高校大型儀器設(shè)備全流程平臺(tái)管理模式

劉嵐　徐宇

摘 要：高校大型儀器設(shè)備具有資金來源廣、價(jià)值高昂、涉及學(xué)科門類豐富、專用性強(qiáng)等特殊性，是高校科研實(shí)力的體現(xiàn)。本文分析了國(guó)內(nèi)各大高校大型儀器設(shè)備管理的特殊性，總結(jié)了國(guó)內(nèi)高校大型儀器設(shè)備管理現(xiàn)狀、優(yōu)勢(shì)和可能存在的隱患，對(duì)高校大型儀器設(shè)備管理組織結(jié)構(gòu)體系進(jìn)行了重述，并據(jù)此設(shè)計(jì)出大型儀器設(shè)備全流程管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)對(duì)大型儀器設(shè)備從申購(gòu)到報(bào)廢的全流程管理，旨在促成大型儀器設(shè)備實(shí)物管理與價(jià)值管理的統(tǒng)一，希望借此提高大型儀器設(shè)備使用效益，為高校大型儀器設(shè)備管理工作提供參考。

關(guān)鍵詞：大型儀器設(shè)備;平臺(tái)化管理;全流程管理

一、高校在大型儀器設(shè)備管理方面存在的突出問題

大型儀器設(shè)備是高校開展教學(xué)科研活動(dòng)的重要物質(zhì)基礎(chǔ)，為培養(yǎng)創(chuàng)新能力、輸送高層次人才提供了前提保障，是科技創(chuàng)新活動(dòng)的基石和活力之源，在高校固定資產(chǎn)結(jié)構(gòu)中享有舉足輕重的地位。隨著近年來國(guó)家對(duì)人才強(qiáng)國(guó)戰(zhàn)略的重視，國(guó)家和地方政府逐漸加大對(duì)高校的扶持和教育經(jīng)費(fèi)的投入，知名高?？蒲薪?jīng)費(fèi)募集能力不斷提高，高校大型儀器設(shè)備在總量上、結(jié)構(gòu)上有了翻天覆地的變化。黨的十八屆四中全會(huì)報(bào)告中明確指出，“對(duì)財(cái)政資金分配使用、國(guó)有資產(chǎn)監(jiān)管等權(quán)力集中的部門和崗位實(shí)行分事行權(quán)、分崗設(shè)權(quán)、分級(jí)授權(quán)、定期輪崗，強(qiáng)化內(nèi)部流程控制，防止權(quán)力濫用?！边@也對(duì)高校資產(chǎn)管理工作提出了更具體、細(xì)化的要求。但如今許多高校對(duì)大型儀器設(shè)備的管理仍然簡(jiǎn)單粗放，“重使用、輕管理”，僅一味追加資金投入和設(shè)備購(gòu)置，對(duì)大型儀器設(shè)備管理的重視度不足，導(dǎo)致大型儀器設(shè)備難以達(dá)到預(yù)期使用效益，造成國(guó)有資產(chǎn)流失。

目前，我國(guó)高校在大型儀器設(shè)備管理方面存在的突出問題主要有以下三點(diǎn)。

（一）實(shí)物管理與價(jià)值管理易脫節(jié)

大型儀器設(shè)備的實(shí)物管理由資產(chǎn)管理部門負(fù)責(zé)，價(jià)值管理由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)。也就是說，大型儀器從申購(gòu)到報(bào)廢，由資產(chǎn)管理部門負(fù)責(zé)管理并記錄相關(guān)信息，財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)在此期間對(duì)大型儀器的會(huì)計(jì)核算工作。在對(duì)大型儀器的實(shí)物管理方面，資產(chǎn)管理部門享有絕對(duì)主動(dòng)權(quán)，財(cái)務(wù)部門的參與程度非常有限。兩個(gè)部門之間各自為政，缺乏溝通、協(xié)調(diào)與必要的監(jiān)督，極易造成實(shí)物管理和價(jià)值管理分離，最終導(dǎo)致大型儀器設(shè)備賬實(shí)不符，甚至造成資產(chǎn)流失。

