信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的運(yùn)用策略

王楠

摘要：伴隨著學(xué)校在日常生活中諸如教習(xí)活動(dòng)、黨政機(jī)關(guān)匯報(bào)的頻繁進(jìn)行，一些相關(guān)的工作內(nèi)容也需要被及時(shí)收進(jìn)學(xué)校檔案，而我們發(fā)現(xiàn)，傳統(tǒng)上學(xué)校中的檔案管理有著一些問(wèn)題亟待解決，本文作者將對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行討論，并探討信息技術(shù)是否可應(yīng)用進(jìn)檔案管理以及該技術(shù)應(yīng)用進(jìn)學(xué)校檔案管理的相關(guān)策略。

關(guān)鍵詞：檔案管理;網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù);運(yùn)用策略

中圖分類號(hào)：F59? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? ? ? 文章編號(hào)：1672-7517（2019）01-0134-01

伴隨著社會(huì)的蓬勃發(fā)展，各界人士對(duì)于技能強(qiáng)、素質(zhì)高的人才需求也逐漸加大，這使得學(xué)校不得不在這樣的趨勢(shì)中增強(qiáng)對(duì)自身的管理建設(shè)，而一個(gè)高校的檔案管理對(duì)于規(guī)劃學(xué)校檔案工作、整理統(tǒng)計(jì)全校檔案及相關(guān)資料等尤為重要，能否將檔案準(zhǔn)確保存、整合、更新是判斷學(xué)校優(yōu)劣的重要因素。運(yùn)用信息技術(shù)對(duì)學(xué)校中的檔案進(jìn)行管理，可以讓內(nèi)部管理愈加智能，同時(shí)亦可為師生供給更海量、正確的相關(guān)材料。在這種智能的管理中，還可降低既有成本及管理難度，為檔案管理工作效率的提升提供可能。

1 學(xué)校檔案管理中的問(wèn)題

1） 學(xué)校檔案閱讀率低、管理效率低。學(xué)校的檔案部門需要記錄有關(guān)學(xué)校的全部信息，包括靜態(tài)的師生資料以及一些動(dòng)態(tài)的日?；顒?dòng)。這么看來(lái)，學(xué)校檔案部門的管理工作量十分巨大，而人力往往是有限的，無(wú)限的工作和有限的人力自然而然就導(dǎo)致了相關(guān)問(wèn)題，檔案管理效率低，并且也影響檔案的查閱率[1]。

2） 維護(hù)更新學(xué)校檔案困難。對(duì)學(xué)校檔案部門的檔案維護(hù)及更新是學(xué)校檔案管理工作中不可缺少的一環(huán)，而既有通過(guò)人工的模式并不能很好完成以上任務(wù)，很有可能出現(xiàn)資料破損、折舊腐蝕之類的問(wèn)題，這會(huì)對(duì)材料的維護(hù)更新等工作產(chǎn)生不良影響，從而提升不必要的成本，浪費(fèi)相關(guān)資源。

3） 不夠安全、保密。由于學(xué)校檔案中有一些資料有關(guān)師生身份信息，有關(guān)這些的信息都需要保密，而人總有可能犯錯(cuò)，人工管理下檔案安全保密的要求無(wú)法很好完成，受某些因素影響，時(shí)常會(huì)有一些需要保密的檔案泄露出去，所以提高檔案的保密性及安全性，是目前急需解決的問(wèn)題。

2 信息技術(shù)應(yīng)用進(jìn)學(xué)校檔案管理的可行性

學(xué)校檔案管理的加強(qiáng)可以有效提升學(xué)校的工作效率及對(duì)師生的服務(wù)質(zhì)量，信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)恰好可以做到這一點(diǎn)。

（一） 檔案的存儲(chǔ)量增大。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)媒介不同，信息技術(shù)突破了既有媒介，以網(wǎng)絡(luò)信息為載體，將相關(guān)檔案資源存入電腦磁盤或網(wǎng)絡(luò)云盤當(dāng)中，可存儲(chǔ)量大大提高。很好地解決了檔案部門空間有限的問(wèn)題，在信息技術(shù)下，無(wú)論多少檔案材料都可進(jìn)行儲(chǔ)存。

（二） 便于使用者調(diào)閱，降低人力成本。傳統(tǒng)中的檔案管理有這樣一個(gè)問(wèn)題，查找不便。使用者找到真正需要的資料往往需要耗費(fèi)大量的時(shí)間精力，而信息技術(shù)應(yīng)用后，查找相關(guān)檔案的動(dòng)作只用幾分鐘甚至幾秒便可完成，更加方便快捷。

（三） 可第一時(shí)間更新一手信息。在使用者查閱學(xué)校檔案的過(guò)程中，由于日新月異的發(fā)展，檔案的及時(shí)更新成為一項(xiàng)重要問(wèn)題，在應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)之前，相關(guān)人員進(jìn)行學(xué)校檔案的更新往往需要親自整理，在海量的檔案資源中進(jìn)行更新，操作難度極大，而信息技術(shù)應(yīng)用之后，相關(guān)人員可以通過(guò)一鍵更新的模式迅速完成相關(guān)操作，更新任務(wù)瞬間簡(jiǎn)單許多。

