對婦幼保健檔案管理工作的探討

林佳

摘 要：在我國的婦幼保健院中，由于婦幼保健院的特殊性，很多疾病的發(fā)生需要參考在日常保健和初期治療時的檔案。婦幼保健院檔案管理也是日常工作中相對重要的一個板塊，只有檔案管理工作順利開展和有效進行，才可以進一步為各項工作提供良好的檔案支持，確保婦幼保健院臨床醫(yī)療和科研工作的順利進行。在婦幼保健院的檔案管理工作中面臨諸多實際問題有待解決，本文就婦幼保健院檔案管理實踐中的問題與管理新思路做簡單的分析和探討。

關鍵詞：婦幼保健院;檔案管理;工作實踐

引言

婦幼保健在具體工作中產(chǎn)生的婦女和兒童兩個保健系統(tǒng)管理記錄及其它特定科研項目的計劃、樣本記錄、統(tǒng)計資料、研究論文、工作計劃總結、經(jīng)費投入和支出的原始憑證等需要婦幼保健工作人員在進行婦幼保健工作的同時進行管理。對這項包含婦幼保健卻又具備檔案保管性質的專項工作，中國婦幼保健雜志曾收納多篇專項論文從婦幼保健院、婦幼保健臨床工作點、國家婦幼保健人事檔案管理角度對其進行了實踐性的總結。它的產(chǎn)生是一個連續(xù)復雜且循序漸進的過程，它的管理是與特定科研項目伴生的另一項特定的婦幼保健專項工作，不能與之分割。

1傳統(tǒng)婦幼保健檔案管理存在的問題

1.1管理制度不健全

基層醫(yī)院由于各項設施及發(fā)展思想較落后，對醫(yī)院的未來發(fā)展目標不確定。同時也對目前醫(yī)院的現(xiàn)狀持保留意見，尤其是一些醫(yī)院一些領導及工作人員對自己的工作目的和自身的發(fā)展認識度不夠，同時管理人員的管理經(jīng)驗缺乏，因此制定出來的制度存在局限性。這就使得檔案管理工作散漫、混亂，不僅消耗醫(yī)院缺乏的資源，同時也未達到理想目標，不健全制度表現(xiàn)在職責劃分不明確、工作態(tài)度不端正、監(jiān)督管理不到位等現(xiàn)象層出不窮。如檔案管理制度明確規(guī)定，各個部門都應負責檔案管理的各項環(huán)節(jié)，檔案的歸類、歸檔等，一旦檔案管理中出現(xiàn)問題查找責任劃分十分明確。但是實際情況為，一些工作人員整理檔案時，并未仔細查看檔案，而將自己本職工作內容交給檔案收集員，檔案收集員就負責檔案管理的一系列的工作，而檔案收集員并不能準確了解各個部門的基本情況，所以進行檔案整理時會出現(xiàn)遺漏或者偏差等問題，這樣一來，信息管理并不能真實反映醫(yī)院各個部門的情況，影響以后的工作內容。

1.2檔案管理工作意識性較差及相關利用率較低

檔案的收存是有意義和必要的，在進行檔案管理時重要的任務就是將檔案收集和保存好，確保檔案的完整性和保密性，從而保證在需要相關檔案的時候可以及時找到。在現(xiàn)如今婦幼保健院的檔案管理工作中，面臨的問題是相關工作人員對檔案管理工作重視程度不夠高，對檔案管理工作的重要性沒有較好的意識。在這基礎上，工作人員對于檔案的輕視進一步造成了收存的檔案不夠完整、不夠明確，也沒辦法將相關檔案進行合理的利用，使得檔案利用率在不斷地降低。

1.3欠缺專業(yè)技術人才

檔案管理工作需要運用相關的檔案管理知識。檔案管理必須由專業(yè)性人才來掌控，他們擁有專業(yè)的檔案管理知識及管理技能，知道檔案管理對科室及醫(yī)院的重要性。在婦幼保健工作中，需要多任用更多掌握檔案管理專業(yè)技術的人。檔案管理工作是一項專業(yè)性技術性很強的工作，檔案人員的素質直接影響檔案管理水平。有些婦幼保健機構沒有配備檔案專職人員;有的檔案人員因一崗兼多職疲于應付日常事務，沒有時間和精力研究檔案管理業(yè)務;有些單位因機構改革，檔案人員更換較為頻繁，業(yè)務素質欠缺，直接影響了檔案管理工作的持續(xù)性和穩(wěn)定性。在人才培養(yǎng)中，一些單位只重視婦幼保健業(yè)務人員素質的提高和繼續(xù)教育，而對檔案管理人員的素質提高沒有納入計劃和要求，缺乏系統(tǒng)的檔案知識培訓，致使一些檔案人員的管理水平只停留在經(jīng)驗上，跟不上時代發(fā)展的要求。