（二）大型儀器設(shè)備配置結(jié)構(gòu)不合理

一些高校為彰顯自身規(guī)模和實(shí)力，一味追求資產(chǎn)的種類全面、性能完善，未經(jīng)過專家論證和評(píng)估，盲目購(gòu)進(jìn)大型儀器設(shè)備;或因?yàn)槿狈Y產(chǎn)管理方面的專門知識(shí)，大型儀器設(shè)備配置不當(dāng)，造成資金浪費(fèi);或受制于辦學(xué)特色和學(xué)科建設(shè)的現(xiàn)實(shí)要求，某些發(fā)展較好的學(xué)科相較其他學(xué)科而言可以取得更多的資金支持，但由于配套資金分散在不同課題組，各部門固定資產(chǎn)購(gòu)置、使用的信息并未有效共享，導(dǎo)致大量具有類似功能的固定資產(chǎn)重復(fù)購(gòu)置。從全校的角度來看，大型儀器設(shè)備種類單一、配置不合理。這些做法都將導(dǎo)致資源的閑置和浪費(fèi)，不能物盡其用，與構(gòu)建資源節(jié)約型社會(huì)的目標(biāo)相悖。

（三）大型儀器設(shè)備共享率有待提高

高校大型儀器設(shè)備共享率低的現(xiàn)象有兩方面成因。一方面，“信息孤島”效應(yīng)使得資源共享存在一定困難。固定資產(chǎn)管理的有關(guān)信息公開化程度低、實(shí)時(shí)性差，資產(chǎn)管理部門很難從全局掌握學(xué)校各類大型儀器設(shè)備分布的情況，更無法統(tǒng)一調(diào)配。另一方面，大型儀器設(shè)備的實(shí)際持有人共享儀器設(shè)備的主觀意愿不強(qiáng)。一些高校的大型儀器設(shè)備管理辦法中雖規(guī)定各部門應(yīng)當(dāng)在大型儀器設(shè)備閑置時(shí)段提供共享服務(wù)，但對(duì)于共享服務(wù)如何提供、是否有明確收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)結(jié)果如何考量等問題語焉不詳。各部門共享儀器設(shè)備缺乏配套資金支持和確定的結(jié)算方式，也缺乏政策激勵(lì)，預(yù)期效益不明朗。

二、高校大型儀器設(shè)備管理組織體系的重構(gòu)

為解決大型儀器設(shè)備實(shí)物管理與價(jià)值管理脫節(jié)、配置結(jié)構(gòu)不合理、共享率低等問題，需要對(duì)現(xiàn)有大型儀器設(shè)備管理模式進(jìn)行拓展，在保持現(xiàn)有管理部門權(quán)責(zé)劃分不變的情況下，在原本的一級(jí)職能機(jī)構(gòu)中設(shè)置核心管理部門，加強(qiáng)對(duì)大型儀器設(shè)備的集中管理、全過程管理，化解多頭管理帶來的大型儀器設(shè)備價(jià)值管理與實(shí)物管理脫節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)。通過有機(jī)整合大型儀器設(shè)備在業(yè)務(wù)流程、管理流程、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)流程三個(gè)層面的活動(dòng)，推進(jìn)業(yè)財(cái)一體化管理。

在這一思路下，需要重構(gòu)大型儀器設(shè)備管理組織體系，在保持各部門原有管理職能分工不變的前提下，設(shè)置資產(chǎn)管理中心作為核心部門，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、調(diào)配下設(shè)各歸口管理部門和財(cái)務(wù)處，設(shè)立大型儀器設(shè)備全流程管理平臺(tái)，在業(yè)務(wù)層面上利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)固定資產(chǎn)的申購(gòu)、驗(yàn)收、使用、報(bào)廢業(yè)務(wù)等流程進(jìn)行優(yōu)化，將各部門的固定資產(chǎn)管理信息通過系統(tǒng)接口進(jìn)行歸集、分析、處理、交換，從而打破大型儀器設(shè)備從申購(gòu)到處置的全過程中各相關(guān)業(yè)務(wù)板塊之間的信息壁壘，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)信息與財(cái)務(wù)信息的充分集成和共享，最終實(shí)現(xiàn)對(duì)大型儀器設(shè)備管理活動(dòng)事前、事中、事后的全過程控制，推動(dòng)大型儀器設(shè)備管理模式向縱深發(fā)展。

