技術(shù)檔案管理中存在的問題及建議

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摘 要：我國經(jīng)濟在快速的發(fā)展，社會也在不斷的進步。為了更好的滿足當前社會的需求，技術(shù)檔案管理的水平需要不斷的提高。本篇文章分析了技術(shù)檔案管理中存在的問題，并且根據(jù)實際的情況，提出了針對性的解決方案。

關(guān)鍵詞：技術(shù)檔案 存在問題 解決方案

【引言】技術(shù)檔案是一種信息資源的載體，可以對各個單位生產(chǎn)技術(shù)、科研、經(jīng)營等活動進行真實的記錄，也是一項基礎(chǔ)性的材料。他在一定的程度上反映了單位發(fā)展的情況，可以為相關(guān)單位和企業(yè)的發(fā)展方向提供良好的依據(jù)。如何有效科學的管理技術(shù)檔案，不斷地發(fā)揮它的作用是當前需要解決的一個重要問題。

一、技術(shù)檔案管理中存在的問題

1.1思想上缺乏高度的重視

各個單位每年的工作重點沒有完整的將信息列入到技術(shù)檔案管理工作中，產(chǎn)生這一現(xiàn)象的主要原因是各級的工作人員對這項工作沒有充分的重視。相關(guān)的部門把重點放在領(lǐng)導(dǎo)和強調(diào)工作上面，主要的精力放在緊急的事項和經(jīng)營管理等方面。技術(shù)檔案管理被認為常規(guī)性的工作，從思想上不能夠?qū)@項工作引起高度的。

1.2制度執(zhí)行不到位

有些單位雖然制定了檔案管理制度，但是在執(zhí)行的過程中缺乏嚴格的監(jiān)督和管理力度，這將會造成各項制度不能夠落實到位。有些制度缺乏操作性與實際的情況不相符，相關(guān)的部門沒有根據(jù)實際的情況不相符，未能及時的修改，這將會導(dǎo)致各項制度不能夠有效地執(zhí)行。

1.3管理人員素質(zhì)有待提高

很多的檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓就上崗工作，這對技術(shù)檔案管理工作缺乏專業(yè)的知識和科學的管理方法。工作人員的工作能力相對較弱，管理的水平也不夠高，管理的方式比較落后。有一些工作人員還兼有其他數(shù)項工作，對于技術(shù)檔案管理工作的投入力度還不足。有一些工作人員認為這項工作不需要技術(shù)作為支撐，工作的積極性不高，嚴重的影響了工作的質(zhì)量和管理的水平。

1.4收集資料不重視

收集資料是建立檔案信息重要的一個環(huán)節(jié)。在檔案收集的階段，有一些單位沒有制定出嚴格的的規(guī)定和要求，檔案的收集意識不夠強，這將會使技術(shù)檔案建立缺乏嚴格的管理。也會造成以后技術(shù)資料不夠完整，甚至有一些資料不真實的情況，嚴重的不符合檔案管理的標準。

1.5履行職責不到位

各個部門在完成項目以后不能夠及時地將各項信息進行整理，整理完成后交給檔案室。為了今后查閱的方便，這將是各項技術(shù)檔案資料在各個部門長期留置的現(xiàn)象。此外，檔案是也不能按照相關(guān)的要求進行監(jiān)督和管理，收集整理各項檔案資料，各項管理職責不能夠落實到位，這將會造成技術(shù)檔案建檔是資料不夠完整。

1.6檔案存放條件差

當前很多的部門技術(shù)檔案存在留置的現(xiàn)象，多數(shù)部門都是放在各個項目人員的書櫥內(nèi)，與其他的資料進行混合堆放，不能夠進行分類的處理，也沒有進行防蟲，防塵等保護措施。這種方式嚴重的不符合技術(shù)檔案存放的條件。技術(shù)檔案大多數(shù)涉及到單位的機密信息，如果不能夠進行統(tǒng)一的管理，而是有相關(guān)部門的工作人員進行處理，會存在檔案丟失的情況。一旦丟失，可能出現(xiàn)泄密的情況。

