淺論建筑設(shè)計(jì)單位科技檔案管理方法及其創(chuàng)新

許巧紅

摘要：建筑設(shè)計(jì)過(guò)程中產(chǎn)生的文件記錄和圖紙成果，形成了設(shè)計(jì)單位的科技檔案，其管理與利用的水平關(guān)系到設(shè)計(jì)單位的質(zhì)量管理、規(guī)范化管理等方方面面。本文從科技檔案對(duì)設(shè)計(jì)單位具有不容忽視的重要作用，而實(shí)際工作中其管理存在較多弊端的現(xiàn)狀出發(fā)，重點(diǎn)研究科技檔案管理方法創(chuàng)新，參考相關(guān)管理學(xué)知識(shí)，對(duì)檔案管理制度進(jìn)一步完善，將科技檔案管理結(jié)合應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)進(jìn)行創(chuàng)新，使其提高設(shè)計(jì)單位的工作效率，有效降低工作時(shí)間跨度以及加快檔案的利用；重視檔案工作人員的管理與培訓(xùn)，對(duì)優(yōu)化檔案管理起到了推進(jìn)作用。

關(guān)鍵詞：設(shè)計(jì)單位；檔案管理；管理制度；創(chuàng)新策略；信息化

1.引言

建筑設(shè)計(jì)單位在設(shè)計(jì)生產(chǎn)及經(jīng)營(yíng)管理的過(guò)程中形成了各種文件資料，這些文件經(jīng)由移交歸檔、整編入庫(kù)后就形成本單位的科技檔案?？萍紮n案是建筑設(shè)計(jì)單位最核心和重要的檔案，科技檔案管理工作能否高速有效的運(yùn)行直接影響到企業(yè)的建設(shè)與發(fā)展，為了保證設(shè)計(jì)的進(jìn)度以及控制質(zhì)量目標(biāo)，必須建立切實(shí)可靠的檔案管理系統(tǒng)，應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)信息技術(shù)手段進(jìn)行檔案管理。

2.建筑設(shè)計(jì)單位科技檔案管理的作用

2.1 科技檔案的原始記錄功能

設(shè)計(jì)單科技位檔案包含了甲方提供的審批和批復(fù)文件、紅線圖、地形圖、地質(zhì)勘察報(bào)告等設(shè)計(jì)依據(jù)性文件；從方案到初步設(shè)計(jì)再到施工圖設(shè)計(jì)階段的設(shè)計(jì)圖紙、概（預(yù)）算書、計(jì)算書、設(shè)計(jì)驗(yàn)證與校對(duì)審核文件、施工圖設(shè)計(jì)文件審查報(bào)告及其意見回復(fù)、圖紙會(huì)審紀(jì)要、設(shè)計(jì)修改及變更文件、竣工文件等過(guò)程控制與成果文件。這些文件以項(xiàng)目為單位進(jìn)行匯總移交歸檔，它記錄了項(xiàng)目設(shè)計(jì)全過(guò)程的各項(xiàng)信息，是技術(shù)與質(zhì)量管理的主要依據(jù)與憑證，是設(shè)計(jì)單位的成果與寶貴資源，也是科技檔案管理工作的對(duì)象和基礎(chǔ)。

2.2 科技檔案的利用價(jià)值

相對(duì)整個(gè)工程項(xiàng)目的全壽命周期而言，設(shè)計(jì)階段的時(shí)間往往較為緊促，建筑設(shè)計(jì)單位需要在設(shè)計(jì)合同約定的期限內(nèi)完成復(fù)雜而嚴(yán)謹(jǐn)?shù)脑O(shè)計(jì)工作，通過(guò)參考以往的設(shè)計(jì)項(xiàng)目，利用已有科技檔案輔助驗(yàn)證，可以增加設(shè)計(jì)的可靠性和說(shuō)服性，節(jié)約時(shí)間?？萍紮n案作為設(shè)計(jì)單位的智慧結(jié)晶，其利用價(jià)值不容忽視。

