淺析新時(shí)期下的全宗卷管理

王翠娟

摘要：全宗卷是檔案館（室）在管理某一全宗過程中形成的、能夠說明該全宗歷史情況的各種文件材料所組成的專門案卷，從性質(zhì)上說，并不是全宗內(nèi)的檔案，通俗地講，是在檔案管理活動中形成的“檔案”，是管理全宗的檔案，是檔案的檔案。本文主要針對新時(shí)期機(jī)關(guān)單位全宗卷管理問題進(jìn)行分析和討論。

關(guān)鍵詞：全宗卷管理;機(jī)關(guān)單位;檔案管理;全宗卷建立

一、新時(shí)期機(jī)關(guān)檔案管理全宗卷建立的必要性

機(jī)關(guān)檔案管理工作在當(dāng)前的機(jī)關(guān)事業(yè)單位中占有重要的地位，特別是在新形勢下，隨著機(jī)關(guān)單位的改革和發(fā)展不斷加深，建立全宗卷就顯得十分有必要。建立全卷宗的管理具有以下幾個方面的必要性：

第一，可以客觀的反應(yīng)機(jī)關(guān)單位檔案管理的全過程。全卷宗的建立實(shí)質(zhì)上是對所有的檔案進(jìn)行歸類管理的過程，在對檔案進(jìn)行統(tǒng)一整理的過程中，需要我們進(jìn)行統(tǒng)一的歸納，將檔案管理的前期到后期的整個過程進(jìn)行有效的管控，使得整個機(jī)關(guān)的檔案管理工作進(jìn)程得到全面的細(xì)分，還可以掌握機(jī)關(guān)的整體工作狀態(tài)，這也可以促使機(jī)關(guān)發(fā)現(xiàn)自身的問題，改進(jìn)工作的方式。

第二，可以更加有效地查詢檔案信息，促進(jìn)檔案信息的合理運(yùn)用。檔案管理的一個重要的方式就是對各種檔案進(jìn)行有效的儲存，為以后的查閱提供有效的途徑。在進(jìn)行途徑建設(shè)的時(shí)候，我們可以采取系統(tǒng)、規(guī)范的檔案歸檔管理方式，使得不同種類的案件得到有效地安置，減少檔案遺失或者檔案的信息不完全等現(xiàn)象，保證各類的檔案可以保證完整，整個全卷宗的體系得到完善，使得全卷宗成體系的建設(shè)完成。這些前期的工作做好做細(xì)，可以很好地為以后的工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，方便以后的查閱。

第三，充當(dāng)后備資源。在機(jī)關(guān)的工作中，機(jī)關(guān)檔案室建立全卷宗檔案具有積極的作用，對于機(jī)關(guān)的日常工作具有現(xiàn)實(shí)的意義。其一，在各個機(jī)關(guān)的向上一級的機(jī)關(guān)移交檔案的時(shí)候，可以將已經(jīng)成體系的全卷宗作為一個材料，方便各個機(jī)關(guān)的編寫，可以做到直接取數(shù)據(jù)，直接取材料，甚至對于時(shí)間跨度短，數(shù)據(jù)沒有變動的全卷宗，可以直接移交給上一級的檔案管理機(jī)關(guān)或者上一級的單位。其二，對于檔案學(xué)的研究工作提供直接的素材。全卷宗的管理實(shí)質(zhì)上就是對于檔案信息的集中管理，是一種全新的檔案管理模式，他是時(shí)代發(fā)展的產(chǎn)物，是歷史的必然選擇。除了以上的優(yōu)點(diǎn)外，建立機(jī)關(guān)全卷宗的管理還可以有效地為我國的檔案事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

二、機(jī)關(guān)單位全宗卷的建立方法

全宗卷的建立是一個長期復(fù)雜的工作，涉及到諸多的方面，需要工作人員在實(shí)際建立的過程中有認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，并且具有一定的檔案管理知識。

首先，集中全宗卷管理中的所有文件材料，對這些文件材料進(jìn)行集中管理是建立全宗卷的前提。一般來說，它所包含的方面有：在檔案收集工作中形成的所有交接數(shù)據(jù)以及檔案移交的目錄、檔案歸檔中形成的各種整理工作方案以及不同檔案的分類大綱等、在檔案的保管儲存過程中形成的各種最原始的數(shù)據(jù)記錄、檔案管理工作中形成的查借登記以及取得的重大利用效果的數(shù)據(jù)記錄、在檔案的統(tǒng)計(jì)檢索工作中所形成的年度統(tǒng)計(jì)報(bào)表以及檔案的具體編目情況的記錄、檔案管理工作中編研環(huán)節(jié)中制定的各種書目、在長期的檔案管理工作中所產(chǎn)生的各種相關(guān)工作制度以及全宗的詳細(xì)介紹等等方面，這幾個方面都對全宗卷的建立具有重要的作用，可以促使其向著更為完善健全的方向發(fā)展，使其更為合理。

