對慈善捐贈檔案管理辦法初探

曲松軍

摘 要：慈善是通過救濟、援助或者捐贈等手段來達到對人類的熱愛或增加人類福利的一種非盈利性的事業(yè)，是人們內心對真善美的追求。隨著我國社會的進步，慈善事業(yè)在我國也獲得了不斷地發(fā)展，但對于慈善捐贈檔案的管理工作，我國仍存在許多不足之處。本文著眼于慈善捐贈檔案的管理工作，分析目前慈善捐贈檔案管理中存在的問題，并提出相應的解決策略，以促進我國慈善事業(yè)的長足發(fā)展。

關鍵詞：慈善事業(yè)；慈善檔案管理；解決策略

慈善事業(yè)在社會蔚然成風之時，也給慈善捐贈檔案的管理工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)。慈善捐贈檔案是慈善事業(yè)的重要組成部分，我們有必要做好慈善捐贈檔案管理工作，記錄我國慈善事業(yè)的發(fā)展，保障我國慈善事業(yè)的發(fā)展。

1慈善捐贈檔案管理工作的特征

1.1檔案管理工作艱巨

慈善檔案是對個人、公益組織或各慈善機構開展活動過程中以文字、圖像、視頻等記錄形成的資料，這決定了慈善方式的多種多樣。慈善取之于民，用之于民，慈善行為的發(fā)生大到大型組織活動，小到個人捐款，一次慈善活動的參與量更是非常之大，這決定了慈善捐贈檔案管理工作量大，收集整理檔案的工作艱巨復雜。

1.2會計方面檔案復雜

與黨政部門、企事業(yè)單位等日常變化不大，可以一月一次總結財務的運轉方式不同，慈善機構的財務工作具有自身的特點。一是條目眾多，財務設置復雜，慈善事業(yè)可以涉及人們社會生活的方方面面，所以需要對募捐款項和救助物資的用途進行分類，這使得財務統(tǒng)計龐大繁雜。二是來自社會各界和國內外的慈善活動和行為隨時隨地都會發(fā)生，這使得臨時性，緊急性財務事務多，遇到突發(fā)事件時更是如此。三是按照捐贈者的意愿將錢款或物資發(fā)放到需要的人手中也是比較復雜的，加上保管，運輸以及后續(xù)的追蹤工作，這些都給慈善捐贈檔案的收集整理工作帶來了難度。

1.3慈善檔案的連續(xù)性強

很多慈善捐贈行為的對象是長期需要接受幫助的人員，這就需要慈善檔案對其進行不斷的跟蹤記錄，全面掌握受助人員各方面的情況，以便分析救助成效和及時調整救助策略，使得慈善行為更加有效。從這一點看，慈善檔案的重要性可見一斑，它不僅是后續(xù)慈善行為的見證，更是影響慈善行為的參考資料。

2慈善捐贈檔案管理工作中存在的問題

2.1缺乏專業(yè)性的管理人員

很多慈善機構或工會為了節(jié)省招聘專業(yè)工作人員的人力和物力，加上對慈善捐贈檔案管理工作的重視程度不夠，對慈善活動的開展和組織更加重視的原因，其檔案管理人員多是機構或工會里的閑散人員或退居二線的工作人員，他們可以說大多數(shù)沒有檔案管理的專業(yè)知識，這是無法滿足正常的慈善檔案管理的工作要求的。管理人員缺乏專業(yè)性和較高的素質，將會成為影響慈善檔案管理發(fā)展的阻礙。

2.2對慈善捐贈檔案管理工作的認知不足

慈善機構或組織對慈善捐贈檔案管理工作的重要性的認知的不足也是一大問題。慈善檔案管理工作是對人們慈善行為的一個記錄，使得慈善行為有跡可循，這是慈善的誠信所在，也是保障慈善事業(yè)繼續(xù)發(fā)展的可靠之處。它可以有效的促進人們對于慈善行業(yè)的發(fā)展，還可以增加人們對于慈善行業(yè)的認知，更是可以加速社會對于慈善行業(yè)的幫助，根本上來看慈善檔案管理工作便是完成慈善活動的最佳的助手，只有構建有效的慈善檔案管理工作才能確保慈善行業(yè)穩(wěn)定的進行下去。慈善組織的管理者需要提高對檔案管理工作的認知水平。

2.3慈善捐贈檔案管理制度不健全

正規(guī)的慈善組織內部都有一套完整的運行機制，但在慈善捐贈檔案管理的工作中，有些檔案管理人員未盡職責，責任心較弱，檔案記錄會存在遺漏或者錯誤的情況，這就造成了檔案管理質量不高的情況。檔案管理制度不僅要針對檔案管理工作，還要對檔案管理工作人員進行一定的約束，杜絕管理制度形同虛設這一輕視心理在工作人員中的存在。

3加強慈善捐贈檔案管理工作的措施

3.1利用科學技術優(yōu)化檔案管理工作

慈善組織應該充分利用科學技術，提高慈善事業(yè)檔案管理工作的質量和效率。慈善單位可以引進先進的信息技術和網(wǎng)絡系統(tǒng)構建全面的信息管理系統(tǒng)，然后利用系統(tǒng)當中的功能對檔案管理進行全面跟蹤，這樣不僅能夠快速的掌握每一階段的檔案管理實際情況，同時也能對管理人員的敬業(yè)精神、思想品德、專業(yè)知識、從業(yè)能力進行綜合的考評。對慈善檔案的記錄方式升級，加入科技的支持，能夠給龐大艱巨的檔案記錄工作減輕適當?shù)呢摀?，提升管理工作人員的工作熱情。

3.2重視檔案管理人員的專業(yè)素質

慈善檔案管理人員在檔案管理工作中起著重要作用，其工作水平，工作能力，專業(yè)素養(yǎng)和思想道德與做好慈善捐贈事業(yè)檔案工作息息相關。管理層要提高重視，改變認知，招聘有能力的人去勝任檔案管理的工作，并隨著不斷改變著的實際情況對工作人員進行定期培訓和心理建設，提升工作人員的專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)道德，這樣才能做好慈善捐贈檔案管理工作，發(fā)揮檔案管理的作用。

3.3加強相關制度的建設

缺乏明確嚴格的規(guī)章制度，就容易被許多人鉆空子，以謀取所需的利益，所以我國要高度重視慈善檔案管理工作，結合慈善檔案管理工作中出現(xiàn)的問題不斷調整管理制度，逐漸完善慈善檔案管理制度，對慈善檔案管理人員做出全面約束，使管理制度與我國國情相符。我們要加強相關檔案管理制度的建設，減少不必要的損失，樹立慈善事業(yè)的誠信形象，為慈善事業(yè)的發(fā)展保駕護航。

4結束語

做好慈善捐贈檔案管理工作，不僅可以促進我國慈善事業(yè)的發(fā)展，還可以記錄我國慈善事業(yè)發(fā)展進程的重要資料，使我國樹立和諧有愛的大國形象。慈善檔案可以呼吁更多人參與到對這個社會的奉獻中去，加入慈善，傳遞溫暖和善良，這也是對無私參與捐贈的人們的保證，通過知曉資金物資去向及資助成效，是慈善事業(yè)對資助人和受助人的負責。我們要努力做好慈善捐贈檔案管理工作，促進我國慈善事業(yè)的良好長足發(fā)展。

參考文獻

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