檔案信息化建設(shè)的績效評(píng)價(jià)探微

鄭明偉

摘?要：在當(dāng)前的社會(huì)環(huán)境中，各行各業(yè)的發(fā)展，都離不開信息技術(shù)的滲透，尤其是在檔案管理工作中，利用信息技術(shù)的內(nèi)容，不僅僅可以節(jié)省一些資源的投入，同時(shí)也可以有效提升檔案的利用率，所以，為了幫助大家對(duì)檔案信息化的建設(shè)工作展開進(jìn)一步的理解，這里就檔案信息化建設(shè)的績效評(píng)價(jià)內(nèi)容展開探究，希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)人員，起到一些積極的參考作用。

關(guān)鍵詞：檔案信息化;建設(shè);績效評(píng)價(jià);分析

快節(jié)奏的社會(huì)發(fā)展模式下，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，暴露出了越來越多的局限性，所以，發(fā)展檔案資料的信息化技術(shù)，已經(jīng)成為了一種不可避免的趨勢。在具體執(zhí)行的過程中，由于檔案信息化建設(shè)工作的耗資較大，且工程的整體結(jié)構(gòu)比較復(fù)雜，所以不僅僅要求企業(yè)投入相應(yīng)的物力，同時(shí)還需要企業(yè)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)化的培訓(xùn)，讓其能夠從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，順利過渡到信息化的管理模式之中，在這個(gè)過程中，績效評(píng)價(jià)原則發(fā)揮著極為重要的作用，相關(guān)人員可以根據(jù)這方面的內(nèi)容，制定有效的工作措施。

1 確立檔案信息化建設(shè)績效評(píng)價(jià)主體

1.1 外部主體

在檔案的信息化建設(shè)過程中，外部主體的內(nèi)容包括檔案的使用人員，還有一些相關(guān)的專家、學(xué)者，他們通過對(duì)檔案的信息化建設(shè)工作機(jī)芯能夠合理的評(píng)價(jià)，并對(duì)整套系統(tǒng)的使用效果，展開公正、客觀的點(diǎn)評(píng)。由于外部主體是檔案信息的服務(wù)主體，所以，無論是遠(yuǎn)程使用，還是在檔案館的內(nèi)部進(jìn)行使用，這些服務(wù)主體的觀點(diǎn)，對(duì)于檔案信息化建設(shè)工作質(zhì)量情況，都能夠起到一定的參考價(jià)值。

1.2 內(nèi)部主體

內(nèi)部主體所代表的是檔案的管理人員，他們是對(duì)檔案進(jìn)行建設(shè)、管理和監(jiān)督的主體，由于檔案部門的工作人員會(huì)直接參與到檔案的管理工作中來，所以他們更適合擔(dān)任檔案評(píng)估的主體。但是有一點(diǎn)需要注意那就是檔案信息化建設(shè)的評(píng)估工作，不能全部由他們負(fù)責(zé)，否則評(píng)價(jià)工作的說服性會(huì)有所下降，為了確?？冃гu(píng)價(jià)工作能夠具備客觀性和公正性的特點(diǎn)，不能僅僅依靠單一的評(píng)價(jià)。

2 檔案信息化建設(shè)的績效評(píng)價(jià)原則

2.1 評(píng)價(jià)主體全面性原則

檔案的信息化管理，所涉及到的利益方較多，為了確保檔案信息化建設(shè)績效評(píng)價(jià)的有效性，對(duì)于各方的意見都要進(jìn)行合理的兼顧。對(duì)于各個(gè)利益方對(duì)評(píng)價(jià)對(duì)象的相關(guān)評(píng)價(jià)指標(biāo)信息，要展開有效的收集與整理，并進(jìn)行合理的測算，得出具有公平性和客觀性的評(píng)價(jià)結(jié)果。對(duì)于檔案信息化建設(shè)的工作內(nèi)容，主要的利益方有部門領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理人員、檔案管理部門的上級(jí)部門，還有檔案的使用者，但是為了確保建設(shè)工作的科學(xué)性與專業(yè)性，檔案方面的專家也可以成為檔案信息化建設(shè)績效評(píng)價(jià)的主體人員，簡而言之，檔案部門、檔案使用人員、檔案部門的上級(jí)部門，還有檔案專家共同構(gòu)成了檔案信息化假設(shè)測評(píng)的主體。

