檔案資料信息管理研究芻議

李春梅

摘 要：本文就檔案資料信息管理研究論題，指出了觀念更新，提高檔案資料信息服務(wù)意識必要性;闡述了強(qiáng)化做好檔案工作的自覺性，積極拓展檔案資料信息渠道的重要性;論述了加強(qiáng)檔案資料信息管理的途徑。

關(guān)鍵詞：檔案 信息 規(guī)范化 管理 措施

中圖分類號：G270文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1003-9082（2019）09-00-01

檔案部門利用現(xiàn)代化技術(shù)替換過去的檔案管理手段，提高了檔案信息管理的效率，完全向檔案資料信息快速傳遞層面轉(zhuǎn)變，那就是更迅速地把檔案資料信息向可利用的社會資源層面轉(zhuǎn)變。就是運(yùn)用計算機(jī)、通信網(wǎng)絡(luò)等高新技術(shù)管理檔案資料信息。

一、觀念更新，增強(qiáng)檔案資料信息服務(wù)意識

要踏實做好檔案資料信息的管理，逐步做好檔案資料信息開發(fā)利用，就一定要建立服務(wù)社會全局理念，同時樹立服務(wù)市場經(jīng)濟(jì)的觀念。一是要有主動服務(wù)的思想和姿態(tài)，檔案部門工作人員只有端正思想，樹立全心全意的服務(wù)的態(tài)度，才能在具體工作中形成服務(wù)動向。二是要有開拓進(jìn)取精神，檔案工作人員只有從原來的故步自封邁向改革開放，即把自己的工作與社會需求相結(jié)合，把了解并把握社會對檔案的需求放在關(guān)鍵位置，才能有目標(biāo)、有重點、有效果的做好檔案信息的開發(fā)和利用工作。三是要有敢為人先的思想，檔案工作者一定要有前瞻性，并且要有憂患意識，如此才能在從事檔案資料信息工作中形成一股強(qiáng)大的驅(qū)動力。四是要樹立服務(wù)市場需求的觀念，檔案工作的管理人員在市場經(jīng)濟(jì)條件下，要適應(yīng)形勢的需求，要以市場需要作為工作的目標(biāo)，與社會的飛速發(fā)展的形勢步調(diào)一致。

二、強(qiáng)化做好檔案工作的自覺性，積極拓展檔案資料信息渠道

檔案工作人員要提高做好檔案管理工作的自覺性，快速革新檔案管理的原始化，廢棄行政、人事檔案保管單一的方式。在規(guī)范檔案管理過程中，努力開發(fā)和快速拓展檔案資料信息，這是當(dāng)前檔案管理工作十分重要并要慎重研究的一個課題。目前，各部門的檔案管理模式幾乎是程式化，那就是簽收上級下發(fā)的文件、單位內(nèi)部發(fā)行的文件，于當(dāng)年年底進(jìn)行整理、第二年年初再分門別類的進(jìn)行次編輯、裝訂，裝入檔案柜。機(jī)械的將行政類、黨群類、人事類、經(jīng)營管理類、綜合業(yè)務(wù)管理制度類等進(jìn)行編程，集中。這就是檔案管理的最簡易的保管過程。

要遵循《檔案法實施辦法》和《檔案法》的有關(guān)要求和相關(guān)規(guī)定，多層次、多角度地征集和收集檔案資料。對特別重要的科技、經(jīng)濟(jì)和地方特色等方面的檔案資料要收藏完備，這樣可以充實館藏，提升館藏檔次。十分有利于增加檔案信息，擴(kuò)大檔案信息的范疇，全面、系統(tǒng)、有效地開發(fā)和利用檔案部門的檔案信息資源。做好經(jīng)濟(jì)活動方面的檔案資料研究與探討，根據(jù)研討的過程與形成的結(jié)論，撰寫學(xué)術(shù)報告，給有關(guān)部門提供有價值的參考。例如，根據(jù)社會熱點問題，諸如市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中的重要的經(jīng)濟(jì)信息，把這些信息和館藏信息從具體需求出發(fā)，嚴(yán)格進(jìn)行整編，給有關(guān)部門為解決實際問題提供切實可行的參考，為本部門的經(jīng)濟(jì)發(fā)展做出努力。

