提升企業(yè)檔案質(zhì)量管理水平的幾點(diǎn)思考

張勇

【摘 ?要】現(xiàn)階段，隨著社會(huì)的發(fā)展，我國的企業(yè)工程的發(fā)展也突飛猛進(jìn)。作為一種歷史記錄，建立檔案的最終目的是發(fā)揮檔案的作用，而檔案的質(zhì)量管理水平優(yōu)劣直接影響著檔案重要作用的發(fā)揮。石化企業(yè)科技檔案是由生產(chǎn)技術(shù)應(yīng)用于管理、基本建設(shè)、科學(xué)研究活動(dòng)中產(chǎn)生和使用的圖紙、圖表、文字材料、科技文件材料轉(zhuǎn)化而成的檔案材料。為了更好的進(jìn)行檔案管理工作，不斷提高石化企業(yè)的工作效率和質(zhì)量，同時(shí)避免人為錯(cuò)誤因素，提高檔案利用價(jià)值，需要檔案人員具備先進(jìn)的全面質(zhì)量管理的理念，過硬的業(yè)務(wù)素質(zhì)和高尚的職業(yè)道德，不斷探索適應(yīng)時(shí)代要求。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案;質(zhì)量管理水平;幾點(diǎn)思考

引言

質(zhì)量管理理念強(qiáng)調(diào)以“質(zhì)量”作為管理的重點(diǎn)對(duì)象和核心內(nèi)容。將這一先進(jìn)的管理理念應(yīng)用到企業(yè)的檔案管理工作中就是要依托于質(zhì)量管理的管理思路與理論方法，快速建成企業(yè)檔案全面質(zhì)量管理體系，從而促進(jìn)企業(yè)的檔案管理工作更加高效、高質(zhì)量地進(jìn)行下去。現(xiàn)代意義上的質(zhì)量管理工作始于上世紀(jì)20年代，質(zhì)量管理活動(dòng)發(fā)展至今大體上經(jīng)過了三個(gè)發(fā)展階段，即質(zhì)量檢測(cè)階段、質(zhì)量統(tǒng)計(jì)控制階段、全面質(zhì)量管理階段。由此可見，提升企業(yè)檔案管理水平就是為了借助于先進(jìn)的質(zhì)量管理模式與方法，推進(jìn)企業(yè)檔案質(zhì)量管理向全面質(zhì)量管理體系轉(zhuǎn)型升級(jí)。

1檔案意識(shí)

檔案意識(shí)，是指對(duì)于檔案和檔案工作認(rèn)識(shí)、了解、熟悉和掌握和掌握的思維，是開展依法治檔的一項(xiàng)重要內(nèi)容。與其他意識(shí)范疇一樣，它是人們直接或間在接接觸各類記錄、各類檔案、參與管理的過程中形成的對(duì)檔案和檔案工作的主觀、能動(dòng)的反映。檔案意識(shí)按其內(nèi)容來說是客觀的，但是，客觀的內(nèi)容經(jīng)過了人們頭腦的加工和改造，表現(xiàn)出來的形式則是主觀的，反映了不同的人們對(duì)檔案和檔案工作的了解和認(rèn)識(shí)各不相同。導(dǎo)致人們個(gè)體檔案意識(shí)差異性的基本因素大體上可包括四個(gè)方面：一是哲學(xué)觀點(diǎn)和政治立場(chǎng)。哲學(xué)觀點(diǎn)包括人們的世界觀、倫理觀、人生觀、價(jià)值觀等，是人們對(duì)整個(gè)世界、社會(huì)、人生的全部看法的總和，是形成檔案意識(shí)的靈魂;政治立場(chǎng)反映在檔案意識(shí)上主要是能否堅(jiān)持檔案工作的服務(wù)方向、服務(wù)原則。二者決定著人們個(gè)體檔案意識(shí)的總體方向。二是知識(shí)基礎(chǔ)。是指人們以往接受的全部知識(shí)的基礎(chǔ)，其中處理者，使整個(gè)組織都卓有成效地利用內(nèi)、外部信息來完成其使命。

2企業(yè)檔案質(zhì)量管理的基本特點(diǎn)

（一）全員參與。推動(dòng)企業(yè)檔案管理的全面質(zhì)量管理體系建設(shè)需要企業(yè)內(nèi)部全體人員的參與，從高層領(lǐng)導(dǎo)到基層一線生產(chǎn)員工，檔案質(zhì)量管理人人有責(zé)，而不可狹義地將建設(shè)企業(yè)檔案全面質(zhì)量管理體系粗淺地認(rèn)為是檔案管理工作人員分內(nèi)的事。企業(yè)內(nèi)部全體員工要通力合作，嚴(yán)格遵守相關(guān)的法律條文和政策法規(guī)，在先進(jìn)的質(zhì)量管理理念下，結(jié)合自身發(fā)展情況和現(xiàn)實(shí)所需，采取科學(xué)的決策與執(zhí)行手段，保證檔案的立項(xiàng)、傳輸、歸檔工作正常實(shí)施。（二）全過程控制。企業(yè)檔案全面質(zhì)量管理體系的建設(shè)一定要細(xì)化到檔案質(zhì)量管理的全過程，要滲透到每一個(gè)管理環(huán)節(jié)和管理步驟。從公文起草、項(xiàng)目立項(xiàng)、項(xiàng)目審批、項(xiàng)目執(zhí)行、項(xiàng)目審驗(yàn)、項(xiàng)目反饋等一系列過程都需要實(shí)時(shí)監(jiān)督與控制。就檔案全面質(zhì)量管理內(nèi)容來看，還需要涉及到檔案收集、整理、校核、歸檔、編排等一系列過程。