三、高校大型儀器設(shè)備全流程平臺(tái)管理模式的構(gòu)建

大型儀器設(shè)備全流程管理平臺(tái)的一條主線是大型儀器設(shè)備的全流程管理，平臺(tái)涵蓋了大型儀器設(shè)備從申購(gòu)到處置的整個(gè)階段，監(jiān)控大型儀器設(shè)備在此期間的異動(dòng)情況，完整真實(shí)記錄設(shè)備所有變動(dòng)日志，為資產(chǎn)的規(guī)范使用、高效管理提供支持;與之并行的另一條主線是大型儀器設(shè)備共享服務(wù)，倡導(dǎo)以共享服務(wù)為核心，以激勵(lì)為主要方式的設(shè)備開放共享服務(wù)平臺(tái)，輔以基金服務(wù)帶動(dòng)開放共享，結(jié)合效益評(píng)價(jià)為設(shè)備購(gòu)置論證提供決策支持。

為避免設(shè)備購(gòu)置階段論證不充分導(dǎo)致大型儀器設(shè)備購(gòu)置決策失誤所帶來的資源浪費(fèi)，平臺(tái)引入專家論證系統(tǒng)，確保大型儀器設(shè)備購(gòu)置論證科學(xué)合理，防范化解相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)，做到事前控制;對(duì)已經(jīng)購(gòu)進(jìn)的大型儀器設(shè)備，平臺(tái)已實(shí)現(xiàn)“時(shí)空”管理，可以實(shí)時(shí)獲取當(dāng)前時(shí)點(diǎn)設(shè)備的各項(xiàng)變動(dòng)信息，強(qiáng)化流程控制，并通過開放共享，使設(shè)備得以最大程度地發(fā)揮效益。該平臺(tái)的投入使用還將解決與大型儀器設(shè)備管理相關(guān)的各部門之間長(zhǎng)期割裂、各自為政的問題，實(shí)現(xiàn)兩個(gè)“一站式”服務(wù)，即為全校師生提供一站式的大型儀器設(shè)備相關(guān)業(yè)務(wù)辦理服務(wù)，為職能部門提供一站式的資產(chǎn)管理平臺(tái)，創(chuàng)造更加順暢的信息交換和溝通的渠道。

平臺(tái)搭建后，原本孤立、串行的各項(xiàng)業(yè)務(wù)被整合到同一平臺(tái)，分散、碎片化的數(shù)據(jù)將以規(guī)范格式在平臺(tái)上集中并共享，使管理人員和大型儀器設(shè)備使用者可以及時(shí)獲取、調(diào)用第一手?jǐn)?shù)據(jù)。該平臺(tái)在確保固定資產(chǎn)賬實(shí)相符、優(yōu)化資源配置結(jié)構(gòu)、規(guī)范物資采購(gòu)等方面發(fā)揮了顯著優(yōu)勢(shì)。

（一）對(duì)接財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，確保固定資產(chǎn)賬實(shí)相符

前期在全校范圍內(nèi)開展資產(chǎn)清查工作，核實(shí)現(xiàn)有大型儀器設(shè)備是否賬實(shí)相符，檢查大型儀器設(shè)備固定資產(chǎn)分類、賬面價(jià)值等信息是否準(zhǔn)確，并重新設(shè)置格式統(tǒng)一、易于讀取信息的固定資產(chǎn)卡片，為平臺(tái)架構(gòu)提供前期保障。通過掃描固定資產(chǎn)卡片上的二維碼，將校內(nèi)各部門目前在用的所有大型儀器設(shè)備信息錄入大型儀器設(shè)備信息庫(kù)，包括初始入賬價(jià)值、資金來源、更新維護(hù)情況、折舊及減值情況、所在位置等一系列變動(dòng)信息，并根據(jù)儀器類別、名稱、功能設(shè)置關(guān)鍵詞作為索引字段，提供實(shí)時(shí)查詢功能，以實(shí)現(xiàn)大型儀器設(shè)備在時(shí)間管理和空間管理上的統(tǒng)一。

