信息時(shí)代下檔案管理工作路徑的探討

朱昶敏

摘要：現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)的普及化、信息化，以及新興媒體的出現(xiàn)，不僅給人們?nèi)粘５墓ぷ?、生活帶?lái)了便捷，同時(shí)也推動(dòng)了各行各業(yè)的發(fā)展。就檔案管理而言，網(wǎng)絡(luò)信息化帶來(lái)了顛覆式的升級(jí)改造，主要體現(xiàn)在新理念、新信息、新技術(shù)等方面，更不用說(shuō)工作方式的巨大改變。本文旨在通過(guò)論述網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代對(duì)檔案管理工作帶來(lái)的影響和作用，厘清檔案管理在時(shí)代變化中面對(duì)的難題，并提出相應(yīng)的解決方案和路徑。

關(guān)鍵詞：信息化時(shí)代;制度;網(wǎng)絡(luò)化;創(chuàng)新;共享

信息網(wǎng)絡(luò)的普及，推動(dòng)了社會(huì)日新月異的變化。在此背景下，作為一個(gè)檔案工作者，最大的困惑，就是如何將檔案工作與信息網(wǎng)絡(luò)結(jié)合起來(lái)，利用信息網(wǎng)絡(luò)的特點(diǎn)，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行升級(jí)改造，使檔案工作與時(shí)俱進(jìn)，更高效、便捷地服務(wù)于大眾，充分實(shí)現(xiàn)檔案工作的價(jià)值?；诖耍P者認(rèn)為，在信息化時(shí)代，只有不斷優(yōu)化檔案管理工作，強(qiáng)化信息化建設(shè)，并充分利用網(wǎng)絡(luò)下載的APP實(shí)用工具，以及新媒體的優(yōu)勢(shì)，才是一個(gè)優(yōu)秀檔案工作者走出自我，創(chuàng)新未來(lái)最好的路徑和出路。

一、檔案管理工作在信息時(shí)代所呈現(xiàn)的內(nèi)容及特點(diǎn)

（一）檔案管理工作在信息時(shí)代所呈現(xiàn)的內(nèi)容

就過(guò)去而言，檔案管理工作是一種傳統(tǒng)的、流程式的作業(yè)，將紙質(zhì)文件進(jìn)行整理存儲(chǔ)，以便查找和分析參考。傳統(tǒng)的檔案管理方式存在很多不足之處，如文件檔案存儲(chǔ)需要較大的空間，有些材料受時(shí)間、空間、體積等的影響，可能不被收錄，可能在收藏過(guò)程中遺失，后期查找檢索也麻煩和費(fèi)時(shí)。在信息化時(shí)代，檔案管理工作則發(fā)生了顛覆式的變化，基礎(chǔ)就是實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化管理，所有的音像資料、文史文獻(xiàn)、證書、圖像等，都可以轉(zhuǎn)換成數(shù)字化信息，存儲(chǔ)無(wú)需專門的空間位置，可以同時(shí)生成多個(gè)備份無(wú)須擔(dān)心丟失，隨處可連接、自動(dòng)檢索查詢，給工作和生活帶來(lái)了極大的便利。

（二）檔案管理工作在信息時(shí)代下的主要特點(diǎn)

1.現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)的普及，許多單位的檔案管理工作也實(shí)現(xiàn)了信息化管理，已無(wú)需紙質(zhì)文件，實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化辦公，這樣不僅減少了空間、費(fèi)用，而且還優(yōu)化了管理的方式，節(jié)省了傳遞的時(shí)間。信息的即時(shí)共享，讓管理變得更輕松，檢索更便捷。

2.在信息化時(shí)代，檔案管理工作變得便捷，但值得檔案主管注意的是，單位的情況與國(guó)家檔案管理要求要相匹配。對(duì)相應(yīng)的法律法規(guī)、條文、政策等等，檔案工作人員不要遵循基本的要求，并根據(jù)本單位的實(shí)際情況進(jìn)行完善，做到有章可循，有據(jù)可查，絕不能超越國(guó)家檔案制度這根底線。

3.在信息時(shí)代，檔案管理工作已變得輕松、快捷，但是檔案工作人員要善于挖掘信息化的優(yōu)勢(shì)，總結(jié)工作過(guò)程中的創(chuàng)新點(diǎn)，不斷對(duì)檔案工作進(jìn)行梳理、優(yōu)化，掌控其檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化特點(diǎn)，讓檔案工作不斷提升其準(zhǔn)確性和高效性。