二、技術(shù)檔案管理存在問題的解決對策

2.1加強技術(shù)檔案管理工作的重視

技術(shù)檔案管理工作離不開各個部門和領(lǐng)導(dǎo)的支持，各個部門的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員要更加的重視。檔案室的工作人員應(yīng)該主動地向領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案管理工作的實際情況，在思想上認識到這項工作的重要性。將技術(shù)檔案管理工作上升到適應(yīng)單位發(fā)展需求相結(jié)合的高度上來，與其他的部門之間進行溝通和交流。同時還要利用各種適當?shù)男问?，加大對檔案管理工作的宣傳，不斷的促進這項工作的管理水平。

2.2健全有效可行的管理制度

建立完善的檔案管理制度能夠嚴格的規(guī)范這項工作的進行，健全科學合理的檔案管理制度是做好技術(shù)檔案管理工作的首要條件。制度的建立應(yīng)該考慮到整個單位以及各個部門的實際情況，結(jié)合工作的特點以及相關(guān)單位發(fā)展的實際情況，制定出符合實際操作的各項制度，使技術(shù)檔案管理工作能夠有據(jù)可依。

2.3加強制度的執(zhí)行力度和管理力度

保證制度的有效執(zhí)行需要做好制度的宣傳和培訓工作，這樣需對工作人員進行全面的了解，從整體上增加對檔案管理工作的重視程度。工作人員也要提高責任意識，積極主動的執(zhí)行各項制度。明確自身的監(jiān)督管理職責，深入的研究整項工作中落實不到位的地方。使用日常監(jiān)督和管理方式全面的掌握執(zhí)行情況，及時的發(fā)現(xiàn)存在的問題，并且根據(jù)實際的情況和相關(guān)的制度進行有效的解決。對于違反制度的操作要進行嚴格的追究，避免監(jiān)督檢查在制度運行中出現(xiàn)滯后的現(xiàn)象。

2.4提高檔案管理人員的素質(zhì)

技術(shù)檔案管理工作專業(yè)性非常的強，對于從事這項工作的工作人員要有高度的責任感。他們也要不斷地提升自身的專業(yè)知識和專業(yè)技能。工作人員還要不斷的進行學習，積極的將先進的技術(shù)應(yīng)用到這項管理工作當中，及時的更新管理的理念，優(yōu)化自身的知識結(jié)構(gòu)，提升自身的綜合素質(zhì)。

2.5健全電子文件的歸檔工作

當前，信息技術(shù)應(yīng)用非常的廣泛，電子文件的歸檔工作在檔案管理工作中發(fā)揮著重要的優(yōu)勢。利用現(xiàn)代計算機技術(shù)，健全電子文件的管理。這樣有利于文件的即時保存，可以為以后修改方案的提供有效的依據(jù)。這種方式能夠有效地降低使用的成本，不斷的提高工作的效率。建立電子文件能夠改變傳統(tǒng)的檔案管理的方式，這也有利于降低工作人員的工作量，不斷的提高技術(shù)檔案管理工作的水平。

【結(jié)束語】技術(shù)管理檔案工作是一項非常重要性的基礎(chǔ)工作，只有不斷的完善和改進這項工作，才能夠真正的發(fā)揮它的作用。管理人員要改變傳統(tǒng)的管理方式，利用先進的技術(shù)，不斷的提高管理的水平。建立技術(shù)檔案段工自動化系統(tǒng)，充分的利用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)資源實現(xiàn)檔案管理的辦公自動化，不斷的提高工作的效率，這也有利于各種檔案資料的完整性和真實性，不斷的提高技術(shù)檔案管理的水平，對有關(guān)部門的發(fā)展起著重要的作用。

參考文獻：

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