OA辦公系統(tǒng)在機(jī)關(guān)管理中的應(yīng)用與實(shí)施

董海軍

摘要：伴隨當(dāng)前經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，信息技術(shù)日新月異，我國(guó)很多企事業(yè)單位越來(lái)越重視OA辦公系統(tǒng)的應(yīng)用，文中重點(diǎn)對(duì)OA辦公系統(tǒng)在OA辦公系統(tǒng)在機(jī)關(guān)管理中的作用以及在機(jī)關(guān)管理中的應(yīng)用和實(shí)施進(jìn)行分析和研究，以供參考。關(guān)鍵詞：OA辦公系統(tǒng);管理中;應(yīng)用;實(shí)施

中圖分類號(hào)：TP371

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：2095-6487（2019）01-0022-02

0引言

在伴隨當(dāng)前經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的今天，信息技術(shù)日新月異。合理的使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)就成了讓企事業(yè)單位的管理效率和管理質(zhì)量進(jìn)一步提高必要途徑。

1OA辦公系統(tǒng)在機(jī)關(guān)管理中的作用

伴隨當(dāng)前信息化技術(shù)發(fā)展速度進(jìn)一步加快，各行各業(yè)都在充分利用信息化技術(shù)，對(duì)機(jī)關(guān)的業(yè)務(wù)進(jìn)行處理，OA協(xié)同辦公系統(tǒng)逐步成為現(xiàn)代辦公事項(xiàng)與通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行結(jié)合而形成的一種新型的辦公手段，在應(yīng)用的過(guò)程中，能夠?qū)ぷ髁鞒踢M(jìn)行規(guī)范，讓企事業(yè)單位內(nèi)部辦公業(yè)務(wù)的發(fā)展，處理速度進(jìn)一步加快，保證企業(yè)向無(wú)紙化、網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化辦公的方向轉(zhuǎn)變。2OA辦公系統(tǒng)在管理中的應(yīng)用與實(shí)施

2.1OA系統(tǒng)在機(jī)關(guān)公文處理工作中的應(yīng)用

在企事業(yè)單位日常管理的過(guò)程中，公文處理是經(jīng)常性的工作，公文的收發(fā)管理是工作洽談、交流情況以及傳遞信息的重要基礎(chǔ)，在管理過(guò)程中是非常重要的一個(gè)部分，建設(shè)OA公文管理系統(tǒng)的主要目的在于對(duì)OA管理系統(tǒng)進(jìn)行充分的利用，保障公文的上行和下達(dá)。[1]

2.1.1收發(fā)文管理

控制流程的設(shè)計(jì)及流程的節(jié)點(diǎn)管理公文具有非常重要的意義，能夠有效的實(shí)現(xiàn)公文的收發(fā)、審核、承辦、校對(duì)、歸檔等。筆者所用OA系統(tǒng)在收文登記方面的特點(diǎn)在于收文轉(zhuǎn)發(fā)文的功能，利用這一項(xiàng)功能能夠?qū)⑾聦俨块T(mén)的發(fā)文和上級(jí)部門(mén)的文件直接轉(zhuǎn)變?yōu)闄C(jī)關(guān)的收文，并且對(duì)其進(jìn)行自動(dòng)登記，將來(lái)文的題目、單位以及正文的內(nèi)容轉(zhuǎn)入到承辦事項(xiàng)當(dāng)中，防止來(lái)文登記的過(guò)程中需要進(jìn)行繁瑣的錄入，在傳閱的時(shí)候，依照文件的內(nèi)容進(jìn)行文本的設(shè)計(jì)，可以把文件向多個(gè)部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)系統(tǒng)當(dāng)中輸送，完成辦理工作之后，直接將文檔歸類歸入檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中，根據(jù)分析和統(tǒng)計(jì)，在使用協(xié)同辦公系統(tǒng)后，單份文件的辦理效率及原來(lái)相比節(jié)省了大量的時(shí)間，能夠讓文件的流轉(zhuǎn)效率進(jìn)一步提高。[2]

