巧用Indesign書籍提高科技期刊的排版效率

凌桂霞，張 宣，何燕鈺，任 珊，趙春杰

Adobe Indesign 是一個(gè)定位于專業(yè)排版領(lǐng)域的全新軟件，整合了多種關(guān)鍵技術(shù)，包括現(xiàn)在所有Adobe 專業(yè)軟件擁有的圖像、字型、印刷、色彩管理技術(shù)[1]。Indesign 書籍是一個(gè)可以共享樣式、色板、主頁及其他項(xiàng)目的文檔集，排版者可以按順序給編入書籍的文檔中的頁面編號(hào)、打印書籍中選定的文檔或者將它們導(dǎo)出到PDF[2]。

Indesign 書籍常應(yīng)用于圖書的排版，科技期刊沒有圖書內(nèi)容那么多，但是每一期內(nèi)容變化靈活，一般包括期刊介紹（版權(quán)頁）、編委會(huì)、目錄、正文（約10 篇文章）、投稿須知等[3]。筆者嘗試在每一期稿件排版的時(shí)候，使用Indesign 書籍功能，發(fā)現(xiàn)大大提高了效率，節(jié)省了時(shí)間，帶來很多方便。本文總結(jié)了使用Indesign 書籍進(jìn)行期刊排版的優(yōu)勢(shì)，供排版者分享。

1 以英文雙月刊《亞洲藥物制劑科學(xué)》雜志為例，使用Indesign 書籍排版的流程

1.1 創(chuàng)建Indesign 文檔

如圖1 所示，首先創(chuàng)建期刊介紹（版權(quán)頁）、編委會(huì)、目錄、投稿須知等Indesign 文檔。一般這些文檔建立以后，可以供今后其他期雜志使用，因?yàn)槌四夸?，在每一期排版時(shí)需要更改一下內(nèi)容外，其他文件的內(nèi)容短期內(nèi)都是固定的。然后建立一個(gè)稿件的Indesign 文檔，將正文的格式、段落、字體、頁碼格式、版式等設(shè)置好，作為排版的模版，供每一期正文文章排版使用。

將創(chuàng)建的Indesign 文檔模版復(fù)制/粘貼9 份，分別重命名，一般都將文章的稿號(hào)作為文件名，因?yàn)檫@樣名字簡(jiǎn)短，在書籍調(diào)板中看起來比較直觀方便。10 篇文章的Indesiign 文檔創(chuàng)建以后，先不要急于添加內(nèi)容，因?yàn)閺拇谁h(huán)節(jié)之后的工作，就要借助Indesign 書籍來完成，Indesign 書籍將給排版流程帶來很多便利。

圖1 創(chuàng)建Indesign文檔的流程

1.2 新建一個(gè)Indesign 書籍

書籍是一個(gè)文檔，在創(chuàng)建時(shí)要先設(shè)置存儲(chǔ)書籍的位置和名稱，存儲(chǔ)后才可以打開相應(yīng)的調(diào)板。然后再在調(diào)板中添加相應(yīng)的文檔，組合成書籍。

執(zhí)行“文件”→“新建”→“書籍”命令，打開“新建書籍”對(duì)話框，命名為“2012年第1期”，保存書籍，書籍文件的擴(kuò)展名為.indb。書籍文件獨(dú)立于文檔文件，即Indesign 書籍和Indesign 文檔位置是獨(dú)立的，無制約關(guān)系，所以相對(duì)位置可以隨意。

1.3 將Indesign 文檔添加到Indesign 書籍中

1.4 調(diào)整書籍中文檔的順序

選中要移動(dòng)的文檔，按住左鍵，移動(dòng)到某個(gè)文檔下方，松開，文檔即完成移動(dòng)并重新分頁。從AJPS-01 到AJPS-10 的頁碼連續(xù)，這是由于這10 個(gè)文檔由一個(gè)模板復(fù)制而成，模板文檔設(shè)置了“自動(dòng)頁碼”。此方法在調(diào)整文章順序時(shí)，頁碼范圍會(huì)自動(dòng)調(diào)整。

1.5 分別編輯Indesign 書籍中的各文檔

雙擊“書籍”調(diào)板中的文檔名稱，即可打開相應(yīng)的文檔，并編輯該文檔，而且可以同時(shí)打開多個(gè)文檔進(jìn)行編輯，文件打開后，在“書籍”調(diào)板文檔名稱中添加了圖標(biāo)，表示該文件為打開狀態(tài)。由于10 篇文章都是由同一模板修改的，頁面數(shù)量相同，所以編輯某篇文章時(shí)，要根據(jù)情況刪除和增加頁面，由于文檔設(shè)置了“自動(dòng)頁碼”，所以在增減頁面時(shí)，書籍會(huì)自動(dòng)重新分頁。

1.6 導(dǎo)出PDF 文件用于校對(duì)或付印

打開書籍中的所有文檔，集中規(guī)范格式，主要利用格式刷和查找/更改功能。在“書籍”調(diào)板中，選中某個(gè)文檔，選擇“打印已選中的文檔”或“將已選中文檔導(dǎo)出為PDF”，輸出的PDF 文檔可以作為校樣文件，發(fā)給作者校對(duì)；全部選中書籍中的文檔，選擇“打印書籍”或“將書籍導(dǎo)出為PDF”，將整個(gè)書籍輸出為PDF 文件，直接用于印刷。