資產(chǎn)管理系統(tǒng)將與財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)對(duì)接，建立中間數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行數(shù)據(jù)交換，增設(shè)一鍵對(duì)賬功能，目的在于實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)入賬、變動(dòng)、維修、調(diào)出、核銷等環(huán)節(jié)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)直接對(duì)接，實(shí)現(xiàn)智能對(duì)賬。系統(tǒng)根據(jù)固定資產(chǎn)單據(jù)號(hào)等信息每日定時(shí)自動(dòng)抓取數(shù)據(jù)定期對(duì)賬，具有較高的精確度。

（二）建立專家論證系統(tǒng)，優(yōu)化設(shè)備配置結(jié)構(gòu)

復(fù)旦大學(xué)、天津大學(xué)等全國(guó)知名綜合類高校在大型儀器設(shè)備管理辦法中明確提出，大型儀器設(shè)備申購(gòu)環(huán)節(jié)中必須進(jìn)行專家論證，并依據(jù)大型儀器設(shè)備類別、價(jià)值等對(duì)專家論證作出了明確要求。當(dāng)前條件下，組織專家論證的手續(xù)較為繁瑣，申請(qǐng)人需先提交書面論證報(bào)告，經(jīng)由相關(guān)部門審批后，組織相關(guān)專家召開論證會(huì)，由于申請(qǐng)從填報(bào)到審批完成通常耗時(shí)較長(zhǎng)，需要多次與管理部門進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，而經(jīng)濟(jì)和科研環(huán)境瞬息萬變，在此期間，原本申購(gòu)的大型儀器設(shè)備可能已經(jīng)不能滿足科研活動(dòng)的需求。而提高專家論證的效率，無疑將大大增強(qiáng)論證效果的及時(shí)性和可靠性，同時(shí)提高工作效率，避免時(shí)間成本和人力物力的浪費(fèi)。

大型儀器設(shè)備全流程管理平臺(tái)中通過與OA辦公系統(tǒng)對(duì)接，由申請(qǐng)人通過OA提交申購(gòu)報(bào)告，各部門進(jìn)行線上審批，審批進(jìn)度可直接在OA辦公系統(tǒng)中查詢，簡(jiǎn)化了申請(qǐng)流程，縮短了專家論證的前期準(zhǔn)備時(shí)間。審核通過后，申請(qǐng)人即可登入專家論證系統(tǒng)，與專家就設(shè)備購(gòu)置方案進(jìn)行線上溝通交流。在此過程中，雙方信息均經(jīng)過加密處理，溝通在雙盲環(huán)境下進(jìn)行，極大限度保證了論證結(jié)果的公平公正，杜絕了徇私舞弊的可能性。論證過程由系統(tǒng)自動(dòng)記錄，論證完成后，系統(tǒng)自動(dòng)匯總所有專家對(duì)購(gòu)置計(jì)劃的總體評(píng)價(jià)并給出結(jié)論，由系統(tǒng)管理員審核通過，形成最終決策意見，發(fā)送回執(zhí)給申請(qǐng)人。論證結(jié)果也可導(dǎo)出形成紙質(zhì)化文件歸檔備查，

作為佐證。

（三）開發(fā)物資采購(gòu)管理系統(tǒng)，強(qiáng)化內(nèi)部控制

自主開發(fā)物資采購(gòu)管理系統(tǒng)，通過公開招標(biāo)等形式遴選一批符合條件的供應(yīng)商入駐，提供供應(yīng)商資質(zhì)查詢、儀器設(shè)備等固定資產(chǎn)購(gòu)銷及后續(xù)維修服務(wù)，并嵌入內(nèi)部控制模塊對(duì)物資采購(gòu)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行監(jiān)控。物資采購(gòu)系統(tǒng)對(duì)接學(xué)校招投標(biāo)管理系統(tǒng)，各部門在采購(gòu)申請(qǐng)通過專家論證進(jìn)入實(shí)際采購(gòu)環(huán)節(jié)時(shí)，可直接在采購(gòu)系統(tǒng)上發(fā)起招標(biāo)，經(jīng)各供應(yīng)商競(jìng)價(jià)后，選定中標(biāo)單位、履行相關(guān)審批手續(xù)并簽訂合同，貨款由財(cái)務(wù)部門定期匯總相關(guān)數(shù)據(jù)并直接通過學(xué)校賬戶與供應(yīng)商進(jìn)行結(jié)算。資產(chǎn)管理部門應(yīng)會(huì)同財(cái)務(wù)管理部門，通過定期抽查的方式，從系統(tǒng)中隨機(jī)進(jìn)行抽檢，防范化解可能風(fēng)險(xiǎn)，確保該類經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的真實(shí)性。

