企業(yè)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化系統(tǒng)的研究

鄧莎球

摘 要：財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的重要支撐，是提高財(cái)務(wù)管理水平的重要手段。目前傳統(tǒng)財(cái)務(wù)系統(tǒng)受到多種制約，如信息孤島、信息滯后、協(xié)同性差等。通過(guò)比較法，分析傳統(tǒng)財(cái)務(wù)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化系統(tǒng)的區(qū)別，凸顯傳統(tǒng)財(cái)務(wù)系統(tǒng)的不足和瓶頸，期望企業(yè)借助信息化手段，找出實(shí)現(xiàn)一體化對(duì)應(yīng)策略，解決管理中存在的問(wèn)題，增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化 實(shí)施策略

中圖分類(lèi)號(hào)：F275 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2096-0298（2017）07（b）-112-02

1 財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化系統(tǒng)的概述

企業(yè)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化系統(tǒng)是基于信息技術(shù)的企業(yè)管理系統(tǒng)，是以管理軟件作為載體，利用網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫(kù)等技術(shù)手段，將企業(yè)的管理流程、業(yè)務(wù)流程以及財(cái)務(wù)流程有機(jī)融合的信息系統(tǒng)。一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)發(fā)生時(shí)，由業(yè)務(wù)模塊首先觸發(fā)，然后一個(gè)接一個(gè)地不斷觸發(fā)后續(xù)業(yè)務(wù)，財(cái)務(wù)模塊通常是最后一個(gè)流程。比如，一筆采購(gòu)業(yè)務(wù)，采購(gòu)部處理訂單，生成采購(gòu)發(fā)票傳遞到財(cái)務(wù)部作為應(yīng)付款；倉(cāng)庫(kù)驗(yàn)收原材料，生成采購(gòu)入庫(kù)單；財(cái)務(wù)部根據(jù)采購(gòu)發(fā)票和采購(gòu)入庫(kù)單進(jìn)行采購(gòu)結(jié)算，核算入庫(kù)成本，生成記賬憑證。分析此系統(tǒng)的整個(gè)過(guò)程，可以得出以下幾個(gè)特征：一是集成了采購(gòu)、生產(chǎn)、庫(kù)存過(guò)程等環(huán)節(jié)。二是實(shí)現(xiàn)了企業(yè)集物流、信息流和資金流的統(tǒng)一。三是能系統(tǒng)地利用現(xiàn)代化的管理手段，及時(shí)、真實(shí)地反映企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的全貌，對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的全過(guò)程進(jìn)行全面的科學(xué)管理。四是能有效地降低運(yùn)作成本，從而提高企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力。

2 傳統(tǒng)財(cái)務(wù)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化系統(tǒng)的比較

通過(guò)分析傳統(tǒng)財(cái)務(wù)系統(tǒng)發(fā)現(xiàn)在管理領(lǐng)域、數(shù)據(jù)處理、人員組織、相互溝通、業(yè)務(wù)流程、業(yè)務(wù)控制等方面存在諸多問(wèn)題（見(jiàn)表1）。顯而易見(jiàn)，傳統(tǒng)財(cái)務(wù)系統(tǒng)已經(jīng)難以適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)管理和信息化要求，迫切需要一個(gè)高效的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化系統(tǒng)來(lái)解決存在的種種問(wèn)題。

3 企業(yè)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化系統(tǒng)實(shí)施策略

企業(yè)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化系統(tǒng)的實(shí)施過(guò)程涉及企業(yè)的采購(gòu)、生產(chǎn)、庫(kù)存、銷(xiāo)售、財(cái)務(wù)等，是一個(gè)龐大、投資高、實(shí)施周期長(zhǎng)的系統(tǒng)工作。要想實(shí)施成功，必須從戰(zhàn)略的角度，科學(xué)規(guī)劃，分步實(shí)施，實(shí)行項(xiàng)目管理，在具體實(shí)施方法與咨詢(xún)公司密切配合。整個(gè)實(shí)施項(xiàng)目過(guò)程包括項(xiàng)目規(guī)劃、梳理流程、系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)及后續(xù)支持四個(gè)階段[1]。