2.2 以效率為導(dǎo)向的原則

在績效評(píng)價(jià)的過程中，效率是一個(gè)極為重要的指標(biāo)，企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作，需要投入大量的人力、物力和時(shí)間，所以，追求效率是檔案信息化建設(shè)的最終目標(biāo)。如何能夠在有效的時(shí)間里，利用最小的經(jīng)費(fèi)投入，來獲取更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)質(zhì)量，是績效評(píng)價(jià)工作關(guān)注的重點(diǎn)，在以效率為導(dǎo)向的原則下，首先，要對(duì)檔案信息化建設(shè)質(zhì)量、服務(wù)品質(zhì)進(jìn)行提升，其次，則是要在檔案信息化建設(shè)的過程中，幫助相關(guān)人員樹立完善的成本管理意識(shí)，對(duì)每一分使用資源，進(jìn)行合理的應(yīng)用，避免出現(xiàn)浪費(fèi)的情況。

2.3 以結(jié)果為導(dǎo)向的原則

對(duì)于檔案信息化建設(shè)的成效，以結(jié)果為導(dǎo)向進(jìn)行績效評(píng)價(jià)，也是一項(xiàng)至關(guān)重要的手段，在強(qiáng)調(diào)檔案信息化建設(shè)效率的過程中，根據(jù)某種工作程度，可以確保檔案信息化建設(shè)傾向于一個(gè)良好的工作結(jié)果，而在引入以結(jié)果為導(dǎo)向的績效評(píng)價(jià)原則時(shí)，可以對(duì)檔案信息化建設(shè)的產(chǎn)出情況，提供又一道的保障。再設(shè)計(jì)以結(jié)果為導(dǎo)向的績效評(píng)價(jià)內(nèi)容時(shí)，工作人員主要傾向于對(duì)服務(wù)模式、服務(wù)效果這兩個(gè)方面，還包括了檔案使用者，對(duì)檔案信息化建設(shè)工作的滿意程度，綜合這幾個(gè)方面的內(nèi)容，能夠進(jìn)一步提升檔案信息化的建設(shè)質(zhì)量。

2.4 定性定量結(jié)合的原則

將定性同定量的內(nèi)容結(jié)合起來，是完善檔案信息化建設(shè)的一個(gè)客觀性要求，定性評(píng)價(jià)指標(biāo)在檔案部門的管理工作中比較產(chǎn)檢，但是定性化評(píng)價(jià)指標(biāo)，這會(huì)導(dǎo)致評(píng)價(jià)的結(jié)果，會(huì)遭受主觀因素的影響，進(jìn)而降低評(píng)價(jià)的準(zhǔn)確性和可行性;定量能夠幫助整個(gè)績效評(píng)價(jià)更為準(zhǔn)確、客觀，進(jìn)而確保整個(gè)績效評(píng)價(jià)工作的科學(xué)性與準(zhǔn)確性，所以，為了進(jìn)一步強(qiáng)化績效評(píng)價(jià)工作的質(zhì)量，相關(guān)工作人員在操作中，可以在檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容上，對(duì)其評(píng)價(jià)指標(biāo)展開定性、定量相結(jié)合的操作，樹立這項(xiàng)基本的工作原則，能夠進(jìn)一步確?？冃гu(píng)價(jià)工作的合理性。

3 檔案信息化建設(shè)的績效評(píng)價(jià)措施

3.1 明確績效評(píng)價(jià)的內(nèi)容

針對(duì)檔案的信息化建設(shè)內(nèi)容，在評(píng)估過程中，要對(duì)信息化建設(shè)的內(nèi)容進(jìn)行明確，檔案信息化建設(shè)的過程中，同以使用者為導(dǎo)向的目標(biāo)展開合理的分析，可以進(jìn)一步完善檔案信息化建設(shè)的績效評(píng)價(jià)內(nèi)容。在明確績效評(píng)價(jià)內(nèi)容的時(shí)候，主要可以從以下幾個(gè)方面著手：第一，是分析基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)情況，像硬件的配置、軟件的安裝，基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)的覆蓋率、穩(wěn)定性，還有配套服務(wù)設(shè)施的建設(shè)、運(yùn)營情況等，都要展開深入的統(tǒng)計(jì)與分析;第二，辦公平臺(tái)的建設(shè)情況，像數(shù)字化系統(tǒng)能否穩(wěn)定運(yùn)行，信息化檔案的存儲(chǔ)設(shè)備與相關(guān)要求標(biāo)準(zhǔn)是否一致等內(nèi)容，也要進(jìn)行合理的察看;第三，檔案信息資源的建設(shè)情況，主要有檔案數(shù)字化工序是否具備高效的特點(diǎn)，是否建設(shè)出了完善的數(shù)據(jù)庫，數(shù)字資源的共享操作能否在短時(shí)間內(nèi)完成;第四，服務(wù)質(zhì)量方面的內(nèi)容，信息化網(wǎng)站的需求是否全面，服務(wù)系統(tǒng)是否具備穩(wěn)定性的特點(diǎn)，用戶的使用操作是否便捷，還有就是服務(wù)設(shè)施是否考慮到了一些人性化的內(nèi)容。

3.2 設(shè)置績效評(píng)價(jià)的指標(biāo)

