事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)初探

李金超

摘要：近幾年，隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，我國(guó)各行各業(yè)都處于飛速發(fā)展階段。為了跟上時(shí)代步伐，不斷提高辦公效率和服務(wù)質(zhì)量，事業(yè)單位應(yīng)該以信息化辦公為目標(biāo)進(jìn)行信息化建設(shè)。人事檔案管理是事業(yè)單位管理工作中的重要環(huán)節(jié)，必須實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)。本文主要簡(jiǎn)單介紹了事業(yè)單位人事檔案管理工作，對(duì)實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化的意義和實(shí)現(xiàn)路徑進(jìn)行了研究，希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)研究提供借鑒。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案管理;信息化建設(shè)

引言

隨著社會(huì)發(fā)展，事業(yè)單位迎來了新的發(fā)展良機(jī)與挑戰(zhàn)，在信息資源不斷增多的背景下，傳統(tǒng)檔案管理已經(jīng)無法滿足事業(yè)單位的實(shí)際發(fā)展需求，對(duì)檔案管理的有效性產(chǎn)生嚴(yán)重影響。因此，事業(yè)單位需要重視檔案管理信息化建設(shè)，認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要性以及檔案管理中存在的問題，并結(jié)合單位實(shí)際發(fā)展情況，制定科學(xué)有效的解決策略并加以實(shí)施，以此來提升檔案管理信息化建設(shè)的有效性，將檔案管理的實(shí)際作用與價(jià)值發(fā)揮到最大化。

1加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性

事業(yè)單位人事檔案管理工作是依照國(guó)家法律法規(guī)所履行的社會(huì)管理職能，它具有一定的社會(huì)價(jià)值。我國(guó)公民的檔案大多數(shù)都交由事業(yè)單位相關(guān)人事檔案管理部門進(jìn)行保存和備案，以便在需要時(shí)可以更方便地找到檔案所在地。同時(shí)，事業(yè)單位對(duì)于人事檔案的管理也可以看作是對(duì)社會(huì)人力資源的整合。對(duì)于國(guó)家而言，人才戰(zhàn)略的實(shí)現(xiàn)是推動(dòng)國(guó)家發(fā)展的關(guān)鍵所在，事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理的過程也是對(duì)人力資源進(jìn)行整合的過程，可以幫助企業(yè)和其他單位為今后的人力資源管理提供一定的便捷，這樣一來就會(huì)大大提升企業(yè)整合人力資源的效率，幫助企業(yè)高效發(fā)展。

2事業(yè)單位人事檔案管理的現(xiàn)狀

2.1事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)人事檔案管理的重要性缺乏認(rèn)識(shí)

目前各地事業(yè)單位都建立了人事檔案管理基本制度，也有專人對(duì)相關(guān)工作進(jìn)行統(tǒng)一協(xié)調(diào)和管理。但在實(shí)際操作過程中，部分事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)人事檔案管理的重要性沒有一個(gè)深刻的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為人事檔案管理工作僅僅是一些資料收集、保管和記錄的事務(wù)性工作，對(duì)事業(yè)單位的業(yè)務(wù)發(fā)展沒有實(shí)際幫助，更不能帶動(dòng)單位經(jīng)濟(jì)效益的提升。這種意識(shí)普遍存在且由來已久，造成了事業(yè)單位人事檔案管理得不到重視，服務(wù)質(zhì)量自然難以得到保證。

2.2對(duì)人事檔案管理工作人員綜合素養(yǎng)要求較高

人事檔案管理是一項(xiàng)綜合型的業(yè)務(wù)工作，業(yè)務(wù)量較大且事務(wù)繁雜，特別是在一些人員流動(dòng)性較大的單位，人事檔案的轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出也很頻繁。這些都對(duì)人事檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)提出了要求，如業(yè)務(wù)熟練度、溝通能力、信息技術(shù)應(yīng)用能力等。

2.3平臺(tái)使用率過低

事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)過程中，需要結(jié)合實(shí)際情況建設(shè)相應(yīng)信息化檔案管理平臺(tái)，以便相關(guān)管理人員利用平臺(tái)對(duì)檔案資源進(jìn)行管理。但是在當(dāng)下信息化實(shí)際建設(shè)過程中，雖然部分事業(yè)單位已經(jīng)建設(shè)了信息化管理平臺(tái)，但是在實(shí)際使用過程中，信息管理平臺(tái)的使用率較低，對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)造成嚴(yán)重影響，進(jìn)而制約事業(yè)單位的發(fā)展。

3提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)有效性的策略

3.1正確認(rèn)識(shí)信息化建設(shè)

事業(yè)單位管理層和工作人員既要認(rèn)識(shí)到人事檔案對(duì)單位發(fā)展的重要，也要認(rèn)識(shí)到信息化檔案平臺(tái)建設(shè)的重要性，在短時(shí)間內(nèi)轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案建設(shè)和管理的模式，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)解決傳統(tǒng)人事檔案管理中遇到的問題，提高人事檔案工作效率和質(zhì)量。事業(yè)單位管理層要強(qiáng)化人事檔案信息在選人用人中的重要性，通過對(duì)人事檔案的數(shù)據(jù)化、科學(xué)化使用，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位用人制度的科學(xué)性、合理性，避免選人用人中的人為因素，為事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展提供助力。

