行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

周媛媛

摘要：在行政單位的管理工作中，會(huì)計(jì)檔案發(fā)揮著極為重要的作用，是表現(xiàn)行政事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)能力的原始材料，同時(shí)也是最具保存價(jià)值的圖文資料。在當(dāng)前這個(gè)科技化的環(huán)境中，各個(gè)單位都在對(duì)數(shù)字化的管理模式進(jìn)行應(yīng)用，不僅提升了會(huì)計(jì)檔案的管理質(zhì)量，同時(shí)也降低了相關(guān)管理人員的工作壓力，但是在實(shí)際的調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作中還存著一些不容忽視的問(wèn)題，相關(guān)工作人員應(yīng)該結(jié)合實(shí)際情況，提出一些相應(yīng)的改革措施。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位;會(huì)計(jì)檔案管理;問(wèn)題;解決措施

引言

近年來(lái)，在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展下，我國(guó)行政事業(yè)單位的公益性質(zhì)發(fā)揮得淋漓盡致，會(huì)計(jì)檔案管理作為記錄經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，規(guī)范行政事業(yè)單位發(fā)展，規(guī)避違法亂紀(jì)行為的重要載體，強(qiáng)化管理在新形勢(shì)下具有重要意義。鑒于此，文章著重分析研究了當(dāng)前行政事業(yè)單位下會(huì)計(jì)檔案管理存在的問(wèn)題，并對(duì)其提出了幾點(diǎn)有效的解決策略，旨在為促進(jìn)會(huì)計(jì)行業(yè)的良性發(fā)展獻(xiàn)力。

1行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理中存在的主要問(wèn)題

1.1管理上不夠細(xì)致

對(duì)于行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作，其管理內(nèi)容不夠細(xì)致的問(wèn)題，主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：一是對(duì)于會(huì)計(jì)憑證，相關(guān)人員未能及時(shí)裝訂，而是將其隨意放置在辦公桌上，或者是存放在一個(gè)紙盒內(nèi)，缺乏規(guī)范性;二是一些活頁(yè)賬簿缺乏封面，并且也未能按照規(guī)定來(lái)進(jìn)行裝訂成冊(cè)，導(dǎo)致會(huì)計(jì)報(bào)表的分散存放的情況嚴(yán)重;三是當(dāng)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行立卷的時(shí)候，未能按照保管期限進(jìn)行立卷歸檔，只是統(tǒng)一將其裝進(jìn)檔案盒中;第四是不少事業(yè)單位，對(duì)于保密內(nèi)容有強(qiáng)調(diào)過(guò)度的問(wèn)題，對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的使用設(shè)定了嚴(yán)格的限制，降低了檔案的利用率。

1.2會(huì)計(jì)檔案監(jiān)督機(jī)制不夠完善

當(dāng)前行政事業(yè)單位在會(huì)計(jì)檔案管理制度缺少?lài)?yán)格的監(jiān)督機(jī)制，一些事業(yè)單位在接受相關(guān)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)以及審計(jì)工作的過(guò)程中，很少將其規(guī)范化管理當(dāng)作重要檢查事項(xiàng)，由于對(duì)會(huì)計(jì)監(jiān)督工作方面的疏忽，會(huì)出現(xiàn)一些行政事業(yè)單位人員借此機(jī)會(huì)對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行篡改以此來(lái)達(dá)到自己的目的，當(dāng)前有很多經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)地區(qū)經(jīng)常出現(xiàn)這類(lèi)事情，造成了大量公款被挪用，致使事業(yè)單位的公益性難以得到真正的發(fā)揮，由于缺少相互制約監(jiān)督的機(jī)制，更是容易滋生出會(huì)計(jì)檔案造假等情況的發(fā)生。

1.3經(jīng)費(fèi)投入問(wèn)題

作為行政事業(yè)單位內(nèi)部的一項(xiàng)重要組成，檔案主管部門(mén)與財(cái)務(wù)部門(mén)，應(yīng)該就經(jīng)費(fèi)投入的問(wèn)題，展開(kāi)合理地商討，并且做出明確的規(guī)定，針對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員、場(chǎng)所、設(shè)施等，結(jié)合經(jīng)濟(jì)環(huán)境進(jìn)行明示。一方面，要杜絕單位領(lǐng)導(dǎo)出現(xiàn)隨時(shí)安排的工作問(wèn)題，針對(duì)那些沒(méi)有作出經(jīng)費(fèi)預(yù)算保障的開(kāi)支，要集中商討，分析其合理性;另一方面，相關(guān)責(zé)任人員則是要從經(jīng)費(fèi)開(kāi)支的角度，對(duì)單位領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)會(huì)人員的會(huì)計(jì)檔案管理認(rèn)識(shí)進(jìn)行強(qiáng)化，讓其對(duì)這方面的經(jīng)費(fèi)投入，建立一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)。

