事業(yè)單位財務(wù)檔案管理的有關(guān)問題

王艷秋

摘 ?要：隨著近幾年我國經(jīng)濟發(fā)展速度的不斷加快，事業(yè)單位財務(wù)檔案管理的水平也在不斷提升。事業(yè)單位經(jīng)營的目的不是為了獲取利益，主要為為了向社會公眾提供服務(wù)。因此相關(guān)人員在對事業(yè)單位進行財務(wù)檔案管理的過程中，要加大對人民群眾公益服務(wù)和物質(zhì)文化的需求。本文就事業(yè)單位財務(wù)檔案管理的問題進行研究，希望能夠在一定程度上提高事業(yè)單位財務(wù)檔案管理隊伍的水平。

關(guān)鍵詞：會計檔案;會計電算化;完善制度

事業(yè)單位在進行財務(wù)檔案管理的過程中，要加大對公益服務(wù)的重視度，提高財務(wù)檔案管理與人們?nèi)罕娭g的聯(lián)系，對現(xiàn)有的財務(wù)管理制度進行完善，保證其能夠滿足人們對文化和物質(zhì)生活的需求，財務(wù)檔案才能為人們提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。事業(yè)單位在對財務(wù)檔案進行管理的過程中，結(jié)合先進的財務(wù)檔案管理技術(shù)和理論對其的管理制度進行創(chuàng)新，會計電算化的水平才能得到有效的提升，財務(wù)檔案管理過程中出現(xiàn)質(zhì)量問題的概率才能得到降低。

1 財務(wù)檔案管理概述

1.1 財務(wù)檔案管理內(nèi)容

事業(yè)單位在進行財務(wù)管理的過程中，要不斷加大對財務(wù)活動檔案記錄的重視度，提高其記錄信息的真實性和可靠性，對財務(wù)檔案進行科學的保存和分類，并根據(jù)財務(wù)檔案的實際需求對其進行系統(tǒng)的整理，形成科學、合理的目錄引索。在進行財務(wù)檔案擺放的時候，相關(guān)人員要嚴格按照檔案的固定順序進行擺放，這種擺放方法不僅能夠有效提高財務(wù)檔案查找的效率，還能提高財務(wù)檔案內(nèi)容的絕密性，相關(guān)人員在對財務(wù)檔案進行查閱的時候，要嚴格按照規(guī)定對其進行查閱。

1.2 財務(wù)檔案管理工作重要性

在進行財務(wù)檔案管理的過程中，相關(guān)人員要加大對財務(wù)行為規(guī)劃的重視度，根據(jù)事業(yè)單位運行的實際情況建立科學的財務(wù)檔案規(guī)劃，對事業(yè)單位運行過程中財務(wù)行為進行詳細的記錄。在進行財務(wù)行為記錄的過程中，相關(guān)人員要不斷提高其的明確性，這種記錄方式不僅能夠有效減少事業(yè)單位運行過程中挪用公款現(xiàn)象的發(fā)生，還能提高事業(yè)單位的財務(wù)檔案管理工作的水平。

事業(yè)單位的財務(wù)檔案本身就有著一定的特殊性，其不僅能夠提高事業(yè)單位經(jīng)濟工作和財務(wù)工作的水平，還能對事業(yè)單位的決策起到參考作用。在進行財務(wù)工作管理的過程中，相關(guān)人員要不斷加大對財務(wù)檔案記錄的科學性，對其的財務(wù)活動進行明確的記載，我國事業(yè)單位的工作效率才能得到提升。事業(yè)單位在財務(wù)活動過程中出現(xiàn)公款被挪用的現(xiàn)象才能得到減少。

2 目前，事業(yè)單位財務(wù)管理存在幾個問題

制度的不健全勢必造成管理無章可循，不僅查找非常困難，而且銷毀檔案也不及時，造成會計檔案積累過多，無處存放。無用的檔案、無序的堆放、無章法的整理給單位會計檔案的管理和利用帶來許多麻煩，甚至出現(xiàn)找不到檔案的情況，造成不必要的損失。

正規(guī)的、專業(yè)的檔案管理人員和檔案整理人員配備太少，甚至沒有，現(xiàn)任的會計檔案人員大多由負責財務(wù)的人員兼管，缺乏相應(yīng)的檔案管理知識;其次，沒有專門的會計檔案庫房，所謂的會計檔案只是一摞摞裝入箱子的會計憑證，從而導致會計檔案資料的利用率低，甚至出現(xiàn)檔案不移交、缺失等問題。