3.設(shè)計(jì)單位傳統(tǒng)的科技檔案管理及其弊端

科技檔案是一種可供長(zhǎng)期查閱的技術(shù)資源，具有很高的利用價(jià)值，記錄了建設(shè)項(xiàng)目從立項(xiàng)到竣工驗(yàn)收的全過(guò)程的相關(guān)信息。傳統(tǒng)的科技檔案管理在之前漫長(zhǎng)的時(shí)間里一直采用了手工的管理方式，直到最近十?dāng)?shù)年里才開始與信息化相結(jié)合。

3.1 設(shè)計(jì)人員歸檔意識(shí)薄弱，影響歸檔的及時(shí)性、完整性、正確性

因?yàn)楣こ添?xiàng)目的建設(shè)周期較長(zhǎng)，項(xiàng)目所涉及的單位和政府主管部門也比較多，所以文件的來(lái)源復(fù)雜，時(shí)間周期較長(zhǎng)。在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中經(jīng)常出現(xiàn)工程的變化調(diào)整，甚至于出現(xiàn)工程項(xiàng)目因故停工維護(hù)，都需要設(shè)計(jì)方及時(shí)進(jìn)行修改與應(yīng)對(duì)。設(shè)計(jì)單位需要協(xié)調(diào)相關(guān)部門，對(duì)相關(guān)資料及時(shí)收集、記錄、補(bǔ)充，以便歸檔完整。

3.2 傳統(tǒng)手工管理的大量人工投入和利用效率低的沖突

許多設(shè)計(jì)單位的檔案管理還保留了手工紙質(zhì)管理的方式，這種方式需要建立大量的手工檢索卡片與目錄，存儲(chǔ)介質(zhì)單一，保管不易，卻查詢費(fèi)時(shí)費(fèi)力。

無(wú)論在設(shè)計(jì)、施工以及竣工哪個(gè)階段，設(shè)計(jì)成果必須及時(shí)提供給工程建設(shè)各方參考應(yīng)用。因此，設(shè)計(jì)單位的檔案在平時(shí)的維護(hù)過(guò)程中，會(huì)被頻繁調(diào)取查閱，而后重新歸檔，利用效率低下，會(huì)使檔案的使用價(jià)值不能得到充分實(shí)現(xiàn)。

3.3 近十?dāng)?shù)年的手工管理與信息化的初步結(jié)合

目前，多數(shù)建筑設(shè)計(jì)單位的檔案管理方式，正在結(jié)合自身實(shí)際條件，將傳統(tǒng)的手工紙質(zhì)化管理與信息化相結(jié)合，轉(zhuǎn)為初步的信息管理。例如：采用信息管理系統(tǒng)對(duì)檔案文件條目逐條錄入進(jìn)行電子化編目管理；在施工圖出圖時(shí)將每一張底圖添加條形碼，通過(guò)掃描條形碼將圖紙電子版、紙質(zhì)版一一對(duì)應(yīng)進(jìn)行管理；將庫(kù)存檔案包括底圖和文件通過(guò)掃描電子化存檔管理等等。

這些變化與創(chuàng)新，是檔案工作者付出了辛勤的勞動(dòng)，使科技檔案管理方法實(shí)現(xiàn)了提高，使檔案管理更為精細(xì)并提高了工作效率。

但是信息化在各行各業(yè)的飛速發(fā)展，使得檔案管理信息化的結(jié)合仍然不夠高效，檔案管理需要進(jìn)一步創(chuàng)新才能滿足規(guī)范化、信息化的需求。

4.建筑設(shè)計(jì)單位科技檔案管理創(chuàng)新

隨著設(shè)計(jì)單位工作量的加大以及市場(chǎng)需求量的加大，傳統(tǒng)的手工檔案管理已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于實(shí)際需要，半信息化的檔案管理方式也過(guò)于繁瑣、費(fèi)時(shí)而不能及時(shí)高效的響應(yīng)檔案利用的要求，迫切需要在原有的基礎(chǔ)上進(jìn)一步對(duì)檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新。檔案管理工作趨向信息化、無(wú)紙化、人性化、服務(wù)化的方向發(fā)展，才能滿足形式對(duì)已有的檔案管理工作所提出的更高要求。

