城建檔案信息化建設(shè)解決方案

李瑩輝

摘? ? 要：隨著城市化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，城市建設(shè)工作不斷深化，產(chǎn)生的城市建設(shè)材料和檔案數(shù)量也在逐漸增加。然而，就目前城建檔案管理機(jī)制存在著條塊分割問題嚴(yán)重、信息化水平不高等多種問題。為處理好此類問題，應(yīng)重視對大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，以求為城建檔案管理提供信息化支撐，從而提高城建檔案的信息化建設(shè)水平。在此次研究中，主要就大數(shù)據(jù)背景下城建檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀與基本路徑進(jìn)行分析，旨在為后續(xù)城建檔案信息化進(jìn)程的推動(dòng)提供借鑒。

關(guān)鍵詞：城建檔案;信息化建設(shè);解決方案

1? 導(dǎo)言

加強(qiáng)城建檔案管理信息化建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的要求，是提高城建檔案管理水平的重要途徑?，F(xiàn)階段來看，雖然檔案管理部門認(rèn)識到信息化管理的重要性，但是在推進(jìn)檔案管理信息化過程中也暴露出了許多問題，如人員問題、基礎(chǔ)設(shè)施問題、信息安全問題等，影響到了城建檔案管理信息化進(jìn)程。因此，要想推進(jìn)城建檔案管理信息化建設(shè)，就必須結(jié)合當(dāng)前實(shí)際，加大信息化投入，為城建檔案管理信息化提供支持和保障。

2? 城建檔案信息化建設(shè)存在的主要問題

2.1? 城建檔案信息技術(shù)有待提升

與其他國家進(jìn)行比較，我國的城建檔案管理技術(shù)以及應(yīng)用的軟件還處于初級階段，其中的科技水品含量不高。此外，由于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的不同、軟件之間出在的差異，使不同區(qū)域的城建檔案管不能實(shí)現(xiàn)對信息的共享和相互利用，其中城建檔案當(dāng)中的主管部門也沒有設(shè)置能夠用于信息交換的軟件系統(tǒng)。同時(shí)，在城市的不斷開發(fā)和建設(shè)過程中，很多的城建工程資料為磁盤以及光盤資料等。但是，因?yàn)楫?dāng)前的檔案信息分類、整理以及著錄并沒有實(shí)施科學(xué)化以及統(tǒng)一化，信息軟件對于網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)的防范能力比較差，軟件并不能完全適應(yīng)實(shí)際的需求?？傊?，由于信息化技術(shù)的不發(fā)達(dá)，對信息的編研造成了影響，也對城建檔案信息的數(shù)字化進(jìn)程和電子化進(jìn)程產(chǎn)生了制約作用。

2.2? 觀念陳舊，認(rèn)識不足

對信息化的認(rèn)識僅僅停留在：信息化只是為提高工作效率;現(xiàn)代化的名片沒有認(rèn)識到;信息化是適應(yīng)社會(huì)環(huán)境的必然之路，信息化決定了城建檔案館的生存。由于城市城建檔案信息化建設(shè)觀念的束縛，堅(jiān)持艱苦樸素的傳統(tǒng)，以盡量少花錢為標(biāo)準(zhǔn)，找當(dāng)?shù)氐蛯哟蔚募夹g(shù)人員進(jìn)行開發(fā)工作，到頭來設(shè)計(jì)出的系統(tǒng)不能用。另外，綜合性人才缺乏，資金投入不足，盡管引進(jìn)了高科技的產(chǎn)品設(shè)備，也不能充分發(fā)揮其作用。第一，電子檔案的形成對檔案館的壓力：公文，業(yè)務(wù)管理文件，工程資料，不能順應(yīng)形勢必將被歷史淘汰;第二，檔案利用方式對檔案館的壓力：如對地下管線的利用，不能發(fā)揮作用的檔案，就如同一堆廢紙;第三，檔案庫房的壓力。

2.3? 信息化管理的前期準(zhǔn)備工作不充分

前期準(zhǔn)備工作的準(zhǔn)確與完善對整個(gè)檔案整理有直接影響，一旦前期準(zhǔn)備未能保證資料的整齊與準(zhǔn)確，后期的操作規(guī)范等措施都因無法改變文件質(zhì)量而變得無效。城市建設(shè)作為一門綜合性較高的工程，因此檔案管理對相關(guān)人員的職業(yè)素養(yǎng)要求嚴(yán)格。在當(dāng)前實(shí)際工程建設(shè)中，前期的城建檔案基本是由施工單位負(fù)責(zé)管理的，而對于施工單位來說其工作重心始終放在工程建設(shè)中，檔案編制對整個(gè)施工來說并不具有任何重要性。因此在整個(gè)工程施工過程中，由于缺乏專業(yè)性管理城建檔案的整理并不專業(yè)規(guī)范，而存在文件缺失、歸檔不及時(shí)等嚴(yán)重問題。

