如何提升企業(yè)檔案信息化管理水平

解爽朗

摘 ?要：結(jié)合實際，針對如何提升企業(yè)檔案信息化管理水平進行了論述。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案;信息化;管理

1 企業(yè)檔案信息化的意義

隨著國家改革開放及我國加入WTO所帶來的契機，促使我國部分國有企業(yè)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工業(yè)化模式下形成的思維定勢，建立能激勵信息化和新技術(shù)在生產(chǎn)中運用的制度和機制，用信息化帶動工業(yè)化，通過信息化應用提升公司各部門的效率，從而提高公司的基礎素質(zhì)和國際競爭力。

企業(yè)信息化是指企業(yè)在作業(yè)、管理、經(jīng)營各環(huán)節(jié)各層次采用計算機、通信和網(wǎng)絡等現(xiàn)代化信息技術(shù)改造和提升傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)，充分開發(fā)、廣泛利用企業(yè)內(nèi)外信息資源，逐步實現(xiàn)企業(yè)運行的全面自動化，伴隨現(xiàn)代企業(yè)制度的形成，建立現(xiàn)代企業(yè)的過程。檔案信息化是公司整個信息化建設的一部分，它是基于現(xiàn)代檔案管理理念，依托企業(yè)完善的檔案體系、運用計算機、網(wǎng)絡、數(shù)據(jù)庫等信息技術(shù)手段對檔案信息的高效利用，實現(xiàn)企業(yè)全面檔案管理過程的監(jiān)控、改進與優(yōu)化的檔案管理業(yè)務系統(tǒng)。檔案信息化又是企業(yè)信息化的基礎，它是企業(yè)研發(fā)生產(chǎn)制造信息化的表征，又是催化劑。檔案信息化與企業(yè)研發(fā)生產(chǎn)制造信息化趨于一致時，企業(yè)不僅能達到產(chǎn)品質(zhì)量的穩(wěn)定性，降低成本、提高生產(chǎn)效率，而且作為本企業(yè)信息化項目的突破口或整體推進都具有重要的現(xiàn)實意義。

2 檔案管理信息化國內(nèi)外發(fā)展現(xiàn)狀

檔案管理信息化在發(fā)達國家的飛機制造企業(yè)（美國波音和歐直）已經(jīng)建立了比較先進的管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了檔案信息的采集、處理、傳遞的自動化以及檔案信息與制造業(yè)務的集成，并不同程度地實現(xiàn)了生產(chǎn)故障的診斷與決策支持。在我國近幾年，制造業(yè)也大量應用了檔案信息化管理系統(tǒng)，使其對檔案管理體系進行升級與優(yōu)化，在提升企業(yè)檔案管理能力、保證產(chǎn)品質(zhì)量方面發(fā)揮了重要的作用。

在一定程度上，一段時期內(nèi)其標準規(guī)范了企業(yè)檔案管理流程、保證了產(chǎn)品的質(zhì)量，提高了企業(yè)員工檔案管理意識，提升了企業(yè)的形象及市場知名度。但隨著市場對產(chǎn)品質(zhì)量的要求不斷提高，現(xiàn)代數(shù)字化制造技術(shù)（MBD）的廣泛應用，需要更為先進的、更為成熟的檔案信息化技術(shù)來提升企業(yè)檔案管理水平，保障產(chǎn)品質(zhì)量的不斷提高和穩(wěn)定。

目前我國的一些公司檔案信息化水平僅處于起步階段，現(xiàn)有的檔案管理流程、制度、信息的輸入和輸出還停留在紙質(zhì)審簽、人工控制的原始狀態(tài)，如各類檔案指標計算數(shù)據(jù)的傳遞、拉條掛帳問題進展情況的傳遞、辦理的各類不合格審理單據(jù)等等都還是紙質(zhì)，由大量工作人員到各相關(guān)單位進行審簽，非常浪費資源。90年代后期，我國的一些航空企業(yè)與國際航空公司轉(zhuǎn)包合作，吸收了國外合作伙伴在檔案管理方面的作法與經(jīng)驗，建立了與轉(zhuǎn)包工程相關(guān)的檔案信息管理系統(tǒng)，這些做法為我國航空企業(yè)建設檔案信息化管理系統(tǒng)作出了積極的嘗試和經(jīng)驗的積累，但這些檔案信息管理系統(tǒng)多處于“孤島”狀態(tài)。結(jié)合我國一些航空企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀和檔案信息化建設過程，就如何實現(xiàn)檔案信息化管理技術(shù)、現(xiàn)代信息技術(shù)與企業(yè)檔案管理體系的有機融合，如何導入現(xiàn)代檔案管理理念，如何對項目實施過程與相關(guān)資源進行有效地整合、組織與管理等進行了研究探討。

3 檔案信息化管理系統(tǒng)

檔案信息化管理系統(tǒng)依據(jù)企業(yè)規(guī)模、生產(chǎn)模式以及行業(yè)特點的不同，檔案信息化管理系統(tǒng)在功能、體系和運行模式等方面也體現(xiàn)不同的特點與形態(tài)。本章將重點就企業(yè)信息化管理系統(tǒng)的功能架構(gòu)和實施策略與方法進行論述。

4 檔案信息管理系統(tǒng)功能架構(gòu)

