淺談企業(yè)檔案管理

梅麗娟

【摘 ?要】企業(yè)檔案管理工作是重要的管理工作之一，其改革已經(jīng)提上了日程，只有與時俱進，注重檔案的服務(wù)性，才能提高檔案的利用價值，在這一改變過程中，改變舊有模式，建立新型管理系統(tǒng)，借助現(xiàn)代化的技術(shù)與觀念，全面開發(fā)信息資源，充分有效地利用企業(yè)檔案的價值，從而促進企業(yè)檔案管理工作不斷走上法制化、科學(xué)化、規(guī)范化的軌道，這樣必將使社會生活中的諸多問題不攻自破、迎刃而解，必將為社會經(jīng)濟的發(fā)展提供強有力的保障。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案;管理;建議

引言

企業(yè)檔案是人才信息的重要載體，是人才的主要信息源，是知人善任、選賢舉能的重要工具。管好用好企業(yè)檔案，對人才資源開發(fā)起著重要作用。本文著重探討企業(yè)檔案管理工作中存在的問題與建議。

1.當(dāng)前企業(yè)檔案管理中存在的不足

1.1 立卷不規(guī)范，案卷質(zhì)量不高。檔案材料內(nèi)容填寫前后不一，如參工時間、出生日期等;二是檔案用紙規(guī)格不一。雖然規(guī)定檔案材料要統(tǒng)一使用16開辦公用紙，但現(xiàn)在的公文材料、學(xué)歷材料等基本上是A4紙，紙張大小不同，致使有的表格超過裝訂線，給立卷工作帶來了麻煩;三是材料歸檔不準確。有點不該歸檔的材料歸了檔，而該歸檔的零散材料卻沒有歸檔;四是檔案材料短缺。如記載個人履歷、社會關(guān)系、政治面貌等基本情況的內(nèi)容多，而反映個人的能力、技術(shù)特長等方面的內(nèi)容少，這些都會直接影響案卷的質(zhì)量。

1.2 硬件設(shè)施解決落實差。檔案室建設(shè)簡陋，經(jīng)費投入不足。大部分檔案室建設(shè)不標(biāo)準、不規(guī)范。個別單位沒有專用檔案室，有的單位檔案室狹窄、潮濕、“六防”設(shè)備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔、完整。

1.3 企業(yè)檔案利用工作水平較低。

對企業(yè)檔案管理者來說，無論是收集整理，還是鑒別、保管，都是為了提供檔案信息，服務(wù)于干部企業(yè)工作，為企業(yè)決策提供參考依據(jù)，其目的在于利用。當(dāng)前的企業(yè)檔案管理還存在著重保密、輕利用的現(xiàn)象，檔案服務(wù)開發(fā)意識差。即使是使用，范圍也有限，查閱的大部分內(nèi)容是簡歷、職稱、學(xué)歷、工資情況等，而且是需要者找上門才提供利用，工作處于一種被動服務(wù)的狀態(tài)。

2.對目前企業(yè)檔案管理的幾點建議

2.1建立健全科學(xué)合理的企業(yè)檔案管理制度。

制度是做好工作的前提和保障，企業(yè)檔案的性質(zhì)決定了檔案工作室一項瑣碎繁雜、非常嚴肅的工作。因此必須結(jié)合企業(yè)檔案管理工作的實際和社會現(xiàn)實需要，進一步建立和健全各項檔案管理制度，嚴格按照企業(yè)檔案管理工作的各項規(guī)章制度來辦事。使檔案管理工作有規(guī)可循、有章可依。企業(yè)檔案管理活動中，對于不適應(yīng)新形勢、新情況、新任務(wù)的規(guī)章制度，必須要進行改革，及時建立新的、更為科學(xué)合理的企業(yè)檔案管理制度，使得企業(yè)檔案工作更加制度化、規(guī)范化。在檔案的收集上要及時、完整;在檔案的鑒別上必須遵循“取之有據(jù)，舍之有理”;檔案的整理歸檔要嚴謹、科學(xué);檔案的借閱應(yīng)根據(jù)具體情況具體分析，對人力資源管理部門及其他部門應(yīng)有所區(qū)別，注意檔案安全;檔案的更新應(yīng)及時、準確、完整，尤其應(yīng)注意對檔案的新內(nèi)容進行及時、主動的補充收集。

