檔案信息化建設(shè)趨勢(shì)發(fā)展

葉曉琳

摘要：檔案管理是企業(yè)整體管理工作中的重要內(nèi)容， 不僅是指導(dǎo)企業(yè)未來(lái)發(fā)展的重要理論依據(jù)， 同時(shí)也是提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的根本保障， 而要實(shí)現(xiàn)檔案的高效管理， 就必須強(qiáng)化其與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的有機(jī)融合以實(shí)現(xiàn)檔案信息化趨勢(shì)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案;信息化建設(shè);發(fā)展

1供電企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)方案

1.1檔案管理信息化

依靠現(xiàn)在的信息技術(shù)處理， 對(duì)供電企業(yè)的檔案管理內(nèi)容進(jìn)行規(guī)范化的設(shè)置， 將所有數(shù)據(jù)采取在線歸檔的方式進(jìn)行工作分流， 通過(guò)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)可以對(duì)現(xiàn)有的檔案內(nèi)容進(jìn)行查找、引用等， 使供電企業(yè)的檔案管理更具便捷性。

1.2系統(tǒng)功能網(wǎng)絡(luò)化

檔案管理系統(tǒng)的主要功能是幫助相關(guān)的部門(mén)查找內(nèi)容更加快捷， 所以無(wú)論從前期的內(nèi)容搜集到后期的文件整理、歸檔等內(nèi)容， 都要符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案存檔規(guī)范， 不僅是文件內(nèi)容， 還包括圖片、視頻等多種形式的文件內(nèi)容進(jìn)行管理劃分， 只有嚴(yán)格地對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行存檔、劃分才能方便日后檔案管理工作的進(jìn)行。而系統(tǒng)功能網(wǎng)絡(luò)化則更能將檔案內(nèi)容進(jìn)行有效的劃分， 不僅能快速查找內(nèi)容， 還能最大成本節(jié)省管理的人力物力。構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)檔案館， 實(shí)現(xiàn)檔案信息一鍵查找和快速維護(hù)， 這樣用戶只要在局域網(wǎng)范圍內(nèi)， 都能對(duì)現(xiàn)有的存檔信息進(jìn)行查詢， 快捷地便民服務(wù)， 不但能提升客戶的滿意度， 還能對(duì)現(xiàn)有的檔案進(jìn)行遠(yuǎn)程操控， 無(wú)論工作人員身處何處， 只要登錄檔案信息后臺(tái)， 都能進(jìn)行信息的更新與管理， 優(yōu)化供電企業(yè)檔案管理流程。構(gòu)建供電企業(yè)云信息存儲(chǔ)資源款， 為企業(yè)提供可靠的信息資源， 通過(guò)與相關(guān)的機(jī)構(gòu)存檔信息互通， 建立更大的檔案管理， 不斷挖掘更有益于企業(yè)發(fā)展的信息內(nèi)容， 促進(jìn)供電企業(yè)檔案管理資源的功能性發(fā)展。

2檔案信息化建設(shè)趨勢(shì)發(fā)展

2.1建立電力檔案信息管理工作平臺(tái)

為推進(jìn)電力檔案信息化管理進(jìn)程發(fā)展， 首先就需構(gòu)建檔案信息管理服務(wù)平臺(tái)， 如采用計(jì)算機(jī)建立電力檔案信息化管理數(shù)據(jù)庫(kù)， 對(duì)電力檔案相關(guān)信息資源進(jìn)行綜合協(xié)同管理 （包含采集、錄入、更新、維護(hù)和發(fā)布） ， 除了要系統(tǒng)整合資源信息， 為確保檔案管理信息資源的安全， 還需對(duì)資源使用權(quán)限進(jìn)一步規(guī)范， 在此基礎(chǔ)上， 實(shí)現(xiàn)電力檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)的信息采集、審核與查詢等多種服務(wù)功能。信息管理服務(wù)平臺(tái)的主要功能是對(duì)各種資源信息進(jìn)行收集， 而要實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)的全方位管理和利用， 還需建立資源信息管理服務(wù)模塊， 如建立資源實(shí)體管理模塊， 實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的存儲(chǔ)、查詢等操作;建立元數(shù)據(jù)管理模塊， 實(shí)現(xiàn)內(nèi)部數(shù)據(jù)路管理和用戶截面的模塊交換行為;建立數(shù)據(jù)管理模塊， 實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)信息的修改、增減和刪除等操作， 只有這樣才能實(shí)現(xiàn)電力檔案信息化管理數(shù)據(jù)庫(kù)的各種快速查詢和檢索服務(wù)。