3.1 項(xiàng)目管理，科學(xué)規(guī)劃

在項(xiàng)目規(guī)劃階段需要做好項(xiàng)目管理，科學(xué)規(guī)劃。整個(gè)過(guò)程要抓住“整體規(guī)劃、分步實(shí)施，重點(diǎn)突破”的原則[2]。項(xiàng)目管理主要是針對(duì)五個(gè)階段的范圍、質(zhì)量、進(jìn)度、成本、風(fēng)險(xiǎn)等進(jìn)行有效的管理，合理利用各種資源，保證能夠在計(jì)劃時(shí)間和預(yù)算內(nèi)完成，并能達(dá)到項(xiàng)目目標(biāo)[3]?？茖W(xué)規(guī)劃包括以下幾點(diǎn)：一是組建高效的項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)、明確職責(zé)和溝通機(jī)制。二是明確財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化系統(tǒng)實(shí)施后所要達(dá)到的目標(biāo)，同時(shí)依據(jù)企業(yè)需求，確定項(xiàng)目實(shí)施的范圍，以便安排配套資源和實(shí)施進(jìn)度。三是對(duì)管理者和員工進(jìn)行財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化進(jìn)行培訓(xùn)，包括理念、標(biāo)準(zhǔn)流程、信息技術(shù)應(yīng)用，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，統(tǒng)一思想，認(rèn)清方向，達(dá)成共識(shí)。四是選擇軟件供應(yīng)商，目前國(guó)內(nèi)外軟件供應(yīng)商主要有SAP公司、Oracle公司、用友公司、金蝶公司等，企業(yè)應(yīng)對(duì)各軟件供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，充分考慮自身需求和特點(diǎn)、各軟件商的功能、支持水平等選擇合適的供應(yīng)商。

3.2 藍(lán)圖設(shè)計(jì)，梳理流程

在此階段，要立足企業(yè)采購(gòu)、生產(chǎn)、銷(xiāo)售以及財(cái)務(wù)方面的現(xiàn)狀，結(jié)合項(xiàng)目的目標(biāo)，對(duì)現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理，記錄各部門(mén)及崗位的業(yè)務(wù)內(nèi)容，明確業(yè)務(wù)的前后關(guān)聯(lián)，進(jìn)行診斷分析，審查存在問(wèn)題。其思路與方法有：（1）將以往以部門(mén)職能為導(dǎo)向的管理方式改變?yōu)橐詷I(yè)務(wù)流程為導(dǎo)向的管理方式。（2）復(fù)雜的流程盡量簡(jiǎn)單化，模糊的流程明確化。（3）數(shù)據(jù)錄入方面要求盡量一筆業(yè)務(wù)，一次錄入，多次使用，填制的業(yè)務(wù)單據(jù)不但要保存在數(shù)據(jù)庫(kù)中，而且可以自動(dòng)生成記賬憑證，此設(shè)計(jì)一方面是減少會(huì)計(jì)憑證的出錯(cuò)率，另一方面是減少人為操作的干擾，降低舞弊行為。（4）擴(kuò)大信息共享的范圍與內(nèi)容，消除信息孤島的問(wèn)題，例如應(yīng)收應(yīng)付業(yè)務(wù)已經(jīng)超出財(cái)務(wù)部，逐漸延伸到更廣的范圍，設(shè)計(jì)流程時(shí)用考慮客戶(hù)、供應(yīng)商組成的供應(yīng)鏈，實(shí)現(xiàn)整個(gè)供應(yīng)鏈的增值。（5）抓住關(guān)鍵流程重點(diǎn)突破。采購(gòu)流程重點(diǎn)是確保采購(gòu)入庫(kù)信息、庫(kù)存信息依據(jù)財(cái)務(wù)信息可以實(shí)時(shí)更新，保證物資材料供應(yīng)及時(shí)，降低采購(gòu)成本；增加供應(yīng)商管理。生產(chǎn)流程重點(diǎn)是實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)計(jì)劃、采購(gòu)、倉(cāng)庫(kù)、生產(chǎn)車(chē)間與銷(xiāo)售部門(mén)之間的無(wú)縫對(duì)接，加強(qiáng)生產(chǎn)控制，提高生產(chǎn)效率，降低生產(chǎn)成本，滿(mǎn)足銷(xiāo)售部門(mén)的要求。銷(xiāo)售流程側(cè)重及時(shí)處理訂單，按質(zhì)、按量向客戶(hù)提高商品與服務(wù)。增加客戶(hù)信用額度、信用狀況分析，跟蹤應(yīng)收賬款管理。財(cái)務(wù)流程重點(diǎn)是實(shí)現(xiàn)與各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)信息的統(tǒng)一與共享，財(cái)務(wù)核算的內(nèi)容可以追溯到業(yè)務(wù)部每一個(gè)起點(diǎn)。（6）為保證流程實(shí)施還需要調(diào)整組織機(jī)構(gòu)和崗位，研究流程節(jié)點(diǎn)，認(rèn)真分析每個(gè)節(jié)點(diǎn)上的工作內(nèi)容與意義，然后進(jìn)行崗位設(shè)置，以崗位、崗位職責(zé)、權(quán)限來(lái)保證流程的執(zhí)行，根據(jù)相近崗位組成部門(mén)的原則調(diào)整組織機(jī)構(gòu)，目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)組織、崗位、流程匹配。（7）建立跨部門(mén)的流轉(zhuǎn)程序，保證不同部門(mén)的數(shù)據(jù)在傳遞上有序開(kāi)展[4]。