三、加強(qiáng)檔案資料信息管理的途徑

檔案管理工作，長期以來都是處于封閉式管理階段，并且在檔案的收藏、利用，組織和保護(hù)上基本上有一套固有的方法及管理體系。但在信息豐富的時代，要求檔案管理工作必須實行以集中統(tǒng)一管理，強(qiáng)化檔案監(jiān)管，檔案“一站式”服務(wù)為基本內(nèi)容的新模式，徹底摒棄舊的檔案管理模式，克服在人、財、物、管理、服務(wù)上的弊病，讓檔案資源集約化、人員素質(zhì)現(xiàn)代化、業(yè)務(wù)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化、管理工作規(guī)范化、服務(wù)社會優(yōu)質(zhì)化的“五化”目標(biāo)得以順利進(jìn)行。檔案工作者一定要與時俱進(jìn)，加強(qiáng)時事政治學(xué)習(xí)，加強(qiáng)檔案管理工作業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)，適應(yīng)時代發(fā)展需求，轉(zhuǎn)變服務(wù)態(tài)度，樹立全新的服務(wù)理念，提升服務(wù)質(zhì)量。

1.加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)

隨著計算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件都在網(wǎng)上傳送。鑒于此，在上網(wǎng)之前，要遵循有關(guān)要求，按照信息管理部門的統(tǒng)一規(guī)定，依照一定的程序進(jìn)行文件格式的轉(zhuǎn)換。在一定層面上，使數(shù)據(jù)的可靠性和通用性得到可靠保障。對那些未輸送到計算機(jī)信息管理網(wǎng)上的具有保存價值的電子文檔，應(yīng)由電子文件形成部門編日整理，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部落門傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)，將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價值的電子文件通過此系統(tǒng)傳輸給檔案部門，檔案部門經(jīng)與辦公自動化和信息管理部門協(xié)商后，要對歸檔的電子文件提出格式要求，無論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編輯整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門對其數(shù)據(jù)的真實性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。

2.更新思想觀念，確立檔案資料信息利用工作的地位

檔案資料信息能有效地開發(fā)和利用是檔案工作的目標(biāo)，也是檔案工作與之相關(guān)環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)。（1）從事檔案工作的人員，要有進(jìn)取思想，更新服務(wù)管理觀念，在檔案管理工作中認(rèn)清形勢，銳意改革，勇于創(chuàng)新，從思想上明確檔案信息開發(fā)利用的好壞是檢驗檔案工作做的好否的標(biāo)準(zhǔn)。要摒棄“重管輕用”的想法，從事檔案工作的人員一定要忠于職守，克服麻痹大意、消極怠工的思想認(rèn)識和工作態(tài)度，愛崗敬業(yè)，努力進(jìn)取。其次，各級黨政分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，要重視對檔案信息開發(fā)利用工作的正確引導(dǎo)，在人、財、物等方面給檔案部門的信息開發(fā)利用工作以有力保障，讓檔案信息開發(fā)利用工作能在良好的環(huán)境中順利展開。

3.提高個人業(yè)務(wù)素質(zhì)，搞好檔案編研

要實現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化管理，檔案工作人員必須提高自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)。關(guān)于檔案工作的基本理論知識和具體操作的業(yè)務(wù)者學(xué)習(xí)掌握外語，是新形勢下對檔案管理人員提出的一項新任務(wù)，檔案工作者要努力學(xué)習(xí)并掌握計算機(jī)知識，逐步學(xué)會使用計算機(jī)管理檔案。隨著辦公現(xiàn)代化的發(fā)展，越來越多的現(xiàn)代化辦公設(shè)備進(jìn)入了檔案館（室），這些設(shè)備逐步變成了檔案人員的工具，如查檔案工作者不會使用工具，那么就不能正常地開展工作，因此學(xué)習(xí)使用各類現(xiàn)代化設(shè)備，也是檔案工作人員必須學(xué)習(xí)的知識。檔案具有可利用率高、內(nèi)容廣、數(shù)量多的特點，僅靠傳統(tǒng)的手工管理已不適應(yīng)目前形勢的發(fā)展，必須運(yùn)用現(xiàn)代科技手段，實行計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行系統(tǒng)管理，使檔案信息的輸入、檢索和利用等工作實現(xiàn)自動化，提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。

檔案資料信息是一種無形資產(chǎn)，也是企業(yè)的寶貴財富。為使檔案資料信息不流失，要建立健全檔案管理制度，有了規(guī)章制度的規(guī)范和約束，才能保證檔案工作規(guī)范化的實施開展，這也是檔案管理工作順利進(jìn)行的保證。