海事電子文件歸檔新模式的建立

摘 要：隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展和普及，近幾年來海事管理過程中的電子文件數(shù)量激增。如何高效安全地存儲使用這些電子文件成為了擺在檔案人員面前亟待解決的問題。本文歸納了電子文件難以歸檔的四點(diǎn)原因，并以此為基礎(chǔ)，提出了電子文件歸檔的新模式。

關(guān)鍵字：海事管理 電子文件 歸檔 思考

隨著近幾年海事事業(yè)的跨躍發(fā)展，海事管理過程中所產(chǎn)生的電子信息技術(shù)也在飛速發(fā)展，辦公自動化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化漸趨完善。計算機(jī)管理廣泛應(yīng)用于海事管理活動的方方面面，辦公自動化管理系統(tǒng)代替以往手工繁雜的辦公行文、來往函件。文件從產(chǎn)生到處理結(jié)案幾乎可以不使用紙和筆，許多日常工作可以直接在計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)上辦結(jié)。先進(jìn)的技術(shù)和管理方式產(chǎn)生了大量的電子文件。同時，每個文件形成部門為存儲檔案信息都投入大量的經(jīng)歷，保留舊的設(shè)備和多種應(yīng)用軟件，顯然從人力和物力上都是一種浪費(fèi)。因此，為適應(yīng)海事現(xiàn)代化管理和信息社會的發(fā)展，做好電子文件的歸檔工作，對電子實(shí)施檔案化管理勢在必行。

電子文件難以歸檔的原因

一是電子文件歸檔整理本身是一項(xiàng)復(fù)雜的技術(shù)工程，與紙質(zhì)檔案歸檔整理相比，差異很大。電子文件的形成、處理、收集、積累、整理、歸檔、保管和利用等各個環(huán)節(jié)，都有信息更改、丟失的可能性，因此使得歸檔整理變得復(fù)雜。

二是上級檔案部門缺乏有效指導(dǎo)。筆者通過調(diào)查了解，交通部海事局各直屬局單位大多檔案部門本身對這項(xiàng)新工作也不熟悉，同時也沒有實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)可以學(xué)習(xí)借鑒，使得工作很難開展。

三是沒有統(tǒng)一高效的電子檔案歸檔整理管理系統(tǒng)。

四是檔案人員更換頻繁。

電子文件歸檔方式和模式的選擇

紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，它對保存場地的面積要求不高，而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關(guān)重要。經(jīng)實(shí)踐檢驗(yàn)，利用磁盤，脫機(jī)采集數(shù)據(jù)的介質(zhì)移交方式容易造成數(shù)據(jù)丟失。如遇質(zhì)量較差的磁盤，會影響文件的可讀性。為防止數(shù)據(jù)丟失需制作多份備份盤存檔，這不僅加大了工作量，也增加了存貯磁盤的數(shù)量，簡便而安全的方式是采用網(wǎng)絡(luò)移交歸檔，并利用光盤存貯。網(wǎng)絡(luò)移交的模式有兩種：

1、開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線

隨著各單位計算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這些文件經(jīng)過各業(yè)務(wù)管理部門挑選，反映了職能活動的概貌，上網(wǎng)前又按著信息管理部門的統(tǒng)一要求進(jìn)行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，是歸檔的重點(diǎn)。對那些日常產(chǎn)生的其它未輸送到計算機(jī)信息管理網(wǎng)上的具有保存價值的電子文件，由專業(yè)檔案部門對各個部門產(chǎn)生的電子文件信息進(jìn)行集中統(tǒng)一的管理、保管與存儲。檔案部門對歸檔的電子文件提出標(biāo)準(zhǔn)化格式要求，但不能是唯一性的，應(yīng)認(rèn)可幾種通用性較強(qiáng)的軟件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。

2、成立計算機(jī)與信息管理部門，由其負(fù)責(zé)歸檔，作為電子文件信息的匯集點(diǎn)

為適應(yīng)辦公自動化工作發(fā)展的需要，人們越來越注重信息工作的系統(tǒng)化和標(biāo)準(zhǔn)化水平，計算機(jī)信息系統(tǒng)的開發(fā)也從以往的“分散各異”轉(zhuǎn)向“集中統(tǒng)一”，打破了立卷單位人界限，更趨向基于某一方面或幾方面職能活動的內(nèi)容而建立系統(tǒng)。計算機(jī)與信息管理部門負(fù)責(zé)規(guī)劃、統(tǒng)籌本單位信息管理工作，是開發(fā)集中統(tǒng)一型信息系統(tǒng)的牽頭部門，成為電子文件信息的匯集點(diǎn)，又具有一定的技術(shù)設(shè)備及人才條件，由他們負(fù)責(zé)將日常工作中形成的具有保存價值的電子文件歸檔，無疑是最佳歸檔途徑之一。

無論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位（職能部門）按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門對其數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。檔案部門接收的電子文件一律應(yīng)存入光盤，最好不用磁盤存貯。

建立并執(zhí)行一套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的電子文件歸檔管理制度

1、依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，實(shí)現(xiàn)相關(guān)部門職能的交融集成，建立電子文件歸檔制度