企業(yè)級檔案信息管理系統(tǒng)是當前制造企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)的主流形態(tài)。企業(yè)級檔案信息管理系統(tǒng)旨在實現(xiàn)覆蓋企業(yè)完整檔案信息保證體系，貫穿產(chǎn)品生命周期全過程的集成化信息管理。企業(yè)級檔案信息管理系統(tǒng)采用層次化與模塊化相結(jié)合的架構(gòu)，系統(tǒng)的全部功能依照企業(yè)檔案管理體系的要求，封裝為一系列相互獨立但又相互集成、相互銜接的功能業(yè)務組，每個功能業(yè)務組又進一步細化拆分為一系列相互獨立而又相互集成的單元模塊，不同功能業(yè)務組的單元模塊間也可以建立跨業(yè)務組的集成邏輯。

在功能部署機制上，系統(tǒng)將各功能部署在四個層面上。

最底層為系統(tǒng)基礎平臺，負責為整個系統(tǒng)運行提供基礎平臺支持，包括個人工作任務管理、產(chǎn)品構(gòu)型管理、工作流引擎、基礎數(shù)據(jù)字典管理、安全服務、組織結(jié)構(gòu)管理、人員管理以及與各外部相關(guān)系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)集成交互的數(shù)據(jù)集成接口管理等，從而保障系統(tǒng)上層各項功能能夠基于統(tǒng)一的基礎平臺協(xié)同運行。

（1）信息問題分析與處理功能組中包括產(chǎn)品故障信息管理、技術(shù)質(zhì)量問題歸零處理兩個功能模塊，面向生產(chǎn)過程提供統(tǒng)一的生產(chǎn)和質(zhì)量問題分析與處理功能。（2）綜合信息業(yè)務管理功能組中包括設計更改貫徹執(zhí)行管理、蘭臺檔案管理、時控件管理、圖紙狀態(tài)管理以及綜合信息管理五個功能模塊，覆蓋了相應的產(chǎn)品生產(chǎn)信息管理綜合性業(yè)務內(nèi)容。（3）檔案信息體系管理功能組主要包括蘭臺審核管理功能模塊，為檔案管理體系管理提供了信息化的管理手段。（4）檔案體系資源管理功能組主要包括圖紙管理和文件資料管理兩個功能模塊，提供了檔案體系資源的信息化管理手段。

第三層為產(chǎn)品檔案信息綜合查詢與統(tǒng)計分析平臺，用于提供產(chǎn)品全生命周期、全體系的檔案信息查詢、分析與追蹤門戶，企業(yè)決策層可以通過該平臺對全企業(yè)范圍內(nèi)的檔案信息進行綜合查詢與分析，從而提高其信息管理決策的科學性。

第四層部署為信息綜合報表與輸出模塊，使得蘭臺系統(tǒng)中的各類數(shù)據(jù)能夠方便、高效地輸出成多種格式的電子文檔，或打印為紙質(zhì)文檔等，為相關(guān)資料工作人員的日常工作提供了便捷的工具支持。

5 檔案信息管理系統(tǒng)實施策略與方法

檔案信息管理系統(tǒng)在我國航空企業(yè)中的實施涉及部門多、范圍廣，運行環(huán)境復雜，采取正確和適當?shù)膶嵤┎呗詫τ陧椖康某蓴≈陵P(guān)重要。

作為一套與企業(yè)檔案管理體系以及生產(chǎn)與管理業(yè)務緊密關(guān)聯(lián)的綜合系統(tǒng)，檔案信息管理系統(tǒng)的有效運行必須建立在與企業(yè)檔案管理體系和生產(chǎn)、管理業(yè)務相融合的前提之下。實現(xiàn)檔案信息管理系統(tǒng)與企業(yè)環(huán)境與業(yè)務過程的融合與貼合，最直接的思路就是采用針對企業(yè)個案進行定制化開發(fā)的模式，針對企業(yè)具體的檔案信息管理體系與業(yè)務環(huán)境開發(fā)專用的應用系統(tǒng)。然而，采用針對企業(yè)個案進行完全定制開發(fā)的實施模式，需要針對特定的企業(yè)環(huán)境與業(yè)務過程開發(fā)相應代碼，相對于采用成熟軟件的方式，通常會存在開發(fā)周期長、成本高、技術(shù)風險大的問題;與此同時，在現(xiàn)代制造業(yè)條件下，企業(yè)動態(tài)特性日益增強，一旦企業(yè)業(yè)務模型發(fā)生變化，采用定制化方式開發(fā)的系統(tǒng)則很難適應新的管理需要。為解決上述問題，檔案信息管理與產(chǎn)品生產(chǎn)管理保證綜合應用平臺采用了基于成熟的檔案信息管理系統(tǒng)軟件平臺進行定制化開發(fā)的實施模式。

所謂“檔案信息管理系統(tǒng)軟件平臺”是指一類支持檔案信息管理系統(tǒng)開發(fā)與實施的軟件資源和工具平臺，其中封裝了一系列共性化、可重用的算法、軟件資源與工具集，可以為面向各類典型制造企業(yè)的檔案信息管理系統(tǒng)開發(fā)與實施提供平臺支持。該實施模。

基于軟件平臺的實施模式，為快速、高效實施檔案信息管理系統(tǒng)提供了一條有益的思路。具體實施步驟線路圖包含了八個主要步驟：項目啟動、初步需求分析、試用版配置、試用版試運行、用戶版方案設計、用戶版系統(tǒng)開發(fā)、用戶版系統(tǒng)試運行、正式運行。通過這樣一套系統(tǒng)實施步驟，能夠在復雜的實施過程中將相關(guān)技術(shù)措施和項目資源最大化合理利用，最大程度地保證了項目的成功實施。

參考文獻

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