建筑工程檔案資料管理中的問(wèn)題及措施分析

彭美蓮

摘要：建筑工程檔案資料管理作為企業(yè)基礎(chǔ)管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，詳盡記錄并保存了建筑項(xiàng)目施工全過(guò)程中形成的各種信息，為建筑工程項(xiàng)目的后期質(zhì)量鑒定等工作提供了重要的依據(jù)。本文作者分析了建筑工程檔案資料管理中存在的問(wèn)題，并提出解決措施。

關(guān)鍵詞：建筑工程檔案;資料管理;問(wèn)題;措施

0、引言

在建筑工程施工的過(guò)程當(dāng)中，工程檔案資料是十分重要的一部分，其是建設(shè)活動(dòng)中形成的原始的、具備一定保存價(jià)值的基建文件、監(jiān)理文件、施工文件和竣工圖的統(tǒng)稱(chēng)。在管理建設(shè)工程質(zhì)量、總體造價(jià)和建設(shè)工期的同時(shí)，作為建筑工程項(xiàng)目管理的重要組成部分，其關(guān)鍵作用也得到了越來(lái)越多人的關(guān)注。因此，實(shí)現(xiàn)對(duì)建筑工程檔案資料規(guī)范化、程序化、合理化的同步管理是十分重要的，也是做好建筑工程項(xiàng)目管理工作的基礎(chǔ)和關(guān)鍵。

1、建筑工程檔案資料內(nèi)容

1.1綜合性文件資料

綜合性文件資料不僅包括施工準(zhǔn)備階段的文件資料，如建設(shè)工程中征用地、拆遷安置等綜合性立項(xiàng)文件資料;規(guī)劃、消防等政府部門(mén)的審批文件;勘查、測(cè)繪和設(shè)計(jì)文件;招投標(biāo)文件;開(kāi)工審批文件;工程相關(guān)的照片、錄像、錄音和光盤(pán)等資料，工程地質(zhì)，水文氣象等文件資料，而且包括工程竣工階段的竣工驗(yàn)收質(zhì)量鑒定、結(jié)算及審計(jì)報(bào)告等方面的文件資料;

1.2工程施工文件

1.2.1土建工程文件

主要包括施工組織設(shè)計(jì)、圖紙會(huì)審、設(shè)計(jì)變更、技術(shù)交底、材料代用單等資料;工程測(cè)量檢測(cè)記錄;施工原材料、半成品、成品及零部件的質(zhì)量證明文件或檢驗(yàn)報(bào)告等資料;混凝土、砂漿等配比檢驗(yàn)報(bào)告;隱蔽工程驗(yàn)收記錄;工程質(zhì)量檢驗(yàn)、評(píng)定以及質(zhì)量事故處理記錄等文件資料;施工技術(shù)總結(jié)等。

1.2.2水電設(shè)備安裝工程

主要包括給排水、消防、通風(fēng)、空調(diào)等設(shè)備在安裝過(guò)程中所需的用料質(zhì)量證明文件、管道測(cè)試記錄等方面的資料。

1.3竣工圖

主要包括總平面布置竣工圖，建筑工程竣工圖，裝飾竣工圖，給水、排水竣工圖，通風(fēng)、空調(diào)竣工圖及室外各種管線竣工圖等。

2、建筑工程檔案資料管理中存在的問(wèn)題

2.1相關(guān)人員檔案意識(shí)薄弱

眾所周知，任何一項(xiàng)建筑工程涉及到的檔案資料都非常復(fù)雜，尤其是在工程竣工驗(yàn)收后所要交付給業(yè)主的檔案資料非常多。在短時(shí)間內(nèi)如果沒(méi)有出現(xiàn)工程質(zhì)量問(wèn)題，則可以成功交付工程，隨即施工隊(duì)伍就結(jié)束工程，但在短時(shí)間內(nèi)，沒(méi)能收集整理出全面的工程資料，這也給工程檔案管理帶來(lái)了困難。而在利用檔案時(shí)，工程檔案還需要借鑒一些竣工驗(yàn)收證書(shū)或者工程決算、竣工圖等資料，其他的工程檔案就會(huì)被忽略，這就直接導(dǎo)致工程檔案資料的利用率降低，從而不能確保完整、系統(tǒng)性的檔案資料管理。