2對婦幼保健機構檔案管理工作的幾點思考

2.1建立健全檔案管理制度

基層相關人員應當根據(jù)醫(yī)院現(xiàn)有的管理制度和實際情況，完善和健全制度，討論現(xiàn)有制度中的不足。制度中明確提出職責劃分，這樣可提高工作人員工作效率，同時也減少檔案管理過程中失誤，也方便于工作人員進行各項工作提供理論依據(jù)，建立工作人員的工作目標和部門目標，統(tǒng)一權責。有利于管理及促進檔案管理工作有序進行，為婦幼工作人員在進行檔案管理工作中指明方向，降低管理工作中出現(xiàn)信息缺失、資料缺漏等發(fā)生率。建立健全檔案管理制度既能減輕工作人員的工作量，提高工作效率之外，還能節(jié)約醫(yī)院的開支，同時也還可以提升外界對醫(yī)院數(shù)據(jù)的信任度，為以后的檢測和查閱提供便利，有利于醫(yī)院資源共享和優(yōu)化資源配置。除此之外，強化信息管理制度中也要明確獎懲制度，鼓勵工作人員盡心盡責做好本職工作。

2.2提高檔案管理人員的綜合素質和業(yè)務水平

隨著科學技術的不斷進步，檔案工作所面臨的任務、工作環(huán)境、服務對象、管理模式都在發(fā)生變化，高科技也應用到檔案管理工作中，因此，提高檔案人員的素質，是推動檔案工作的關鍵。各級婦幼保健機構應將檔案人員培養(yǎng)納入單位人才培養(yǎng)計劃，加強對檔案人員的專業(yè)培訓、繼續(xù)教育、進修學習等。檔案人員不僅要精通檔案管理的技術和方法，還要學習多媒體和計算機網(wǎng)絡技術，熟練使用計算機文檔管理軟件系統(tǒng)，并不斷學習和創(chuàng)新，開拓檔案工作新思路，適應新時期檔案工作發(fā)展需要。要保持檔案工作人員的相對穩(wěn)定，做好檔案人員的思想穩(wěn)定工作，解決實際問題，為他們提供良好的發(fā)展平臺，使其能安心本職工作，從而促進檔案工作持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展。

2.3要秉持科學安全的檔案管理理念

檔案管理工作關系到婦幼保健院的整體運營，提升檔案管理工作的科學性和信息化水平，對于提升綜合管理水平，具有十分重要的意義，可以有效提升婦幼保健院管理的效率和穩(wěn)定性，可以為診療服務業(yè)務工作體系奠定堅實的基礎。在工作實踐中，檔案管理仍存在很多盲點和誤區(qū)，針對工作中存在的問題與風險，進行有針對性的改進，是現(xiàn)代檔案管理工作發(fā)展的重要方向。從工作性質來看，婦幼保健院檔案管理工作相對較為復雜，管理工作也存在一定的復雜性，在這樣的背景下，提升信息化建設水平，可以提升檔案管理效率，減小工作安全隱患。在婦幼保健院總體工作實踐中，由于工作重心和工作理念的偏差，很多工作人員認識不到檔案管理工作的重要性，在開展工作的過程中，固守傳統(tǒng)的工作方法和工作模式，工作總體效能不高，工作提升空間比較大?；诖?，對于婦幼保健院檔案管理而言，具有較大的提升空間，通過提升工作效率，進而提高檔案管理工作的綜合水平。

2.4提高檔案信息資源開發(fā)和利用

檔案工作是一項服務性的工作，要深入調查研究保健、教學和科研等對檔案信息的需求，有針對性地為婦幼保健和科研及管理工作提供信息，使利用者充分認識到檔案的作用和價值。檔案人員要樹立超前意識，主動開發(fā)檔案信息資源，真正做到婦幼保健工作發(fā)展到哪里，檔案工作就延伸到哪里，服務到哪里，密切關注婦幼保健事業(yè)的發(fā)展，捕捉檔案工作中出現(xiàn)的新問題、新情況，并做出相應對策。

結語

在醫(yī)院管理水平不斷提升的今天，檔案管理工作質量和效率也需要跟上時代的步伐。婦幼保健院專門為婦女和兒童提供醫(yī)療服務，對于國家衛(wèi)生體系來說是一個極為特殊又極為重要的部分，檔案管理工作必須要進一步提升總體工作質量，才可以為婦幼保健院發(fā)展提供支持。

參考文獻

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