3提升檔案管理的措施

3.1 轉(zhuǎn)變觀念

管理觀念現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化的靈魂，而檔案管理現(xiàn)代化的前提和基礎(chǔ)是管理思想的現(xiàn)代化。在實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的過程中，檔案工作人員要牢固樹立依靠科技進(jìn)步和科學(xué)管理的觀念，切實(shí)轉(zhuǎn)變重管輕用、等客上門等傳統(tǒng)守舊的思想觀念，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理由被動(dòng)式服務(wù)向主動(dòng)式服務(wù)的轉(zhuǎn)變，由封閉式服務(wù)向開放式服務(wù)的轉(zhuǎn)變，使檔案工作更好地適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要。

3.2 加大經(jīng)費(fèi)投入，保障檔案工作的可持續(xù)發(fā)展

一是要加大檔案專用經(jīng)費(fèi)的投入力度。檔案部門應(yīng)努力提高自身的工作水平，爭取更多的經(jīng)費(fèi)支持。二是注重檔案的挖潛利用。檔案部門要充分利用存有大量檔案資源的自身優(yōu)勢(shì)，挖掘各方面潛力，重點(diǎn)加強(qiáng)檔案的提供利用工作。三是注意面向社會(huì)搞好服務(wù)。及時(shí)開發(fā)出豐富的檔案部門的廣泛運(yùn)用，又將為檔案的潛在價(jià)值轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟(jì)效益。而現(xiàn)代化技術(shù)手段在檔案部門的廣泛運(yùn)用，又將為檔案工作注入新的活力，將極大地提高檔案利用工作的水平，創(chuàng)造出更為客觀的社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益，為檔案工作現(xiàn)代化的繼續(xù)發(fā)展提供有力保證。

3.3 建立健全規(guī)章制度

一是規(guī)范完善現(xiàn)代化流程和技術(shù)規(guī)范細(xì)化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟;二是制定必要的安全措施，特別對(duì)電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。三是統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化包括：檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、各項(xiàng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，它是衡量工作效率高低的度。

3.4 檔案信息管理體制

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，電子文件及其轉(zhuǎn)化而成的電子檔案已成為檔案家族中的新成員，而且發(fā)展數(shù)量之多、速度之快已達(dá)到空前狀態(tài)。它已是信息社會(huì)中的一種重要信息資源。檔案具有原始性、真實(shí)性。這就要求檔案人員不僅要了解保護(hù)檔案信息的重要性，而且要深知保護(hù)信息產(chǎn)生來龍去脈的重要性，對(duì)于電子檔案更顯重要。電子文件自身的特點(diǎn)決定了電子檔案管理方法和技術(shù)要求與紙質(zhì)文件有許多不同，“電子文件的出現(xiàn)是一場(chǎng)記錄革命，這場(chǎng)革命反映在管理技術(shù)、方法、體制、原則、理念等各個(gè)層面。不同層面之間相輔相成，互相聯(lián)系，其中任何一方面的滯后都可能對(duì)管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)、管理系統(tǒng)的有效運(yùn)轉(zhuǎn)帶來不良影響”。因此，對(duì)我們現(xiàn)行的檔案信息管理系統(tǒng)的高度應(yīng)用，提升檔案利用，是我們致力完善的方向。

結(jié)語

在當(dāng)前情況下檔案管理體制的設(shè)置問題應(yīng)該認(rèn)真思考和探索，應(yīng)以信息資源管理的理論來組織檔案信息資源的管理，要用管理創(chuàng)新來探索檔案管理的體制。從科研事業(yè)單位的現(xiàn)狀看，可以建立文檔一體化或檔案、情報(bào)、圖書一體化的信息中心，以內(nèi)部局域網(wǎng)為樞紐，形成一個(gè)有機(jī)的信息功能系統(tǒng);設(shè)一位最高信息主管，由單位領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任，負(fù)責(zé)制定單位內(nèi)信息方面的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)劃、制度，對(duì)單位信息資源進(jìn)行管理。信息中心不僅需要有檔案管理經(jīng)驗(yàn)的檔案人員，還需要精通計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和管理的相關(guān)人員組成，使信息中心真正成為管理單位信息資源的中心，不斷完善檔案信息管理系統(tǒng)。一方面要加快現(xiàn)代化硬件設(shè)備的配置，另一方面需要認(rèn)真考慮信息資源管理體制的建立。在科研事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)以檔案信息為主的信息資源管理，確保產(chǎn)品質(zhì)量，確保本單位的國家秘密、技術(shù)秘密的安全，從而使單位的信息化工作上一個(gè)新臺(tái)階。

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（作者單位：山東省菏澤市鄄城縣民政局）