探析企業(yè)會計檔案管理工作的不足及其應(yīng)對措施

摘要：會計檔案是企業(yè)經(jīng)營發(fā)展過程中的一項非常重要組成部分，能夠最真實的反映出企業(yè)的實際經(jīng)營狀況，為國家做企業(yè)經(jīng)濟調(diào)查的時候提供數(shù)據(jù)核查基礎(chǔ)。伴隨著我國稅務(wù)部門對于財務(wù)核查越來越嚴格，企業(yè)也越發(fā)認識到會計檔案對于企業(yè)的發(fā)展有著非常重要的作用。但在企業(yè)實際經(jīng)營過程中，存在著對會計檔案進行管理的人員的綜合能力相對不夠，企業(yè)相關(guān)管理體系不規(guī)范等問題。

關(guān)鍵詞：會計檔案;應(yīng)對措施;管理辦法

會計檔案能夠真實的記錄企業(yè)在日常經(jīng)營過程中的點點滴滴，能夠在企業(yè)的經(jīng)營和決策上發(fā)揮著重要的作用。會計檔案是會計人員對企業(yè)的會計信息真實的保留，也是企業(yè)在日常經(jīng)營過程經(jīng)營活動的呈現(xiàn)，因此，加強對會計檔案的管理工作是企業(yè)快速發(fā)展的必經(jīng)之路。

一、會計檔案管理的內(nèi)容

我國在2016年正式頒布并實施《會計檔案管理辦法》，這是對企業(yè)進行會計檔案工作的解釋，會計檔案是企業(yè)在進行核算的過程中能夠反映出企業(yè)經(jīng)濟業(yè)務(wù)的，往往以文字形式或者是圖表形式存在的資料。會計檔案的管理主要體現(xiàn)在對相關(guān)會計內(nèi)容的管理。會計檔案的管理內(nèi)容主要分為會計憑證、會計賬簿、會計報告以及其他會計資料。

二、會計檔案管理在企業(yè)活動中的不足之處

2.1會計部門整理階段

由于會計檔案管理工作對從業(yè)人員的要求較高，但在實際工作過程中往往是由財務(wù)進行，但絕大多數(shù)財務(wù)沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，從而使得檔案管理工作存在著一定的不足。企業(yè)中還存在著企業(yè)會計檔案往往是財務(wù)依照實際工作進行，對于移交工作往往沒有及時處理。企業(yè)的會計檔案往往由會計部門進行負責，但是會計部門人員對于檔案管理的內(nèi)容所知較少，往往存在著會計檔案裝訂不完整，檔案編號不唯一等情況。

2.2檔案室保管利用階段

由于企業(yè)會計檔案電子化是檔案事業(yè)未來的發(fā)展方向，但當前單位檔案工作無法直接創(chuàng)造價值，所以企業(yè)往往會讓其他人員代替，這也是使得企業(yè)檔案無法快速電子化推行的主要原因。企業(yè)的會計檔案沒有及時進行銷毀，這主要是由于企業(yè)的檔案鑒定工作相對較困難，一般人員也很少對企業(yè)的檔案進行銷毀處理，一旦出現(xiàn)銷毀錯誤，將會給企業(yè)帶來不必要的麻煩。

三、企業(yè)會計檔案管理工作的應(yīng)對措施

3.1加強會計檔案法律制度的細化與制定

我國對于會計檔案的相關(guān)法律條文相對較少，現(xiàn)行的《會計法》和《檔案法》中對于會計檔案的相關(guān)內(nèi)容沒有明確的約定?！稌嫏n案管理辦法》是目前針對會計檔案而出臺的法規(guī)，但對于具體的工作仍存在著一定的不足。所以會計檔案管理工作的提升需要加強對于相關(guān)法律法規(guī)的制定，后續(xù)的法律法規(guī)中需要明確約定會計檔案的需要保存的內(nèi)容、檔案需要保存的時間、對相關(guān)檔案進行歸檔的方法以及歸檔過程中相應(yīng)的要求。

3.2加強檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，注重檔案人員素質(zhì)培養(yǎng)

企業(yè)中從事會計檔案管理工作的相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)能夠直接決定檔案管理的質(zhì)量，在絕大多數(shù)企業(yè)中，往往不具備能夠勝任企業(yè)檔案管理的人員。為此，企業(yè)需要依據(jù)實際情況在會計部門配備一名以上具有相關(guān)專業(yè)素養(yǎng)的人員，不斷的向會計人員宣講檔案知識。與此同時，企業(yè)的財務(wù)管理人員需要不斷的學習國家所頒發(fā)的關(guān)于檔案管理的相關(guān)法規(guī)，在實際的工作中提高自身關(guān)于檔案管理的能力。

