電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理創(chuàng)新探索

李樹偉

摘 要：檔案人員管理觀念創(chuàng)新是電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理創(chuàng)新的關(guān)鍵。檔案法制教育方式創(chuàng)新，使參建單位自覺(jué)遵守檔案法律、法規(guī)。 檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作創(chuàng)新，實(shí)行訂單式業(yè)務(wù)指導(dǎo)和電子文檔的標(biāo)準(zhǔn)化指導(dǎo)，檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化。檔案部門整合檔案信息資源，為信息共享打下良好基礎(chǔ)，檔案人員素質(zhì)的提高是實(shí)現(xiàn)管理創(chuàng)新的基本保證。

關(guān)鍵詞：電網(wǎng)；建設(shè)項(xiàng)目；檔案管理

電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案是在工程建設(shè)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的各種載體的文件材料，其具有專業(yè)多、范圍廣、不可再生的特點(diǎn)，是今后運(yùn)行維護(hù)、技改大修、業(yè)務(wù)檢查評(píng)優(yōu)的重要憑證。 做好電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作，不僅能更加直觀的發(fā)現(xiàn)電網(wǎng)建設(shè)和電網(wǎng)發(fā)展當(dāng)中的各項(xiàng)問(wèn)題， 且有利于建設(shè)人員總結(jié)建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，為電網(wǎng)發(fā)展提供更為真實(shí)準(zhǔn)確的信息資源。

一、電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作中的管理問(wèn)題分析

（1）檔案工作管理體系不完善，檔案工作管理體系是檔案管理工作有效開展的基礎(chǔ)。 檔案管理體系不完善具體表現(xiàn)在管理標(biāo)準(zhǔn)不一致、管理工作效率低下和管理較為混亂等方面。為保障電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)性和系統(tǒng)性， 我國(guó)相關(guān)部門頒布了《中華人民共和國(guó)檔案法》，明確了電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和基本準(zhǔn)則， 但在實(shí)際的檔案管理活動(dòng)中往往不能嚴(yán)格依據(jù)規(guī)定執(zhí)行。 例如，設(shè)計(jì)單位沒(méi)有將歷次的設(shè)計(jì)變更、施工變更內(nèi)容在竣工圖中體現(xiàn)，使竣工圖內(nèi)容不能真實(shí)反映項(xiàng)目竣工實(shí)際情況。 監(jiān)理單位對(duì)項(xiàng)目產(chǎn)生的文件材料注重技術(shù)層面的審核，忽略對(duì)歸檔文件材料的質(zhì)量監(jiān)督審核。 施工單位現(xiàn)場(chǎng)文件管理凌亂，施工記錄不完整，后補(bǔ)材料的現(xiàn)象嚴(yán)重，以上這些不按專業(yè)要求管理檔案的行為，直接影響了檔案管理工作的成效。

（2）檔案管理人員配備不足，檔案管理網(wǎng)絡(luò)不健全。 在電網(wǎng)企業(yè)中，檔案管理不是主營(yíng)業(yè)務(wù)，檔案管理人員多由非本專業(yè)人員轉(zhuǎn)崗而來(lái)，并且身兼數(shù)職。 綜合素質(zhì)參差不齊，工作變動(dòng)頻繁，難以全身心投入到檔案管理工作中，檔案隊(duì)伍的穩(wěn)定性受到影響。 電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作具有工程規(guī)模大、參建單位多、形成檔案數(shù)量龐大、協(xié)調(diào)工作量大等特點(diǎn)，只有檔案管理網(wǎng)絡(luò)人員通力協(xié)同配合才能有效開展。 目前很多企業(yè)已按要求建立了檔案管理人員網(wǎng)絡(luò)， 但大都難以按照檔案管理要求開展工作，以兼職的形式配置檔案工作人員，顯然已不能適應(yīng)檔案管理的新要求。

（3）檔案管理與項(xiàng)目建設(shè)不能同步進(jìn)行。 其中體現(xiàn)在項(xiàng)目經(jīng)理不按要求及時(shí)組織檔案部門開展項(xiàng)目檔案中間檢查 ，使檔案人員無(wú)法隨工程進(jìn)度對(duì)項(xiàng)目文件進(jìn)行過(guò)程管控， 不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目文件在整理過(guò)程中存在記錄不規(guī)范、字跡不清晰、結(jié)論不準(zhǔn)確、 記錄時(shí)間與項(xiàng)目建設(shè)時(shí)間邏輯不相符等通病問(wèn)題，導(dǎo)致后補(bǔ)材料較多，延誤整改時(shí)間。 另外就是項(xiàng)目檔案驗(yàn)收與項(xiàng)目文件歸檔審查在電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目驗(yàn)收過(guò)程中沒(méi)有得到同步實(shí)施，建設(shè)單位簡(jiǎn)化項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的步驟流程，使項(xiàng)目竣工文件在移交歸檔前沒(méi)有切實(shí)得到各歸口管理部門的嚴(yán)謹(jǐn)審核，尤其是一些重要數(shù)據(jù)的缺失，會(huì)為今后的生產(chǎn)運(yùn)行、經(jīng)營(yíng)、管理、維護(hù)、事故、法律糾紛、責(zé)任認(rèn)定留下隱患，造成不可估量的損失。