2強(qiáng)化行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作的措施

2.1健全會(huì)計(jì)檔案的管理制度

在對(duì)事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理制度進(jìn)行健全時(shí)，一要建立相應(yīng)的制度，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍、保管期限、歸檔程序和整理方法，都應(yīng)該作出準(zhǔn)確的說(shuō)明;二要對(duì)會(huì)計(jì)檔案的保管、保密制度進(jìn)行完善，利用科學(xué)化的手段，明確檔案保護(hù)的相關(guān)職責(zé)，確保其不會(huì)發(fā)生丟失、損壞和泄密的問(wèn)題;然后是要就會(huì)計(jì)檔案的管理工作內(nèi)容，建立相應(yīng)的責(zé)任制度，明確相關(guān)人員的崗位責(zé)任，確保會(huì)計(jì)檔案的收集、歸檔和保管工作能夠落到實(shí)處;三要針對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理人員，要設(shè)立合理的獎(jiǎng)懲措施，尤其是在會(huì)計(jì)檔案管理的工作崗位上，行政事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)，不妨利用定期組織檢查的工作，以及不定時(shí)抽查的手段，了解實(shí)際的崗位情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，要在第一時(shí)間進(jìn)行公示、糾正，確保獎(jiǎng)懲工作的同步性。

2.2完善會(huì)計(jì)檔案監(jiān)督機(jī)制

加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理監(jiān)督工作是提升行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理水平的又一重要舉措，行政事業(yè)單位的管理人員需要重視會(huì)計(jì)檔案管理工作的有效開(kāi)展，并對(duì)其展開(kāi)合理的監(jiān)督環(huán)節(jié)，通過(guò)建立會(huì)計(jì)檔案管理監(jiān)督工作機(jī)制，對(duì)檔案管理中的立卷、歸檔、保存、查閱、銷(xiāo)毀等工作進(jìn)行監(jiān)督，不僅要結(jié)合單位的具體會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容來(lái)合理規(guī)范立卷，還要及時(shí)規(guī)范檔案管理內(nèi)容，對(duì)會(huì)計(jì)憑證要進(jìn)行及時(shí)的整理裝訂。特別是在會(huì)計(jì)電算化的情況下，還要對(duì)會(huì)計(jì)賬頁(yè)進(jìn)行分類(lèi)處理，并且財(cái)政部門(mén)以及審計(jì)和稅務(wù)等部門(mén)在對(duì)其業(yè)務(wù)進(jìn)行審查的過(guò)程中，需要特別將會(huì)計(jì)檔案管理作為重點(diǎn)檢查內(nèi)容，督促整個(gè)行政事業(yè)單位形成重視會(huì)計(jì)檔案管理的良好風(fēng)氣。除此之外，還要加強(qiáng)社會(huì)監(jiān)督，通過(guò)設(shè)置意見(jiàn)欄和電話(huà)歡迎廣大群眾對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理方面的監(jiān)督和意見(jiàn)的反饋，通過(guò)社會(huì)大眾的監(jiān)督來(lái)形成一種良好的會(huì)計(jì)檔案管理風(fēng)氣。

2.3加大會(huì)計(jì)檔案管理的經(jīng)費(fèi)投入

加大對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理方面的投資是行政事業(yè)單位有效應(yīng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的必經(jīng)之路。單位的管理者需要重視會(huì)計(jì)檔案管理工作的價(jià)值，并付出實(shí)踐，在完善工作機(jī)制和監(jiān)督機(jī)制的基礎(chǔ)上加大對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的投資力度，不僅要加強(qiáng)對(duì)硬件方面的投資，包括檔案管理環(huán)境的設(shè)置以及陳列架的檢查維修，還要加強(qiáng)對(duì)軟件方面的投資，保護(hù)會(huì)計(jì)檔案資料數(shù)據(jù)的安全完整，通過(guò)加大資金的投入，聘用專(zhuān)業(yè)的計(jì)算機(jī)檔案管理人才來(lái)對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位的檔案資料進(jìn)行有力的保護(hù)，還要引進(jìn)西方發(fā)達(dá)國(guó)家的專(zhuān)業(yè)檔案管理軟件來(lái)應(yīng)用到自身的體系當(dāng)中，轉(zhuǎn)變以往檔案管理中存在的不足，從而在技術(shù)上提升行政事業(yè)單位檔案管理水平，保證其檔案管理工作可以充分的發(fā)揮出自身最大的價(jià)值。除此之外，行政事業(yè)單位管理者需要嚴(yán)格執(zhí)行經(jīng)費(fèi)管理工作，保證用于會(huì)計(jì)檔案管理方面的經(jīng)費(fèi)得以完全投入到其檔案管理中，避免出現(xiàn)資金被不明挪用等情況的發(fā)生，行政事業(yè)單位內(nèi)部還需要成立會(huì)計(jì)檔案資金監(jiān)督小組，每隔一段時(shí)間讓小組內(nèi)成員對(duì)上一階段資金的使用情況與檔案管理的支出進(jìn)行核對(duì)，保證每一筆資金都能夠記錄到會(huì)計(jì)檔案管理中，若是資金支出核對(duì)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)超出預(yù)算支出限額的，需及時(shí)向上級(jí)反映并進(jìn)行深入調(diào)查。

結(jié)語(yǔ)

總而言之，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作是新時(shí)期下行政事業(yè)單位良性發(fā)展的大勢(shì)所趨，更是行政事業(yè)單位內(nèi)部經(jīng)濟(jì)活動(dòng)運(yùn)行的重要憑證，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作不僅要充分帶動(dòng)工作人員的積極性和思想意識(shí)，更是要通過(guò)完善管理制度，建立完善的監(jiān)督機(jī)制等各個(gè)方面來(lái)保證會(huì)計(jì)檔案管理工作的各級(jí)開(kāi)展，促使會(huì)計(jì)檔案管理工作在行政事業(yè)單位中可以發(fā)揮其自身最大的價(jià)值。

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