對(duì)聲像資料在線預(yù)歸檔工作模式的創(chuàng)新思考

方軍

對(duì)聲像資料在線預(yù)歸檔工作模式的創(chuàng)新思考

方軍

（中國(guó)工程物理研究院檔案館，四川 綿陽(yáng) 621900）

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，照片、視頻等記錄手段在科研生產(chǎn)、文化建設(shè)、行政管理中得到廣泛應(yīng)用，其能直接再現(xiàn)活動(dòng)的場(chǎng)面、實(shí)物和聲音，直觀還原活動(dòng)的真實(shí)場(chǎng)景，能起到文字記錄材料所不能達(dá)到的效果。目前，聲像資料大多在業(yè)務(wù)部門、宣傳部門或制作部門中產(chǎn)生和保管，甚至有的留存在個(gè)人手中，長(zhǎng)此以往，沒(méi)有規(guī)范、有效的管理機(jī)制，會(huì)使大量珍貴、對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的聲像資料散落或流失。聲像檔案是現(xiàn)代社會(huì)檔案資源體系建設(shè)的重要組成部分，社會(huì)、單位和個(gè)人對(duì)其的需求都越來(lái)越廣泛，其作用也越來(lái)越明顯，探索并實(shí)施聲像資料在線預(yù)歸檔工作模式，將會(huì)對(duì)做好聲像檔案收集整理和提供利用工作帶來(lái)積極的促進(jìn)作用。通過(guò)闡述科研院的聲像資料管理工作現(xiàn)狀，并通過(guò)聲像檔案管理需求分析，提出了聲像資料在線預(yù)歸檔的模式思考。

聲像資料；預(yù)歸檔；保存價(jià)值；利用價(jià)值

1 聲像資料預(yù)歸檔概述

聲像資料預(yù)歸檔是指聲像資料正式移交到檔案館之前，按照一定的規(guī)范、要求，科學(xué)、系統(tǒng)、有序、有意識(shí)、有目地進(jìn)行初步收集整理的工作。聲像資料預(yù)歸檔主要由聲像資料采集人員或?qū)＜媛殭n案人員完成，需要收集聲像資料主體內(nèi)容及相關(guān)文字說(shuō)明，比如時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件、背景、拍攝者等，各要素既要保證齊全完整，還要在內(nèi)容上體現(xiàn)出精煉和優(yōu)化。聲像資料預(yù)歸檔工作，對(duì)于提高基層人員及專兼職檔案人員對(duì)聲像檔案收集工作原始性、必要性、及時(shí)性、完整性、有效性、系統(tǒng)性等方面的認(rèn)識(shí)，提升聲像檔案的保存價(jià)值和利用價(jià)值，提高聲像檔案的管理水平和服務(wù)水平，有著積極的促進(jìn)作用。

2 聲像資料預(yù)歸檔的意義

聲像資料預(yù)歸檔工作對(duì)于豐富和完善本單位的檔案資源體系具有重要意義。聲像資料預(yù)歸檔從聲像檔案管理的源頭入手，是加強(qiáng)對(duì)聲像資料收集、整理的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。通過(guò)統(tǒng)一規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，拓展接收范圍，盡可能將反映本單位概貌、行政管理、科研生產(chǎn)、來(lái)訪接待、事件事故、項(xiàng)目建設(shè)、獎(jiǎng)勵(lì)榮譽(yù)等各類聲像資料列入預(yù)歸檔范圍，特別要覆蓋本單位重點(diǎn)工作、重要活動(dòng)、重大項(xiàng)目建設(shè)、重大科研項(xiàng)目等內(nèi)容，使其成為本單位檔案館藏內(nèi)容的有機(jī)組成部分。

聲像資料預(yù)歸檔工作對(duì)于促進(jìn)本單位聲像檔案的及時(shí)歸檔具有重要意義。預(yù)歸檔工作立足基層業(yè)務(wù)實(shí)際，可以幫助基層人員從各自業(yè)務(wù)工作出發(fā)，去了解歸檔工作重點(diǎn)，掌握基礎(chǔ)的歸檔工作方式和方法，將本單位日常工作中形成的科技、管理等各類聲像資料在源頭上納入預(yù)歸檔收集范圍，及時(shí)、完整地保留住本單位科研、管理等活動(dòng)的真實(shí)記錄，為后續(xù)檔案保管和利用提供重要的憑證和依據(jù)。