3.2提升信息化檔案管理系統(tǒng)水平

實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化建設(shè)，自然少不了相配套的信息化管理系統(tǒng)的支持。完善的信息化管理系統(tǒng)可以幫助從業(yè)人員快速整理和調(diào)取相關(guān)人事檔案信息，并能在最短的時(shí)間內(nèi)完成信息整合。首先，要完善系統(tǒng)的基礎(chǔ)性配置，全面完善相關(guān)系統(tǒng)的硬件和軟件，促進(jìn)電子信息化，同時(shí)規(guī)范化操作模式，全面實(shí)現(xiàn)模式整合化，最大限度地提升從業(yè)人員的工作質(zhì)量和效率。對(duì)于紙質(zhì)的人事檔案而言，也要盡快將其轉(zhuǎn)成電子版妥善保存。借助系統(tǒng)最終實(shí)現(xiàn)錄入、儲(chǔ)存、調(diào)取、查閱一體化。另外，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，要盡量減少紙質(zhì)檔案，可以通過電子掃描儀將紙質(zhì)檔案直接轉(zhuǎn)換成電子版，并放在信息管理庫(kù)中以便查閱。對(duì)于部分涉及個(gè)人隱私的信息應(yīng)當(dāng)加以權(quán)限設(shè)置，其他的內(nèi)容可以在不損害他人利益的前提下公開查閱。

3.3提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)

人事檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)直接影響了事業(yè)單位人事檔案管理工作的服務(wù)水平。必須通過多種手段來提高人事檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，除了業(yè)務(wù)培訓(xùn)和思想教育外，還可以通過建立獎(jiǎng)懲制度來保證人事檔案管理人員的工作水平。人事檔案管理人員的選用應(yīng)考慮單位的實(shí)際情況，優(yōu)先選擇工作年限較長(zhǎng)，對(duì)業(yè)務(wù)較為熟悉的員工來?yè)?dān)任人事檔案管理員，避免由于人員流動(dòng)對(duì)人事檔案管理工作造成影響。加大培訓(xùn)力度，對(duì)人事檔案管理人員進(jìn)行有針對(duì)性的培訓(xùn)教育，一方面是提高他們的業(yè)務(wù)水平和工作能力，另一方面也是通過崗前、崗中培訓(xùn)提高人事檔案管理人員的思想境界和綜合素質(zhì)，保證人事檔案管理工作的順利進(jìn)行。要建立獎(jiǎng)懲機(jī)制，規(guī)范人事檔案管理人員的行為，保證人事檔案管理制度的嚴(yán)格執(zhí)行。

3.4不斷完善硬件設(shè)施

事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)，基礎(chǔ)硬件設(shè)施是必不可少的。第一，為了確保在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中有效實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，事業(yè)單位應(yīng)增加資金投入，加強(qiáng)硬件設(shè)備建設(shè)，為人事檔案管理提供性能更好的服務(wù)系統(tǒng)。第二，人事檔案文件的數(shù)量非常大，硬件設(shè)施必須適合存儲(chǔ)大量文件數(shù)據(jù)，并保證可靠性，防止由于硬件故障而丟失文件信息。第三，大容量存儲(chǔ)設(shè)備容易受到外部環(huán)境的影響或破壞，這反過來對(duì)文件存儲(chǔ)構(gòu)成威脅，因此，硬件設(shè)施必須具有一定的外部抵抗性。第四，事業(yè)單位應(yīng)定期安排專業(yè)人員對(duì)設(shè)施進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，避免因設(shè)備故障造成損失。

3.5注重對(duì)檔案信息資源的安全防護(hù)

事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)具有耗時(shí)短、效率高以及準(zhǔn)確率高等優(yōu)勢(shì)。但是在當(dāng)下實(shí)際建設(shè)過程中，無論是單位領(lǐng)導(dǎo)人還是相關(guān)管理人員，都容易忽視檔案信息資源安全性的問題，進(jìn)而嚴(yán)重影響檔案管理信息化建設(shè)。因此，在實(shí)際建設(shè)過程中，首先，需要加強(qiáng)相關(guān)管理人員的安全意識(shí)，對(duì)檔案資源進(jìn)行安全鑒定，明確檔案的開放范圍與安全密保程度，以此來提升檔案安全管理的有效性。其次，對(duì)存儲(chǔ)檔案資源的計(jì)算機(jī)進(jìn)行殺毒，以實(shí)際情況為基礎(chǔ)，裝設(shè)相關(guān)殺毒軟件、防火墻，注重對(duì)相關(guān)硬件設(shè)備進(jìn)行升級(jí)維護(hù)。在信息化檔案建設(shè)過程中，以《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》為基礎(chǔ)，充分利用數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)恢復(fù)以及防火墻等功能來提升檔案管理的安全性。在此過程中需要注意，單純依靠相關(guān)安全軟件保護(hù)檔案資源，無法確保檔案資源的絕對(duì)安全。因此，事業(yè)單位需要以自身實(shí)際情況為基礎(chǔ)，構(gòu)建有效的檔案信息化管理安全體系，以此對(duì)安全問題、風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別、監(jiān)控、處理以及報(bào)告等，進(jìn)而確保檔案資源的安全管理。

結(jié)語

隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位人事檔案的信息化建設(shè)成為事業(yè)單位發(fā)展的時(shí)代性需求，對(duì)事業(yè)單位人才梯隊(duì)建設(shè)和人才使用提供可靠的數(shù)據(jù)支持，為事業(yè)單位數(shù)據(jù)信息共享和交流提供技術(shù)基礎(chǔ)，為事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造更為有利的條件。

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（作者單位：黑龍江省牡丹江市事業(yè)單位創(chuàng)業(yè)就業(yè)服務(wù)中心）