以上檔案管理工作的三個(gè)主要特點(diǎn)，說(shuō)明了在網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代雖存在一定的弊端，但利大于弊。作為一名優(yōu)秀的檔案工作者，只有順應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，不斷創(chuàng)新，勇于開(kāi)拓，積極探討，才能更好的促進(jìn)和管理好檔案的工作，才能更好的順應(yīng)時(shí)局的變化。

二、檔案管理工作在信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下的改進(jìn)措施

（一）完善檔案管理制度建設(shè)是關(guān)鍵所在

網(wǎng)絡(luò)時(shí)代理，雖然讓信息資源得以共享，大大提升了社會(huì)的進(jìn)步，經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，但是社會(huì)是一個(gè)體系，沒(méi)有游戲規(guī)則，容易亂分寸。有一句說(shuō)得好，沒(méi)有規(guī)矩不成方圓。檔案工作也是如此，我們只有對(duì)其管理工作進(jìn)行科學(xué)的規(guī)劃、創(chuàng)新的管理，特別是更好的融入現(xiàn)代化檔案管理制度，在流程化管理上以制度進(jìn)行約束，對(duì)相關(guān)的工作的每一個(gè)節(jié)點(diǎn)進(jìn)行把控，才能更好的讓檔案管理在現(xiàn)代化信息時(shí)代健康有序的發(fā)展。

具體展開(kāi)來(lái)講，就是對(duì)基檔案所保存時(shí)間、方式方法，以及按相關(guān)制度公開(kāi)的條款、程度都要對(duì)其進(jìn)行的界定，讓檔案管理工作能夠有章可循，出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)可及時(shí)查詢相關(guān)出亂的環(huán)節(jié)。當(dāng)然，所在單位還是要根據(jù)自身的實(shí)際情況，在不超越國(guó)家檔案管理底線的大背景之下，可對(duì)相應(yīng)的制度進(jìn)行明細(xì)的補(bǔ)充，讓檔案管理更加的規(guī)范，更加的順暢有序。

從某一方面來(lái)講，制度是需要進(jìn)行規(guī)范的，好的檔案工作是需要好的規(guī)范來(lái)管理的。在工作實(shí)際只，一個(gè)優(yōu)秀的檔案工作者，只有把檔案工作進(jìn)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理，才能更好的實(shí)現(xiàn)檔案的保管最大化，價(jià)值最大化，檢索利用最大化。

對(duì)此，以個(gè)人多年檔案工作而言，需要嚴(yán)格把握檔案文件的立卷、歸檔、存儲(chǔ)的時(shí)效性，同時(shí)要明確完成對(duì)檔案的電子檔的入存、備份，并進(jìn)行合理的、分門別類的歸檔工作。在工作中，我們要特別注意區(qū)分相似、相近文化的歸檔，嚴(yán)格對(duì)標(biāo)題、代碼的每一個(gè)數(shù)字進(jìn)行標(biāo)識(shí)，不不該歸檔的絕不不混入，應(yīng)歸檔的一個(gè)也不留失。如此，在進(jìn)行檔案管理中，即提高了檔案的利用價(jià)值，又使立卷歸檔美觀、保存完整無(wú)缺，又不雜亂無(wú)章。

（二）完善體制的做好檔案的重心

在當(dāng)今社會(huì)，信息化時(shí)代下的各行各業(yè)的高速發(fā)展令人難以想象，有時(shí)別看一條小小的流通微信、短信或微博等等新聞，傳播之快，傳播人數(shù)之廣，是以往人們想都不敢想象的。所以，一個(gè)單位的能力是有限的，這就需要不同的單位積極配合，比如開(kāi)設(shè)大型的公共檔案管理中心，檔案網(wǎng)絡(luò)共享中心等等，實(shí)現(xiàn)信息互通有無(wú)，分工合作，這樣做的好處就大大拓展了檔案管理的空間范圍。

那怎么才能更好的解決這個(gè)體制的問(wèn)題呢？個(gè)人認(rèn)為，這需要政府，所在單位能在一定的程度之上對(duì)信息自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)范化管理，比如建立集中化的信息系統(tǒng)，公共信息化管理平臺(tái)，由政府或相關(guān)單位進(jìn)行管理，這樣，不僅對(duì)檔案管理人員的技術(shù)提升邁向現(xiàn)代化管理有一定的作用，而且還對(duì)軟、硬件的選擇進(jìn)行了相應(yīng)的規(guī)范化管理，促進(jìn)檔案管理工作體系的進(jìn)一步完善，讓檔案管理工作者積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的理念，在新時(shí)代發(fā)展中超越自我，勝任自身工作。

（三）檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)是創(chuàng)新檔案工作的難點(diǎn)