聲像資料預(yù)歸檔工作對(duì)于增強(qiáng)本單位聲像檔案的科學(xué)管理具有重要意義。一個(gè)單位保管的檔案能反映出本單位發(fā)展歷史的基本面貌，檔案收集完整、準(zhǔn)確，能夠保證本單位科研生產(chǎn)、管理等各項(xiàng)活動(dòng)正常進(jìn)行；檔案整理規(guī)范、系統(tǒng)，能夠保持檔案內(nèi)在聯(lián)系，便于管理，便于利用；檔案保管安全、條理，可以最大限度地延長(zhǎng)檔案的壽命。預(yù)歸檔工作是將聲像檔案歸檔工作提前到聲像資料的形成階段，對(duì)設(shè)計(jì)、優(yōu)化、完善檔案收集、整理、保管工作流程，促進(jìn)檔案的完整性、規(guī)范性和安全性，提升檔案工作質(zhì)量有積極的作用。

聲像資料預(yù)歸檔工作對(duì)于增強(qiáng)單位全體職工的檔案意識(shí)，尤其在幫助基層人員增強(qiáng)聲像檔案的收集意識(shí)方面具有重要意義。聲像檔案資源在基層，收集工作也在基層，開(kāi)展預(yù)歸檔工作就是要與基層工作同布置、同實(shí)施，向基層人員普及聲像檔案工作知識(shí)，指導(dǎo)基層人員開(kāi)展聲像檔案工作實(shí)踐，幫助基層人員直接參與到聲像檔案收集工作中，為基層創(chuàng)建聲像資料預(yù)歸檔工作條件，營(yíng)造良好的檔案工作環(huán)境。

聲像檔案作為一種特殊介質(zhì)的檔案與紙質(zhì)檔案、實(shí)物檔案，相互依存、互為補(bǔ)充、相互印證，彼此間聯(lián)系密切，其所承載的原始記錄性和使用方式又是紙質(zhì)和實(shí)物載體檔案所不能替代的。正是基于聲像檔案的特殊性，開(kāi)展聲像資料預(yù)歸檔工作可以促進(jìn)檔案收集歸檔工作的完整、及時(shí)和有效。尤其是進(jìn)入使用音、視頻媒體記錄和表現(xiàn)歷史極其便利的時(shí)代后，如何更快捷有效地開(kāi)展聲像檔案歸檔工作，對(duì)于更大限度地發(fā)揮聲像檔案的利用價(jià)值有著非常重要的意義。

3 目前聲像檔案歸檔面臨的困難

3.1 聲像檔案受重視程度明顯不足

很長(zhǎng)一段時(shí)間以來(lái)，由于受人員、設(shè)備、儲(chǔ)存環(huán)境等條件限制，各科研單位形成的聲像檔案有限，管理部門更重視與科研生產(chǎn)中心工作關(guān)系緊密的文件、合同、圖紙等上級(jí)來(lái)文、紅頭文件，注重文書檔案和科技檔案的收集整理利用，聲像檔案的收集基本處于被動(dòng)接收的狀態(tài)。聲像檔案的產(chǎn)生和收集基本未納入檔案管理部門年度計(jì)劃，導(dǎo)致聲像檔案的形成既沒(méi)有程序化管理，也缺乏對(duì)科研生產(chǎn)提供必要的支撐，加之內(nèi)容不夠完整、齊全，降低了各單位對(duì)聲像檔案的需求引力，周而復(fù)始、惡性循環(huán)，也就越來(lái)越難以引起相關(guān)部門的重視。