2 使用Indesign 書籍進(jìn)行期刊排版的優(yōu)勢(shì)

Indesign 書籍會(huì)對(duì)索引、目錄、頁碼和樣式等方面要求有一致性，可以把多個(gè)單獨(dú)的Indesign文檔合并為一個(gè)書籍文檔，但書籍中的各個(gè)文檔仍然單獨(dú)存在并可以單獨(dú)修改。

2.1 界面簡(jiǎn)潔、功能齊全、操作方便

“書籍”調(diào)板是書籍文件的工作區(qū)域，可以在此添加、移去或重排文檔，多個(gè)文檔集于一體。一個(gè)書籍文件中最多可包含1 000 個(gè)文檔。應(yīng)用Indesign 書籍進(jìn)行期刊排版時(shí)，可以將一期雜志包含的多篇文章、版權(quán)頁和投稿須知等所有文檔作為一個(gè)整體處理。“書籍”調(diào)板可以作為一個(gè)鏈接，只需雙擊“書籍”調(diào)板中的文檔名稱就可以輕松打開文檔，這樣便于打開多個(gè)文檔，實(shí)現(xiàn)多個(gè)文檔間的快捷切換。

“書籍”調(diào)板總是在浮于Indesign 界面的最前方，而且可以隨意移動(dòng)位置，并最小化，不會(huì)影響文檔的編輯，如果需要切換其他文檔時(shí)，再將其最大化，顯示書籍中的文檔列表。另外，頁面范圍顯示在“書籍”調(diào)板中每一文檔名稱的旁邊，非常清晰明了。

2.2 自動(dòng)編排頁碼

Indesign 書籍實(shí)現(xiàn)了頁碼自動(dòng)控制，頁碼排序方便靈活，可以全文排序，也可以自動(dòng)分章節(jié)排序。默認(rèn)情況下，書籍文件中的“自動(dòng)分頁”是打開的。如果選中編入書籍的文檔中的“自動(dòng)頁碼”，則書籍中的文檔將被連續(xù)地編排頁碼。默認(rèn)情況下，當(dāng)在編入書籍的文檔中添加或移去頁面，或?qū)募M(jìn)行更改（如重新排序、添加或移去文檔）時(shí)，Indesign 會(huì)重新分頁。

在“書籍頁碼選項(xiàng)”對(duì)話框中可以設(shè)置書籍頁面的編碼方式。單擊“書籍”調(diào)板右上角的按鈕，在彈出的菜單中執(zhí)行“書籍頁碼選項(xiàng)”命令，打開“書籍頁碼選項(xiàng)”對(duì)話框。選擇“書籍”調(diào)板菜單中的“文檔頁碼選項(xiàng)”，或在“書籍”調(diào)板中雙擊該文檔的頁碼，可以更改文檔的頁碼格式。

2.3 有利于集中規(guī)范格式，批量處理特殊字符、特殊格式，避免遺漏

在書籍中，我們可以講一期雜志的將所有文檔作為一個(gè)整體進(jìn)行集中處理，例如可以使用格式刷，集中修改所有文檔的標(biāo)題樣式：將某篇文檔修改后，直接雙擊下一篇文檔，格式刷的內(nèi)容不會(huì)變更，無需頻繁切換格式刷的樣式，就可以輕松將所有文檔中的標(biāo)題統(tǒng)一修改。另一個(gè)重要優(yōu)勢(shì)是使用查找/更改功能，集中規(guī)范詞語用法，批量處理特殊字符、特殊格式，例如正斜體、大小寫、上標(biāo)下標(biāo)。該操作的關(guān)鍵步驟有兩個(gè)：首先必須打開書籍中全部文檔，然后在查找/更改選項(xiàng)里必須選擇“應(yīng)用于所有文檔”選項(xiàng)。

2.4 易于打印或?qū)С稣麄€(gè)書籍或者單個(gè)文檔

Indesign 書籍具有簡(jiǎn)潔流暢的PDF 輸出，設(shè)定了多種PDF 選項(xiàng)?？筛鶕?jù)你的需要（供作者校對(duì)的校樣或者供印刷廠付印的文件）來決定輸出手段，并且提高了安全性。由此可見，使用書籍文件的一個(gè)重要優(yōu)勢(shì)是，只需要單個(gè)命令即可輸出編入書籍的選定文檔或整個(gè)書籍，以便打印、預(yù)檢、打包或?qū)С龅?PDF。

3 結(jié)束語

Indesign 書籍是一個(gè)可以共享樣式、色板、主頁及其他項(xiàng)目的文檔集，可以按順序給編入書籍的文檔中的頁面編號(hào)、打印書籍中選定的文檔或者將它們導(dǎo)出到PDF。巧用Indesign 的書籍功能進(jìn)行期刊的排版可以大大提高編輯的排版效率，提高排版質(zhì)量。