辦公自動(dòng)化的影響研究

王輝

摘 要：計(jì)算機(jī)技術(shù)已應(yīng)用于辦公任務(wù)的自動(dòng)化。雖然很多該技術(shù)的出發(fā)點(diǎn)可能不是提高現(xiàn)行辦公程序的效率，但卻改變了辦公室工作方式。辦公自動(dòng)化的發(fā)展給公司和組織帶來了許多問題。公司里的員工將如何學(xué)習(xí)該技術(shù)？它將如何影響傳統(tǒng)意義上的辦公室工作？它對(duì)個(gè)人有什么影響等等。本文從需求出發(fā)，討論在推廣和實(shí)施自動(dòng)化辦公系統(tǒng)時(shí)，可能潛在的積極和消極的影響。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化;辦公系統(tǒng);影響

一、總述

通常認(rèn)為“辦公自動(dòng)化”一詞指使用計(jì)算機(jī)和通信軟件來管理辦公環(huán)境，優(yōu)化辦公效率。自動(dòng)化辦公系統(tǒng)是指通過網(wǎng)絡(luò)處理業(yè)務(wù)，文本，以及通信的結(jié)構(gòu)化方法，該辦公網(wǎng)絡(luò)可能包括用于生成即時(shí)通信，電話會(huì)議，傳真，電子文檔系統(tǒng)以及公司對(duì)內(nèi)部和外部的web系統(tǒng)。 在自動(dòng)化辦公室中，不僅辦公工作的執(zhí)行效率更高，而且辦公工作的理念將會(huì)發(fā)生改變。辦公自動(dòng)化的最大潛力其實(shí)并不是所謂的改善辦公環(huán)境，而在于管理效率的大大提升，企業(yè)或機(jī)構(gòu)的管理人員可以大大增強(qiáng)對(duì)相關(guān)單位或組織的有效管理。

兩個(gè)主要因素促使企業(yè)管理者考慮使用自動(dòng)化辦公系統(tǒng)。 首先是利用即時(shí)通訊，郵件，電子文檔等工具提升辦公效率，間接減少辦公開支。比如在沒有普及辦公自動(dòng)化的1975年到1985年十年間，雖然對(duì)辦公室的投資費(fèi)用翻了一番，但實(shí)際的辦公效率卻只提高了百分之四。據(jù)估計(jì)有多達(dá)95%的管理者將時(shí)間花在書面和口頭交流上，這其實(shí)是可以通過辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的普及而節(jié)省的開銷[1]。

管理者對(duì)辦公自動(dòng)化感興趣的第二個(gè)原因是組織決策和信息需求日益復(fù)雜。傳統(tǒng)通訊方式，例如電話、郵件和面對(duì)面的會(huì)議可能無法有效地快速處理大量信息。在未來的辦公環(huán)境下，辦公自動(dòng)化技術(shù)可能是處理日益復(fù)雜的信息以及管理快速變化的組織架構(gòu)唯一可行的方法。

二、自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的組成

OA系統(tǒng)的組成包括硬件和軟件兩部分。硬件有通信設(shè)施（如計(jì)算機(jī)局部網(wǎng)絡(luò)、程控交換機(jī)、電話網(wǎng)、用戶電報(bào)網(wǎng)、公用數(shù)據(jù)網(wǎng)、綜合業(yè)務(wù)數(shù)字網(wǎng)等），數(shù)據(jù)處理設(shè)備（超級(jí)微型計(jì)算機(jī)系統(tǒng)或OA工作站），終端設(shè)備（如電傳打字機(jī)、交互式終端、智能終端、圖像終端、傳真機(jī)、書寫終端、可視文字處理終端、可視用戶電報(bào)終端等），辦公自動(dòng)化設(shè)備（如文字處理機(jī)、繪圖機(jī)、激光打印機(jī)、智能復(fù)印機(jī)、電子照排輕印刷設(shè)備等），接口設(shè)備（如調(diào)制解調(diào)器、適配器、集線器等）。OA系統(tǒng)的硬件通過計(jì)算機(jī)局部網(wǎng)絡(luò)連成一個(gè)整體，實(shí)現(xiàn)資源之間的相互共享。

OA系統(tǒng)的軟件有系統(tǒng)軟件（如操作系統(tǒng)、編譯系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)等），通信軟件（如通信規(guī)約、網(wǎng)絡(luò)協(xié)議、電子郵件、電子會(huì)議等），應(yīng)用軟件（如文字處理、表格處理、圖形處理等工具軟件以及針對(duì)OA系統(tǒng)專項(xiàng)業(yè)務(wù)而編制的軟件，如人事管理、財(cái)務(wù)管理、庫存管理等專用軟件）。OA系統(tǒng)的性能在一定程度上決定于軟件的功能?，F(xiàn)在已有功能齊全的OA軟件包，如 IBM公司的PRROFS，DEC公司的All-in-One，王安公司的WangOffice，DG公司的CEO等。組合軟件Lotas 1-2-3-4-5已把文字處理、電子數(shù)據(jù)表、圖形、數(shù)據(jù)庫和通信結(jié)合在一起。OA系統(tǒng)還常采用窗口軟件。

三、組織中的自動(dòng)化辦公系統(tǒng)