3.2 檔案管理部門被弱化

檔案管理部門受限于管理地位上的弱勢(shì)，較少參與單位頂層設(shè)計(jì)及總體規(guī)劃，導(dǎo)致檔案產(chǎn)生與收集工作缺乏必然聯(lián)系，造成很多有價(jià)值的檔案遺失。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，各單位重要會(huì)議、重要活動(dòng)或重要工程等，除了產(chǎn)生文字記錄、科技圖紙等，還可能產(chǎn)生工作照片、錄音磁帶、錄像磁帶等，它們以不同形式存在，成為事件的原始記錄，相互印證，可以構(gòu)成一套的完整檔案記錄。但由于聲像檔案形成的即時(shí)性和檔案部門管理地位弱化形成的矛盾，聲像檔案總是處于被動(dòng)的接收狀態(tài)。檔案部門工作介入滯后于管理過(guò)程，就很難提出有效的歸檔計(jì)劃和要求，很多重要的聲像檔案等到檔案人員去催要或者檔案館去征集，也只能是“亡羊補(bǔ)牢”了。

3.3 基層人員歸檔意識(shí)不強(qiáng)

基層人員歸檔意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)聲像檔案的重要性認(rèn)識(shí)不夠，對(duì)聲像資料管理和處置較隨意，容易造成聲像檔案的失控或流失。很多聲像檔案的形成部門，對(duì)什么是聲像檔案、哪些聲像資料需要?dú)w檔并沒(méi)有明確的認(rèn)知，歸檔與不歸檔沒(méi)有明確的工作規(guī)劃做指導(dǎo)，缺少行政約束力。很多基層人員存在認(rèn)識(shí)上的盲區(qū)，有的認(rèn)為聲像資料采集結(jié)束后任務(wù)就完成了，沒(méi)有歸檔保存的意識(shí)；有的誤以為誰(shuí)拍的聲像資料就歸誰(shuí)，送往報(bào)刊、網(wǎng)站發(fā)表后，怎么處理屬于個(gè)人行為；還有的僅考慮個(gè)人或本部門工作方便，致使部分聲像資料長(zhǎng)期在個(gè)人或部門內(nèi)部保存，不愿意移交。部門和個(gè)人在認(rèn)識(shí)上的偏差導(dǎo)致很珍貴的聲像資料由于沒(méi)有及時(shí)歸檔而失去了應(yīng)有的保存價(jià)值和利用價(jià)值。

3.4 聲像檔案歸檔方式仍比較傳統(tǒng)

聲像檔案歸檔方式仍比較傳統(tǒng)，信息化程度不高，導(dǎo)致基層人員對(duì)歸檔工作不積極，主動(dòng)性不強(qiáng)。現(xiàn)在信息技術(shù)手段日新月異，基層單位記錄和收集科研生產(chǎn)和工作中發(fā)生的有價(jià)值的圖片或視頻資料的方式也是多樣化的，大多以數(shù)字聲像檔案為主。如果仍采取傳統(tǒng)的紙質(zhì)、光盤、磁盤等實(shí)物載體的移交方式，不僅及時(shí)性不夠，且在數(shù)據(jù)容量上也不能完全適應(yīng)現(xiàn)代聲像的歸檔需求。尤其是在科研院所，刻錄光盤或大數(shù)據(jù)擺渡還需要嚴(yán)格的保密審查審批制度，形成實(shí)物載體周期較長(zhǎng)，移交文檔時(shí)還需填寫聲像資料攜帶的元數(shù)據(jù)信息，多方面客觀因素都容易造成基層人員持有畏難情緒，加之聲像檔案的歸檔計(jì)劃性不強(qiáng)，導(dǎo)致了聲像檔案歸檔率大大低于傳統(tǒng)紙質(zhì)載體檔案的現(xiàn)象。