由于整理紙質(zhì)檔案大多采用手工操作的方法，這與電子文件處理手法相差甚遠(yuǎn)，需要新的知識和技術(shù)手段，現(xiàn)有的立卷隊(duì)伍尚不適應(yīng)工作發(fā)展的需要，要通過組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和技術(shù)培訓(xùn)，盡快地使他們掌握信息管理自動化的基本知識和技能，擔(dān)負(fù)起電子文件歸檔工作的重任。

2、建立電子文件全過程管理制度

電子文件從形成到電子檔案的開發(fā)利用，來源廣泛，環(huán)節(jié)眾多。因此，電子文件收集歸檔必須依靠制度約束。建立電子文件全過程管理制度，明確各方面的職責(zé)要求，顯得尤為重要。這也是保證電子檔案原始性、真實(shí)性和完整性的重要措施。

3、將電子文檔管理工作納入單位管理工作程序

納入單位各職能部門的職責(zé)范圍及有關(guān)人員的崗位責(zé)任制，其目的是使制度變成歸檔人員的自覺行動。體現(xiàn)在部門檔案的管理工作要做到“三納入”、“四同步”：納入工作規(guī)劃和計劃、納入管理制度、納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍；在布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)工作的同時，布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作。

“兩套制”歸檔的必要性與適時簡化合一的可能性

簽署是文件生效的主要標(biāo)志，在現(xiàn)在技術(shù)條件下，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式備份保存。鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性，以及電子文件的易修改性，有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數(shù)據(jù)的安全。目前，電子文件、紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內(nèi)容形成“兩套制”，即紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案，以確保聲像檔案完整與安全。

檔案人員知識結(jié)構(gòu)的變革迫在眉睫

隨著海事檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案人員的知識結(jié)構(gòu)問題逐漸引起重視，并分別從不同角度、不同層次有所探討或涉及。筆者認(rèn)為，所謂檔案人員知識結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，主要應(yīng)通過處理好如下一些關(guān)系體現(xiàn)出來。

1、應(yīng)處理好縱向與橫向、基礎(chǔ)與提高的關(guān)系

人們常講“一專多能”、“數(shù)專多能”，可以用“金字塔”模式做為參照?！敖鹱炙蹦Ｊ綄⒁粋€人的知識結(jié)構(gòu)分為三大層次，最底層的為基礎(chǔ)知識，中層為相關(guān)性知識，最上層為專業(yè)知識。按照這一模式，一個檔案人員必須使自己的知識“金字塔”的塔基盡可能寬廣、深厚、牢固；塔尖盡可能高聳、精深，這樣構(gòu)成的知識“金字塔”就既高大、又牢固，也就是達(dá)到了最優(yōu)化，才能最大限度地發(fā)揮其功能。

2、應(yīng)處理好系統(tǒng)提高與發(fā)展特長的關(guān)系

在教育學(xué)上，日本專家曾提出“能才”與“異才”的區(qū)別，這對于檔案人員知識結(jié)構(gòu)的優(yōu)化不無啟示。按照現(xiàn)代信息科學(xué)的觀點(diǎn)，任何一個系統(tǒng)功能的發(fā)揮與自身的變化發(fā)展，既與自身整體的結(jié)構(gòu)與水平有關(guān)，也可能與內(nèi)外部某一獨(dú)特的、偶然的、甚至貌似微小的因素有重大聯(lián)系。做為檔案人員，平時既要注意系統(tǒng)的學(xué)習(xí)、提高，也要注意發(fā)展自己某一方面的特長、“絕活”，這樣，說不定在什么時候就能派上用場，彌補(bǔ)知識結(jié)構(gòu)的不足。

3、應(yīng)處理好集體智慧與個體智慧的關(guān)系

常言說：“三個臭皮匠，勝過一個諸葛亮。”這實(shí)際上道出了現(xiàn)代信息科學(xué)與管理學(xué)、人才學(xué)的一個重要原理：集體（系統(tǒng)、整體）的功能作用要大于個體（部分、要素）的作用。檔案工作內(nèi)部有著各種分工，因而各單位檔案人員的知識結(jié)構(gòu)應(yīng)有所區(qū)別，有所側(cè)重，而總體上，全體檔案人員的知識結(jié)構(gòu)應(yīng)保證能圓滿、高效、創(chuàng)造性地完成有關(guān)工作。

4、應(yīng)處理好智能因素與非智能因素的關(guān)系

現(xiàn)代心理學(xué)、人才學(xué)有一個重要研究發(fā)現(xiàn)，即個人的知識水平與能力、成就，不僅受個人的智力水平、環(huán)境等因素的影響，更重要的與個人的非智能因素，諸如需要、動機(jī)、興趣、情感、意志乃至理想、信念、世界觀等都有著密切的關(guān)聯(lián)。這就啟示我們，檔案人員要優(yōu)化自己的知識結(jié)構(gòu)，也必須注意提高自己的非智能心理素質(zhì)。我們發(fā)現(xiàn)，許多人甚至不是檔案專業(yè)科班出身，但他們正是憑著對檔案工作的熱愛，憑著自己的一股鉆勁，不斷學(xué)習(xí)、掌握知識，增長才干，從而做出了突出的成績。

（作者單位：江蘇海事局）