其次，全宗卷從其結(jié)構(gòu)構(gòu)成上來看，它的歸檔和管理需要有詳細(xì)的實(shí)行步驟。對于管理人員來說，就要在管理工作中按照不同檔案所產(chǎn)生的時(shí)間順序進(jìn)行先后劃分，不同年度的檔案有合理的安放，這可以為查閱者提供很大的便利。

第三，按照文書檔案整理過程中所形成的各種規(guī)則和方法，按照合理化的標(biāo)準(zhǔn)把每一份檔案材料按照一個文件來對待。采用細(xì)線材質(zhì)來裝訂，然后逐一對文件進(jìn)行頁號的編寫，編寫完成之后，要在每一份檔案材料的右上角蓋上歸檔所用的歸檔章，在這個歸檔章之內(nèi)，要詳細(xì)明確地標(biāo)明檔案的年代信息、文件號以及所屬的具體類別。

第四，編制一個全宗卷文件的目錄。全宗卷涉及到的檔案較多，在時(shí)間、性質(zhì)、類別等方面會有一定的差異性，同時(shí)基于總體上的規(guī)范歸檔，并且也為了查閱的方便，需要編制一個條理清晰明確的文件目錄，給人一目了然的感覺。

第五，把最后形成的全宗卷文件目錄以及按照標(biāo)準(zhǔn)順序排列好的材料文件進(jìn)行整合。把它們裝入一些不同的文書檔案盒，裝入時(shí)要確保檔案的合理有序，不能出現(xiàn)混亂。

三、加強(qiáng)全宗卷管理的幾點(diǎn)建議

首先，應(yīng)提高單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員對建立和完善全宗卷的重要性和必要性的認(rèn)識。將建立和完善全宗卷的工作納入檔案管理人員的職責(zé)范圍，把它作為檔案管理的總抓手，使檔案管理人員在日常工作中注意對全宗卷文件材料的形成及時(shí)進(jìn)行收集和積累，不斷補(bǔ)充和完善全宗卷的內(nèi)容，使所建立的全宗卷能真正反映該全宗的歷史面貌。

其次，充分發(fā)揮好全宗卷在管理檔案工作中的“檔案”作用。收集、整理、鑒定各類檔案要依據(jù)全宗卷中各類檔案分類方案、歸檔范圍和保管期限表開展工作，使各類檔案收集齊全，整理規(guī)范，利用方便;其次檔案收集、管理、利用、安全等要嚴(yán)格落實(shí)各項(xiàng)管理制度及工作職責(zé);再次，檔案移交接工作要嚴(yán)肅移交接紀(jì)律，辦理規(guī)范的移交接手續(xù)。

第三，要加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)技能。各級檔案行政管理部門在舉辦檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班時(shí)，把建立全宗卷作為一項(xiàng)培訓(xùn)內(nèi)容，改變基層檔案管理者對全宗卷的模糊認(rèn)識。檔案管理員要有高度的工作責(zé)任感，不斷提高自身的專業(yè)素質(zhì)，逐步養(yǎng)成積累和管理全宗卷的良好習(xí)慣。

另外，還要加強(qiáng)督導(dǎo)檢查力度。各級檔案行政管理部門要全面指導(dǎo)、督促和檢查，在對檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)和檢查時(shí)，要把全宗卷的建立列入工作計(jì)劃，并將其單獨(dú)做為一項(xiàng)工作進(jìn)行考核。

結(jié)束語

全宗卷是對全宗進(jìn)行科學(xué)管理的重要工具和手段，通過全宗卷，可以了解該全宗管理過程的情況，還可以了解該全宗內(nèi)檔案的內(nèi)容、數(shù)量和利用等歷史與發(fā)展變化狀況，從而為該全宗的進(jìn)一步科學(xué)管理提供必要的依據(jù)。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，社會生活的各個方面都在發(fā)生著深刻的變化，檔案工作領(lǐng)域也面臨許多新的問題，對此我們檔案工作者應(yīng)積極探索，為檔案工作及理論的發(fā)展開辟一片新天地。

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