。而且有了鑒定電子會(huì)計(jì)檔案合法性、有效性的標(biāo)準(zhǔn)，提出了以單一電子文檔形式保存的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)符合的條件，規(guī)定了其在企事業(yè)單位內(nèi)部以及內(nèi)外部之間傳輸交接時(shí)應(yīng)遵循的原則。為在企事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理工作中鑒別電子檔案信息的完整、真實(shí)以及可靠性等提供了依據(jù)。但是與此同時(shí)由于數(shù)字化會(huì)計(jì)信息的載體、流通媒介以及調(diào)取使用方式都發(fā)生了根本變化，因此其管理技術(shù)和方法也有了新的特征和要求。

（一）電子會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)

電子會(huì)計(jì)檔案生成于特定的計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)，是會(huì)計(jì)人員利用財(cái)務(wù)管理軟件對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行分析處理后生成的數(shù)字化文件。與對(duì)應(yīng)的傳統(tǒng)紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證、報(bào)表等檔案文件資料相比，首先電子會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容需要在特定的計(jì)算機(jī)軟硬件環(huán)境下才能查閱和修改，不僅計(jì)算機(jī)的軟硬件系統(tǒng)需要滿足一定條件，還需要配備特定版本的財(cái)務(wù)管理軟件，從而才能順利讀取存儲(chǔ)介質(zhì)上的會(huì)計(jì)檔案信息。其次，電子會(huì)計(jì)檔案既可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)以電子文件方式完成傳遞，也可以借助磁盤(pán)等移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行轉(zhuǎn)移和交接，而無(wú)論哪種方式，接收設(shè)備的軟硬件系統(tǒng)都需要滿足前述條件。

（二）電子會(huì)計(jì)檔案管理工作的特殊性

由于電子會(huì)計(jì)檔案以特定的數(shù)字化文件形式存儲(chǔ)于各類設(shè)備中，因此其內(nèi)容處于虛擬狀態(tài)。而且由于其生成、傳遞過(guò)程也由計(jì)算機(jī)軟件運(yùn)行以及網(wǎng)絡(luò)渠道完成，因此確保檔案信息的完整、準(zhǔn)確與真實(shí)涉及到多方面技術(shù)的應(yīng)用。首先，對(duì)于以移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備為載體的電子會(huì)計(jì)檔案，由于存儲(chǔ)介質(zhì)外部環(huán)境因素或人為操作失誤，就有可能造成部分?jǐn)?shù)據(jù)丟失或破壞，而這種情況理論上難以查覺(jué)。其次，電子會(huì)計(jì)檔案信息從生成到歸檔保管有多個(gè)環(huán)節(jié)暴露于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，而具有交互與共享性的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境存在黑客攻擊、病毒以及竊取機(jī)密信息等問(wèn)題，因此電子會(huì)計(jì)檔案信息的安全、完整以及真實(shí)性隨時(shí)受到威脅。而這些問(wèn)題都有賴于精通計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全、檔案管理以及會(huì)計(jì)信息管理技術(shù)的團(tuán)隊(duì)來(lái)解決，也需要有十分嚴(yán)明的制度規(guī)范各個(gè)環(huán)節(jié)的工作。

二、當(dāng)前電子會(huì)計(jì)檔案管理存在的問(wèn)題

雖然新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的實(shí)施給優(yōu)化企事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理、簡(jiǎn)化和規(guī)范電子會(huì)計(jì)檔案管理工作創(chuàng)造了條件。但是由于技術(shù)水平、管理意識(shí)和理念、設(shè)施以及人才培養(yǎng)相對(duì)滯后，目前電子會(huì)計(jì)檔案管理工作中存在很多問(wèn)題。

（一）制度保障體系不完整不配套

新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》不僅對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的管理提出了多項(xiàng)規(guī)范，也改變了很多傳統(tǒng)檔案管理規(guī)定，保管年限、銷毀鑒定以及監(jiān)督程序等都與以往有所不同。但是根據(jù)調(diào)查顯示，由于對(duì)檔案管理工作原本就不夠重視，很多企事業(yè)單位、尤其是中小企業(yè)的行政管理部門(mén)以及會(huì)計(jì)人員對(duì)新規(guī)定的細(xì)節(jié)不夠了解。所以依然沿用原有的檔案管理制度和考核監(jiān)督辦法，使電子會(huì)計(jì)檔案的管理工作并沒(méi)有按照新辦法落實(shí)。而檔案管理部門(mén)依然用傳統(tǒng)方法處理電子會(huì)計(jì)檔案，既不能提高檔案管理工作的效率，也無(wú)益于會(huì)計(jì)檔案信息的深度挖掘利用，造成信息資源的浪費(fèi)。

