信息化背景下電力企業(yè)檔案管理面臨問題與對(duì)策

張媛

摘? ? 要：隨著科技水平的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，信息技術(shù)逐漸融入人們的日常生活中。紙質(zhì)化檔案慢慢地被現(xiàn)代電子檔案代替，而計(jì)算機(jī)也理所當(dāng)然成為現(xiàn)代電子檔案管理的主要工具。不過(guò)，在信息全球化背景下，信息檔案管理的安全問題也愈發(fā)嚴(yán)重。因此，電力企業(yè)要面臨機(jī)遇和挑戰(zhàn)。在信息高速發(fā)展的機(jī)遇下，利用自身寶貴的資源更好地在電子檔案領(lǐng)域不斷發(fā)展，提供更好的服務(wù)。

關(guān)鍵詞：信息化背景;電力企業(yè)檔案管理;管理措施;

1電力企業(yè)提高檔案管理水平的作用與意義

檔案是指國(guó)家機(jī)構(gòu)單位、社會(huì)組織或個(gè)人從事政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化等社會(huì)活動(dòng)直接形成的有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。在電力企業(yè)中，檔案一樣具有很大的參考價(jià)值，在企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)作重要決定時(shí)，都會(huì)通過(guò)查找和對(duì)比相關(guān)檔案，利用以往的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，找到?jīng)Q定性依據(jù)，而檔案是否完整全面，是關(guān)乎企業(yè)發(fā)展的決定性因素。檔案管理工作包括對(duì)企業(yè)發(fā)展歷史記錄和企業(yè)發(fā)展史所涉及的所有材料的整理、分散到各個(gè)部門內(nèi)部相關(guān)檔案的搜集和整理、為方便檔案查閱所做的相關(guān)工作以及對(duì)檔案的保管。所以，提高檔案的管理水平不僅可以提高對(duì)檔案的利用率，增加檔案的利用價(jià)值，還可以提高檔案管理的工作效率，使得各部門能夠有效聯(lián)系、協(xié)同辦公。

2電力企業(yè)檔案管理過(guò)程中的問題

2.1企業(yè)高層不夠重視檔案管理工作。

就目前情況來(lái)說(shuō)，大多數(shù)電力企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層未能真正意識(shí)到檔案管理的重要性，其將所有精力都放在了如何提升市場(chǎng)的占有率、產(chǎn)品質(zhì)量以及售后服務(wù)上，覺得檔案管理這種文字工作沒必要投入太大的關(guān)注。正因如此，大部分電力企業(yè)在檔案管理方面的投入都不高，將檔案管理工作匆匆完成以后，并未重視其后期的保存環(huán)境。檔案材料收集機(jī)制漏洞百出，導(dǎo)致經(jīng)常出現(xiàn)檔案材料數(shù)量不對(duì)內(nèi)容也不完整的狀況，如此檔案管理根本無(wú)法提供給企業(yè)有效的信息，之前將各種信息歸檔的工作也成了無(wú)用功。

2.2企業(yè)沒有專門負(fù)責(zé)檔案管理的部門與人員。

電力企業(yè)中一些檔案管理人員對(duì)檔案管理的理解過(guò)于表面，認(rèn)為檔案管理只需要做容易的收集與分類工作，企業(yè)在挑選檔案管理人員時(shí)，及格線太低，導(dǎo)致所選的員工責(zé)任心和專業(yè)素質(zhì)都比較低，此外，一部分電力企業(yè)并未創(chuàng)建專門的檔案室，而是隨便找一個(gè)庫(kù)房或者偏僻的房間存放檔案。很多企業(yè)歸檔并保管檔案資料的時(shí)候沒有統(tǒng)一，造成部分應(yīng)該保存的資料錯(cuò)放或遺失。

2.3檔案管理工作中的安全隱患。

檔案庫(kù)房未達(dá)到安全要求;檔案庫(kù)房多是玻璃窗貼了一層紙;檔案庫(kù)房所處位置較為潮濕;將檔案放在陽(yáng)臺(tái)上的未設(shè)置防護(hù)設(shè)施，檔案長(zhǎng)期處在暴曬下已嚴(yán)重?fù)p壞，這些都是電力企業(yè)檔案管理工作中普遍存在的安全隱患。除此之外，還有一部分企業(yè)檔案在不斷搬遷的情況下，只是隨便放在一個(gè)房間里，沒有任何整理，直接堆在一起，窗外沒有防護(hù)欄，室內(nèi)也沒有滅火設(shè)施，萬(wàn)一出現(xiàn)火災(zāi)或者是盜竊現(xiàn)象，后果將難以想象。

3信息化背景下提升電力企業(yè)檔案管理的措施

3.1提高員工對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)程度

檔案管理在整個(gè)企業(yè)的發(fā)展歷程中，從根本上講不受廣大員工的重視，而其自身工作也大都是“默默無(wú)聞”，且企業(yè)管理層對(duì)檔案管理工作也不夠重視，這為檔案管理工作的發(fā)展起到了阻礙作用。