設(shè)置績效評(píng)價(jià)指標(biāo)體系的時(shí)候，工作人員可以將評(píng)價(jià)的具體內(nèi)容，設(shè)定為一級(jí)指標(biāo)，而在一級(jí)指標(biāo)下，可以根據(jù)實(shí)際管理情況，設(shè)置二級(jí)指標(biāo)，如果說二級(jí)指標(biāo)在評(píng)價(jià)過程中還難以展開具體的量化操作，那么可以設(shè)置三級(jí)指標(biāo)，并對(duì)三級(jí)指標(biāo)的相關(guān)內(nèi)容，展開詳細(xì)的介紹，同時(shí)量化一些設(shè)置。像在一級(jí)指標(biāo)中，主要可以針對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施部分的展開分析，而在二級(jí)指標(biāo)中，可以設(shè)置出硬件環(huán)境、軟件環(huán)境、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和運(yùn)營管理的內(nèi)容，當(dāng)然這里需要注意，二級(jí)指標(biāo)具有不可測性，在二級(jí)指標(biāo)下，可以設(shè)置三級(jí)指標(biāo)指標(biāo)，分別是主要的硬件設(shè)備、硬件維護(hù)程序;數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、網(wǎng)管系統(tǒng)、業(yè)務(wù)軟件;網(wǎng)絡(luò)

基礎(chǔ)設(shè)施、網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu);外網(wǎng)和內(nèi)網(wǎng);過程管理、安全管理制度、業(yè)務(wù)操作管理和制度管理等。在設(shè)置三級(jí)指標(biāo)后，還要執(zhí)行量化的操作處理，這樣績效評(píng)價(jià)的可行性更好，進(jìn)一步驗(yàn)證檔案信息化建設(shè)的整體質(zhì)量。

3.3 設(shè)置績效評(píng)價(jià)的權(quán)重

針對(duì)檔案的信息化建設(shè)績效評(píng)價(jià)內(nèi)容，權(quán)重設(shè)置還需要檔案方面的有關(guān)專家參與進(jìn)來。相關(guān)的參與人員，可以對(duì)各項(xiàng)指標(biāo)進(jìn)行清楚的羅列，并對(duì)相關(guān)的功能進(jìn)行介紹，這里可以利用一些專業(yè)性較強(qiáng)的方法，將相關(guān)信息寄送給那些參與評(píng)價(jià)的檔案專家，通過幾輪測試后，根據(jù)專家對(duì)績效評(píng)價(jià)權(quán)重的設(shè)置，來得出各個(gè)指標(biāo)的權(quán)重，根據(jù)指標(biāo)體系，還有權(quán)重設(shè)計(jì)出相應(yīng)的績效評(píng)價(jià)體系表，各個(gè)評(píng)價(jià)的主體，對(duì)于檔案信息化建設(shè)的信息、資料，展開收集與測試，并最終給出相應(yīng)的分?jǐn)?shù)來，這樣更能夠強(qiáng)化績效評(píng)價(jià)體系的合理性。

3.4 分析績效評(píng)價(jià)的結(jié)果

績效評(píng)價(jià)既能夠?qū)n案信息化建設(shè)的成果進(jìn)行有效的檢驗(yàn)，同時(shí)還可以對(duì)檢驗(yàn)出的結(jié)果展開進(jìn)一步的分析，對(duì)檔案信息化建設(shè)的成果及時(shí)作出反饋。通過上述的檢驗(yàn)操作流程，評(píng)價(jià)結(jié)果的分析所處角色也是極為重要。評(píng)價(jià)結(jié)果的分析，需要檔案管理部門的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，還有專業(yè)的工作人員參與進(jìn)來，這樣能夠進(jìn)一步提升評(píng)價(jià)結(jié)果的公正性，對(duì)于檢驗(yàn)過程中出現(xiàn)的問題，大家需要對(duì)那些根本性的原因進(jìn)行分析，及時(shí)整改問題，檔案信息化建設(shè)的初步運(yùn)行，只能檢測出其中一部分的問題，所以，績效評(píng)價(jià)結(jié)果的分析，應(yīng)該呈現(xiàn)出常態(tài)化，在后期的檔案信息化運(yùn)行過程中，進(jìn)行不斷的完善和整改，確保檔案信息化可以順利進(jìn)行，切實(shí)提升檔案的信息化管理水平。

4 結(jié)語

總而言之，針對(duì)檔案信息化建設(shè)的績效評(píng)價(jià)工作，相關(guān)人員應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況，提出一些針對(duì)性較強(qiáng)的措施，盡可能完善績效評(píng)價(jià)方面的實(shí)效性，提升檔案信息化管理的質(zhì)量，這樣為行業(yè)的發(fā)展，才能做出更多的貢獻(xiàn)。

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