淺談企業(yè)檔案數(shù)字化管理的應用

張琳

摘 要：隨著經(jīng)濟信息的不斷發(fā)展，數(shù)字化管理模式已經(jīng)開始應用于企業(yè)的檔案管理。電子信息和計算機技術的發(fā)展使越來越多的企業(yè)實現(xiàn)了檔案的數(shù)字化管理。它對企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營起到了一定的輔助作用。該技術的發(fā)展不僅有利于數(shù)字化管理會計，還有助于優(yōu)化金融環(huán)境，大規(guī)模簡化數(shù)字化管理會計的速度和過程。從而加快數(shù)字化管理決策的速度，最大限度地提高企業(yè)財產(chǎn)的安全性，有必要加強該技術下的數(shù)字化管理制度。但是，在當前中國企業(yè)信息管理的發(fā)展環(huán)境中存在著許多數(shù)字化管理問題。并提出相應的對策，為進一步加強企業(yè)數(shù)字化管理提供了發(fā)展思路。

關鍵詞：信息管理;數(shù)字化管理;問題;對策

一、數(shù)字化管理概述

在數(shù)字化管理時代，企業(yè)管理的數(shù)字載體已從傳統(tǒng)紙質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化網(wǎng)絡。數(shù)字化管理是企業(yè)有效利用人力，物力和財力等資源，實現(xiàn)業(yè)務目標，通過適當投資獲得最佳效益，使用一些重要工具和手段的過程。信息化是手段和操作的關鍵，業(yè)務流程的優(yōu)化或重組是核心。為了單方面追求信息系統(tǒng)的準確性和信息的快速獲取，不可忽視企業(yè)的業(yè)務管理信息。數(shù)字化管理時代的特征是海量數(shù)據(jù)處理，它基于原始數(shù)據(jù)的積累和保存。據(jù)我所知，在數(shù)字化管理時代，我們每個人都會受到影響。再次在該平臺瀏覽時，都會出現(xiàn)類似的商品，商家可以分析出該顧客需求什么樣的產(chǎn)品，以及購買喜好，這就意味數(shù)字化管理技術已經(jīng)與我們的生活越來越密切。

二、信息管理下數(shù)字化管理面臨的問題

信息管理時代有助于企業(yè)在數(shù)字化管理會計和數(shù)字化管理過程中的有效和標準化工作，有助于提高工作效率。然而，信息管理時代不可避免地導致企業(yè)數(shù)字化管理出現(xiàn)更多問題，導致企業(yè)管理和決策過程出現(xiàn)錯誤，給企業(yè)帶來更大的損失。

2.1缺少準確連續(xù)的原始數(shù)據(jù)

信息管理時代的發(fā)展使企業(yè)能夠廣泛利用信息和計算機系統(tǒng)來處理數(shù)字化管理信息。但是，大量原始數(shù)據(jù)仍然依賴于相關數(shù)字化管理人員的人工記錄和輸入。因此，一旦原始數(shù)據(jù)錯誤或丟失，將導致其他數(shù)字化管理處理工作中的計算和其他重大錯誤。與此同時，信息技術的發(fā)展使企業(yè)的數(shù)字化管理越來越依賴于計算機系統(tǒng)。此外，如果初始數(shù)據(jù)在進入時沒有備份，則可能導致數(shù)據(jù)丟失，這可能導致企業(yè)的數(shù)字化管理信息不完整并影響數(shù)字化管理系統(tǒng)。

2.2缺乏全面有效的數(shù)字化管理和監(jiān)督體系

數(shù)字化管理的一個重要部分是金融監(jiān)管體系。然而，中國企業(yè)的一個主要問題是缺乏全面有效的金融監(jiān)管體系，因為金融監(jiān)管需要使用相關的管理權限。然后由相關管理人員和數(shù)字管理人員授權進行相應處理。但是，由于這些授權管理缺乏某些流程和痕跡，因此相關領導者無法保證這些處理方式。結果，缺乏企業(yè)的金融監(jiān)管體系。

2.3專業(yè)的機構和人才嚴重不足

企業(yè)由于自身企業(yè)的發(fā)展時間較短，需要更加專業(yè)的機構和人才對其檔案數(shù)字化管理業(yè)務加以宣傳和拓展，以更好的完成相關產(chǎn)品的研發(fā)及相關項目的開展和進行。但是，目前中國企業(yè)能夠通過企業(yè)檔案數(shù)字化管理充分了解和應對嚴重缺乏專業(yè)機構的問題。同時由于企業(yè)不僅涉及到金融方面的知識，還涉及到營銷、法律甚至外語等等多個方面的知識，因此對于相關從業(yè)人員的要求也較高，目前，中國企業(yè)也嚴重缺乏可以從事企業(yè)檔案的數(shù)字化管理業(yè)務人員。