辦公系統(tǒng)自動(dòng)化的改革分為硬件，軟件兩方面。硬件是指我們所能看的辦公設(shè)備，用電腦、鍵盤、傳真機(jī)、投影等逐漸取代筆紙以及距離帶來的不便。辦公室不在拘泥于狹小的空間，辦公自動(dòng)化支持移動(dòng)辦公和異地辦公，讓工作人員從桌面解放出來，不受時(shí)間和空間的限制;軟件則是運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)，鋪助文秘工作盡善盡美，推進(jìn)辦公室管理的現(xiàn)代化、決策的科學(xué)化、和業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化，還能節(jié)約紙張節(jié)省經(jīng)費(fèi)。

實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的過程，也就是促進(jìn)辦公室管理工作改革的過程。實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化后，可以實(shí)現(xiàn)時(shí)間管理自動(dòng)化。員工的考勤不必要浪費(fèi)時(shí)間簽到、點(diǎn)到，利用指模輕輕一點(diǎn)就能清楚了解每天考勤情況，方便管理且不能投機(jī)取巧。電子日程表和電子備忘錄可以在兩三分鐘之內(nèi)安排好一個(gè)會(huì)議，還會(huì)巧妙地解決同一段時(shí)間中多人參加的多種會(huì)議，輕易地應(yīng)對(duì)大量會(huì)議改期或撤消等情況;能及時(shí)地發(fā)出信號(hào)，提醒人們不要錯(cuò)過會(huì)議或遲到;還能科學(xué)地調(diào)配會(huì)議室、交通工具和其他服務(wù)設(shè)施。

四、辦公室自動(dòng)化對(duì)工作性質(zhì)的影響

過分的依懶計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)，領(lǐng)導(dǎo)需要秘書人員些什么文件、報(bào)告、總結(jié)，由于對(duì)網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)生一種依懶養(yǎng)成惰性，無需自己動(dòng)大腦只需在網(wǎng)站上找到相似的文章，復(fù)制、粘貼就形成了自己的文章。導(dǎo)致辦公室人員的文字功底逐漸降低，文章都是千篇一律，原創(chuàng)是越來越少，自身的文字才能在無形中浪費(fèi)，竟而影響領(lǐng)導(dǎo)的決策。

辦公室事務(wù)性工作錯(cuò)綜復(fù)雜，辦公室人員在為領(lǐng)導(dǎo)提供決策輔助的過程中，一般通過面對(duì)面的傳統(tǒng)溝通模式。辦公自動(dòng)化引入了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備后，取代辦公室人員與領(lǐng)導(dǎo)之間、員工與員工之間面對(duì)面的溝通模式。過分依賴辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，單純點(diǎn)擊幾下鼠標(biāo)，忽視了語言、表情、肢體等面對(duì)面的交流，容易造成溝通不良，甚至造成彼此間的誤會(huì)，使工作變成了“機(jī)器”與機(jī)器之間的工作，不利于及時(shí)有效地開展工作[2]。

辦公自動(dòng)化使辦公室人員工作離不開計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，因此，計(jì)算機(jī)帶來的安全問題就成了相關(guān)人員工作不容忽視的問題。辦公室人員平時(shí)沒有養(yǎng)成資料存盤備份的良好習(xí)慣，那么一旦計(jì)算機(jī)發(fā)生故障或遭受病毒攻擊，計(jì)算機(jī)里的信息資料完全消失，就將無法正常開展工作，甚至導(dǎo)致工作癱瘓。辦公室人員過分依賴辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，將文字工作當(dāng)成完成任務(wù)，長期不動(dòng)腦筋就到網(wǎng)上復(fù)制、粘貼，借用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的方便操作，通過互聯(lián)網(wǎng)隨便下載一些相關(guān)內(nèi)容的資料來應(yīng)付完成。而對(duì)于調(diào)查報(bào)告，沒有調(diào)查就沒有可信的資料，只有通過調(diào)查，才能使資料具有真實(shí)性。相關(guān)人員過分依賴互聯(lián)網(wǎng)或相關(guān)自動(dòng)化設(shè)備，會(huì)逐漸喪失工作的主動(dòng)性和積極性，也會(huì)使自身的創(chuàng)造性思維得不到良好的發(fā)展，長此以往必定會(huì)使工作處于一種被動(dòng)、消極的局面，形成不踏實(shí)的工作作風(fēng)，也不利于自身發(fā)展[3]。

五、結(jié)論

自動(dòng)化辦公系統(tǒng)可以提供強(qiáng)大的功能，提高生產(chǎn)力和改善管理，通過改變基本信息即時(shí)高效的處理的方式，對(duì)整個(gè)企業(yè)或組織工作方式產(chǎn)生了重要的影響。本文的討論旨在為研究自動(dòng)化辦公的影響提供一個(gè)起點(diǎn)。希望相關(guān)研究可以為未來出現(xiàn)更精確更強(qiáng)大更有效率的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)提供觀點(diǎn)，通過這些系統(tǒng)使得企業(yè)或組織的管理效率大大提高，相關(guān)開支降低，從而造福社會(huì)。

參考文獻(xiàn)：

[1]Stewart，J.The inhuman office of the future.Saturday Review'6，13 （June 23， 1979） 14--17.

[2]陳榕.辦公自動(dòng)化及其發(fā)展趨勢[J].黑龍江檔案館，2003，02.

[3]曹德蘭，蘇新操.論計(jì)算機(jī)給秘書工作帶來的負(fù)面影響和解決方法[J].決策探索，2007，01.