提高企業(yè)檔案管理工作水平必須要轉(zhuǎn)變企業(yè)所有員工對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，提高企業(yè)管理層對(duì)檔案管理工作的重視程度。應(yīng)從上至下層層宣傳，加大宣傳力度，調(diào)動(dòng)廣大員工的積極性和參與熱情。讓廣大員工能夠“耳熟能詳”“耳濡目染”，充分了解檔案管理工作，并且積極配合檔案管理部門的工作，把檔案管理工作從檔案管理部門的“專屬”推廣到全員參與的模式。同時(shí)提高檔案管理部門員工的思想認(rèn)識(shí)，將被動(dòng)的工作變成主動(dòng)積極的工作，不再是局限于完成工作，而是要更好地完善工作，不斷突破自我，提高對(duì)自身的要求，從而提高工作效率。另外，還要擴(kuò)大檔案管理的管理范圍，擴(kuò)大對(duì)檔案種類和內(nèi)容的保管，強(qiáng)化檔案的各項(xiàng)參考價(jià)值和借鑒能力，豐富檔案的內(nèi)容，讓企業(yè)檔案更加詳細(xì)和全面，即使在時(shí)間緊、任務(wù)重的前提下，仍然能夠隨時(shí)面對(duì)、及時(shí)解決所發(fā)生的各種問題。

3.2強(qiáng)化檔案管理機(jī)制

傳統(tǒng)的電力企業(yè)檔案管理都是處于比較“被動(dòng)”的狀態(tài)，檔案管理人員都是被動(dòng)等待需要保管的檔案，而通過(guò)完善檔案管理機(jī)制，加大對(duì)檔案管理人員的管理，實(shí)行績(jī)效考核管理機(jī)制，一方面可以督促員工的工作，讓員工有一個(gè)良好的參考機(jī)制，更好地完成本職工作;另一方面可以促使員工更加積極認(rèn)真地工作，主動(dòng)走出去聯(lián)系各部門，將等待檔案上門變成積極主動(dòng)工作，把收集變成搜集，使得檔案更加完善和豐富。同時(shí)，把晉級(jí)考核列入到平時(shí)的考核中去，讓個(gè)人的工作業(yè)績(jī)直接掛鉤到平時(shí)的晉級(jí)考核中去，將工作落到實(shí)處，做到事事有人管，事事有人負(fù)責(zé)。

另外，檔案管理人員也要及時(shí)掌握行業(yè)發(fā)展動(dòng)態(tài)和企業(yè)發(fā)展情況，對(duì)電力企業(yè)可能發(fā)生的“大事件”提早進(jìn)行參考性的資料準(zhǔn)備，為領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策性決定提供完善和詳細(xì)的參考資料，以解除領(lǐng)導(dǎo)的后顧之憂。例如，在實(shí)施一項(xiàng)新工程時(shí)，往往需要參考大量的資料才能做出決策性判斷，而檔案管理人員工可以有針對(duì)性地提早做好準(zhǔn)備，提供更加完善的資料給予其進(jìn)行參考。

3.3融入現(xiàn)代化信息技術(shù)，提高檔案管理平臺(tái)的水平

首先，要提高檔案管理人員的整體素質(zhì)，因?yàn)闄n案大都涉及到公司的核心信息，其所存在的價(jià)值“不可估量”，一旦泄露，將會(huì)給公司造成巨大的損失，這就要求檔案管理人員必須具備高度的責(zé)任感和使命感，加強(qiáng)自身的專業(yè)素養(yǎng)和道德素養(yǎng)。另外，檔案管理人員還要有扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)，及時(shí)了解行業(yè)新規(guī)，根據(jù)國(guó)家的相關(guān)規(guī)定，及時(shí)變更和完善對(duì)檔案的管理工作，更好地為檔案管理服務(wù)。

其次，要提高對(duì)檔案管理人員理論與實(shí)際相結(jié)合的運(yùn)用能力，將固有的理論基礎(chǔ)更加靈活和創(chuàng)新地運(yùn)用到實(shí)際工作中去，采取多種多樣的工作模式、豐富工作內(nèi)容，提高檔案管理人員的工作積極性和創(chuàng)造性。加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，讓其掌握先進(jìn)技術(shù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和摒棄已有的工作弊端，突破和創(chuàng)新檔案管理工作，提高檔案管理工作的效率。

再其次，利用先進(jìn)的科學(xué)儀器提高檔案管理平臺(tái)的管理水平。檔案管理工作內(nèi)容繁雜，就算工作人員再有耐心和能力，仍然難以保證工作不出任何差錯(cuò)。而利用現(xiàn)代化科學(xué)儀器和信息化技術(shù)，并將其運(yùn)用到對(duì)應(yīng)的檔案管理工作中去，不僅可以提升檔案管理水平，還能夠完善檔案管理工作。例如，傳統(tǒng)的檔案記載都是人工手寫的，因?yàn)槊總€(gè)人的風(fēng)格迥異，其寫出的字難免不能統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，在借閱時(shí)給檔案管理人員增加了工作量。而通過(guò)電腦信息化處理，節(jié)省了記錄時(shí)間，同時(shí)標(biāo)準(zhǔn)化的記錄也為后面的工作人員節(jié)省了大量的時(shí)間。

4總結(jié)

伴隨著信息技術(shù)的發(fā)展，信息時(shí)代已經(jīng)方便了我們的生活。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，取而代之的是更為方便、快捷、安全、可靠的電子數(shù)字檔案管理模式，也是各類企業(yè)將要進(jìn)一步完善的地方。由此可見，建設(shè)與完善信息化電子檔案管理已成為企業(yè)更好更快發(fā)展的重要舉措。不過(guò)，電子檔案管理建設(shè)也是一個(gè)長(zhǎng)期的、漫長(zhǎng)的過(guò)程，對(duì)電子檔案信息化建設(shè)要有總體規(guī)劃與理性思考。抓住機(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)，把電子檔案信息化建設(shè)落到實(shí)處，使之能更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。

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