2.4? 城市建設(shè)干部隊(duì)伍老齡化嚴(yán)重

檔案管理部門一直都是清閑的部門，一些年輕人進(jìn)來沒幾年后就通過各種途徑調(diào)往發(fā)改、財(cái)政等熱門部門，所以檔案管理部門干部隊(duì)伍建設(shè)存在老齡化嚴(yán)重、老中青嚴(yán)重?cái)鄬拥膯栴}。以筆者單位為例，單位隸屬市住房城鄉(xiāng)建設(shè)局，共有干部職工15人，45歲以上的有6名，40歲以上的有8名，35歲以下1人。干部隊(duì)伍老齡化帶來了檔案建設(shè)的信息化程度嚴(yán)重滯后，檔案干部業(yè)務(wù)知識水平普遍較差，電腦知識普遍缺乏。培訓(xùn)工作沒有及時(shí)跟上，多數(shù)基層檔案人員對業(yè)務(wù)不是很熟悉，對電腦軟件系統(tǒng)操作也不熟練，不能很好地適應(yīng)新時(shí)期檔案工作的需要。比如，一些檔案館雖然配備了先進(jìn)的信息化平臺，但是無人會(huì)用，檔案管理人員依舊以傳統(tǒng)的手工歸檔方式工作。

3? 加強(qiáng)城建檔案管理信息化建設(shè)的策略

3.1? 加大信息化的投入

城建檔案管理信息化建設(shè)是城建檔案管理改革的必然趨勢，基于這種趨勢，要想更好地享用檔案管理信息化的優(yōu)勢，城建部門就必須加大信息化的投入，為城建檔案管理信息化建設(shè)提供支持和保障。首先，要完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，建造一個(gè)良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。其次，引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備，確保檔案信息化系統(tǒng)的先進(jìn)性，從而更好地服務(wù)城建檔案管理工作，提高城建檔案管理水平。

3.2? 構(gòu)建信息化管理制度

基于大數(shù)據(jù)的城建檔案信息化建設(shè)，為提高檔案管理水平，應(yīng)杜絕系列管理制度監(jiān)管混亂、管理機(jī)制不完善等問題，重視制度的不斷完善與優(yōu)化，構(gòu)建城建檔案信息化建設(shè)的基本規(guī)范，明確各項(xiàng)主體責(zé)任與要求，確定好城建檔案管理內(nèi)容、管理主體等規(guī)范。另外，在實(shí)際工作中，檔案管理者應(yīng)充分貫徹好城建檔案的規(guī)章機(jī)制，借助制度來規(guī)范整個(gè)工作流程，要求檔案管理各項(xiàng)工作均要遵照章程來實(shí)施，以提高檔案管理的安全性、完整度與真實(shí)性。

3.3? 做好人才隊(duì)伍的培訓(xùn)

為了提高城建檔案管理信息化系統(tǒng)的利用率，需要增強(qiáng)城建檔案管理人員的信息化意識，提高其信息化手段操作的技能水平，使其能夠更好的運(yùn)用此系統(tǒng)。在進(jìn)行城建檔案管理信息化建設(shè)的過程中，除了注重硬件系統(tǒng)建設(shè)以及計(jì)算機(jī)信息技術(shù)等的應(yīng)用外，還需要強(qiáng)化人才建設(shè)以及儲備。新時(shí)期，城建檔案管理工作，對人才有了新的要求。為了保證此項(xiàng)工作順利開展，需要強(qiáng)化對人才的信息化技能的培訓(xùn)以及信息安全教育力度，提高其綜合素質(zhì)，保證各項(xiàng)工作順利開展。

3.4? 強(qiáng)力推進(jìn)城建檔案管理現(xiàn)代化

通過城建檔案信息化，城建檔案的日常管理、分類、查詢等工作都可以由信息系統(tǒng)來完成，通過計(jì)算機(jī)錄入大量的城建檔案信息并在檔案整理過程中編制各種專題目錄，真正實(shí)現(xiàn)城建檔案資料方便快速檢索，實(shí)現(xiàn)手工檢索向計(jì)算機(jī)檢索的全面過渡，從而大大提高了城建檔案檢索的效率。一是讓公眾熟悉和了解城建檔案工作，擴(kuò)大城建檔案工作的知名度。二是宣傳城建檔案意識和宣傳城建檔案工作，變“看攤守業(yè)、等客上門”等被動(dòng)式服務(wù)為主動(dòng)式服務(wù)方式。同時(shí)改變傳統(tǒng)的城建檔案利用服務(wù)模式，逐步建立起電話咨詢、主動(dòng)清查到期建筑物、計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)等城建檔案利用服務(wù)體系，實(shí)現(xiàn)多途徑、多渠道、全方位主動(dòng)地服務(wù)，通過城建檔案信息的上網(wǎng)和新開發(fā)的建筑物地理位置查詢，可以向利用者提供更加準(zhǔn)確的館藏城建檔案，提高了服務(wù)的及時(shí)性與準(zhǔn)確性。

3.5? 實(shí)現(xiàn)由檔案管理到信息服務(wù)的觀念轉(zhuǎn)變

基于現(xiàn)代企業(yè)的柔性管理理念的深入，企業(yè)與單位管理的核心是人員，因此城建檔案工作的提高需要依靠工作人員的專業(yè)化與服務(wù)觀念的轉(zhuǎn)變。檔案信息化在管理、業(yè)務(wù)與技術(shù)三個(gè)方面的建設(shè)都是以人才建設(shè)為前提的，高素質(zhì)的專業(yè)化人才是管理措施的實(shí)際實(shí)施者。

4? ?結(jié)語

綜上所述，城建檔案管理信息化建設(shè)工作的開展，要建設(shè)城建檔案數(shù)字化系統(tǒng)管理平臺，做好城建檔案管理信息化系統(tǒng)安全管理、人才隊(duì)伍的培訓(xùn)，做好宣傳交流工作。通過全面建設(shè)，完善城建檔案信息化管理系統(tǒng)，進(jìn)而為各項(xiàng)工作的開展，提供強(qiáng)有力的平臺支撐。

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