（二）專業(yè)技術(shù)人才稀缺

按照新管理辦法落實(shí)電子會(huì)計(jì)檔案管理，能夠?qū)⒎弦?guī)定的檔案資料以單一的數(shù)字化文件形式歸檔保存和再利用，不僅極大的減少了紙張使用和空間占用，還能讓各部門(mén)人員根據(jù)需要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)隨時(shí)調(diào)取檔案資料，利用專業(yè)化的軟件對(duì)重要的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)信息進(jìn)行深入分析，從而為戰(zhàn)略決策提供可靠詳實(shí)的信息支持。但是電子會(huì)計(jì)檔案資料的管理和再利用有著很高的技術(shù)要求，既需要掌握信息技術(shù)又應(yīng)精通檔案管理，還需要有相應(yīng)的財(cái)務(wù)常識(shí)并了解相關(guān)管理軟件，而目前企事業(yè)單位內(nèi)部鮮有具備這些能力的人才。

（三）電子會(huì)計(jì)檔案的有效性等得不到保障

根據(jù)新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，以電子檔案形式保管的會(huì)計(jì)信息從來(lái)源、格式到生成和傳輸都需要滿足一定條件，從而才能被認(rèn)定為有效。而由于設(shè)施、技術(shù)性原因或管理人員不具備相應(yīng)的能力，導(dǎo)致目前多數(shù)企事業(yè)單位的電子會(huì)計(jì)檔案管理不夠規(guī)范。首先，由于信息生成以及接收設(shè)備軟硬件設(shè)施不符合要求，無(wú)法保證電子會(huì)計(jì)檔案能夠準(zhǔn)確讀取，或者設(shè)備輸出的賬簿等電子文件的格式不符合相關(guān)規(guī)范要求。其次，由于管理人員技術(shù)水平不足或者對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的管理規(guī)定不熟悉，使其無(wú)法按照規(guī)范的流程鑒別和監(jiān)督檔案的真實(shí)性和有效性。最后要想實(shí)現(xiàn)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案生成、傳遞過(guò)程的有效監(jiān)控，需要企事業(yè)單位內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)有功能完善的管理軟件，對(duì)不同部門(mén)的計(jì)算機(jī)等信息化設(shè)備的使用狀況、軟件系統(tǒng)的運(yùn)行等進(jìn)行監(jiān)督。但是目前受到人才與技術(shù)水平的制約，還沒(méi)有相對(duì)成熟的解決方案。

（四）檔案信息安全面臨多方面威脅

在實(shí)施新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》后，不再要求全部會(huì)計(jì)檔案以紙質(zhì)介質(zhì)方式輸出和歸檔，因此目前電子會(huì)計(jì)檔案的安全問(wèn)題非常突出。由于特殊的生成、存儲(chǔ)與傳輸方式，使電子會(huì)計(jì)檔案一方面容易在網(wǎng)絡(luò)空間被竊取或損壞，導(dǎo)致信息不具備真實(shí)、完整性或被惡意利用。另一方面又因?yàn)槠涮摂M化的狀態(tài)，使其在被非法復(fù)制、更改或損壞后難以查覺(jué)。而電子會(huì)計(jì)檔案中存在大量的敏感信息，其損毀或遺失的后果比較嚴(yán)重。首先，電子會(huì)計(jì)檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案同樣面臨物理性破壞，自然災(zāi)害或者環(huán)境溫濕度變化都會(huì)威脅其安全。其次，電子會(huì)計(jì)檔案的保密性受到更多考驗(yàn)，在其生成、傳輸?shù)酱鎯?chǔ)于檔案部門(mén)的網(wǎng)絡(luò)化設(shè)備環(huán)節(jié)都有被攻擊、竊取的可能[3]。最后，由于用于管理和讀取電子會(huì)計(jì)檔案的計(jì)算機(jī)、服務(wù)器等設(shè)備的軟硬件不斷升級(jí)，電子會(huì)計(jì)檔案在新的軟硬件環(huán)境下的存儲(chǔ)和運(yùn)行也面臨風(fēng)險(xiǎn)。

三、改進(jìn)電子會(huì)計(jì)檔案管理的策略

（一）依據(jù)新辦法完善管理制度

電子會(huì)計(jì)檔案信息的生成過(guò)程、在企事業(yè)單位內(nèi)部以及單位之間的傳輸都對(duì)信息的真實(shí)、完整與準(zhǔn)確有重要影響。而在新辦法下進(jìn)行電子會(huì)計(jì)檔案管理，要想確保其在各方面都符合規(guī)定，應(yīng)從完善管理制度著手。首先，依據(jù)新辦法中的相關(guān)條款，對(duì)原有管理制度的細(xì)則進(jìn)行補(bǔ)充和修改，增加關(guān)于電子會(huì)計(jì)檔案真實(shí)性、可靠性鑒別與信息交接規(guī)范等內(nèi)容，并且更新關(guān)于檔案保管年限以及銷毀流程等方面的條款。其次，完善原有檔案管理制度中的監(jiān)督考核部分內(nèi)容，根據(jù)新的管理辦法明確相關(guān)人員的職責(zé)，以便確保電子會(huì)計(jì)檔案文件在各個(gè)環(huán)節(jié)得到妥善處理。