（4）項(xiàng)目文件歸檔滯后，案卷整理不規(guī)范。 歸檔滯后的原因之一是因?yàn)榍捌诤炗喌暮贤瑓f(xié)議中沒(méi)有對(duì)項(xiàng)目文件的歸檔 時(shí)間、歸檔數(shù)量、歸檔質(zhì)量等檔案方面相關(guān)要求進(jìn)行明確。 另一個(gè)原因是人員的歸檔意識(shí)淡薄造成， 一些項(xiàng)目前期文件如可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)說(shuō)明書、合同（協(xié)議）、立項(xiàng)文件等，業(yè)務(wù)承辦人在業(yè)務(wù)事項(xiàng)辦結(jié)后沒(méi)有即時(shí)移交歸檔。 案卷整理不規(guī)范的主要原因是立卷人不熟悉電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)與整理質(zhì)量要求。 沒(méi)有遵從項(xiàng)目文件的有機(jī)聯(lián)系，分類不正確，保管期限設(shè)定不準(zhǔn)確，案卷題名不能簡(jiǎn)明扼要的揭示卷內(nèi)文件的主要內(nèi)容和特征，卷內(nèi)文件命名不規(guī)范等等，直接影響了檔案的后續(xù)利用。

二、對(duì)電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理信息化建設(shè)的探討

（一） 注重基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作

在實(shí)現(xiàn)電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化的過(guò)程當(dāng)中，必須要先對(duì)信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)作出科學(xué)的規(guī)劃，具體的規(guī)劃內(nèi)容包括有：數(shù)據(jù)流量以及約束條件評(píng)析、網(wǎng)絡(luò)類型選擇、拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)構(gòu)建、安全方案與建設(shè)方案確定等，同時(shí)還要對(duì)軟硬件設(shè)備配置等做出規(guī)劃，比如服務(wù)器、路由器、臺(tái)式機(jī)、操作系統(tǒng)以及手持設(shè)備等。在電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理信息化建設(shè)當(dāng)中，要實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)在檔案部門的全方位覆蓋，充分利用高容量的存儲(chǔ)載體來(lái)為檔案管理提供便捷服務(wù)，尤其是在光盤存儲(chǔ)系統(tǒng)上，更是能夠有效解決傳統(tǒng)檔案管理信息存儲(chǔ)難的問(wèn)題，大幅提升電網(wǎng)建設(shè)檔案管理工作效率，節(jié)約人力與財(cái)力。

（二） 做好信息存儲(chǔ)系統(tǒng)建設(shè)

在存儲(chǔ)系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程當(dāng)中必須充分考慮到數(shù)據(jù)集中的客觀要求，通過(guò)大容量的存儲(chǔ)設(shè)備來(lái)為檔案管理信息化提供支持。再就是要考慮到存儲(chǔ)系統(tǒng)維護(hù)升級(jí)的問(wèn)題，確保系統(tǒng)具備良好的可拓展性與可維護(hù)性。同時(shí)，為防止檔案數(shù)據(jù)文件資料遭到不可逆的損毀，還要確保信息存儲(chǔ)系統(tǒng)具備良好的瞬間數(shù)據(jù)復(fù)制功能，具體可以通過(guò)遠(yuǎn)程備份來(lái)實(shí)現(xiàn)，這樣就可以確保檔案信息資源的安全穩(wěn)定性。而那些有條件的項(xiàng)目建設(shè)單位，還可以從存儲(chǔ)系統(tǒng)的高性能建設(shè)方面入手，構(gòu)建集中的存儲(chǔ)系統(tǒng)，從而可以給多種核心應(yīng)用提供必要的支持。在信息存儲(chǔ)系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程當(dāng)中，必要時(shí)候還可以賦予存儲(chǔ)系統(tǒng)以高恢復(fù)性，確保存儲(chǔ)系統(tǒng)遭到意外破壞之后能夠保留原始的檔案數(shù)據(jù)信息資料。

（三） 強(qiáng)化工程項(xiàng)目檔案管理網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)

在建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理網(wǎng)絡(luò)過(guò)程當(dāng)中，要促使各個(gè)施工單位能夠開展全方位、多層面的檔案信息化管理工作，從而給工程決策管理人員提供必要的資料信息。通過(guò)工程檔案信息網(wǎng)絡(luò)能夠提供良好的數(shù)字化服務(wù)內(nèi)容，同時(shí)還可以確保工程項(xiàng)目檔案管理工作與整體工程進(jìn)度保持同步。在架構(gòu)好的網(wǎng)絡(luò)框架當(dāng)中，能夠充分實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享功能，使得檔案管理信息建設(shè)能夠更具服務(wù)功用，從而有效促進(jìn)電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理穩(wěn)定發(fā)展。

（四） 做好規(guī)范制度標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)工作

檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)作為維系檔案信息化有效運(yùn)作的制度保障，是電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理信息化的必要基礎(chǔ)。范制度標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)工作具體包括有管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范以及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范三個(gè)方面。我們可以將標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范視作檔案信息化建設(shè)的“交通法規(guī)”，相關(guān)的檔案信息化建設(shè)工作都要基于標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范來(lái)開展。在具體的操作當(dāng)中，可以依據(jù)已公布的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)來(lái)開展日常的檔案信息化建設(shè)工作，并落實(shí)好本單位的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)性內(nèi)容，從而給項(xiàng)目檔案管理信息化建設(shè)提供制度保障。

三、結(jié) 語(yǔ)

電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案是電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目的重要組成部分，是電網(wǎng)企業(yè)的國(guó)有資產(chǎn)，是項(xiàng)目達(dá)標(biāo)投產(chǎn)和優(yōu)質(zhì)工程考核、評(píng)選的指標(biāo)之一。 未經(jīng)檔案驗(yàn)收或檔案驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目，不得進(jìn)行或通過(guò)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收。 在電網(wǎng)建設(shè)發(fā)展的新形勢(shì)下，為確保電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目從立項(xiàng)開始直到竣工驗(yàn)收及試運(yùn)行全過(guò)程的順利進(jìn)行，必須切實(shí)加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理工作，加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的培訓(xùn)力度和信息技術(shù)投入力度， 實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化，達(dá)到齊全、完整、準(zhǔn)確的要求。

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