會計電算化下形成的電子數(shù)據(jù)資料，缺少必要的網(wǎng)絡(luò)安全措施，電算化會計運用在會計檔案中有著方便、快捷、直觀、存儲量大等優(yōu)勢，但是，由于網(wǎng)絡(luò)安全措施防衛(wèi)不當，通過計算機技術(shù)手段的違法行為具有更強的隱蔽性和更大的破壞性。

單位從上到下對財務(wù)檔案管理工作認識不足，重視不夠，在實際的經(jīng)濟活動中，財務(wù)檔案是其進行經(jīng)濟活動的最原始的記錄和最真實的反映。但是，就目前的情況看來，部分行政事業(yè)單位的管理人員和領(lǐng)導對財務(wù)檔案管理工作并沒有給予足夠的重視。

3 針對財務(wù)檔案中存在的幾個問題，提出如下建議

首先，建立健全完善的事業(yè)單位會計檔案制度?！稒n案法》和《會計檔案管理辦法》是財務(wù)管理制度的重要法律依據(jù)，首先單位應(yīng)該從領(lǐng)導和管理人員的思想意識入手，充分認識財務(wù)檔案管理工作的重要性和必要性，認識到財務(wù)檔案管理工作對本單位發(fā)展所起到的重要作用，從而建立一套完整的會計檔案管理制度，進而達到會計檔案管理步入正規(guī)化管理。

其次，指定專業(yè)的高素質(zhì)的會計檔案管理人員。邀請檔案專業(yè)人員，依據(jù)《檔案法》、《會計檔案管理辦法》對財務(wù)檔案人員進行技能培訓和職業(yè)道德教育，提高業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。會計檔案管理人員應(yīng)該是集多種技能于一身的復(fù)合型人才，既要掌握檔案管理知識，又要精通財務(wù)知識，更要有過硬的法律意識，還要能熟練的應(yīng)用計算機。

最后，相關(guān)人員要想提高會計檔案的利用效率，就要對財務(wù)檔案工作人員的崗位責任進行明確，制定專門的人員對財務(wù)檔案進行科學的管理，一旦財務(wù)檔案管理過程中出現(xiàn)問題，就要按照崗位責任制追究相關(guān)崗位人員的責任。現(xiàn)在我國的財務(wù)檔案在利用的時候，仍舊有很多人認為財務(wù)檔案不能被公開，這種思想給我國財務(wù)檔案的應(yīng)用造成了非常大的影響。事業(yè)單位在對財務(wù)檔案進行管理的過程中，要不斷提高其的利用效率，事業(yè)單位的工作水平才能得到提升。

事業(yè)單位的財務(wù)檔案要想得到更加快速的發(fā)展，就要不斷提高財務(wù)檔案的有序性，對財務(wù)檔案的管理觀念進行更新，嚴格按照相關(guān)規(guī)定的標準進行財務(wù)檔案管理，財務(wù)檔案的健康性才不能得到有效的提升，會計檔案的完整性、合法性、客觀性才能得到有效的提升。事業(yè)單位要不斷對現(xiàn)有的財務(wù)檔案管理制度進行創(chuàng)新，并且在進行創(chuàng)新的過程中，還要根據(jù)事業(yè)單位運行的實際情況對其進行調(diào)整。結(jié)合《會計檔案管理辦法》，依據(jù)本單位實際情況，制定適合本單位業(yè)務(wù)需求的財務(wù)制度，包括移交、整理、裝訂制度、移交清冊簽章制度、查閱和借用制度、保管期限制度以及保密制度、銷毀制度。最后，所有制度的實施、檔案的整理、保管利用最終歸結(jié)到財務(wù)檔案人員身上，所以財務(wù)檔案管理人員和整理人員，不僅需要有專業(yè)的檔案知識、財務(wù)知識，還要有較高的政治覺悟、愛崗敬業(yè)和保密意識，不斷提高思想意識和管理水平，跟上時代發(fā)展的步伐。

4 總結(jié)

綜上所述，在事業(yè)單位發(fā)展的過程中，會計檔案發(fā)揮的作用非常重要，因此相關(guān)人員要根據(jù)事業(yè)單位發(fā)展的實際情況，選擇科學的會計檔案管理方式和手段，事業(yè)單位會計檔案信息資源的利用效率才能得到提升。在對事業(yè)單位檔案資源進行管理的過程中，相關(guān)人員要加大對電子信息技術(shù)的重視度，事業(yè)單位財務(wù)檔案才能發(fā)揮出更大的價值，其的利用率才能得到提升。財務(wù)檔案能夠為事業(yè)單位行政管理、領(lǐng)導決策等提供依據(jù)。

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