3.3 完善數(shù)據(jù)，系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)

企業(yè)在實(shí)施財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化過(guò)程中，收集和整理好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是一項(xiàng)非常耗時(shí)費(fèi)力的工作，但又十分重要?；A(chǔ)數(shù)據(jù)包括財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、物料數(shù)據(jù)、產(chǎn)品數(shù)據(jù)、人員數(shù)據(jù)（組織、結(jié)構(gòu)、職責(zé)等）、客戶(hù)數(shù)據(jù)、供應(yīng)商數(shù)據(jù)等。對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)編碼、名稱(chēng)、要嚴(yán)格規(guī)范，防止出現(xiàn)錯(cuò)碼、重碼等現(xiàn)象。例如有些企業(yè)不同部門(mén)對(duì)許多物資材料的名稱(chēng)、型號(hào)理解各異，錄入系統(tǒng)后一物多碼，往往容易造成數(shù)據(jù)混亂。另外，在財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)性比較強(qiáng)，通過(guò)認(rèn)真分析所有收集到數(shù)據(jù)的合理性與準(zhǔn)確性，就可以了解到公司業(yè)務(wù)存在的問(wèn)題。人們常說(shuō)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化系統(tǒng)三分看技術(shù)，七分看管理，十二分看數(shù)據(jù)，由此可見(jiàn)，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是實(shí)施成功與否的關(guān)鍵。根據(jù)前期對(duì)數(shù)據(jù)的完善，下一步是在系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行細(xì)致具體的系統(tǒng)配置、相關(guān)功能點(diǎn)開(kāi)發(fā)、系統(tǒng)模塊設(shè)計(jì)、系統(tǒng)模塊處理流程設(shè)置、系統(tǒng)屏幕設(shè)計(jì)、報(bào)表設(shè)計(jì)。系統(tǒng)開(kāi)發(fā)后上線前需進(jìn)行測(cè)試。一是單元測(cè)試，確定相關(guān)功能是符合邏輯與準(zhǔn)確的。二是用戶(hù)對(duì)系統(tǒng)的接受度測(cè)試。三是進(jìn)行集成測(cè)試，主要是對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行測(cè)試。在測(cè)試過(guò)程中對(duì)出現(xiàn)的相關(guān)問(wèn)題作相應(yīng)記錄，提交開(kāi)發(fā)人員進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)，直至問(wèn)題解決完成，最后匯報(bào)測(cè)試結(jié)果。

3.4 項(xiàng)目上線，后續(xù)支持

基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)以及完成測(cè)試之后，項(xiàng)目正式上線運(yùn)行，為了避免系統(tǒng)實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)需要實(shí)行手工與系統(tǒng)并行3個(gè)月，等到數(shù)據(jù)穩(wěn)定后才能結(jié)束手工賬。此階段各部門(mén)的工作量大增，會(huì)出現(xiàn)諸多怨言，管理層注意激勵(lì)員工上下一心，攻堅(jiān)困難。具體的實(shí)施步驟包括：一是對(duì)企業(yè)員工進(jìn)行培訓(xùn)，學(xué)習(xí)系統(tǒng)操作手冊(cè)，包括系統(tǒng)操作要點(diǎn)和業(yè)務(wù)流程等。二是進(jìn)行權(quán)限設(shè)置與分配。企業(yè)提交的工作崗位職責(zé)方案進(jìn)行設(shè)置與分配權(quán)限。三是數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換。相關(guān)功能模塊小組完成數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換前期準(zhǔn)備后，制定數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換對(duì)策、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換計(jì)劃與工具，制定數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換收集模版，完成數(shù)據(jù)收集、數(shù)據(jù)清理工作，進(jìn)行正式運(yùn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換[5]。后續(xù)工作要針對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行的狀況，不斷進(jìn)行優(yōu)化，充分發(fā)揮系統(tǒng)的潛力，為企業(yè)做好系統(tǒng)支撐。

信息與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，為企業(yè)帶來(lái)了機(jī)遇，也帶來(lái)了挑戰(zhàn)，財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化系統(tǒng)順應(yīng)了歷史潮流，數(shù)據(jù)的集成化、共享化，滿(mǎn)足了管理者日益增長(zhǎng)的信息需求，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)管理流程規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化，大大提高了企業(yè)的改革與創(chuàng)新能力，增強(qiáng)了企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。

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