2.2建立健全的電力檔案信息管理服務(wù)保障體系

為促進(jìn)電力檔案信息管理穩(wěn)定、健康發(fā)展， 還需建立規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的電力檔案信息化管理服務(wù)體系， 首先是建立規(guī)范的電力檔案管理體制， 如制定電力檔案信息化管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)配套制度， 以保障電力檔案信息的完整性， 另一方面還需建立檔案管理責(zé)任制度， 以提高檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)和約束其管理行為。其次， 還需建立標(biāo)準(zhǔn)化的電力檔案管理流程， 從設(shè)備單位或電力企業(yè)項(xiàng)目啟動(dòng)時(shí)就需開(kāi)始建立電力檔案管理流程， 以保證其能按時(shí)跟進(jìn)檔案管理進(jìn)度和實(shí)現(xiàn)檔案管理的同期檢查， 為保證檔案管理資料的實(shí)效性和完整性， 在完成項(xiàng)目時(shí)還需同步考核檔案管理工作， 尤其需對(duì)檔案資料的數(shù)量和質(zhì)量、可操作性、一致性和完整性進(jìn)行嚴(yán)格審查。

2.3提升檔案管理人員信息化工作綜合水平

檔案管理人員信息化工作水平的高低對(duì)電力檔案管理工作質(zhì)量具有直接的影響， 為全面提升其信息化工作水平， 首先就需做好檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)管理， 選聘檔案管理人員時(shí)需綜合考量其專業(yè)知識(shí)、業(yè)務(wù)水平、互聯(lián)網(wǎng)操作技能等， 再擇優(yōu)錄取， 為提高管理人員工作積極性和業(yè)務(wù)水平， 還需定期組織其參加業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)、互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用技術(shù)培訓(xùn)、實(shí)訓(xùn)操作考核， 對(duì)考核成績(jī)較高者還需給予外出深造和一定的表彰。為促進(jìn)管理人員能全面認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性和對(duì)自身的工作責(zé)任進(jìn)行明確， 還需不斷加強(qiáng)電力檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)， 以不斷提升管理人員的職業(yè)道德、敬業(yè)熱情、工作責(zé)任感等， 這樣其才能更好的投入到檔案信息化管理中， 從而推動(dòng)電力檔案信息化管理獲得健康、快速的發(fā)展。

2.4提高信息內(nèi)容收集率

互聯(lián)網(wǎng)的高速發(fā)展， 大數(shù)據(jù)與每個(gè)自然人息息相關(guān)， 在這種新的社會(huì)形態(tài)下， 供電企業(yè)的檔案管理人員必須跟上時(shí)代的腳步， 將現(xiàn)有的檔案信息進(jìn)行收集， 依靠不同的社會(huì)力量提高檔案內(nèi)容的收集率， 這樣不僅能提高信息內(nèi)容的收集率， 還能充分發(fā)揮現(xiàn)代化信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)。

2.5檔案管理服務(wù)便捷化

設(shè)置供電企業(yè)的檔案管理宗旨即服務(wù)于民， 依照這個(gè)宗旨對(duì)現(xiàn)有的檔案進(jìn)行存檔及劃分， 才能為用戶提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。將用戶的需求搜集并進(jìn)行總結(jié)， 優(yōu)化二次服務(wù)， 大力推廣現(xiàn)代化信息技術(shù)的智能型， 根據(jù)不同用戶的需求建立信息資源庫(kù)， 通過(guò)歸納及整理， 以最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)幫助用戶快速查找所需內(nèi)容。

2.6提升檔案管理的安全性

檔案管理需要安全維護(hù)， 可以幫助供電企業(yè)更好地構(gòu)建檔案管理的安全性能， 制訂可靠的信息安全管理方針， 針對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行明確的安全性保管方案， 所以， 針對(duì)檔案管理的安全性， 供電企業(yè)務(wù)必要制訂相關(guān)的管理規(guī)定制度， 使檔案管理人員依照規(guī)定嚴(yán)格遵守制度進(jìn)行相關(guān)的管理及操控， 重視檔案管理的重要性， 不斷為用戶進(jìn)行檔案管理內(nèi)容信息化的普及， 還要重視對(duì)信息檔案管理規(guī)定制度的宣傳， 確保管理人員與用戶對(duì)供電企業(yè)檔案信息存儲(chǔ)建立相同的認(rèn)知， 營(yíng)造更加和諧的相處及管理氣氛， 同時(shí)還要加大對(duì)檔案管理人員的監(jiān)管工作， 為供電企業(yè)的檔案管理提供更加安全的后勤保障。

3結(jié)語(yǔ)

總之，各單位的檔案管理部門(mén)必須正確認(rèn)識(shí)到檔案信息化的重要性， 結(jié)合新時(shí)代發(fā)展要求， 轉(zhuǎn)化檔案管理觀念， 不斷提升單位檔案建設(shè)和管理的信息技術(shù)。在新時(shí)期信息化技術(shù)的支持下， 各單位的檔案建設(shè)和管理會(huì)越來(lái)越規(guī)范， 檔案的使用效率也會(huì)越來(lái)越高。

參考文獻(xiàn)

[1]李淑蕓.規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理模式在電力基建工程檔案管理中的應(yīng)用[J].辦公室業(yè)務(wù)， 2018 （21） ：86.

[2]李霞.“互聯(lián)網(wǎng)+”形勢(shì)下電力檔案管理模式研究探索[J].辦公室業(yè)務(wù)， 2018 （20） ：133+147.