2.2 加大投入，進一步夯實檔案工作基礎(chǔ)。各單位財政在檔案工作上要舍得投入，檔案工作經(jīng)費做到年初有預(yù)算安排，特別是對檔案的檔案維護、檔案保護和搶救、檔案信息化建設(shè)等方面所需費用要予以重點保障，要有專項預(yù)算;各單位要按標(biāo)準按要求建設(shè)好規(guī)范化的綜合檔案室，購置必備的檔案柜，搞好通風(fēng)、采光、防盜、防蟲、防潮、防火等配套保護措施，有條件的單位還可以添置空調(diào)、電腦、掃描儀、監(jiān)視器等設(shè)備，進一步提高檔案管理信息化水平，確保檔案利用安全，檔案資料不丟失、不損壞，又保證檔案信息不失密、不泄密。

2.3 加強企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)。企業(yè)檔案是人才信息資源庫，合理利用各種資源，使其最大限度地發(fā)揮作用，必須把先進的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于企業(yè)檔案管理，以達到提高工作效率和延長企業(yè)檔案壽命的目的。實現(xiàn)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化，是企業(yè)檔案服務(wù)于企業(yè)工作、企業(yè)制度改革與發(fā)展的需要，是我國整個社會主義現(xiàn)代化事業(yè)的一個具體組成部分，也是適應(yīng)社會對檔案信息需求日漸增強的客觀需求。這就要求檔案管理部門進一步提高工作效率，準確、及時地傳輸企業(yè)信息，提高企業(yè)信息管理的時效性。同時要充分利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進行企業(yè)檔案管理創(chuàng)新，通過網(wǎng)絡(luò)，可以實行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享，向社會提供優(yōu)質(zhì)高效的人才檔案信息服務(wù)，以實現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源的有效共享。既方便利用者又提高了企業(yè)檔案工作的效率和質(zhì)量，并大大提高檔案的利用效率。通過檔案管理工作的不斷完善，檔案管理必將更有效，檔案管理工作必將上一個新臺階。

2.4 引進高素質(zhì)人才，加強人員培訓(xùn)，提高人員素質(zhì)。

人才是事業(yè)的基礎(chǔ)，是社會前進、發(fā)展的動力，做好新形勢下的檔案管理工作必須有一支綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平過硬的企業(yè)檔案管理的工作隊伍。對于檔案管理部門來說亦是同樣的道理。在知識經(jīng)濟時代，檔案人員應(yīng)當(dāng)通過企業(yè)檔案主管部門的培訓(xùn)考核取得崗位合格證后方能上崗。在現(xiàn)代化程度不斷提高的今天，引進高素質(zhì)的檔案人才是檔案工作發(fā)展的必然要求。在引進高素質(zhì)人才的同時，也應(yīng)注重對現(xiàn)有檔案人員的培訓(xùn)，使其適應(yīng)新形勢下的新要求，從而全面提高檔案管理人員的素質(zhì)。

2.5利用現(xiàn)代化管理手段。

企業(yè)檔案管理也要與時俱進，不斷學(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代檔案管理理論與新技術(shù)的運用，開拓創(chuàng)新，開發(fā)新手段，加大投入，對企業(yè)檔案實行動態(tài)化管理和維護，開發(fā)研制企業(yè)檔案管理軟件，建立數(shù)字檔案和多媒體檔案，并實行聯(lián)網(wǎng)，通過現(xiàn)代化手段建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統(tǒng)。

結(jié)語

企業(yè)檔案工作是企業(yè)管理工作的重要組成部分，它是發(fā)現(xiàn)人才、使用人才和管理人才的重要依據(jù)。隨著我國政治、經(jīng)濟體制改革不斷深入，我國企業(yè)制度改革也不斷加大，企業(yè)檔案工作出現(xiàn)了許多新情況和新問題，企業(yè)檔案工作管理顯得尤為重要。

參考文獻：

[1]中共昆明市委組織部信息中心.《簡報》.

[2]東臺黨建.《做好新時期干部企業(yè)檔案工作的幾點思考》.2003.8.16.

[3]張峰，姜興美.《信息化對檔案管理的挑戰(zhàn)及對策》《山東檔案》.2000（6）.

（作者單位：中車齊齊哈爾車輛有限公司檔案館）