（二）培育人才并組建專業(yè)技術(shù)團(tuán)隊(duì)

由于電子會(huì)計(jì)檔案管理涉及到檔案、財(cái)務(wù)、網(wǎng)絡(luò)安全以及信息技術(shù)等多方面的專業(yè)技術(shù)，因此為讓新辦法框架下的會(huì)計(jì)檔案管理工作盡快規(guī)范化，應(yīng)組建專門(mén)的技術(shù)團(tuán)隊(duì)并著力培養(yǎng)具備全面知識(shí)和技能的人才。首先，可以從原有的企事業(yè)信息化管理技術(shù)保障團(tuán)隊(duì)中選拔人才，基于其對(duì)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的了解，對(duì)這部分人員進(jìn)行電子會(huì)計(jì)檔案相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)，使其熟悉檔案管理法律法規(guī)、電子會(huì)計(jì)檔案的管理辦法以及安全管理特點(diǎn)，從而具備從事電子會(huì)計(jì)檔案管理的能力。其次，要組建技術(shù)保障團(tuán)隊(duì)從事網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)維護(hù)、研發(fā)安全管理軟件并確保電子會(huì)計(jì)檔案的有效性和信息安全。通過(guò)確保電子會(huì)計(jì)檔案與各相關(guān)部門(mén)設(shè)備的系統(tǒng)兼容性、對(duì)財(cái)務(wù)管理軟件系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)更新，以及對(duì)信息來(lái)源進(jìn)行追蹤和鑒定，使電子會(huì)計(jì)檔案符合新辦法的要求。此外，通過(guò)研發(fā)后臺(tái)監(jiān)控系統(tǒng)軟件，對(duì)單位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)登錄、操作以及信息上傳下載等行為進(jìn)行監(jiān)督，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)異常并確保電子會(huì)計(jì)檔案信息的完整性和真實(shí)性。

（三）完善軟硬件設(shè)施，保障檔案信息安全

為了優(yōu)化電子會(huì)計(jì)檔案管理并提升其利用價(jià)值，應(yīng)對(duì)檔案管理部門(mén)的軟硬件設(shè)施進(jìn)行完善和升級(jí)。首先，針對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)與管理特點(diǎn)，開(kāi)辟專用空間并確保環(huán)境中沒(méi)有影響電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備安全的因素，根據(jù)電子檔案資料的備份存儲(chǔ)需要，將原始和備份檔案的存儲(chǔ)設(shè)備分別保存在不同地點(diǎn)。其次，應(yīng)構(gòu)建關(guān)于電子會(huì)計(jì)檔案資料的數(shù)據(jù)庫(kù)，將所有檔案的生成背景信息、使用的財(cái)務(wù)軟件版本、讀取信息所需計(jì)算機(jī)軟硬件條件以及歸檔日期、備份情況等一一記錄。并且通過(guò)檔案部門(mén)管理系統(tǒng)設(shè)置信息檢索和更新提醒等功能，以便管理人員隨時(shí)掌握所有電子會(huì)計(jì)檔案的狀態(tài)。對(duì)于存儲(chǔ)時(shí)間達(dá)到一定長(zhǎng)度的文件資料及其介質(zhì)進(jìn)行檢查，根據(jù)需要進(jìn)行重新復(fù)制，以防因介質(zhì)損壞導(dǎo)致信息損毀。最后應(yīng)構(gòu)建完善的網(wǎng)絡(luò)安全體系，對(duì)來(lái)自互聯(lián)網(wǎng)的黑客攻擊、計(jì)算機(jī)病毒以及異常操作進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控和預(yù)警，從而確保電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)的安全。

四、結(jié)語(yǔ)

在信息化和網(wǎng)絡(luò)化的背景下，新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》契合目前會(huì)計(jì)信息網(wǎng)絡(luò)化生成、傳輸與利用的需要，是提升企業(yè)運(yùn)營(yíng)效率并充分利用會(huì)計(jì)信息優(yōu)化戰(zhàn)略決策的保障。而電子會(huì)計(jì)檔案的管理則面臨多方面的挑戰(zhàn)，只有按照相關(guān)規(guī)定完善內(nèi)部管理體系和規(guī)范各個(gè)環(huán)節(jié)的工作流程，盡快解決技術(shù)與人才方面的困難，從而才能確保電子會(huì)計(jì)檔案信息的質(zhì)量與安全。

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