4.1 科技檔案管理創(chuàng)新實(shí)現(xiàn)的前提

檔案管理部門目前開始逐漸脫離從前不受設(shè)計(jì)單位重視的困境，從檔案管理人員的更新、到對(duì)原有管理人員的培訓(xùn)與繼續(xù)教育，人員的管理水平逐步提高，再到對(duì)檔案庫(kù)房設(shè)備軟硬件的投入增加，這些人、財(cái)、物多方面的良好變化使得科技檔案管理創(chuàng)新有了實(shí)現(xiàn)的前提。

4.2 建立完善的檔案管理制度

首先，要對(duì)檔案管理任務(wù)進(jìn)行科學(xué)的分解，清晰地劃分每一個(gè)環(huán)節(jié)的責(zé)任人及其職責(zé)，并且制定相應(yīng)的考評(píng)指標(biāo)，避免出現(xiàn)推卸責(zé)任的情況，同時(shí)提高管理人員的積極性。其次，完善檔案管理的硬件和軟件設(shè)施，指定嚴(yán)格的檔案管理制度，使檔案工作流程標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。再次，有定期的培訓(xùn)制度，提高檔案管理的技術(shù)和能力，拓展學(xué)習(xí)信息化管理和相關(guān)行業(yè)知識(shí)，以便進(jìn)行知識(shí)管理。

4.3 結(jié)合現(xiàn)代化信息技術(shù)使科技檔案管理信息化、無(wú)紙化

為了實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、共享化，設(shè)計(jì)單位應(yīng)加大信息管理軟件和硬件的優(yōu)化，招聘相關(guān)的管理專業(yè)人才協(xié)同工作，通過(guò)采用協(xié)同設(shè)計(jì)，建立起信息化的檔案管理平臺(tái)，使文件歸檔和出圖歸檔流程自動(dòng)化，縮減歸檔交接流程，一方面，將傳統(tǒng)的企業(yè)內(nèi)部資料實(shí)行無(wú)紙化轉(zhuǎn)換，用電子簽名代替手工簽名；另一方面，將外部的紙質(zhì)資料通過(guò)掃描等方式轉(zhuǎn)換成電子文檔，將這些資料進(jìn)行合理的歸類。

4.4 建立知識(shí)管理服務(wù)

在新的檔案管理模式下，設(shè)計(jì)單位科技檔案在進(jìn)行檔案管理研究時(shí)，要充分考慮實(shí)際使用者的需求以及在行業(yè)內(nèi)推廣的需要。在信息的收集與檢索過(guò)程中，運(yùn)用知識(shí)樹的形式，從面、線、點(diǎn)的層次出發(fā)，將各類設(shè)計(jì)單位的檔案和相關(guān)經(jīng)驗(yàn)以及運(yùn)用的新技術(shù)等文件進(jìn)行體系化歸類，使單位人員及后續(xù)新進(jìn)設(shè)計(jì)人員能夠便捷地獲取數(shù)據(jù)庫(kù)資料，并且廣泛推動(dòng)行業(yè)信息和知識(shí)的交流，從而全面提高企業(yè)內(nèi)部設(shè)計(jì)人員的專業(yè)素質(zhì)，為行業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展起到一定的促進(jìn)作用。

5.結(jié)論

設(shè)計(jì)單位的檔案資料涉及多方面的文件，完善檔案管理系統(tǒng)可以較好地提高工作的效率和準(zhǔn)確性。設(shè)計(jì)單位應(yīng)該重視科技檔案的價(jià)值，通過(guò)管理充分發(fā)揮其價(jià)值。

科技檔案管理正在由原始的手工管理逐步演變?yōu)槭止そY(jié)合信息化管理，并進(jìn)一步演變到信息化無(wú)紙化的管理狀態(tài)。信息化技術(shù)正在逐步改變傳統(tǒng)檔案管理模式，本文研究討論的檔案管理信息化充分利用了此類創(chuàng)新技術(shù)，達(dá)到了很好的效果。

運(yùn)用協(xié)同設(shè)計(jì)，將文件歸檔自動(dòng)化，通過(guò)掃描將原有紙質(zhì)檔案電子化，通過(guò)適應(yīng)設(shè)計(jì)單位自身特性的信息系統(tǒng)進(jìn)行科技檔案管理，能夠提高設(shè)計(jì)單位工作的效率和準(zhǔn)確性，強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部的溝通交流與知識(shí)共享，從而一定程度上為保證工程建設(shè)質(zhì)量做出貢獻(xiàn)。

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