3.3定時移交檔案，注重規(guī)范管理

企業(yè)在一個會計年度結(jié)束以后，應(yīng)當對企業(yè)的會計資料進行整理。企業(yè)可以選擇留存一年，用于日常業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)核查。在一年以后，應(yīng)當將相關(guān)檔案資料進行移交歸檔，確保編制完成的檔案資料及時移交給到檔案管理部門，避免出現(xiàn)大量資料堆積在財務(wù)部門。相關(guān)人員在整理的時候，需要根據(jù)檔案管理辦法的要求進行整理，在最后移交的時候，應(yīng)當為檔案制定移交清單，以便后續(xù)相關(guān)人員對財務(wù)會計檔案進行核查。

3.4加強檔案數(shù)字化建設(shè)，培養(yǎng)信息化人才

會計檔案的現(xiàn)代化發(fā)展無法與當前快速發(fā)展的互聯(lián)網(wǎng)分開，會計信息化在不斷的發(fā)展，所以企業(yè)在會計檔案信息化的過程中應(yīng)當充分注意避免出現(xiàn)財務(wù)檔案的斷層，需要做好財務(wù)檔案的連續(xù)性工作。由于會計檔案的數(shù)字化對當前會計信息化有著非常重要依賴作用，所以企業(yè)在對相關(guān)軟件選擇的時候需要將軟件系統(tǒng)的穩(wěn)定性作為首要考慮條件。相關(guān)軟件系統(tǒng)在不斷升級的過程中，需要切實注意相關(guān)軟件和硬件的同時升級，避免出現(xiàn)電腦軟硬件無法匹配財務(wù)相關(guān)軟件系統(tǒng)的運行。會計檔案信息化是檔案發(fā)展的未來趨勢，所以企業(yè)需要最大程度上培養(yǎng)相關(guān)技術(shù)人才，由于會計檔案的特殊性，所以在選擇相關(guān)技術(shù)人員的時候，需要充分注意選擇熟悉會計信息和檔案管理的人員。確保企業(yè)在未來快速發(fā)展的過程中，有充足數(shù)量的技術(shù)人才為檔案信息化做好相應(yīng)的工作。

3.5重視檔案鑒定，做好檔案銷毀工作

存在于企業(yè)內(nèi)部的會計檔案，企業(yè)需要區(qū)分哪些是期滿或者是即將期滿的檔案，并對相關(guān)檔案進行核查工作。會計檔案的核查工作應(yīng)該由檔案管理機構(gòu)進行安排，相關(guān)核查人員應(yīng)當由審計人員、紀檢等人員組成，對于企業(yè)內(nèi)部相關(guān)會計檔案，如果有存在的必要性，應(yīng)當充分做好保管工作，并重新規(guī)定保管期限。對于可以銷毀的檔案，應(yīng)當及時進行銷毀。在國家出臺的《會計檔案管理辦法》中，對于企業(yè)經(jīng)營過程中的會計憑證、會計報告等相關(guān)內(nèi)容也規(guī)定了需要保管的期限，在達到相關(guān)的時間規(guī)定以后，企業(yè)可以自行開展檔案銷毀工作。但是對于沒有達到銷毀期限要求的相關(guān)檔案或者是達到銷毀期限但是相關(guān)賬務(wù)仍然沒有結(jié)清的相關(guān)會計憑證，以及涉及到企業(yè)經(jīng)營過程中仍然需要用到的會計憑證，企業(yè)不得進行銷毀，避免后續(xù)需要相關(guān)資料的時候無法提供原始憑證，從而產(chǎn)生不必要的麻煩。

四、結(jié)語

財務(wù)部門加強對于會計檔案的管理工作對企業(yè)的快速發(fā)展有著非常重要的作用，能夠影響到企業(yè)在未來一段時間對市場經(jīng)營的判斷。為此，企業(yè)需要在日常經(jīng)營過程中，充分認識到企業(yè)存在的不足之處，在過往的失敗中總結(jié)相關(guān)經(jīng)驗，促進我國企業(yè)檔案管理工作的快速發(fā)展。

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作者簡介：王守霞，出生年月：1965.12，性別：女，民族：漢，當前職務(wù)：會計，當前職稱：經(jīng)濟師，學歷：本科.