2.2對(duì)建筑工程中檔案資料的管理不到位

建筑工程的檔案資料包含了多方面的數(shù)據(jù)資料，其中包括管理、施工、設(shè)計(jì)、質(zhì)檢等部門(mén)。各部門(mén)分工合作， 致使檔案資料完整存在相當(dāng)大的難度。例如，在工程施工或竣工驗(yàn)收過(guò)程中，檔案管理人員必須到現(xiàn)場(chǎng)才能對(duì)有關(guān)施工問(wèn)題的檔案規(guī)整記錄，檔案資料記錄的全面性和準(zhǔn)確度才能得到保證。如若不然，施工過(guò)程中的檔案就得不到及時(shí)整理，或者在工程竣工驗(yàn)收過(guò)程中出現(xiàn)差錯(cuò)，而且這些差錯(cuò)很難被發(fā)現(xiàn)。

2.3工程質(zhì)量驗(yàn)收時(shí)沒(méi)有可以參考的書(shū)面材料

在進(jìn)行建筑工程施工的過(guò)程中，為了有效提高工程的質(zhì)量，必須要在完成一些質(zhì)量控制點(diǎn)的施工之后，進(jìn)行適當(dāng)?shù)馁|(zhì)量驗(yàn)收，但是，很多時(shí)候?yàn)榱俗汾s進(jìn)度往往忽視了現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收工作，也未按照相關(guān)的規(guī)定進(jìn)行書(shū)面簽字儀式，未形成相關(guān)的書(shū)面材料，這是不符合工程檔案管理工作要求的。

2.4施工驗(yàn)收原始簽證資料格式不符合要求

在工程開(kāi)展工作之前，未對(duì)原始施工驗(yàn)收簽證資料的內(nèi)容和格式進(jìn)行明確、統(tǒng)一的約定，而是在施工進(jìn)行的過(guò)程當(dāng)中不斷的增添和更換相關(guān)的內(nèi)容和種類(lèi)，這就使得不同資料在格式上不夠規(guī)范、統(tǒng)一，給裝訂組卷工作增加了一定的難度。2.5原始資料書(shū)存在問(wèn)題在書(shū)寫(xiě)工程施工過(guò)程的原始資料的時(shí)候，有很多字跡潦草、不規(guī)范、錯(cuò)別字等問(wèn)題，對(duì)于修改過(guò)的地方也未蓋章和簽字，這就大大增加了工程檔案管理工作的難度。

3、加強(qiáng)建筑工程檔案資料管理的具體措施

3.1不斷增強(qiáng)工程檔案資料管理意識(shí)

工程檔案資料管理工作在整個(gè)工程項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中發(fā)揮著重要作用，為工程項(xiàng)目后期質(zhì)量監(jiān)督，改建、維修、擴(kuò)建等工作提供基礎(chǔ)依據(jù)。一方面，企業(yè)要不斷增強(qiáng)工程檔案資料管理人員的檔案管理意識(shí)，提高樹(shù)立端正的檔案管理態(tài)度，對(duì)檔案資料管理的重要性有充分的認(rèn)識(shí)。另一方面，企業(yè)各層領(lǐng)導(dǎo)及各部門(mén)人員從上到下在思想上重視檔案資料的管理的作用，充分落實(shí)檔案資料的收集、歸類(lèi)等工作;明確各部門(mén)職責(zé)并加強(qiáng)檔案資料完整性的檢查監(jiān)督工作，定期檢查評(píng)比檔案資料的合格有效性，防止檔案資料管理工作滯后于工程項(xiàng)目建設(shè)工作現(xiàn)象發(fā)生。另外，企業(yè)要引進(jìn)全新高效的信息化檔案管理機(jī)制，增強(qiáng)檔案管理人員運(yùn)用計(jì)算機(jī)處理檔案資料能力，提高工作效率。加強(qiáng)相關(guān)管理人員對(duì)檔案知識(shí)的學(xué)習(xí)，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，充分發(fā)揮檔案資料管理工作的價(jià)值作用。