目前，我國(guó)現(xiàn)階段很多企事業(yè)單位在文件處理轉(zhuǎn)向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化階段還處在過(guò)渡中，需要一個(gè)過(guò)程。若想信息化時(shí)代下，檔案管理工作大邁步向前，首沖其沖就要建立一個(gè)檔案信息數(shù)據(jù)資源庫(kù)。

我們知道，數(shù)字化只是簡(jiǎn)單的阿拉伯?dāng)?shù)字的組合體，像1和2這兩個(gè)數(shù)字組成的，用不連續(xù)的數(shù)位表示的二進(jìn)制代碼。但是信息化時(shí)代下的檔案管理則與這個(gè)有了本質(zhì)上區(qū)別，信息化時(shí)代的檔案管理工作，我們可以簡(jiǎn)單地稱之為“信息化檔案管理工作”。這個(gè)工作對(duì)于數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)建設(shè)來(lái)說(shuō)，它可理解是檔案信息管理的核心。雖然建立數(shù)據(jù)庫(kù)有點(diǎn)理論化，且在一定程度上不僅需要費(fèi)用支持，在時(shí)間上則更是需要一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程，我們應(yīng)該秉著從原始到低級(jí)再到高級(jí)過(guò)程的轉(zhuǎn)變。

與此同時(shí)，我們?cè)趯?duì)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的過(guò)程中，務(wù)必把其檔案管理工作與網(wǎng)絡(luò)化計(jì)算機(jī)管理相嫁接，并對(duì)其進(jìn)行相應(yīng)的管理，二者有機(jī)結(jié)合，相互協(xié)調(diào)，相互促進(jìn)，并把綜合數(shù)據(jù)及檔案目錄庫(kù)進(jìn)行相應(yīng)的集合，只有這樣，檔案管理才能進(jìn)一步地形成網(wǎng)絡(luò)開(kāi)發(fā)式，以及分布式的數(shù)據(jù)庫(kù)，使信息化檔案管理工作不斷地得以升華。

（四）檔案工作員素質(zhì)的提升是加強(qiáng)檔案管理工作的核心

現(xiàn)在，一些單位管理檔案工作的人員其素質(zhì)參差不齊，整體水平不是很高。特別是有的單位的檔案管理人員未受過(guò)專業(yè)性的培訓(xùn)，技術(shù)水平很差，對(duì)檔案的收集、歸檔，整理等僅限于流程式的管理，沒(méi)有任何創(chuàng)新。更有甚者，有的單位其檔案工作人員還是兼職檔案管理工作，平時(shí)沒(méi)有時(shí)間來(lái)顧及檔案創(chuàng)新的管理，對(duì)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理沒(méi)有接觸，這樣，所在單位的檔案工作就處于半癱瘓狀態(tài)，只是上級(jí)來(lái)檢查才走一下過(guò)場(chǎng)。

其實(shí)，檔案管理是一門非常專業(yè)的管理，個(gè)人認(rèn)為，當(dāng)下就是要對(duì)檔案工作人員進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，惟增強(qiáng)檔案工作人員分析問(wèn)題和駕馭知識(shí)的能力，培養(yǎng)更多的復(fù)合型管理人才，以滿足檔案管理工作的要求。而對(duì)于所在單位，也要有相應(yīng)的激勵(lì)措施，譬如人文管理、KPI獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制、保密機(jī)制等，這樣做的好處可以使檔案管理工作進(jìn)步和社會(huì)、企事業(yè)前段時(shí)間發(fā)展需要有與之相適應(yīng)的管理隊(duì)伍，使檔案管理工作更好的滿足國(guó)家規(guī)定的要求，并與所在的企業(yè)相匹配，借此保證檔案工作的過(guò)程中不會(huì)出現(xiàn)紕漏。

三、結(jié)語(yǔ)

總結(jié)本文，我們就可以簡(jiǎn)潔地總結(jié)出以下三點(diǎn)：1、信息化時(shí)代下檔案管理工作不能是單一的、機(jī)械式的管理，更多的要融入信息化、共享化;2、若想提升檔案管理工作，所在單位要結(jié)合自身的特點(diǎn)，按照國(guó)家檔案管理的底線要求，科學(xué)規(guī)劃、科學(xué)管理是關(guān)鍵;3、檔案人員的素質(zhì)是做好檔案管理工作的最核心的一環(huán)，什么事都離不開(kāi)人，離開(kāi)了人談管理都會(huì)失去意義。作為一名優(yōu)秀的檔案工作者，只有自身提高其職業(yè)道德的培養(yǎng)，強(qiáng)化專業(yè)化水平和技能，將完善的獎(jiǎng)懲制度納入檔案管理之中，激發(fā)檔案工作者的熱情，才能更好的為有效發(fā)揮檔案信息的重要作用提供保障。

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