4 開(kāi)展聲像資料在線預(yù)歸檔的工作思路

4.1 加強(qiáng)聲像檔案社會(huì)利用價(jià)值的宣傳

檔案部門要主動(dòng)作為，編制優(yōu)質(zhì)的聲像檔案編研成果，并通過(guò)對(duì)這些成果的宣傳和展示，積極爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的重視。比如圍繞中物院建院周年慶，中國(guó)第一顆原子彈、氫彈爆炸成功等重大紀(jì)念活動(dòng)，講好檔案故事；回顧中物院事業(yè)發(fā)展史上的閃光印記，編制檔案日歷“中物院歷史上的今天”；配合科研團(tuán)隊(duì)優(yōu)秀成果，編制有影響力的科技成果片；舉辦“不忘初心、牢記使命”“中物院記憶”主題檔案圖片展等，使各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識(shí)到聲像檔案作為現(xiàn)代檔案資源體系的重要組成部分，在記錄事業(yè)發(fā)展、再現(xiàn)歷史原貌、創(chuàng)新管理方式、服務(wù)文化強(qiáng)國(guó)等方面具有的不可替代的地位和作用。積極爭(zhēng)取本單位在人、財(cái)、物等各方面必要的支持，為檔案事業(yè)發(fā)展創(chuàng)造條件，才能使聲像檔案管理在優(yōu)化檔案管理方式、向社會(huì)開(kāi)放檔案信息、提高檔案利用效率等方面發(fā)揮積極作用。

4.2 聯(lián)合基層單位共同開(kāi)展聲像資料收集工作

應(yīng)共建聲像資源庫(kù)，共享信息資源建設(shè)成果。聲像資料預(yù)歸檔工作以豐富館藏為基礎(chǔ)、服務(wù)利用為目的，大量資料的原始積累必不可少?；鶎訂挝坏目蒲泻凸芾砣藛T最了解各項(xiàng)科研活動(dòng)和重大管理事項(xiàng)的有關(guān)情況，只有把聲像資料預(yù)歸檔工作延伸到基層一線，讓更多的基層人員參與到采集工作中，才能夠保障更多的聲像資料在源頭上得到收集，所以檔案部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)聯(lián)手基層單位開(kāi)展各類聲像資料的收集歸檔工作。檔案部門還要通過(guò)建立聯(lián)合機(jī)制，充分發(fā)揮基層部門及專兼職檔案人員的作用，推動(dòng)聲像資料的收集和預(yù)歸檔工作在基層完成。專業(yè)檔案人員后續(xù)對(duì)收集到的預(yù)歸檔資料再進(jìn)行分類、整理，兩步走才能夠有效提升聲像檔案歸檔工作效率。

4.3 統(tǒng)一聲像資料預(yù)歸檔工作標(biāo)準(zhǔn)

任何工作的開(kāi)展都需要強(qiáng)化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)才能更好地發(fā)揮價(jià)值，所以，在對(duì)聲像資料進(jìn)行預(yù)歸檔時(shí)，就必須以聲像檔案的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行格式及內(nèi)容描述的統(tǒng)一，為建立一個(gè)數(shù)據(jù)互通共享的交流平臺(tái)創(chuàng)造條件。存檔照片，建議采用TIFF存儲(chǔ)格式，可以存儲(chǔ)彩色、灰度、二值圖像。對(duì)于視頻圖像的數(shù)據(jù)格式，建議采用MPEG系列標(biāo)準(zhǔn)，可直接用于播放、編輯等不同的用途。對(duì)于音頻文件，建議采用WAV格式存儲(chǔ)。對(duì)于數(shù)據(jù)庫(kù)，要建立著錄、檢索、利用的標(biāo)準(zhǔn)，比如是否包含案卷號(hào)、文件號(hào)、照片號(hào)、題名、攝影者以及拍攝時(shí)間等基本要素，確定聲像資料利用的最小單位，以確保資源共享和交換格式的一致性。統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)形成的數(shù)字檔案還具有保存壽命長(zhǎng)、易復(fù)制、傳輸性能好、易處理、易加密等特點(diǎn)，有利于與其他系統(tǒng)融合開(kāi)發(fā)，方便嵌入其他系統(tǒng)調(diào)取和使用，有利于改變聲像檔案的管理方式和利用方式。

4.4 開(kāi)發(fā)聲像資料預(yù)歸檔管理工作平臺(tái)