三、信息管理時代的數(shù)字化管理戰(zhàn)略

通過以上分析，發(fā)現(xiàn)在推動中國企業(yè)數(shù)字化管理和數(shù)字化管理方面存在諸多問題。因此，相關人員必須深入探索和研究這些問題，并盡快制定符合要求的企業(yè)數(shù)字化管理。因此，加強對企業(yè)各方面的管理，為建立完善的企業(yè)數(shù)字化管理和數(shù)字化管理做出相應的貢獻。

3.1建立健全企業(yè)內(nèi)部的組織機構

完善健全的企業(yè)組織是實現(xiàn)企業(yè)數(shù)字化管理的重要基礎。同時，一個組織良好的組織也可以確保企業(yè)的各級管理層充分發(fā)揮自己的作用，并為企業(yè)的等級管理做出貢獻。此外，在數(shù)字化管理和數(shù)字化管理方面，需要在中國各級企業(yè)管理層之間進行更全面有效的信息交流。因此，各級管理部門的職能人員在澄清自身職能的基礎上加強溝通。確保公司有效，完整的組織，從而加強企業(yè)的數(shù)字化管理。

3.2加強內(nèi)部審計監(jiān)督

內(nèi)部審計是企業(yè)數(shù)字化管理的一個組成部分。通過一系列內(nèi)部審計工作，可以確定企業(yè)數(shù)字化管理的問題，進而加強對后續(xù)工作內(nèi)部審計工作的審查和跟蹤。及時發(fā)現(xiàn)偏差，形成完整有效的內(nèi)部審計制度。

3.3提高數(shù)字化管理人員的業(yè)務能力

在數(shù)字化管理環(huán)境中，計算機系統(tǒng)需要在分析，設計，操作和維護的各個階段進行深入研究。這需要明確各部門數(shù)字化管理人員的職能范圍，以最大限度地保證系統(tǒng)的正常運行。同時，數(shù)字化管理會計計算機系統(tǒng)應遵循人工系統(tǒng)，每個經(jīng)濟業(yè)務應由不同的數(shù)字化管理人員或數(shù)字化管理部門記錄。防止員工和工作部門之間的聯(lián)合欺詐，同時防止企業(yè)領導者壓倒數(shù)字化管理以避免數(shù)字化管理失敗。通過這些職位的明確分工，有助于確保數(shù)字化管理信息的獨立性，正確性和完整性，從而有助于加強企業(yè)各方面的數(shù)字化管理。

3.4加強企業(yè)與內(nèi)部和外部的溝通

在企業(yè)數(shù)字化管理的實施中，充分的信息和頻繁的信息交流是必不可少的。此外，企業(yè)還應加強溝通，確保企業(yè)高層領導能夠及時，完整地接收下級傳遞的信息。同時，要加強與對外財稅，外部審計單位的溝通，加強過程控制，及時處理發(fā)現(xiàn)的問題，建立規(guī)范合理的過程控制。通過整合的內(nèi)部和外部聯(lián)系，企業(yè)確保信息和信息的暢通，使企業(yè)能夠提高整個數(shù)字化管理的有效性。

3.5更加重視數(shù)字化管理信息分析

在各種信息快速發(fā)展的時代，金融信息在企業(yè)的社會經(jīng)濟發(fā)展和經(jīng)濟效益中發(fā)揮著越來越重要的作用?，F(xiàn)代信息技術和數(shù)字化管理信息可以準確記錄，保存和傳播社會和經(jīng)濟活動的細節(jié)。因為人們不需要不斷出現(xiàn)的信息浪費，而是系統(tǒng)的，有組織的，有針對性的信息。只有經(jīng)過處理和分析的數(shù)字化管理信息才能滿足這一需求。

四、結束語

信息管理時代的到來給企業(yè)融資帶來了機遇和挑戰(zhàn)。數(shù)字化管理是當代電子科學技術發(fā)展和數(shù)字化管理信息收集的重要必然結果。數(shù)字化管理實施后，企業(yè)的數(shù)字化管理，數(shù)字化管理和決策效率得到了很大提高。它可以打破傳統(tǒng)的數(shù)字化管理工作體系，建立一種將數(shù)字化管理與數(shù)字化管理技術相結合的新型數(shù)字化管理工作模式。它將為公司帶來更多便利，提高工作效率。

參考文獻

[1]企業(yè)檔案數(shù)字化管理探討[J].屠星敏.現(xiàn)代國企研究.2016（24）

[2]新時期檔案數(shù)字化管理策略研究[J].李碧云.城建檔案.2017（04）

[3]論高職院校檔案數(shù)字化管理[J].司莉萍.中國管理信息化.2017（12）

（作者單位：深圳市易圖資訊股份有限公司）