在發(fā)文辦理系統(tǒng)當(dāng)中，另一個(gè)特點(diǎn)在于會(huì)簽。在會(huì)簽節(jié)點(diǎn)可以進(jìn)行會(huì)簽串行或會(huì)簽并行的設(shè)置，發(fā)起人可以依照文件的內(nèi)容對(duì)會(huì)簽的方式進(jìn)行合理的選擇。其次是印制工作，在印制節(jié)點(diǎn)，系統(tǒng)可以讓文件自動(dòng)套紅，可以把標(biāo)準(zhǔn)文件題的格式提前向系統(tǒng)當(dāng)中錄入，在制作文件的時(shí)候可以利用這一項(xiàng)功能將文本自動(dòng)套入到標(biāo)準(zhǔn)格式當(dāng)中形成標(biāo)準(zhǔn)格式的公文，讓文件格式出錯(cuò)的概率進(jìn)一步下降，另外在完成發(fā)送之后，可以自動(dòng)把文件向檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中轉(zhuǎn)入。

2.1.2文件催督辦功能

催辦工作指的主要是對(duì)需要辦復(fù)的公文，依照公文的緩急程度以及時(shí)限要求對(duì)其進(jìn)行管理，如果催促較急，為了防止出現(xiàn)文件積壓等情況，一定要進(jìn)行緊急催辦，對(duì)于一些重要的文件進(jìn)行重點(diǎn)催辦，如果文件要求不是很緊急，可以進(jìn)行定時(shí)催辦。在OA管理系統(tǒng)當(dāng)中，催辦功能主要是在收文登記表當(dāng)中進(jìn)行設(shè)置的，對(duì)催辦文件的實(shí)現(xiàn)緩急程度以及主辦單位等信息進(jìn)行設(shè)置，在文件辦理時(shí)限前一天會(huì)自動(dòng)，給相關(guān)的責(zé)任人發(fā)短信，讓主管人員及時(shí)處理相應(yīng)的文件系統(tǒng)，還能夠自動(dòng)匯總需要督辦的文件，便于督辦人員隨時(shí)對(duì)文件的進(jìn)度情況進(jìn)行了解，防止產(chǎn)生文件積壓等情況。

2.2OA系統(tǒng)在會(huì)議管理中的應(yīng)用

在一般的會(huì)議室管理當(dāng)中，需要人為的進(jìn)行登記和預(yù)定等工作，各部門(mén)不能第一時(shí)間掌握會(huì)議室的使用情況，往往會(huì)出現(xiàn)安排不周或者不及時(shí)等情況或者出現(xiàn)會(huì)議室登記不全、重復(fù)訂出的問(wèn)題。作為會(huì)議室管理部門(mén)綜合辦公室，在產(chǎn)生這種問(wèn)題的情況下，需要花費(fèi)大量時(shí)間進(jìn)行協(xié)調(diào)和溝通，導(dǎo)致辦公效率大幅度下降，在應(yīng)用OA系統(tǒng)之后，設(shè)置了會(huì)議管理系統(tǒng)，可以對(duì)會(huì)議進(jìn)行申請(qǐng)、登記、發(fā)布、審核，第一步需要對(duì)會(huì)議室使用的要求進(jìn)行設(shè)置，[3]比如說(shuō)使用的時(shí)間、使用的位置、需要的設(shè)備以及大小等，機(jī)關(guān)某個(gè)部門(mén)如需使用會(huì)議室可以直接將這些信息向會(huì)議管理系統(tǒng)當(dāng)中傳送，并且通過(guò)會(huì)議申請(qǐng)功能進(jìn)行會(huì)議室的選擇，并且提交會(huì)議的人數(shù)，會(huì)議召開(kāi)的時(shí)間等項(xiàng)系統(tǒng)當(dāng)中錄入，發(fā)送給會(huì)議室管理人員，相關(guān)人員可以依照會(huì)議是當(dāng)前的使用情況，對(duì)會(huì)議室的信息進(jìn)行管理，并且做好統(tǒng)籌和安排工作，依照時(shí)間區(qū)分，對(duì)會(huì)議室的使用情況進(jìn)行顯示，這樣能夠讓會(huì)議室管理的效率大幅度提高。

2.3OA系統(tǒng)在印信管理中的應(yīng)用

在機(jī)關(guān)管理當(dāng)中，印章管理也是非常重要的一項(xiàng)工作，因?yàn)橛≌聲?huì)非常頻繁的使用。在沒(méi)有OA系統(tǒng)之前，在運(yùn)行管理的時(shí)候，需要通過(guò)紙質(zhì)審批單進(jìn)行申請(qǐng)，這種審批單在申請(qǐng)的過(guò)程中時(shí)間較長(zhǎng)，而且流程相對(duì)較為復(fù)雜，效率比較低下，另外用印是由概括較為籠統(tǒng)，不能對(duì)，每筆業(yè)務(wù)的內(nèi)容進(jìn)行清楚的記錄，另外每年需要使用印章的文件非常多，就會(huì)導(dǎo)致用印審批單出現(xiàn)積壓等情況，在查找的過(guò)程中具有較大的難度，伴隨當(dāng)前崗位調(diào)動(dòng)和時(shí)間的推移，經(jīng)手人員無(wú)法對(duì)當(dāng)時(shí)所加蓋印信的情況進(jìn)行準(zhǔn)確的記錄。[4]