采取以基層科研和行政管理部門為初步歸檔部門的分步歸檔方式，將聲像資料采集管理、收集管理和預(yù)歸檔管理整合成一個(gè)前后貫通的管理工作流程，能夠滿足聲像采集人員、預(yù)歸檔部門、檔案部門三級(jí)管理應(yīng)用。聲像資料預(yù)歸檔管理工作平臺(tái)如圖1所示。

圖1 聲像資料預(yù)歸檔管理工作平臺(tái)

通過(guò)積極引入VR人臉識(shí)別技術(shù)，高效、自動(dòng)識(shí)別到聲像資料中人員特征，給出相關(guān)符合度信息，輔助聲像資料采集著錄工作；采用EDIUS Pro非線性編輯技術(shù)，提供兼容不同制式、格式、長(zhǎng)寬比的聲像資料在線編輯功能；利用流媒體（Streaming Media）點(diǎn)播技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)聲像資源的實(shí)時(shí)播放和共享利用。預(yù)歸檔管理工作平臺(tái)還要通過(guò)專業(yè)檔案管理軟件系統(tǒng)，按不同要求進(jìn)行分類排序、價(jià)值鑒定、數(shù)據(jù)校驗(yàn)、目錄生成、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、自動(dòng)標(biāo)引、信息組織、打印輸出等有序整合，形成一個(gè)有序、完整的信息空間，實(shí)現(xiàn)聲像資料信息的科學(xué)管理。平臺(tái)還要與單位的PDM、ERP、CAPP、CAE等系統(tǒng)建立接口，完成數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)管理，保證記錄信息的即時(shí)性、準(zhǔn)確性、一致性和共享性，實(shí)現(xiàn)無(wú)縫連接、數(shù)據(jù)共享。

4.5 為基層人員和兼職檔案人員提供智能化、易于操作的在線引導(dǎo)式服務(wù)

聲像資料的預(yù)歸檔工作主要需要基層人員完成資料收集、整理歸檔兩項(xiàng)工作，資料收集時(shí)需要填寫必要的檔案主體內(nèi)容文字說(shuō)明，比如時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件及背景等基本信息，有些相關(guān)聯(lián)的聲像資料內(nèi)容通過(guò)上述說(shuō)明就能明白，不必一一注明，只要注明不同點(diǎn)即可。能夠通過(guò)計(jì)算機(jī)自動(dòng)捕獲聲像資料的元數(shù)據(jù)信息，盡量減少人工操作。整理歸檔，把幫助服務(wù)嵌入管理流程，方便基層人員按照引導(dǎo)式的工作步驟，完成聲像資料內(nèi)容的填寫、上傳、入庫(kù)及流程審查工作。只有不斷提高預(yù)歸檔工作的自動(dòng)化程度，才能從根本上降低管理人員和兼職檔案人員的工作量，有效地提升預(yù)歸檔工作的效率，促進(jìn)基層聲像資料的及時(shí)、完整歸檔。

5 結(jié)束語(yǔ)

當(dāng)前以互聯(lián)網(wǎng)、數(shù)字技術(shù)為基礎(chǔ)的聲像檔案載體的數(shù)字特征更為明顯，對(duì)實(shí)物載體的依賴性越來(lái)越低，對(duì)互聯(lián)網(wǎng)的“云”儲(chǔ)存網(wǎng)絡(luò)空間依賴度增強(qiáng)。因此，聲像檔案的歸檔方式隨著信息化技術(shù)的推廣應(yīng)用，也應(yīng)有適應(yīng)性的轉(zhuǎn)變。聲像資料預(yù)歸檔是增強(qiáng)聲像檔案管理科學(xué)化的重要內(nèi)容，是提高聲像檔案收集整理效率的必要手段。需要充分利用當(dāng)前信息技術(shù)的先進(jìn)手段，樹(shù)立強(qiáng)烈的超前意識(shí)和發(fā)展意識(shí)，開(kāi)創(chuàng)聲像檔案歸檔管理的新方式，主動(dòng)構(gòu)筑聲像檔案管理工作的新框架，與時(shí)代同頻共振。

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G276

A

10.15913/j.cnki.kjycx.2019.19.033

2095－6835（2019）19－0082－03

〔編輯：張思楠〕