此外，物資采購(gòu)系統(tǒng)中搭載了大型儀器設(shè)備日常維護(hù)維修模塊，學(xué)院可將維修需求發(fā)布在物資采購(gòu)系統(tǒng)中，使維修服務(wù)提供單位可以第一時(shí)間獲取需求并響應(yīng)，及時(shí)進(jìn)行維護(hù)，以免耽誤教學(xué)科研活動(dòng)進(jìn)度。

（四）開發(fā)大型儀器設(shè)備共享系統(tǒng)，提高資源利用率

大型儀器設(shè)備共享系統(tǒng)采用預(yù)約制度，使用人需提前3～7個(gè)工作日在大型儀器設(shè)備共享系統(tǒng)中查詢所需使用的設(shè)備在未來時(shí)間內(nèi)的空余狀況，進(jìn)行預(yù)約方可使用。該系統(tǒng)的開發(fā)將實(shí)現(xiàn)同一高校不同校區(qū)甚至省內(nèi)高校大型儀器設(shè)備資源共享，有利于優(yōu)化資源配置，降低固定資產(chǎn)閑置率。通過查詢大型儀器設(shè)備的預(yù)約和使用情況，可大致了解校內(nèi)各類大型儀器設(shè)備的使用情況，排查滿負(fù)荷運(yùn)行設(shè)備與閑置設(shè)備，并重新進(jìn)行調(diào)配，使各部門大型儀器設(shè)備配置結(jié)構(gòu)趨于均衡;也可通過篩選關(guān)鍵字段，從系統(tǒng)中導(dǎo)出各類別大型儀器設(shè)備使用情況數(shù)據(jù)，制成分析表格，作為績(jī)效考核及后續(xù)年度制定大型儀器設(shè)備采購(gòu)計(jì)劃的參考。

為調(diào)動(dòng)各部門參與大型儀器設(shè)備共享的積極性，學(xué)校應(yīng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，做好政策宣傳工作，并給予適當(dāng)?shù)呐涮捉?jīng)費(fèi)支持。對(duì)于共享大型儀器設(shè)備取得的收益，學(xué)校應(yīng)事先制定合理的服務(wù)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，在大型儀器設(shè)備共享系統(tǒng)中嵌入計(jì)費(fèi)模塊，按照收支兩條線的原則，將共享大型儀器設(shè)備取得的收入統(tǒng)一收歸學(xué)校，年終根據(jù)各院系大型儀器設(shè)備使用情況進(jìn)行綜合考量，實(shí)行績(jī)效獎(jiǎng)勵(lì)。

四、結(jié)語

對(duì)提升大型儀器設(shè)備管理水平而言，除調(diào)整組織架構(gòu)、利用技術(shù)優(yōu)勢(shì)建立一站式管理平臺(tái)外，營(yíng)造良好的外部環(huán)境也是必不可少的。首先，財(cái)務(wù)部門應(yīng)量入為出，做好預(yù)算管理工作，謹(jǐn)慎批復(fù)各類經(jīng)費(fèi)和固定資產(chǎn)購(gòu)置預(yù)算;其次，資產(chǎn)管理部門及使用部門應(yīng)轉(zhuǎn)換思想，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，發(fā)揮主觀能動(dòng)性，建立科學(xué)、高效、規(guī)范的大型儀器設(shè)備管理機(jī)制;再次，審計(jì)部門應(yīng)發(fā)揮內(nèi)部審計(jì)的作用，對(duì)大型儀器設(shè)備管理內(nèi)部控制有效性進(jìn)行評(píng)估，及時(shí)查找出風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)并給出反饋意見，維護(hù)良好的內(nèi)部控制環(huán)境;最后，領(lǐng)導(dǎo)層面要重視人才培養(yǎng)，建立完備的績(jī)效評(píng)價(jià)機(jī)制，鼓勵(lì)更多的有志之士獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策，將創(chuàng)新創(chuàng)造活動(dòng)融入到大型儀器設(shè)備管理實(shí)際工作中。

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