（四） 相關(guān)信息可多人共享。應(yīng)用信息技術(shù)之后，信息的可共享性直接打破了使用者在查閱檔案過(guò)程中對(duì)空間時(shí)間的要求，在信息技術(shù)應(yīng)用前，一些實(shí)用的檔案往往供不應(yīng)求，沒(méi)有在第一時(shí)間借閱就只有排隊(duì)等待，耽誤寶貴時(shí)間，而現(xiàn)在，我們可在學(xué)校的檔案數(shù)據(jù)中實(shí)現(xiàn)多人對(duì)同一信息資源的使用[2]。從而在提升學(xué)習(xí)工作效率的同時(shí)，也提高了檔案管理部門對(duì)檔案資源的管理效率。

3 信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的運(yùn)用策略

（一）加強(qiáng)重視。戰(zhàn)略大于戰(zhàn)術(shù)，如果意識(shí)不到信息技術(shù)對(duì)學(xué)校檔案管理的重要性，再多的具體措施也不會(huì)落到實(shí)處，因此學(xué)校內(nèi)的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)一定要充分意識(shí)到加強(qiáng)檔案管理可以更好地提升教師教學(xué)質(zhì)量，促進(jìn)學(xué)校在新時(shí)代的改革，從而展示學(xué)校的良好風(fēng)貌，所以，只有領(lǐng)導(dǎo)們明晰學(xué)校檔案管理的重要性后，才能將更多的資源投進(jìn)檔案管理當(dāng)中，進(jìn)而將檔案管理當(dāng)成學(xué)校管理的重要部分。

（二）提高信息水平。將信息技術(shù)應(yīng)用進(jìn)學(xué)校檔案管理中絕不只是學(xué)校檔案管理部門的工作，這要求相關(guān)部門協(xié)作互通，共同完成。信息技術(shù)部門就是其一，在檔案部門與技術(shù)部門的協(xié)作中，需要建立起統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)和管理中心，將所有進(jìn)入檔案館的資料一起進(jìn)行處理并管理，對(duì)用戶進(jìn)入館藏的身份進(jìn)行甄別并限制ip，做好保護(hù)工作，保證真正需要資源的人能夠得償所愿。學(xué)習(xí)并使用在信息技術(shù)下對(duì)文件的錄入及傳遞，只有這樣才能更好地減少存儲(chǔ)空間內(nèi)非必要檔案，提高網(wǎng)絡(luò)利用效率，從而提升檢索速率[3]。

（三）科學(xué)分類學(xué)校檔案。規(guī)范學(xué)校的檔案管理可以有效分類檔案。在具體實(shí)踐中，可以將相關(guān)內(nèi)容用以下兩種方式分類：將材料的目錄視作基本編制;特殊檔案通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息錄入。這樣一來(lái)，便可以迅速獲得相關(guān)材料的分類序號(hào)，提高檔案的錄入速度，方便相關(guān)人員進(jìn)行檢索。最后，要對(duì)材料及時(shí)歸檔，最好制定嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)的制度，比如丟損制度，減少材料損壞丟失。

（四）將檔案分級(jí)管理。為了方便使用者進(jìn)行檔案查詢，我們需要將檔案分門別類，同時(shí)注重檔案與檔案之間的相關(guān)性，讓使用者進(jìn)行查詢時(shí)很容易發(fā)現(xiàn)其他的相關(guān)檔案，獲得真正需要的相關(guān)訊息。歸檔前，管理人員要將現(xiàn)有的檔案科學(xué)分類、細(xì)心排序，將它們按照可利用程度或其他標(biāo)準(zhǔn)分級(jí)保管。同時(shí)，將檔案按照可利用性及保密性分級(jí)管理，在合理管理的過(guò)程中按照等級(jí)安排人力或資金支持，重要檔案安排的資金或人力投入多一些，反之支出的資源就少一些，從而提升經(jīng)濟(jì)利用率，減少不必要的支出。

4 總結(jié)

在當(dāng)前的視角中，我們發(fā)現(xiàn)在傳統(tǒng)管理模式下，學(xué)校檔案部門的檔案管理出現(xiàn)了如更新維護(hù)難、工作效率低等問(wèn)題。信息技術(shù)的出現(xiàn)及利用可以很好地提升材料查找效率，降低錯(cuò)誤率并實(shí)現(xiàn)相關(guān)材料的及時(shí)更新。學(xué)校要跟進(jìn)時(shí)代的步伐，學(xué)會(huì)正確應(yīng)用信息科學(xué)技術(shù)，從而提升管理效率，使學(xué)校在技術(shù)的支持下良性健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]高峰.信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用[J].中國(guó)新通信，2018，20（18）：190.

[2]楊春容.淺談信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的有效運(yùn)用[J].信息記錄材料，2017，18（05）：191-192.

[3]姜慶澤.信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用及其作用[J].才智，2016（31）：139.