3.2建立并完善檔案資料管理的相關(guān)機(jī)制

缺乏完善的檔案管理工作機(jī)制是很多建筑企業(yè)共同的問(wèn)題，也是嚴(yán)重影響檔案工作開(kāi)展的重要因素。首先，要求各級(jí)建領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視起建筑工程檔案建設(shè)工作，將工作計(jì)劃納入建筑企業(yè)的議事日程中，確保有專(zhuān)人負(fù)責(zé)。伴隨著建筑工程項(xiàng)目的步步延伸，逐漸形成工程檔案，這樣一來(lái)才能確保檔案的完整性。在實(shí)際的建筑工程施工中，必須確立負(fù)責(zé)人，并成立由建設(shè)單位、監(jiān)理單位以及施工單位組成的領(lǐng)導(dǎo)小組，對(duì)工程檔案管理工作進(jìn)行全方位的考慮與統(tǒng)籌規(guī)劃，建立相關(guān)制度并落到實(shí)處，還要保證這些工作是貫穿建筑工程全過(guò)程的。完善建筑工程檔案不僅要從建立機(jī)制開(kāi)始，還必須盡快完善工程建設(shè)中的各環(huán)節(jié)的檔案收集、保管工作。不斷鼓勵(lì)與引導(dǎo)建筑工程檔案組織機(jī)構(gòu)，根據(jù)市場(chǎng)的需求，建立開(kāi)放、推廣、服務(wù)為一體的機(jī)制，進(jìn)一步開(kāi)拓企業(yè)的服務(wù)領(lǐng)域。

3.3嚴(yán)格把好竣工驗(yàn)收工程檔案資料質(zhì)量關(guān)，使竣工驗(yàn)收檔案可以發(fā)揮出憑證作用

建筑工程在竣工驗(yàn)收時(shí)，工程檔案資料的管理人員要和工程項(xiàng)目管理人員一同，依照建筑工程檔案歸檔范圍規(guī)范的要求，對(duì)工程施工建設(shè)過(guò)程中形成的資料檔案進(jìn)行全面審核、檢查，及早查出問(wèn)題，并及時(shí)解決問(wèn)題，務(wù)必使工程竣工的材料做到完整、真實(shí)，工程檔案的歸檔范圍符合規(guī)定的要求，認(rèn)真切實(shí)地執(zhí)行《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》規(guī)定的相關(guān)條文，把好竣工驗(yàn)收關(guān)，竣工驗(yàn)收檔案的移交也是整個(gè)工程的重要環(huán)節(jié)。在移交出合格的工程檔案之后，由建設(shè)單位頒發(fā)出“建設(shè)工程檔案合格證”，反之，不滿(mǎn)足要求的則不發(fā)“建設(shè)工程檔案合格證”，建設(shè)單位有權(quán)按合同拒絕尾款的支付，以此確保工程檔案的準(zhǔn)確性、完整性、系統(tǒng)性。

3.4通過(guò)現(xiàn)代化技術(shù)統(tǒng)計(jì)檔案信息

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，建筑工程單位必須要積極利用好這些先進(jìn)技術(shù)，做好對(duì)建筑檔案資料的統(tǒng)計(jì)管理工作，可以構(gòu)建一個(gè)記錄檔案信息的系統(tǒng)，對(duì)建筑工程中各個(gè)環(huán)節(jié)的真實(shí)情況進(jìn)行記錄，進(jìn)一步提高建筑工程檔案資料的完整性，使其能夠在建筑工程檔案資料管理過(guò)程中充分的發(fā)揮自身的作用。

3.5強(qiáng)化施工管理工作以及檔案材料編制工作

根據(jù)相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)工程檔案材料進(jìn)行編制，是施工單位最為基本的業(yè)務(wù)需要。一個(gè)施工隊(duì)伍如果不會(huì)編制工程內(nèi)業(yè)材料，那就不具備承包工程的資格。工程檔案材料的質(zhì)量，重點(diǎn)在于編制形成過(guò)程。作為施工單位必須要對(duì)自身的職責(zé)進(jìn)行明確，并且，強(qiáng)化對(duì)施工技術(shù)人員編制檔案材料能力的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，努力提升編制工程檔案材料的能力和水平。作為開(kāi)發(fā)公司要強(qiáng)化對(duì)施工的監(jiān)督和管理，及時(shí)對(duì)工程檔案材料的編制情況進(jìn)行檢查，根據(jù)相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)制作檔案材料，為以后的工作提供重要的參考依據(jù)。

4、結(jié)束語(yǔ)

建筑工程檔案資料管理是一項(xiàng)漫長(zhǎng)而繁瑣的工作，貫穿工程的開(kāi)工至竣工的各個(gè)階段，不能有絲毫的馬虎大意，必須對(duì)自己負(fù)責(zé)的項(xiàng)目所形成的文字材料、圖紙、圖表、聲像材料和其它載體的材料，具有保存價(jià)值的文件材料，認(rèn)真做好立卷歸檔工作，并確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性。否則，將影響到工程竣工驗(yàn)收是否能順利進(jìn)行。

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