在OA系統(tǒng)當(dāng)中使用印信管理的方式，可以將傳統(tǒng)管理過(guò)程中出現(xiàn)的各種問(wèn)題解決，在審批流程當(dāng)中，經(jīng)辦人把審批單向負(fù)責(zé)人處提交，負(fù)責(zé)人可以通過(guò)手機(jī)或者電腦進(jìn)行系統(tǒng)的登錄，并且快速進(jìn)行處理，經(jīng)辦人在進(jìn)行審批表填寫(xiě)的過(guò)程中也可以把用印的文件電子版向電腦當(dāng)中傳送，這樣可以永久的對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行保存，以便日后進(jìn)行追蹤和處理。

另外運(yùn)行管理過(guò)程中具有強(qiáng)大的檢索功能，可以通過(guò)關(guān)鍵字查詢等方式就可以將需要查看的單據(jù)查找出來(lái)，另外還可以對(duì)當(dāng)時(shí)用印的文件查找出來(lái)，讓辦公的效率大幅度提高

2.4OA系統(tǒng)在辦公用品及綜合業(yè)務(wù)中的應(yīng)用

在現(xiàn)代管理過(guò)程中，辦公用品的管理也是相對(duì)較為復(fù)雜的，因?yàn)檗k公的部門(mén)很多，需要申請(qǐng)的物件用相對(duì)較為零散，導(dǎo)致每個(gè)月進(jìn)行辦公用品匯總過(guò)程中，工作相對(duì)繁雜，而OA系統(tǒng)可以通過(guò)此系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行調(diào)整和匯總，可以將這項(xiàng)工作進(jìn)一步簡(jiǎn)化，工作人員只需要將所購(gòu)買(mǎi)的辦公用品的規(guī)格、型號(hào)、樣式向系統(tǒng)當(dāng)中錄入，各部門(mén)如果需要進(jìn)行辦公用品的申請(qǐng)，可以在每個(gè)月底進(jìn)行系統(tǒng)的登記，將所需的物品申請(qǐng)出來(lái)，這些系統(tǒng)會(huì)將各部門(mén)申請(qǐng)的辦公用品的明細(xì)自動(dòng)匯總，管理人員依照匯總的情況進(jìn)行分發(fā)和采購(gòu)就可以了。[5]這樣可以避免人為統(tǒng)計(jì)導(dǎo)致繁瑣的工作量以及一些失誤，工作人員可以對(duì)需要采購(gòu)的辦公用品進(jìn)行實(shí)時(shí)查詢，并且及時(shí)調(diào)整年度審核。

3結(jié)束語(yǔ)

合理的使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)可以讓企事業(yè)單位的管理效率和管理質(zhì)量進(jìn)一步提高。在機(jī)關(guān)日常管理的過(guò)程中，我們需要對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行充分的認(rèn)識(shí)，合理地與相關(guān)部門(mén)進(jìn)行溝通，不斷對(duì)系統(tǒng)功能進(jìn)行完善，讓系統(tǒng)的應(yīng)用水平提高，讓OA系統(tǒng)能夠在日常管理過(guò)程中扮演更重要的角色，發(fā)揮出應(yīng)有的作用。

參考文獻(xiàn)

[1]劉建萍.OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在集團(tuán)企業(yè)信息管理中的應(yīng)用[J].新疆化工，2015（2）：21-23.

[2]張高翔.淺析OA系統(tǒng)在企業(yè)信息管理中的應(yīng)用與實(shí)現(xiàn)[J].辦公自動(dòng)化，2006（1）：16.

[3]方亮.淺析辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)在中小企業(yè)的應(yīng)用研究[J].經(jīng)營(yíng)管理者，2009（8X）：19.

[4]楊柳.OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在企業(yè)中的應(yīng)用價(jià)值[J].電子技術(shù)與軟件工程，2016（20）：169.

[5]王嘉寧，馬淑敏.OA辦公系統(tǒng)在多元化集團(tuán)信息化管理中的應(yīng)用價(jià)值[J].商業(yè)經(jīng)濟(jì)，2017（6）：53-55.